办公软件高级应用-word高级应用.ppt

第二章Word高级应用 2 2 2 2 Word使用 输入和编辑文字 处理图片制作表格 打印文档等 二八原则 80 的Word用户只使用Word全部功能的20 左右 Word高级应用 对Word更高层次探索 提高办公自动化工作效率 在工作成果中享受艺术和技术完美结合 周以真 我们应当传播计算机科学的快乐 崇高和力量 致力于使计算思维成为常识 2 1Word概述 2 3 2 3 学习Word高级应用 需要转换观念 尝试技能应用 更应当尝试用一种新的思想 新的视角 新的方法来研究和学习 带着专业精神和艺术感去设计一个长文档 寻找最适合自己的创作平台和修订平台 用研究的心态 快乐的心情去使用Word 尝试用节来组成文档 尝试用样式去驾驭格式 尝试追求自动化的Word享受 2 1Word概述 2 4 2 4 案例一 制作名片1 案例背景名片不仅是一种身份的象征 而且是名片持有者与客户进行交流的重要方式 2 2版面设计 2 5 2 5 2 学习目标 知识点 通过本案例的学习 一是掌握使用Word制作名片的方法 二是在案例的制作过程中学习和掌握以下几个功能的综合应用 2 2版面设计 插入Word文档对象 设置内嵌Word文档页面大小 绘制图形 插入图片 并设置和调整图片 制作艺术字 并对艺术字进行设置和改变形状 插入文本框 并对文本框进行设置和调整 制作文字的双下画线效果 退出嵌入式文档的编辑状态 2 6 2 6 3 制作流程图 2 2版面设计 2 7 2 7 4 内嵌Word文档技术内嵌Word文档 在现有的Word文档中插入一个Word文档对象 然后可以进入已插入的文档对象内部进行正常的Word编辑操作 优点 更好地将名片包含的各个零散部分组织起来成为一个整体 不会发生内部元素错位的现象 以便于打印和复印 2 2版面设计 Word2003 插入 对象 MicrosoftWord文档Word2007 插入 文本 对象 MicrosoftWord文档 2 8 2 8 5 案例效果图 2 2版面设计 2 9 2 2版面设计 2 10 2 10 2 2版面设计 2 11 2 11 2 2版面设计 2 12 2 12 2 2版面设计 2 13 2 13 案例二 制作宣传小报 图文混排 1 案例背景宣传小报的表现形式是版面 版面少的有两版 多的有十几版 宣传小报总体排版效果 版面内容均衡 图文并茂 颜色搭配合理 2 2版面设计 宣传小报版面设计 要生动 活泼 新颖 尽量做到图文并茂 注意版面的整体规划 艺术效果和人性化创意 给读者以形式美感 2 14 2 14 2 知识点 技能点页面设置 页边距 版心设置纸张 大小和规格版式 页眉和页脚垂直对齐页面边框文档网格 网格线文字方向页面栏数 2 2版面设计 2 15 2 15 拼页打印技术将两张A4纸的内容打印到一张A3纸上 页面设置 纸型设成A3 并横向 页边距选项卡 拼页虽然打印预览仍显示两张A4的内容 实际打印时将按照A3打印 2 2版面设计 2 16 分节技术为了版面设计的多样化 可将文档分割成多节 每节可以设置不同的节格式 2 2版面设计 节作为文档版面设计的最小有效单位 可以为节设置页边距 页面边框 页眉和页脚等 节操作主要通过插入分节符来实现 下一页 新节从下一页开始 连续 新节从同一页开始 偶数页 新节从下一个偶数页开始 奇数页 新节从下一个奇数页开始 2 17 分栏技术分栏常用于报纸 杂志和论文排版中 它使页面排版非常灵活 阅读方便 2 2版面设计 文档分栏有3种情况 将整篇文档分栏 将本节分栏 将所选文本分栏 分栏的使用方法 Word2007 页面布局 页面设置 分栏Word2003 格式 分栏常用工具栏的分栏图标文件 页面设置 文档网格 文字排列 2 18 文本框 设置边框格式 选择填充色 添加阴影以及设置字体格式和段落格式等 艺术字 以图形方式展示文字 具有美术效果 能够美化版面 