Excel与数据处理.ppt

第1章Excel基础 Excel与数据处理第3版 本章学习目标 认识EXCEL的工作界面 窗口组成元素 了解工作薄 工作表 单元格等基本概念 掌握不同类型的数据输入方法 理解相对引用和绝对引用 掌握公式输入方法 掌握工作表的删除 插入 移动 改名等操作掌握单元格 行 列常用操作 掌握sum count if等简单函数的应用方法 1 1Excel操作基础 1 启动Excel的方法通过Windows任务栏选择 开始 按钮通过Excel快捷方式双击 xcel文件的名字或图标 退出 xcel的方法单击Excel窗口右上角的关闭按钮选择 文件 菜单中的 退出 菜单项 按快捷键Alt F4 1 1Excel操作基础 3 Excel界面 功能区 工作表区 1 1Excel操作基础 功能区的主要控件Excel2007用功能区取代了早期版本中的菜单 工具栏和大部分任务窗格 包括按钮 库和对话框内容 功能区的主要控件 Office按钮取代了早期版本中的 文件 菜单 单击时 将弹出与Excel早期版本 文件 菜单相似的菜单项 它是Excel2007中唯一的菜单 提供了常用的Excel文件操作功能 包括的菜单命令有 新建 打开 保存 另存为 打印 准备 发送 发布 关闭 选项卡功能区由 开始 插入 页面布局 公式 数据 等选项卡组成 各选项卡是面向任务的 每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件 能区中的选项卡是动态的 为了减少屏幕混乱 某些选项卡平时是隐藏的 在执行相应的操作时 它们会自动显示出来 组Excel2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能 以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中 每个逻辑组能够完成某种类型的子任务 快速访问工具栏其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令 无论用户选择哪个选项卡 它将一直显示 为用户提供操作的便利 用户可以根据需要设置其中的工具按钮 1 1Excel操作基础 工作表区的主要对象 1 1Excel操作基础 工作表就是人们常说的电子表格 是Excel中用于存储和处理数据的主要文档 由一些横向和纵向的网格组成 横向的称为行 纵向的称为列 Excel2007的一个工作表最多可有1 048 576行 16 384列数据 而Excel2003的工作表最多有65536行 256列 当前正在使用的工作表称为活动工作表 工作表标签每个工作表有一个名称 体现在工作表标签上 单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表 双击工作表标签按钮可改变它们的名称 插入工作表标签按钮在默认情况下 Excel只打开3个工作表 Sheet1 Sheet2 Sheet 单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4 再单击一次就会插入新工作表sheet5 1 1Excel操作基础 行号 列标题工作表由1048576行组成 每行的编号称为行号 工作表的每列用英文字母标志 称为列标题单元格工作表中的网格 它用列标题和行号定位 如A1就表示 列第 行对应的单元格单元格区域是指多个连续单元格的组合 表示形式如下 左上角单元格 右下角单元格例如A2 B3代表一个单元格区域 包括A2 B2 A3 B3只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列 如 1 1表示第一行的全部单元格组成的区域 1 5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域 A A表示第一列全部单元格组成的区域 A D则表由A B C D四列的全部单元格组成的区域 1 1Excel操作基础 编辑栏用于显示 修改活动单元格的内容全选按钮用于选定整个工作表所有的单元格 工作表查看方式工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式工作表缩放 1 2构造第一个工作表 例1 1 某单位的工资数据如下表所示 计算每个职工的总工资 假设个人所得税的税率为 收入1600以下 所得税率为0 收入1600 2500 所得税率为5 收入2500 3500 所得税率为8 收入3500 4500 所得税率为12 收入4500以上 所得税率为15 计算各位职工应缴纳的所得税 以及缴税后的实际收入 1 2构造第一个工作表 在EXCEL中可以轻松制作出例1 1的报表 如图所示 输入A1 H9中的原始档案数据 1 在I2中输入工资计算公式 D2 E2 F2 G2 H22 向下复制此公式到I9 1 在H2中输入计算公式 I2 K2 向下复制此公式到H9 1 在K2中输入工资计算公式 I2 J22 向下复制此公式到K9 输入J列的税率 1 3工作薄和Excel文件管理 1 3 1工作薄与工作表的关系工作簿在Excel中创建的文件叫做工作簿 扩展名是 xlsx工作薄由工作表组成 新建工作薄只有默认的 个工作表 但可以根据需要增加 个数不限 新建第一个工作薄的默认名 book1 xlsx 工作表由一些横向和纵向的网格组成的表格 一个工作表最多有1 048 576行 16 384列 工作表由工作表标签区别 如sheet1 sheet2 1 3 1工作薄与工作表的关系 工作薄与工作表的关系 1 3 2创建新工作薄 1 工作薄与模板模板模板即模型 样板 是一种已经建立好的特殊工作薄 已在其中的工作表中设计好了许多功能 如单元格中的字体 字型 工作表的样式和功能 如财务计算 学生成绩统计 会议安排等 工作薄创建Excel总是根据模板创建工作薄 创建的工作薄具有与模板结构 内容和功能 在没有指定建立工作薄模板的情况下 Excel会据默认模板建立工作薄 这种工作薄在默认情况下只有Sheet1 Sheet2和Sheet3三个工作表 1 3 2创建新工作薄 2 新建默认的空工作薄 三种方法启动Excel Excel就会自动建立一个名为Boolk1 xlsx 在已启动Excel的情况下 按Ctrl N 单击功能区左上角的Office按钮 然后从弹出的文件菜单中选择 新建 1 3 2创建新工作薄 3 根据旧工作薄建立工作薄 1 单击Office按钮 从弹出的文件菜单中选择 新建 Excel将弹出 新建工作薄 对话框 2 单击 根据已有内容新建 