SOP手册中表卡的要求.ppt

SOP手册中表卡的要求 山东省结核病防治中心陶武威2007年6月 概述 SOP手册的意思是标准操作手册 也就是说 今后药品管理工作中所有的一切都要执行手册的内容 各种报表 帐本 卡片的填写也不例外 推广地区 我省现行的各种记录一律停用 在推广工作中找出试行表卡的问题并完善之 第一部分手工表 手工表卡是必填部分 而且必须按照要求填写 共9部分 其中的 免费抗结核药品发放登记本 未变 出入库登记本 和 药品领取 调出 申请单 变化不大 改变了 药品调拨 入库单 和 监测信息季报表 暂时并行 新增了 药品接收单 门诊药房明细帐 库存控制卡 和 盘库单 1 药品领取 调出 申请单 药品领取 调出 申请单的填表说明 1 单位名称 填入单位名称2 编号 填入申请单编号3 药品名称 填入药品名称4 计数单位 填入板或支5 现有库存 填入库房药品数量 含门诊库房6 月平均消耗量 填入从库存控制卡上获得的该数据7 申请数量 可以通过EXCEL表格自动生成 如果需药品调出 必须填写药品批号及数量8 批准发放数量 由上级药品管理人员核查后填写 有可能与申请数量不同9 负责人签字 相关负责人签字 2 药品调拨 入库单 说明 调拨 入库单的 金额 一栏是必须要填写的 因为其为财务审计中较为重要的一部分 也是备查的主要单据之一 目前使用的药品价格由省级药品管理人员提供 3 药品接收单 药品接收单的填写说明 第一部分 药品接收报告 此为必填部分1 接收单位 填入药品接收单位2 药品调拨 入库单编号 将药品调拨 入库单编号填入3 计数单位 如板 支等4 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE5 批号 填写药品的批号6 经费来源 注明药品经费的来源 如中央转移支付 省级经费等7 药品调拨 入库单数量 按照每批药品一行填入表格中8 确认数量 将通过验货的药品数量填入表格中第二部分 货物拒收报告 当发现验收不合格的药品时填写9 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE10 拒收原因 注明拒收的原因 如 破损 污染 不符合规格等11 拒收数量 统计拒收的数量12 单价 元 从药品调拨 入库单中获得13 总价 元 用单价乘以拒收的数量第三部分 货物差异报告 当发现货物的数量和药品调拨 入库单不符合时填写14 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE15 药品调拨 入库单数量 填写药品调拨 入库单的数量16 实际接收数量 填写经过清点实际接收到的数量17 差异 用实际接收的数量减去药品调拨 入库单的数量计算 货物数量不足用负号表示 货物数量过量用正号表示18 单价 元 从药品调拨 入库单中获得19 总价 元 用单价乘以差异的数量20 备注 填写差异的具体情况 过量 不足 未申请等说明 如接收药品时 采用了自领模式 就不需要使用药品接收单 4 出入库登记本 出入库登记本的填表说明 1 药品名称 填入药品的名称2 规格 填入标示量 仅单药时填写 3 剂型 板式组合药 FDC 胶囊 片剂等4 计数单位 填入板或支5 单价 具体数字可从药品出入库单上得到 或直接从国家级或省级获得6 批号 填入药品批号7 失效日期 填入失效日期 可在外包装上查找失效日期 或者根据生产日期推算 板式药和注射用水有效期为2年 链霉素和注射器有效期为3年 8 日期 填入出入库的时间 年 月 日 9 单位 填入药品提供单位或发放单位10 单据号 填入药品领取 调查 申请单编号11 受到数量 填入接收的数量 若是发放 则不填此栏12 发放数量 填入发放的数量 如是接收 则不填此栏13 损失 调整数量 填入因过期 破损 丢失等原因需要进行调整的数量 用红色的笔填写以区别正常出入库14 结存数量 填入这一批号的药品现存数量15 经办人 经办人签字16 备注 可根据不同需要 