阴影 三维设置 图片 表格 分隔线等 2 2版面设计 2 19 3 案例效果图 2 2版面设计 2 20 2 2版面设计 2 21 2 2版面设计 2 22 2 22 案例三 求职简历的设计与制作1 案例背景求职简历是每位求职者迈向社会 进入企业的名片和问路石 是企业认识自己的媒介 是展示自己的平台 本项目讲解求职简历的设计 制作技术和撰写方法 从中领略Word中图形 图像类对象的操作和编辑的强大功能 2 2版面设计 求职简历的组成 简历封面 个人简历 自荐信 2 23 2 23 2 简历封面的设计与制作简历封面是最先映入招聘者眼帘的部分不同寻常的简历封面会给人留下第一印象 2 2版面设计 2 24 知识点 技能点 简历封面的组成 插入艺术字及艺术字格式设置 添加文本框及文本框格式设置 插入图片及图片格式设置 版面布局和色彩搭配 2 2版面设计 版面设计时将自己的创造力和想象力融入到简历封面中 展示自己的个性和特色 设计制作风格各异的简历封面 2 25 2 25 简历封面的组成 标题 个人信息以及副标题 校名 背景图 插图等 副标题 给我一个机会回报一片精彩 要求 主题突出文字醒目信息完整色彩搭配合理 2 2版面设计 2 26 2 26 色彩搭配 各种色彩象征意义 红色 热情 活泼 热闹 温暖 吉祥等橙色 光明 华丽 兴奋 甜蜜 快乐等黄色 明朗 愉快 高贵 希望 发展等绿色 新鲜 平静 安逸 柔和 青春等蓝色 深远 永恒 沉静 理智 诚实等紫色 优雅 高贵 魅力 自傲 轻率等白色 纯洁 纯真 朴实 神圣 明快等灰色 谦虚 平凡 沉默 中庸 寂寞等黑色 崇高 严肃 刚健 坚实 粗莽等 2 2版面设计 2 27 2 27 3 个人简历的设计与制作设计良好 表达清晰 内容完整的个人简历 给自己提供与企业交流沟通的机会 个人简历的组成 2 2版面设计 2 28 2 28 个人简历应重点介绍的信息 本人基本信息 教育背景 工作经历 获奖状况 外语 计算机水平 技能特长 兴趣爱好 求职意向 自我评价等 个人简历中各部分文字格式 标题 居中 大字 美观小标题 左对齐 项目符号 段前距内容 左缩进 坐对齐 间隔均匀相片文本框 大小 位置 文件加密 工具 选项 安全性选项卡 2 2版面设计 2 29 个人简历类型 2 2版面设计 时间型简历 它强调求职者的工作经历 多数应届毕业生都没有参加过工作 所以这种简历不适合毕业生使用功能型简历 它强调求职者的能力和特长 不注重工作经历 因此对毕业生来说是比较理想的简历类型 专业型简历 它强调求职者的专业 技术技能 也比较适用于毕业生 尤其是申请那些对技术水平和专业能力要求比较高的职位 这种简历最为合适 业绩型简历 它强调求职者在以前的工作中取得过什么成就和业绩 对没有工作经历的应届毕业生来说不合适创意型简历 它强调的是与众不同的个性和标新立异目的是表现求职者的创造力和想像力 它适合于广告策划文案 美术设计 从事方向性研究的研发人员等职位 2 30 设计制作个人简历的工作流程 2 2版面设计 新建文件 另存 命名 设置页面格式 撰写并录入个人简历的全部内容 标题 小标题 各部分内容等 设置标题 小标题 各部分内容格式 根据文稿字数 设置合适的字体 字号 行距 查看整体效果 页面布局 修改 调整各部分格式 2 31 百度 个人简历可以是表格的形式 也可以是其他形式 个人简历一般应包括以下几个方面的内容 个人资料 姓名 性别 出生年月 家庭地址 政治面貌 婚姻状况 身体状况 兴趣 爱好 性格等等 学业有关内容 就读学校 所学专业 学位 外语及计算机掌握程度等等 本人经历 入学以来的简单经历 主要是担任社会工作或加入党团等方面的情况 所获荣誉 三好学生 优秀团员 优秀学生干部 专项奖学金等 本人特长 如计算机 外语 驾驶 文艺体育等 2 2版面设计 2 32 样文 2 2版面设计 2 33 2 2版面设计 2 34 2 34 4 自荐信的撰写与排版自荐信是用人单位认识 