然后在弹出的 根据现有工作薄新建 对话框找到并选择已有工作薄的名称 单击该对话框中的 新建 按钮 1 3 2创建新工作薄 4 根据模板建立工作薄Excel2007模板类型已安装的模板 安装Excel时安装在本地计算机中的模板 我的模板 用户自已创建的模板 在线模板 微软公司网站上的在线工作薄模板 在用这类模板创建新工作薄时 Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中 并用它创建新工作薄 当然 前提是用户计算机与Internet网络相连接 即Online 在线 1 3 2创建新工作薄 5 在线模板示例下面的图表是用MicrosoftOfficeOnline 中的 预算 模板类中的 商务旅行预算 模板建立的工作薄 在该工作薄中 只需要输入D列的费用和F列的数字 Excel就会自动计算出H列的费用 这一功能是由 商务旅行模板 提供的 1 3 2创建新工作薄 5 在线模板示例下图是用 MicrosoftOfficeOnline 中的 库存控制 模板类中的 设备资产清单 模板建立的工作薄 在该工作薄中预设了许多功能 在L N P Q R列中都预设了计算公式 只要填定了其余列的数据 Excel就会自动计算出这些列的数据 1 3 2创建新工作薄 5 在线模板的建立方法 1 确定计算机已连接上了Internet网络 2 单击 Office按钮 新建 MicrosoftOfficeOnline 将连接到微软的在线模板网站 3 从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板 就会从网站中将选择的模板下载到本机中 同时将应用 1 3 3保存和打开工作薄文件 1 保存文件方法一单击 快速访问工具栏 中的按钮保存文件 方法二单击Office按钮 从弹出的文件菜单 选择 另存为 菜单项 然后在 另存为 对话框中输入文件名 2 打开文件单击Office按钮 从弹出的文件菜单 选择 打开 菜单项 然后在 打开 对话框中选择要打开文件的名称 1 3 4文件格式与兼容性 1 Excel2007的文件格式MicrosoftOffice2007引入了一种基于XML的新文件格式 MicrosoftOfficeOpenXMLFormats 适用于2007版的Word Excel和PowerPoint OfficeXMLFormats有许多优点 其一 文件自动压缩 某些情况下文档最多可缩小75 其二 OfficeXMLFormats格式以模块形式组织文件结构 是如果文件中的某个组件 如图表 受到损坏 文件仍然能够打开其三 更强的安全性 OfficeXMLFormats格式支持以保密方式共享文档 可避免用文档检查器工具获取信息 其四 更好的业务数据集成性和互操作性 在Office中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用 只需一个ZIP工具和XML编辑器就可打开和编辑Office文件 1 3 4文件格式与兼容性 2 Excel2007的文件扩展名和文件兼容性 1 4公式和单元格引用 公式的概念Excel的公式由运算符 数值 字符串 变量和函数组成 公式必须以等号 开头 即在Excel的单元格中 凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式 在等号的后面可以跟数值 运算符 变量或函数 在公式中还可以使用括号 例如 10 4 6 2 2 1 50就是公式 可以在任何单元格中输入此公式 Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中 1 4公式 2 运算符在 xcel公式中可以使用运算符 1 4公式 3 说明括号的运算级别最高 在Excel的公式中只能使用小括号 无中括号和大括号 小括号可以嵌套使用 当有多重小括号时 最内层的表达式优先运算 同等级别的运算符从左到右依次进行 为字符连接运算 其作用是把前后的两个字符串连接为一串 例如 ABC DEF 的结果为 ABCDEF 财务 经济 的结果为 财务经济 1 4 2引用 1 引用的概念引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置 引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域 并指明公式中所使用的数据的单元格位置 引用不同工作簿中的单元格称为链接 2 引用的类型A1引用R1C1引用 1 4 2引用 3 相对引用相对引用也称为相对地址引用 是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容 1 4 2引用 相对引用的例子 例1 2 某班某次期末考试成绩如图1 13所示 计算各同学的总分 即F列的数据 在F2计算公式 C2 D2 E2然后向下复制该公式 1 4 2引用 4 绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格 如果公式所在单元格的位置改变 绝对引用保持不变 绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加 符号 比如 A 1就是对A1单元格的绝对引用 1 4 2引用 绝对引用案例 例1 3 某品牌皮鞋批发商3月份的销售数据如图所示 每双皮鞋的单价相同 计算各皮鞋代销商场应支付的总金额 在D6输入公式 c 3 C6然后向下复制此公式 1 4 2引用 5 混合引用混合引用具有绝对列和相对行 或是绝对行和相对列 比如 A1 B1案例 1 4 2引用 6 三维引用4 三维引用对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用 引用形式为 Sheet1 Sheetn 单元格 区域 例如 Sheet1 sheet8 C5和Sheet1 Sheet8 B2 D6都是三维引用 前者包括Sheet1 sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格 后者包括此8个工作表中每个工作表的B2 D6区域 1 4 2引用 6 内部引用与外部引用1 引用相同工作表中的单元格 例 G3 G5 G10 102 引用同一工作簿不同工作表中的单元格 例 Sheet1 G3 Sheet2 G5 Sheet2 E273 引用已打开的不同工作簿中的单元格 例 Book1 Sheet1 IL 4 Book2 Sheet2 