Mail礼仪及注意事项.ppt

Mail礼仪及注意事项 课件及讲师 Leo开发部门 人力资源部版本 第1版第1版时间 2013年9月总课时 1H 前言为什么要写邮件邮件礼仪重要性 沟通方式 面对面 直接 效果好 远程无法实现 电话 迅速 清楚 可远程交流 但没有记录 转述容易出错 邮件 可远程交流 为什么要写邮件 电话语音交流 没有记录 邮件有文字作为依据 文字表达更准确 原样转发可不使信息走样 为什么要写邮件 邮件是内部沟通的重要手段 邮件是部门之间协作的重要依据 邮件是各地与总部沟通的主要渠道 普通员工每天收到10 20封邮件 小组负责人每天收到20 30封邮件 产品经理 技术经理每天收到40 50封邮件 部门负责人每天收到50 70封邮件 大区经理一天收到80 100封邮件 邮件礼仪重要性 邮件 能看出你为人处事的态度尊重一个人 首先就要懂得替他节省时间 电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间 只把有价值的信息提供给需要的人 你作为发信人写每封Email的时候 要想到收信人会怎样看这封Email 时刻站在对方立场考虑 将心比心 邮件礼仪重要性 效率 邮件组织得当 条理清晰 避免浪费他人时间 专业 通过使用合适的邮件语言 你可以传达出一个专业的形象 我很专业 特别是对那些我们不认识的人 这是他们判断我们的唯一方法 严肃 商务电子邮件不同于私人邮件 它具备严肃性和商务规范性 邮件礼仪重要性 邮件构成收件人主题正文签名审核 邮件构成 收件人 ToList 需要回复或采取行动的人不要把仅需了解此邮件事项的人放入 收件人 抄送 CCList 需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管 因为双方主管都要了解你做的事密送 BCCList 发件人想把此邮件发送给他 她但又不想被TO CC的人知道收件人的排列按部门排列 按职位等级从高到低或从低到高推荐按中国人习惯职位由高到低排列 收件人 项目名称例 邮件对象范围 邮件是给哪些人看的例 UI NX154 性质 目的 邮件是做什么的例 先锋商泰录用通知 XX项目进展汇报 XX使用效果调查内容概述 邮件具体内容简介应届生培训课程安排 2013年员工体检安排 主题 内容概述 主题 好的例子 不好的例子 主题 Re Re Re Re Re 清明节放假事宜 主题 邮件正文一般包括收件人 寒暄语 邮件内容 邮件发送者信息等部分 寒暄语和发送者信息快捷设置 工具 选项 签名选择 新建签名 在 编辑签名 中输入自动显示的信息 正文 正文问候内容引用背景回复附件 问候语的使用邮件开头 结尾 添加问候语 会给阅读者带来亲切感和尊重 中文 你好 早上好 谢谢 英文 Hi Hello BestRegards 有具体职位的可以写上 正文 问候 基本原则便于阅读和理解避免歧义言简意赅视觉舒适语气得体 正文 内容 尽量简短 一封邮件最好不超过300字 否则接收者会很难接受 正文 内容 一定要有标题 带有附件的文件 应将简要内容写到邮件正文中 收件人只写一个 负责人 其余抄送 问题 为什么要这么做 正文 内容 不够简短密密麻麻 让人头晕眼花重点不突出 正文 内容 选择便于阅读的字号和字体及文字颜色 正文 内容 正文 内容 邮件中引用文档或他人邮件原文让邮件有层次 易理解 邮件中引用原文 拷贝过来的原文 正文 引用 背景的说明邮件中涉及以前 因人而异 二周左右 话题时 要在邮件的开头添加背景内容 以便阅读方能清晰了解整个事情的原委 张经理 你好 背景 上周我组相关人员 和 会同设计部李经理讨论了关于该L36机型中 模块部分代码造成机器重启的可能性 经过我们反复讨论 最终无法最终判定得出结论 我们考虑底层代码可能存在不兼容的问题 基于您是这方面的专家 因此希望您能够加入此项问题的定位 以下是我们上次讨论的纪要 请阅 正文 背景 正文 回复 当天内无法得出结论的场合给出预定日程约定下次联络的时间无法满足对方的需求说明具体 合理的理由给出替代方案 以供选择不能判断优先级时 让Leader来判断对方邮件包含多条内容时 按照顺序依次回复 添加附件邮件内容过长 或需要补充文档 资料 以说明问题时 添加邮件附件 邮件正文中 要对附件说明 文件名 内容简述 附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件 反馈调查结果的附件 最好加上自己的姓名 正文 附件 签名 签名完整的签名最好不要超过5行如果签名占邮件版面过多 会严重的影响阅读者对邮件内容的注意增加层次感 使用分隔符与正文分开例 签名与邮件正文间 用 分隔开 发给客户 高管的邮件写好后需要直属领导先进行审核 确认没问题后再进行发送 如果时间允许 写好的邮件可以隔一定时间再审阅 间隔时间不宜超过一天 站在阅读题的角度思考 可以先发给同事看一下 帮助确认是否符合以上原则 审核 最重要的 如果能面对面谈 就不要打电话如果能打电话 就不要只发邮件 不要因为有了邮件 就放弃面对面的沟通 面对面的沟通更有效