发现 赏识自己的媒介 一份好的自荐信有助于求职者达到理想心愿 找到一份称心如意的工作 学习资料 自荐信的写法和样文 互联网选取 2 2版面设计 自荐信的组成部分及各部分对应的格式 标题 居中 2 3号 隶书等 称呼 左对齐 正文 首行缩进 自荐人 右对齐 日期 右对齐 2 35 2 2版面设计 制作自荐信的工作流程 新建文件 设置页面格式 撰写自荐信内容 标题 称呼 正文 自荐人 日期 设置自荐信各部分格式 根据文稿字数 设置合适的字体 字号和行距 查看整体效果 页面布局 修改和调整各部分格式 2 36 样文 2 2版面设计 2 37 2 2版面设计 实验要求 完整地设计制作一份自己求职所需的求职简历 包含简历封面 个人简历 自荐信 可以附上各种资格证书 荣誉证书 等级证书 实践证明等的复印件 也可以附上职业装相片 实践工作相片等 装订成一本标准的求职简历材料 上网查询各种求职简历的封面 学习 体会和领悟封面的制作方法 感受求职简历封面的组成部分和设计意图 根据自己的特点 性格和喜好 结合将来的求职意向 设计制作一张求职简历的封面 要求 主题突出 文字醒目 信息完整 色彩搭配合理 设计意图新颖 别致 简洁 2 38 上网查询各种格式 各种类型的个人简历 学习 体会和领悟简历的设计思路 感受个人简历的表达意图和信息介绍的重点 学习个人简历的撰写方法 根据自己的实际情况 结合将来的求职意向 设计制作一份个人简历要求 内容完整 全面介绍自己各方面信息和特长 表达真实恰当 在构思 版面设计上有新意 有创新 有个性 上网查询各种自荐信 学习 体会 领悟自荐信的撰写方法 感受自荐信的撰写方法和表达意图 根据自己的实际情况 以及自己的特色和优势 结合自己将来的职业生涯的定位 撰写一封切合实际 表达真情实感的自荐信 2 2版面设计 2 39 一 邮件合并简介将Word文档与数据库集成应用的一个典型案例 它可在Word文档中插入数据库的字段 将一份文档变换成许多文档 2 3邮件合并 主要应用领域 批量打印信封 按统一格式 将电子表格中的邮编 收件人地址和收件人打印出来 批量打印信函 请柬 从电子表格中调用收件人和称呼 内容基本固定不变 批量打印工资条 从电子表格调用数据 批量打印个人简历 从电子表格中调用不同的字段数据 每人一页 对应不同信息 批量打印准考证 成绩单 获奖证书等 2 40 二 邮件合并的使用方法 2 3邮件合并 1 制作主文档 如信函 邀请函等 2 准备数据源 支持Excel Access Word文档等多种格式 如会员表 xls3 通过邮件合并功能将两个文档连接后生成新文件 可以打印或Email发出 Word2003 工具 信函与邮件 邮件合并Word2007 邮件 开始邮件合并 邮件合并分步向导 按向导逐步完成邮件合并 2 41 案例四 制作商务信函1 背景实际工作中经常会处理内容基本相同 只是具体数据有所变化的文件 如果一份份编辑打印会很麻烦 且重复的劳动易出错 2 3邮件合并 邮件合并涉及两个文档 Word主文档 所有邮件相同的内容 Excel文档 数据源 变化的信息 包括收件人的称呼 地址等 2 42 2 解决方法商务信函的主体是以通知的形式向每一名会员发函通知会员卡升级 制作主文档 2 3邮件合并 尊敬的XXXXX 您好 截止2011年12月31日 您在明珠商场消费积分超过1000分 您由XX会员升级成为我公司XX会员 成为XX会员后 您所享受的服务级别有所提升 具体内容敬请参阅 明珠商场会员手册 在春节来临之即 明珠商场全体员工向您致以最真诚的问候 祝您身体健康 心想事成 明珠商场客服部2012年1月4日 2 43 制作一个记录会员信息的数据表格 2 3邮件合并 通过邮件合并连接两个文档并产生商务信函 通过信封制作向导制作信封并进行批量打印 2 44 通过邮件合并连接两个文档并产生商务信函 工具 信函与邮件 邮件合并1 6信函 2 6使用当前文档 3 