E 74 引用未打开的不同工作薄中的单元格 例如 C dk Book1 xlsx Sheet2 B 4 C dk Book1 xlsx Sheet1 C 65 同一公式中存在几中不同的引用 例 Book1 Sheet1 A 4 Sheet1 G7 F9 1 5函数简介 1 函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式 它们可以对一个或多个数据进行计算 然后把计算的结果存放在某个单元格中 2 Excel函数类型工作表函数 财务函数 日期函数 时间函数 数学与三角函数 统计类函数 数据库管理函数 文本函数及信息类函数等 1 6 1常用工作表函数 1 SUM和Average用法 sum x1 x2 x3 x255 Average x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 sum求所有参数x1 x2 x255的总和 Average求所有参数x1 x2 x255的平均值 1 6 1常用工作表函数 Sum和Average的应用案例某单位的工资数据如下图所示 已知基本工资 奖金 水费 电费 计算总额 总计与平均数 1 6 1常用工作表函数 max和min用法 max x1 x2 x3 x255 min x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 max求所有参数x1 x2 x255的最大值 min求所有参数x1 x2 x255的最小值 1 6 1常用工作表函数 count用法 count x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 统计x1 x2 x255中数字的个数 4 countif用法 COUNTIF 单元格区域 条件 其中条件可以是比较式 但必须用双引号括起来 如 90 60 功能 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数 1 6 1常用工作表函数 IF用法IF 条件 表达式1 表达式2 其中表达式可以是数字 函数 单元格或单元格区域 功能条件成立时 函数结果为表达式 的值 条件不成立时 函数的结果为表达式 的值 1 6 1常用工作表函数 案例某班期末考试成绩表如下图所示 统计每位同学的总分 考试人数 最高和最低总分 以及不及格人数 1 6定制工作环境 1 选项对话框 单击Office按钮 Excel选项 E弹出图示的Excel选项对话框 通过 工具 自定义 菜单完成 通过此对话框可以定义Excel的工作环境 定制快整访问工具条 设置工作表中的字体 字形 色彩 设置受信任的工作目录 设置新工作薄中默认的工作表个数 设置工作薄文件的保存位置 自动保存时间 1 6定制工作环境 2 定制快速访问工具栏快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏 它会一直显示在那里 不会因为功能选项卡的切换而隐藏 在默认情况下 快速访问工具栏显示在功能区的左上角 其中只有保存 撤销和恢复几个命令按钮 可定制其中的工具按钮 方法如下 1 选择 Excel选项 自定义 从下列位置选择命令 所有命令 2 从 所有命令 的列表中 选中需要添加到快速访问工具栏中的命令 然后单击对话框中的 添加 按钮 1 6定制工作环境 2 定制快速访问工具栏 定制后的快速访问工具栏 1 7Excel帮助系统 1 关于EXCEL帮助系统Excel的帮助系统非常完善 其中不但有对Excel2007的新增功能和新技术的介绍 而且涉及到了Excel的方方面面 包括工作表数据输入方法 工作表打印的各类疑难问题 各种Excel函数的功能介绍和应用举例 各种不同版本的文件格式和兼容性问题 一言概之 Excel的帮助系统详尽地介绍了Excel的每一个技术问题 小到标点符号的应用说明也能找到 帮助系统是微软公司提供给Excel用户的一个不可多得的宝贵资源 或许它比任何一本Excel著作都详尽和全面 2 访问帮助系统的方法按F1 谢谢大家 第2章工作表数据输入 Excel与数据处理第3版 第2章工作表数据输入 概述数据输入是很实际的问题 许多工作人员不得不面对它 针对不同规律的数据 采用不同的输入方法 不仅能减少数据输入的工作量 还能保障输入数据的正确性 如果不了解掌握不同类型数据的输入方法 可能就要成天座在电脑前 一五一十地输入数据 输完了还要检查 某些人要几天才能输入完成的数据 但有的人几分钟就完成了 而且数据不会出错 这就是学习EXCEL数据输入方法的原因 学习目标 1 了解Excel的数据类型2 掌握不同类型数据的输入方法3 掌握复制公式输入数据的方法4 掌握大批量相同数据的输入方法5 掌握通过自定义格式简少数据输入的方法6 掌握用IF Vlookup等函数查找输入数据的方法7 掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法 2 1Excel的数据类型 1 Excel的常见数据类型数字型 日期型 文本型 逻辑型数据数字型表现形式多样 货币 小数 百分数 科学计数法 各种编号 邮政编码 电话号码等多种形式 2 1Excel的数据类型 2 Excel2007数值型数据的取值范围 2 2基本数据的输入 数据输入并非易事 请看下面的例子 例2 2 某电信公司有用户档案如图2 2所示 如果不讲技巧 一字不误的输入 费时费力 本章将介绍一些数据输入技术 应用这些技术可以减少数据输入过程的不少麻烦 2 2基本数据的输入 1 数据输入的一般过程 1 选定要输入数据的单元格 2 从键盘上输入数据 3 按Enter键后2 输入数值 1 正数的输入 234 13 333 333 12E3 2 负数的输入 234 234 12e2 3 分数的输入 22 3 03 4 4 货币数据的输入 123 21 2 2基本数据的输入 3 输入文本字符文本应逐字输入数字文本以 开头输入 或用 数字 方式输入 输入文本32 可输入 32 或输入 32文本形式的公式 要通过 插入 选项卡 文本 组中的 对象 命令如 2 2基本数据的输入 4 输入日期以yy mm dd形式 或mm dd形式输入通过格式化得到其它形式的日期 这样可减少输入在 开始 选项卡 数字 组卡 单击其中的箭头 E弹出图示的 单元格格式 设置对话框 2 2基本数据的输入 5 输入公式公式是对工作表中的数值进行计算的等式 公式要以等号 开始 例如在A3输入 5 2 3 结果等于2乘3再加5 A3中将显示11 2 3相同数据的输入 