Groove使用简介-zk.ppt

WindowsOfficeGroove 2020 2 23 南阳理工学院计算机科学技术系 2 关于GrooveGroove的基本功能Groove的优点Groove的使用 3 MicrosoftOfficeEnterprise2007系列Groove是一个协同办公软件程序 允许团队共享项目活动信息并进行各类协作 在项目内各个团队成员的计算机上创建一个完全同步的区域 在这个区域内所有的讨论 文件 事件 表格 日历将完全自动与项目其他成员同步 而且还提供了即时通讯的功能 关于Groove 4 Groove有以下基本功能 a 文件共享 任何项目成员拖放入该栏目的文件都会自动在各个成员之间同步和更新 并实时通知更改 不需要再反复通过email传递给多个成员 b 讨论板 就像普通bbs一样发帖 回帖 有新帖子会自动通知到各个成员 c 日历表 在这里可以规划项目里程碑 项目日程计划 标记已完成的进度 等等 5 d 笔记 成员可以编写工作笔记和心得 类似于Word的功能 实时共享 e 问题跟踪 项目遇到的问题可以贴在这里 由不同成员负责跟踪 并对各个问题回复进展报告 解决的情况 除了以上基本功能之外 Groove还可以链接到SharePoint InfoPath 提供日后扩展的接口 6 Groove的优点 1 多拷贝 项目资料确保100 可用 2 即使离线 项目资料任然可用 3 收到信息立即通知 4 伸缩性强 从小至三 四人的小团体到大型的国际公司都可以用 5 安全性强 资料的传输和存储都是192位加密的 7 Groove的使用 一 安装Groove和设置账号二 退出和注销三 新建工作区四 邀请成员加入工作区五 成员角色设置与权限管理六 一个帐户在多台电脑上使用七 工作区备份和恢复八 经验小谈 8 一 安装Groove和设置账号首先执行安装Groove 创建一个新账号 createanewgrooveaccount 9 选择最下面的 Idon thaveagrooveaccountconfigurationcode 10 填入账号 Email资料 密码 账号不用担心会重复 Groove会自动在本地创建一个随机的用户ID在Groove服务器 所以即使在没有互联网接入的局域网 Groove也可以运行使用 11 等待创建账号 会消耗几分钟 选择是否将账号张贴在互联网上 让其他人搜索到你 12 然后我们就进入了Groove面板 这个面板可以用QQ去理解 右边Contacts就相当于好友 左边Workspaces当于群 13 二 退出和注销退出Groove 先关闭启动栏和工作区 再从通知区域找到Groove图标点右键 选择退出 注销账户 启动栏的 文件 选项里选择 注销账户 14 三 新建工作区Workspaces Newworkspaces 15 工作区 标准工作区至包含Files和Discussion工具 其他工具以后根据需要再加 模板工作区可以在自定义中先选定工作区需要的工具 16 共享工作区选择 文件 新建 工作区 如果需要 输入文件共享工作区的名称 如果计划选择现有文件夹 大小在2G以下 在文件共享工作区中进行同步 则可跳过此步骤 在这种情况下 将使用所选文件夹的名称来命名工作区 选择 文件共享 作为工作区类型 然后单击 确定 选择用于创建或选择要同步的文件夹的选项 然后单击 确定 如果出现提示 请选择文件夹位置 用于新建文件夹或使用现有文件夹 然后单击 确定 17 四 邀请成员加入工作区 方法一 先添加联系人 再邀请其加入工作区 可以直接查找 查找到在我们这个局域网中的用户 若人多可以手动输入其账号再搜索 选择一个人 点击添加 即可出现在联系人栏 在联系人上点右键 选择 邀请加入工作区 对方接受以后就可以传送工作区了 传送完成后即可打开 18 方法二 通过电子邮件邀请 被邀请人需已完成groove的安装 并有自己的账号 在此处输入被添加人的邮件地址 注册Groove的邮件地址 19 双击打开即是接受邀请 确认后开始传送工作区 20 工作区成员的角色分为3种 管理者 参与者 来宾 每种角色类型都授予特定的 权限 权限决定了成员可以对工作区进行更改的程度 当创建新工作区时 系统会自动为你分配 管理者 角色 因此你将具有所有权限 对于其他成员 在他们被邀请加入工作区时为他们分配角色 只有具有 管理者 角色的成员才能更改其他成员的角色 五 成员角色设置与权限管理 21 要查看或更改为工作区中的角色分配的权限 请选择 文件 工作区属性 然后在 属性 对话框中选择 权限 选项卡 工作区中的大部分工具都有其各自的权限集 更改单个工具的角色权限 在工作区中选择该工具 再选择 文件 属性 工具 然后再选择 权限 选项卡 22 官方版 启动栏 文件 在其他计算机上使用帐户 生成备份帐户文件 在新电脑上安装好Groove软件 双击打开帐户文件 OK 民间版 先安装上Groove 再新建账户 重新接收工作区 特别提醒 在多台电脑上建账户时 可以使用同一个邮箱 但一定不能使用同一个用户名 会造成名称冲突 六 一个帐户在多台电脑上使用 23 解决名称冲突的办法 为你使用中的账户名创建别名 右键单击显示存在冲突的名称 并选择 解决名称冲突 执行下列任一操作 单击 查看vCard 查看选择的联系人的详细信息 这可能有助于区分同名联系人 单击 为联系人创建别名 打开 别名 对话框 在此可为联系人输入一个唯一的显示名称 单击 验证身份信息 执行验证联系人身份信息的步骤 单击 完成 24 七 工作区备份和恢复 官方方法 未试用成功过 工作区存档 文件 工作区另存为 存档 使用存档恢复 文件 新建 工作区来源 存档 打开 浏览 对话框 选择相应的存档文件 gsa 民间方法 备份 激活要备份的文件夹 保存文件 选择路径 OK恢复 在备份的文件夹中选择丢失的部分重新上传 25 八 经验小谈1 删除资料时请一定小心 如果有误删 小文件可以使用Ctrl Z来恢复 大文件无法恢复 2 Groove没有搜索功能 存储的资料要有条理 简单易找 3 文件前带箭头的是正在同步的 是无法打开的 4 Groove退出时经常会因为某些原因无法顺利关闭 需要手动强制关闭 故在下班关电脑时 请先退出Groove 并确认Groove已经完全关闭 再执行关机程序 多次发生因Groove无法退出而导致电脑一夜未关闭的情况 26 5 定期备份工作区 以防万一 6 不同办公楼 同一办公楼不同楼层之间IP间的传输等级不一样 因此造成不同地点电脑间传输速度不同 请尽量在同一楼层使用Groove Comeon