填入总价格 过期失效 调整等情况 5 门诊药房明细帐 门诊药房明细帐的填表说明 1 月 填入当月月份 每月使用一张表2 填表人 填入门诊药房的发药人员3 从仓库领药记录 详细记录每种药品领取的时间 数量 批号等信息4 上转 填入上月最后一天剩余药品数量5 1 31 填入每日每种药品及器材的发放情况 目前已经不再使用HRZ组合药品的省份无需填写HRZ一列6 合计 每月最后一天将每种药品整个月的发放数量填入7 结存 每月最后一天将每种药品的结存数量填入 6 免费抗结核药品发放登记本 7 库存控制卡 1 单位名称 填入单位名称2 药品名称 填入药品名称3 计数单位 填入板或支4 月消耗量 可记录3年药品消耗数量以及短货的天数 应该在每月结束时根据门诊药房发放明细帐 或出入库等基本填写 当3年后的信息填完后建立新的卡片5 断货天数 填入具体的断货天数6 平均月消耗量 当一年结束后应当计算新的平均月消耗量 可通过EXCEL电子表格自动生成7 最小库存 每种药品的最小库存计算见本章第二节 可通过EXCEL电子表格自动生成8 最大库存 每种药品的最大库存计算见本章第二节 可通过EXCEL电子表格自动生成9 缓冲库存 填入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值10 运输时间 入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值11 供应周期 入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值12 申请日期 填入药品发放申请单的日期13 申请数量 其测算方法详见第三章14 接受数量 填入实际收到的数量 有可能与申请的数量不一致15 接收日期 填入接收药品的日期 应与药品接收单上的日期相同 8 盘库单 盘库单的填表说明 1 药品名称 填入药品名称2 计数单位 填入板或支3 实际清点数量 如果与出入库登记本记录不同 再次清点避免出错4 出入库登记本数量 填入药品出入库登记本上的数量5 剩余有效期 月 填入该批号药品距离其有效期的月份 起到警示作用6 差异 如果实际清点数量小于出入库登记本数量 用 表示 如果大于用 表示7 原因 填入出现差错的原因 如帐物不符 过期 破损等8 差异处理结果 填入出现差异后 经请示单位负责人及上级 对此的处理方法及结果9 单位名称 填入盘库单位名称 9 监测信息季报表 说明 监测信息报表 表7 1 的收集每季度开展一次 并采取辖区负责 分级管理的方式 即国家级只收集以省级为单位的整体信息 以此向下类推 药品管理员填写后 由单位负责人签字盖章 然后及时报告给上级 其中 1 第一天库存量 可从药品出入库登记本上获得 记录每季度当天的库存量2 平均月消耗量 从库存控制卡中获得 平均月消耗量的计算应至少收集1年的数据3 过期破损信息 从药品出入库登记本中获得该季度药品过期破损的情况4 断货天数 从库存控制卡中获得该季度药品断货的天数5 最后一天库存量 可从药品出入库登记本上获得 记录每季度当天的库存量 第二部分电子表 电子表是试点省 河南 推出 TB CDC推荐的 用于手工表的补充完善和监测时使用 对于电子表的要求 省 市 县三级都要掌握 电子表共分库存控制卡 领取 调出 申请单 消耗量测算法 病人数量测算法和使用核查5部分 1 库存控制卡 每月测算1遍 与手工卡同时进行 可直接用电子卡测算后打印代替手工卡 2 领取 调出 申请单 每次申请领取药品前测算 作为填写 领取 调出 申请单 的依据 3 消耗量测算法和病人数量测算法 其基本数据来源于 库存控制卡 用于年度药品需求量的测算 4 使用核查 属于监测内容之一 县级在每季度完成 监测信息季报表 内容之后使用 用于本单位药品使用和管理工作的评价 市级在每次督导时用此电子表复核 第三部分其他相关表格 库房账本 只省级使用 药品督导清单 作为试点推广地区省市两级必须完成的督导内容 谢谢大家