1 复制相同数据建立具有相同数据的不同工作表 可用复制方法 某班主任建立相同的成绩表头 可用此法 复制一班表头 2 3相同数据的输入 2 填充复制相同数据设要建立下图所示 学生档案 表 其中入学时间 班级 系都是相同数据 1 在G2中输入 计算机通信 然后Enter 2 单击G2 G2右下角会出现黑色小方块 它就是填充柄 3 向下拖动填充柄 拖过的单元格都被填入了 计算机通信 双击此填充柄可自动复制生成G列数据 2 3相同数据的输入 3 用Ctrl Enter输入相同数据设要建立下图所示 学生档案 表 其中入学时间 班级 系都是相同数据 1 选中F2 F11 2 输入 JK001 3 按Ctrl Enter 可用同样方法输入C G列数据 2 4编号的输入 1 复制输入连续的编号连续编号 或等差 等比性质的数据 应该采用复制或序列填充的方式进行输入 比如公职或单位的职工编号 电话号码 手机号码 零件编号等 输入右图A列的学号 1 在A2输入1003020101在A3输入1003020101 2 选中A2 A3 3 向下拖动A3单元格的填充柄 2 4编号的输入 2 填充产生连续编号填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据 比如要输入电话号码 663321240 663328000 如右图所示 方法如下 在第一个单元格中输入起始号码在 开始 选项的 编辑 组 单击该组中填充控件右侧的下三角形 弹出 序列 对话框 在Excel弹出的 序列 对话框中指定 列 在步长中输入1在终止值中输入最后一个号码 2 4编号的输入 3 利用自定义格式产生特殊编号人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号 如右图的保险号 1 选中要输入保险号的区域2 在 开始 选项卡中 单击数字组右边的箭头 Excel会弹出单元格格式设置对话框 3 选中 自定义 4 输入自定格式 p00 000 0000 2 4编号的输入 4 用自定义格式输入大数字编号当在单元格中输入一个位数较多的数值时 比如超过15位的整数 Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法 这可能并不符合我们的需要 产生这种问题的原因是数值精度问题 Excel的默认精度是15位 如果一个数值的长度超过15位 则15位之后的数字都被视为0 这种位数较多的大数字编号 可以用自定义格式进行输入 或者用文本形式输入 2 4编号的输入 4 用自定义格式输入大数字编号建立右图所示的商场用户档案 其中客户编号为21位 且前18位全部相同 若直接输入 不仅数据多 且要出错 比如在A3输入 356800993102155129001 Excel会显示为3 57E20解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为 356800993102155129 000 设置自定义格式后 只需要输入身份证的最后4位编号 2 4编号的输入 选中A3单元格 单击 开始 选项卡 数字 组右下功的下箭头 弹出设置单元格格式对话框 类型 文本框中输入 356800993102155129 000 2 5用 组合多个单元格数据 1 用 运算符组合数据 为字符连接运算 其作用是把前后的两个字符串 也可以是数值 连接为一个字符串 如 ADKDKD DKA 的结果为ADKDKDDKA 123 45 678的结果为 12345678 设下图E列数据由C D列数据组合而成 在E3中输入公式 C3 D3 然后向下复制 2 5用 组合多个单元格数据 2 用 和文本函数的结合 常和文本函数left right mid等合用 这几个函数都很简单 其调用语法如下 left text n right text n mid textn1 n2 其中 left截取text文本左边的n个字符 比如left 1234 2 12 right截取text文本右边的n个字符 比如right 1234 2 34 mid从text的第n1字符开始 取n2个字符 比如MID 1234 2 2 23 2 5用 组合多个单元格数据 3 用 和文本函数的结合案例某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位 全长18位 后接电话号码构成 如下图所示 用 和文本函数可以很快建立缴费帐号 在I3输入公式 Right G3 17 H3 然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格 2 6采用下拉列表进行数据选择 1 下拉列表的适用范围项目个数少而规范的数据 比如职称 工种 单位及产品类型等 这类数据适宜采用Excel的 数据有效性 检验方式 以下拉列表的方式输入 例如 某校教师档案如右图所示 其中的职称列数据只能从 讲师 教授 副教授 助教 中选择 这类数据用下拉列表输入 方便而准确 2 6采用下拉列表进行数据选择 2 下拉列表建立方法 1 选中要建立下拉列表的单元格区域 2 然后选择功能区中的 数据 选项卡 单击 数据工具 组中的 数据有效性 控件 3 选择 设置 标签 然后从 允许 下拉列表中选择 序列 选项 4 在 来源 文本框中输入职称名字 助教 讲师 副教授 教授 2 7利用公式与函数进行查找输入 1 查找输入的意义如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系 那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了 查询输入可以提高效率 且能减少输入错误 2 7利用公式与函数进行查找输入 2 IF函数的应用IF函数又称为条件函数 它能够对给出的条件进行判断 并根据判断结果的正误执行不同的运算 IF函数的调用形式如下 IF 条件式 条件正确时函数的取值 条件错误时函数的取值 比如 IF 3 2 right error 的结果是 right 而IF 32是正确的 函数的结果就是 条件正确时的取值 与之相对应 而3 2是错误的 所以 2 7利用公式与函数进行查找输入 IF函数可以嵌套使用 即在IF函数中还可以使用IF函数 最多可以嵌套7层 比如 IF A2 89 A IF A2 79 B 如果A2等于93 则该函数的结果是 A 如果A2等于80 则函数的结果是内层IF A2 79 B 的结果 显然80 79 所以结果为 B 如果A2等于65呢 函数的结果就是IF A2 79 B 