6浏览数据源4 6撰写信函 5 6预览信函 6 6完成合并 编辑个人信函 2 3邮件合并 2 45 通过信封制作向导制作信封并进行批量打印 邮件 创建 中文信封信封制作向导 打开数据源 选择文字 插入域信封界面整理 查看合并数据 合并到新文档 2 3邮件合并 2 46 三 域邮件合并中姓名随数据而变 是Word中域的应用 域就象是一段程序代码 文档中显示的内容是域代码运行的结果 域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信封 标签的占位符 可能发生变化的数据包括了目录 索引 页码 打印日期 文件大小 总页数 在邮件合并文档中收信人单位 姓名 头衔等 2 3邮件合并 2 47 47 1 域的组成域代码 域名 域参数 域开关通用格式 域名 域参数 域开关 例如 DATE yyyy年mm月dd日 AUTHOR Upper 2 3邮件合并 2 48 48 2 域的概念 2 3邮件合并 域名 域的标识名称 如DATE TIME PAGE域代码 域名及其相关的定义符组成的一串指令 域开关 特殊的指令 在域中可引发特定的操作 域标记 一对花括号 任何一串域代码都需要放置到域标记里才能被Word识别 若花括号不是通过域命令自动生成的而是手工输入的 不能用键盘上的括号直接录入 必须使用Ctrl F9键来生成 域结果 通常在文档中显示的是域结果 域底纹 指域代码或域结果下突出的灰色底纹 可以通过命令选项来控制域底纹的显示 具体方法 工具 选项 视图选项卡 2 49 49 3 域的分类 2 3邮件合并 Word提供了9大类共73个域 编号 等式和公式 链接和引用 日期和时间 索引和目录 文档信息 文档自动化 用户信息 邮件合并 2 50 4 域的操作 2 3邮件合并 域的插入 命令插入 如插入 页码对话框插入 插入 域键盘录入 按Ctrl F9组合键域的编辑 按Shift F9组合键 域结果切换到域代码状态 域的删除 选定域 按Del键即可 域的更新 选定域 按F9键或右击更新域 2 51 例题 有一段文本 深圳大学经济学院 需要在文档其他地方多次引用 怎样操作使得引用的内容永远保持与该文本内容一致 2 3邮件合并 将被引用的文本定义为书签 选择该文本 单击插入 书签 设置书签名为szu 在需要引用该文本的地方插入Ref域引用书签的文字 单击插入 域 链接和引用 Ref szu 选中 更新时保留原格式 域结果为 深圳大学经济学院对应的域代码是 REFszu 案例五 毕业论文写作规范及编排毕业论文的重要性 必须的教学环节 培养学生分析 解决实际问题的能力 2 4长文档排版 毕业论文写作除了要有实质性内容外 还需要有好的表现形式 以便交流和传播 毕业论文 学位论文 俗称大论文 是本科生必须完成的综合性独立作业 也是专业人才培养计划的重要 深圳大学本科生毕业论文撰写规范及要求下载路径 深大主页 教务信息 办事指南 表格下载 学生适用 应届毕业工作 毕业论文工作计算机与软件学院 毕业论文样本 2 4长文档排版 深圳大学毕业论文的基本结构 2 4长文档排版 1 前置部分封面 下载 诚信声明 下载 论文目录2 主体部分中文摘要 中文关键词正文 注释与参考文献 致谢英文摘要 英文关键词3 附录部分 非必需 某些重要的原始数据 图纸等 一 版面设计毕业论文版面设计包括 页面设置视图设置分割符设置页眉页脚设置 2 4长文档排版 1 页面设置 Word2007 页面布局 页面设置 Word2003 文件 页面设置 2 4长文档排版 版心区尺寸 A4 上 下边距 2 54左 右边距 3 17 57 2 视图方式 Word2003 视图菜单切换或窗体左下角切换Word2007 视图菜单切换或窗体右下角切换 普通视图 速度快 显示部分页面视图中不显示的文本格式Web版式视图 显示文档在Web浏览器中的外观页面视图 文档的显示与实际打印效果相同大纲视图 