不成立时的取值 这时该函数的结果就是一个空值 因为IF A2 79 B 没有给出A2 79不成立时的取值 在这种情况下 Excel将返回一个空值 即什么结果都没有 给该函数 2 7利用公式与函数进行查找输入 3 IF函数查找转换案例 例2 10 某学校年度奖金如下图所示 奖金根据职称确定 教授 2000元 副教授 1500 讲师 1000 助教 是500元 在F3输入公式 IF E3 教授 2000 IF E3 副教授 1500 IF E3 讲师 1000 IF E3 助教 500 2 7利用公式与函数进行查找输入 公式含义分析 2 7利用公式与函数进行查找输入 4 Vlookup函数查找Vlookup函数能够从其它工作表 或本工作表 将某数据列中的数据查找出需要的数据 VLOOKUP函数的用法如下 VLOOKUP x table n r 其中 x是要查找的值 table是一个单元格区域 即由工作表的1列或多列组成 Excel将在table的第一列查找有无x这样的值 只在table的第1列查找有无x n是table中待返回的匹配值的列序号 r可以取0或1 当r为0时 该函数将进行精确匹配查找 当r 1时 table的第一列应按升序排列 否则找到的结果可能不正确 r 1表示Excel实行的是近似值查找 2 7利用公式与函数进行查找输入 5 Vlookup函数查找案例 1 问题描述 某移动公司更换了新系统 使原有的部分电话号码不能使用 同时又新增加了许多电话号码 系统变化后 大部分用户仍然使用原来的用户档案 电话号码和缴费合同号都没有改变 而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案 2 7利用公式与函数进行查找输入 2 帐号查找过程在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式 并向下复制此公式 VLOOKUP D2 A 2 B 18 2 0 E列是从旧帐号的B列找到的数据 N A表示D列的帐号在A列不存在 2 7利用公式与函数进行查找输入 在实际工作中 不同类型的数据往往存储在不同的工作表中 这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找 例2 12 某超市将其产品单价和产品销售汇总表分别保存在两个工作表中 如图2 21所示 在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价 销售汇总表每月统计一次 现在要计算每种产品的销售总额 2 7利用公式与函数进行查找输入 在C3单元格中输入公式 VLOOKUP A3 产品 B 3 D 16 3 0 然后向下复制此公式到C列其他单元格 2 8利用填充序列输入数据 1 数据序列的含义序列就是一组数据 这组数据有先后顺序 内容固定 在应用中常常以一组数据的整体形式出现 2 Excel内置序列对于经常使用的一些数据序列 比如月份 星期 季度等 Excel已经将它们内置在系统中 在输入这些数据时 只需要输入第一个数据 其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生 2 8利用填充序列输入数据 3 自定义序列用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中 该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能 比如 输入该序列的第一项内容后 其后各项都可以通过填充复制产生 案例 例2 14 某大学有 计算机学院 通信学院 经济管理学院 法律学院 中药学院 电子技术学完 等多所学院 学校办公室经常要用到这些学院名称 现以此为例说明Excel自定义序列的建立方法 2 8利用填充序列输入数据 建立方法 1 单击Office按钮 Excel选项 常用 编辑自定义列表 弹出图示的 自定义序列 对话框 2 在 输入序列 中依次输入序列内容 3 建立输入序列后 输入第一项 即 计算机学院 后 通过填充复制就能产生其它各项内容 2 9行列转置输入 某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入 或将列数据作为新表的行数据 这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成 例2 15 某品牌电视2008年的销售统计数据如图2 25所示 其中的A B两列数据是以前输入在工作表中的各省销售排名 在A列中包括有中国全部省份的名称 现在要构造D1 AA16的统计表 2 9行列转置输入 1 选中A列的省份名称所在的单元格区域A4 A34 2 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击 复制 按钮 3 单击E4单元格4 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击下面的三角形 然后从弹出的快捷菜单中选择 转置 这样就完成了E4 AA4中的省份名称的输入 2 9行列转置输入 例2 16 矩阵涉及到较多的数据 它由紧密相连的一组单元格区域构成 矩阵的运算比较复杂 Excel提供了一组矩阵运算的函数 建立图2 26中A2 D8区域的行列转换矩阵 1 选中A2 D8 2 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击 复制 按钮 3 单击G3单元格4 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击下面的三角形 然后从弹出的快捷菜单中选择 转置 这样就完成了G3 M6中的矩阵输入 2 9限定输入数据的长度 显示提示和出错信息 对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制 比如限制小数位数 日期和时间的范围 字符的个数等 当输入的数据不符合限定规则时 Excel就显示一些警告信息 并且不接受输入的数据 如果工作表的数据是由其他人输入的 则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息 或对数据输入的规则作些说明 2 10限定输入数据的长度显示提示和出错信息 例2 17 图2 27左图是某俱乐部的会员档案表 A列的用户编号不超过4个字符 希望对此限制 当用户输入此列数据时 为他显示编号的规则和限制说明 如图2 27左图所示 2 