以大纲形式提供文档内容的独特显示阅读版式视图 优化阅读体验文档结构图 2 4长文档排版 3 页眉和页脚 Word2003 视图 页眉和页脚Word2007 插入 页眉和页脚 页眉 页脚 页眉 图书 杂志或论文的每页上方的章节标题或页码 页脚 每页下方的日期 页码 作者姓名等 深圳大学毕业论文规定 页眉 深圳大学毕业论文 题目页脚 第 页共 页 2 4长文档排版 4 分隔设置 Word2003 插入 分隔符Word2007 页面布局 页面设置 分隔符 Word文档中 文字和标点组成了段落 一个或者多个段落组成了页面和节 段落与段落的分隔 换行符页面与页面的分隔 分页符节与节的分隔 分节符分栏符 调节分栏页面中的文字排版多种分隔符组合应用 使得版面设计更为灵活 2 4长文档排版 二 样式设置初级Word文字处理是点击菜单逐一调整格式 高级Word排版作业则是把多种格式设置统一起来命名成为样式 并对样式加以设置或修改 样式是指一组已命名的格式组合 或者说 样式是应用于文档中的文本 表格和列表的一套格式特征 每种样式都有唯一确定的名称 2 4长文档排版 61 样式设置包括 1 样式可使用内建样式 套用标题样式 列表 页眉等样式 可自定义样式 创建摘要与关键词 参考文献 封面文字等样式 2 脚注和尾注为文档中的专有名词创建脚注 为参考文献创建尾注 Word内建脚注引用 脚注文本 尾注引用 尾注文本四种样式 2 4长文档排版 62 3 题注为文档中的图片 表格 公式等添加注释 可根据标题样式设置题注自动编号 4 交叉引用将文档正文与各注释项 编号项 书签 标题建立引用 可保持自动更新 5 目录可根据标题样式 大纲级别 自定义样式自动生成目录 可根据题注标签和编号创建图表目录 2 4长文档排版 63 根据深大毕业论文撰写要求设计样式 2 4长文档排版 一级标题 字体不大于三号 黑体加粗二级标题 比一级标题小半号 黑体加粗三级标题 比上一级标题小半号 黑体加粗正文内容 五号宋体以上内容一律单倍行距 段前段后0 5行 两端对齐排版 64 文档注释 Word2003 插入 引用 脚注Word2007 引用 脚注 脚注 每页底部 对文档某些专有名词或术语的注释尾注 位于文档结尾 用于列出参考文献 2 4长文档排版 65 目录 2 4长文档排版 目录是文档中各级标题以及页码的列表 通常放在文章之前 创建目录 插入 引用 索引与目录修改目录 更新目录 66 三 文档修订批注和修订是用于审阅他人文档的两种方法 论文写完后发给指导教师 返回后发现有批改痕迹 此即Word文档修订功能 2 4长文档排版 批注 对文档一部分内容所做的注释 或对文本提出质疑时使用 修订 对文档中所有编辑更改位置进行标注 视图 工具栏 审阅 审阅工具栏 67 1 批注操作批注适用于多人协作完成一篇文档的情况 批注显示在文档的页边距或审阅窗格中的气球上 不会被打印出来 2 4长文档排版 插入批注 选择对象 插入 批注修改批注 右击对象 编辑批注删除批注 单个批注 所有批注 指定审阅者批注显示或隐藏批注 审阅工具栏 显示 批注切换 68 2 标记修订启用修订功能 可以对文档中所做的任何操作进行标记 修订启用操作 工具 修订 2 4长文档排版 3 查看修订和批注审阅工具栏 前一处修订或批注按钮后一处修订或批注按钮审阅窗格按钮 4 审阅修订和批注接受修订 接受所选修订下拉菜单拒绝接受修订 拒绝所选修订下拉菜单审阅批注 批注只是建议 若需要可进行复制和粘贴操作 2 4长文档排版 5 打印文档的修订表文件 打印 打印对话框打印内容 显示标记的文档 文档 6 保护文档第一层保护 工具 选项 安全性打开文件时的密码修改文件时的密码第二层保护 工具 保护文档2 编辑限制3 启动强制保护 2 4长文档排版 7 比较并合并文档没有设置保护功能 有人对文档进行修改 怎样能找到修改处呢 操作方法 打开原稿 工具 比较并合并文档 论文修改稿 合并按钮 2 4长文档排版