11利用RAND和INT函数产生大批量的仿真数据 1 Rand函数又称为随机函数 它产生一个介于0 1之间小数 对Rand函数的结果进行放大 能产生任意范围内的数据 如 RAND 100 可以产生0 100之间的数据RAND 50 50 可以产生50 100之间的数据 2 Int函数又称取整函数 将数字向下舍入到最接近的整数 比如 INT 8 9 的结果是8INT 8 9 的结果是 9 2 10用RAND和INT函数产生仿真数据 案例 例2 18 建立如图2 29所示的仿真成绩表 A列数据可以通过填充复制产生 B列数据需要输入 第1行数据需要输入 但其中的成绩却不必逐个输入 可以用INT函数和RAND函数产生 1 选中C2 G11区域 2 输入公式 10 int rand 90 3 按Ctrl Enter 说明 用rand产生的数据会随时发生变化 可将它贴粘为数据 它就不会发生变化了 其方法是 1 选中用随机函数产生的数据区域 如图2 28中的C2 J11 然后单击 开始 选项卡中 剪贴板 组中的复制按钮 2 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击下面的三角形 从弹出的快捷菜单中选择 粘贴值 TheEnd 谢谢大家 第3章工作表的日常操作 Excel与数据处理第3版 本章学习目标 掌握工作表的删除 插入 移动 改名等操作掌握单元格 行 列的删除 插入 复制 贴补 剪切 移能及单元格的合并与拆分等操作掌握为单元格添加批注的方法掌握查看工作表数据的不同方式设置打印的标题 页脚 纸张大小及页面边距和工作表打印 3 1最小化功能区 1 Excel2007功能区的利与弊好处是直接 功能按钮操作方便缺点是功能区占用屏幕空间较大 不便小屏幕电脑操作 功能按钮分布较散乱 某些选项卡只中特定条件下才显示出来 易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉 与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽 2 最小化功能区小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区 在熟悉功能区各控件的分布后 最小化后不影响EXCEL的任何操作 当要执行某项操作时 单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面 选择相能的功能后 又会返回到最小化功能区状态 3 1最小化功能区 右击功能区中的任一选项卡将弹出此快捷菜单 选择 功能区域最小化 最小化功能区后的操作界面 3 2工作表操作 3 2 1工作表常见操作1 工作表的切换2 工作表选择3 插入工作表4 删除工作表5 移动工作表6 修改工作表标签的名字7 复制工作表8 修改新工作簿的默认工作表个数 3 2工作表操作 3 2 2工作表行 列操作选择行 列选择单行 用鼠标单击要选择的行号连接多行 按住Shift 然后单击第1和最后两个行号不连接多行 按住Ctrl 依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择法 按住Shift单击行号2 3就选中了 3 2工作表操作 删除行 列插入行 列调整行高调整列宽 把鼠标移到行号3的下边线上 当指针变成一个黑色 十字架 时 按下并拖动鼠标左键 就可增 减该行的行高 把鼠标移到G列的右边线上 当指针变成一个黑色 十字架 时 双击鼠标左键 G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字 3 3单元格操作 1 选择单元格单个 连续与不连续的多个单元格的选择2 清除单元格内容3 删除单元格注意单元格清除与删除的区别4 插入单元格5 移动单元格6 复制单元格7 单元格合并与取消 3 4编辑工作表数据 3 3 1使用快捷键 3 3 1使用快捷键见Page57 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 例3 1 某商场在工作表中保存每天的销售记录 同一工作表中可能保存多天的销售记录 如Page58图3 10所示 图中A1 E13是2009年4月18日的销售记录 H1 I13是2009年4月19日的销售记录 这些数据都可以通过复制产生 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 1 复制和粘贴2 剪切和移动3 在剪贴板上收集多个复制项目这些操作都在 开始 选项卡的 剪贴板 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 4 选择性粘贴单元格或单元格区域具有许多内容如字体 字型 边框 色彩 单元格中的值 公式及有效性验证等 当对单元格进行复制和粘贴时 操作的是单元格或区域的全部内容 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴 这项功能非常实用 也常用到 字型 字体 边框 色彩 公式 底纹 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 1 粘贴值 字体 格式等单项内容 D列的产品单价是用RANDBETWEEN随机函数生成的20 100之间的随机数 C列是RANDBETWEEN产生的20 500之间的随机数 当任一单元格的数据有变化时 随机数都会发生变化 通过复制和粘贴值可将区域C3 D13粘贴为纯数字 这些数值就不会变化了 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 选择性粘贴以粘贴上屏C3 D13区域中的随机数公式为值的例 方法如下 1 选择C3 D13区域 再单击 开始 剪贴板 复制工具按钮 2 单击 开始 剪贴板 下面的三角形 选择性粘贴 应该注意 本对话框中的内容都是每个单元格具有的 可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 2 粘贴运算 1 复制A2 I2 2 选中A4 I4 3 选择性粘贴 运算中的 乘 运算后 A4 I4的结果 3 3 2复制 剪切 移动 粘贴 撤消 恢复 3 粘贴链接链接即连接 它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中 而是建立两者之间的链接 并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容 当链接源单元格或区域中的数据发生变化时 目标单格或区域中的数据也会发生变化 在企业数据的分析过程中 可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿 需要对这些工作薄中的数据进行汇总 并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中 应用链接来实现这样的操作非常有效 因为通过链接形成的汇总报表 当源工作簿发生更改时 链接汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改 使之与源工作薄中的数据同步 粘贴链接 例3 2 某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中 如Page61图3 13 a 所示 在年末时需要制作汇总表 将每个季度的数据汇总在一个表中 并统计出年度销售总数 如图3 13 b 所示 链接 链接 链接 链接 链接 3 3 3编辑栏 编辑栏具可显示 编辑 修改和输入数据 实时显示活动单元格中的内容 当需要在单元格中输入长公式 修改字符数目较多的单元格内容时 在编辑栏中更方便和直观 例3 3 某学校按职称为教师发放奖金 教授2000元 副教授1500元 讲师1000元 助教500元 3 3 4自动更正 单词翻译 汉字繁简转换 1 自动更正 1 当在单元格中输入错误的符号 单词时 Excel将按此处列出内容进行更正 2 用户可将自定义更正方案添加到此对话框中 3 显示出此对话框的方法 单击Office按钮 Excel选项 校对 自动更正选项 3 3 4自动更正 单词翻译 汉字繁简转换 2 单词翻译 Page63 Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译 3 3 4自动更正 单词翻译 汉字繁简转换 3 汉字简繁转换 3 3 5斜线表头 例3 4 某茶叶公司将2000 2004年的茶叶销售数据存放在Excel工作表中 为了清晰地达表格数据的含义 需要绘制斜线表头 如Page64图3 18所示 3 3 5斜线表头 1 调整单元格到合适大小 3 选择Excel2007 插入 形状 文本框 输入文本内容并旋转文本框 4 结过前面操作之后 单元格的大小和直线长短位置常常还会重新调整 比较麻烦 3 3 6单元格批注 批注是为单元格添加注释 以便说明单元格数据或公式的意义 例3 5 某班某次期末考试的成绩表如Page65图3 21所示 其中有三位同学没有成绩 为了避免时间长了忘记他们无成绩的原因 在其对应的单元格中添加了批注 3 5查看工作表数据 3 5 1全屏幕观察工作表数据 选择 视图 选项卡中 工作薄视图 组中的 全屏显示 按钮 就会见到全屏幕视图 如图示 3 5查看工作表数据 3 5 2按比例查看工作表数据在Excel2007中可以按任何比例查看工作表 3 5 3按打印的页面布局查看工作表数据 例3 6 某公司的订单保存在Excel的工作表中 有几百行数据 如图3 24所示 对于这种类型的大型工作表 如果要将其打印在纸质报表中 在打印之前很有必要在页面布局视图中调整纸张的边距 添加页眉 即每页的标题 及页脚 显示在每页底部的标识 如页码 等内容 如不作这些工作 很有可能打印出一大堆费纸 如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上 但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来 3 5 3按打印的页面布局查看工作表数据 在Excel2007的 页面布局 视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表 同时 页面布局 视图提供了水平和竖直方向上的标尺 使用标尺可以测量数据的宽度和高度 快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距 在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向 添加或更改页眉和页脚 设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题 更改数据的布局和格式 3 5 3按打印的页面布局查看工作表数据 1 单击 视图 工作薄视图 组 页面布局 按钮 3 4 4按打印的分页预览视图查看工作表数据 分页预览能够显示要打印的区域和分页符 在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上 位置 要打印的区域显示为白色 自动分页符显示为虚线 手动分页符显示为实线 在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符 还可以调整打印区域 打印区域 不需要打印整个工作表时 打印的一个或多个单元格区域 如果工作表包含打印区域 则只打印打印区域中的内容 的大小 选择 视图 选项卡中的 分页预览 命令 Excel就将以分页预览的方式显示工作表 3 5 4按打印的分页预览视图查看工作表数据 选择 视图 分页预览 命令打印之前 用这种查看方式能发现一些打印问题 3 5 6在多窗口查看数据 1 单击 视图 窗口 组中 新建窗口 按钮2 单击 视图 窗口 组中 并排查看 按钮若不满意 并排查看 可以选择其它查看方式 3 5 7在拆分窗口中查看数据 1 单击要进行窗口分隔的单元格位置2 单击 视图 窗口 组中 拆分 按钮若不满意 拆分 可以拖动分隔线重新定位分隔位置 3 4 7冻结行列标题查看数据 单击要冻结行下边 要冻结列右边的交叉点单元格 单击 视图 窗口 组 冻结窗格 然后在弹出的菜单中选择 冻结拆分窗格 3 5工作表打印 1 打印纸及页面设置进行正式打印之前要确定的几件事情 打印纸的大小 打印的份数 是否需要页眉 是打印指定工作表 还是整个工作簿 或某个工作表的单元格区域 这些问题可以通过页面设置解决 3 5工作表打印 2 Excel2007的打印设置相关功能 3 5工作表打印 页面设置对话框的方法单击 页面设置 调整为合适大小 或 工作表选项 组右边的箭头 3 5工作表打印 2 打印预览 1 打印预览的意义打印预览是打印稿的屏幕预显 其效果与最终的打印效果没有什么区别 在进行工作表的正式打印之前 有必要进行打印预览 以便及早发现问题 进行页面和纸张的重新设置 避免打印出无用的表格 2 方法单击Office按钮 从弹出的 文件 菜单列表中选择 打印预览 菜单命令 3 5工作表打印 打印预览 3 5工作表打印 3 缩放打印比例以适应打印纸大小比较糟糕的打印情况 只有一两行 列 的内容被打印到了另一页上 打印内容不足一页 整张打印纸内容较少 页面难看 这些情况可通过打印缩放解决 3 5工作表打印 4 打印标题或页码进入页面设置对话框单击 自定义页眉 可输入页眉或页脚的文字 也可以选择页码或日期等 3 5工作表打印 5 标题在工作表的首行如果工作表的首行是标题 而且工作表内容较多 可能打印多页 可以通过页面设置 将首行指定为标题 3 5工作表打印 6 打印整个工作簿或指定工作表区域如果需要打印工作簿中的全部工作表 或打印一个工作表的指定区域 单击Office按钮 选择 文件 打印 菜单命令 弹出 打印内容 对话框 谢谢大家 第4章数据格式化 Excel与数据处理第3版 本章学习目标 通过格式化能够突出显示重要的数据 添加提示信息 增加工作表的整体结构和组织性 美化工作表 使工作表数据的含义更加清晰 本章主要掌握以下内容 1 了解Excel格式化的意义2 掌握套用表格式和自定义格式化方法3 掌握应用主题格式化工作表的方法4 掌握文本格式化的方法5 掌握数据格式化的方法6 了解自定义格式化数据的方法和意义7 掌握日期格式化方法8 掌握条件格式的应用和规则管理方法 4 1工作表的格式化 4 1 1 自动套用表格式表是Excel2007中的一种特殊表格 Excel为表预定义了许多样式 这些样式布局美观 色彩搭配合理 具有不同类型的网格线设置 用户可在工作表中直接套用这些样式 多快好省地设计出精美的工作表 下图是一个刚建立的普通的工作表 该表存在以下问题 1 表名不醒目 2 表的标题不太醒目 3 当学生较多 科目成绩较多时 看数据较困难 4 整个成绩表不太美观 4 1 1自动套用表格式 解决方法 对工作表进行格式化套用的Excel内置某种表格式后的工作表 套用表格式后 设置标题居中 并加大了字号 2 套用表格式的过程 1 单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域 2 单击 开始 样式 组 套用表格格式 按钮 显示出表格式对话框 4 1 1自动套用表格式 表格式选择对话框 这些都是表格式 可以选择其中的任何一种应用于当前的工作表中 4 1 1自动套用表格式 3 表工具当激活表中的任一单元格后 单击表中的任一单元格 Excel在就会在功能区中显示出 表工具 设计 选项卡 此选项卡平时处于隐藏不显状态 表工具的设计选项卡中有许多格式化表的功能按钮 镶边行 列即将表的奇数据行列设置为一种色彩 偶数行列设置为另一色彩 删除重复行可轻松去掉表中的重复数据 转换为区域将表转换为普通工作表 4 1 2应用主题格式化工作表 主题主题是Office2007新采用的一套统一的设计元素和配色方案 是为文档提供的一套完整的格式集合 其中包括主题颜色 配色方案的集合 主题文字 标题文字和正文文字的格式集合 和相关主题效果 如线条或填充效果的格式集合 利用文档主题 可以非常容易地创建具有专业水准 设计精美 时尚的文档 4 1 2应用主题格式化工作表 例4 2 有学生成绩表如图4 5所示 应用主题对该工作表进行格式化 主题位于 页面布局 选项卡中 这些都是主题 将鼠标指向它 就会实时看见将它应用于当前表格的效果 4 1 3应用单元格样式格式化工作表 1 关于单元格样式Excel2007设计好了许多单元格样式 并将它们内置在Excel中 在进行工作表的格式化工作时 可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域 2 应用格式化单元格的步骤 1 选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域 2 单击 开始 样式 组 单元格样式 按钮 弹出 单元格样式 选项板 如Page83图4 6所示 3 将鼠标指向 单元格样式 选项板中的各命令按钮 立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果 4 1 3应用单元格样式格式化工作表 单元格样式 位于 开始 选项卡中 单元格样式就是应用色彩 字体 字型 背景和前景格式化单元格或区域 4 1 4设置工作表的边框和底纹 1 工作表的边框和底纹Excel的默认边框是虚线 无底纹 所有的表格都表示为同一种样式 如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线 当然 可通过打印设置让它显示表格线 不便于特殊信息的突出显示 通过边框和底纹的设置 一方面可使表格美观 同时也可改变信息的显示方式 让人们尽快掌握表中的信息 4 1 4设置工作表的边框和底纹 2 设置边框和底纹后的工作表 例4 3 对于例4 1中所示的学生成绩表 设置边框和底纹之后 可得到如图4 7所示的表格 4 1 4设置工作表的边框和底纹 3 取消工作表的网格线 单击 视图 选项卡 取消 网格线 复选框中的勾选 4 1 4设置工作表的背景和水印 1 背景背景即置于工作表表格下面的图案 其作用是美化工作表 例4 4 某电机厂的产品销售记录如图4 9所示 为它设置一幅背景图 1 单击 页面布局 页面设置 背景 按钮 弹出为工作表背景选择文件的对话框 2 通过工作表背景对话框查找并选择要设置为工作表背景的磁盘图片文件 该文件就会被设置为活动工作表的背景 本例选择的背景文件是Windows系统默认安装的示例图片目录中的 Bluehills jpg 图像文件 4 1 4设置工作表的背景和水印 2 水印工作表背景不会被打印 也不会保留在单个工作表中或保留在另存为网页的项目中 在某些报表中 需要显示出背景图片 例如 在背景图中指明工作表属于机密信息 这类背景图片常称为水印 Excel2007没有提供水印功能 如果需要在每张打印的报表中显示出水印图形 可以通过页眉或页脚来实现 在页眉或页脚中插入图形 该图形就会从每页的顶部或底部开始显示在文本背后 调整图形或缩放图形大小 让它填充整个页面就制作出了水印 2 水印 1 单击 视图 选项卡 工作薄视图 组中的 页面布局 按钮 切换到页面视图 2 单击中间部分的 页眉 显示出 页眉页脚工具 设计 选项卡 3 单击 图片 从弹出的图片对话框中指定水印的背景图文件 4 单击 设置图片格式 弹出 设置图片格式 对话框 5 取消 锁定纵横比 和 相对原始图片大小 的勾选 6 设置 高度 和 宽度 为实际的纸张大小 4 1 6设置三维表格 通过对单元格的格式设置 自定义格式