英语应用文写作-备忘录.ppt

Part5 Memos Activities P d f1 备忘录 Memos 备忘录是一种录以备忘的公文 在公文函件中 它的等级比较低 它是公司内部最基本最常用的一种传递方式 主要是用来提醒 督促对方或就某个问题提出自己的意见或看法 在业务上 它一般用来补充正式文件的不足 备忘录通常由公司统一制成标准表格 Sample Thefollowingisamemorandum Pleasereadandtrytounderstandit MemorandumTo Mr Smith themanagerFrom CarlDate May6th 2007Subject Symposium 讨论会 InordertostrengthenSino foreigncooperation asymposiumwillbeheldattheconferencehallinSept 25 at9 00a m Pleaseprepareforitandbethereontime Cc Amada Hamsun P d f2 备忘录收笺人 经理史密斯先生发笺人 卡尔日期 2007年5月6日事因 讨论会为了加强中外合作 将于9月25日上午9点在会议厅召开讨论会 请做好准备并按时到会 抄送 安默达 哈姆森 通过上面的样例 可知备忘录的基本格式和要求如下 P d f0 在上表中 From一栏中的发笺人和To一栏中的收笺人可以是姓名后加其职位和部门 也可只写职位 收笺人的姓名前加上Mr Mrs Ms Dr 等 而发笺人的姓名前则不写 Subject 事因 一般用名词或动词词组等作简要叙述 Body 正文 是备忘录的主要部分 应力求简明扼要 最后 结束语时不用签名 如果该备忘录同时还发给其他人 在末端Cc 或C 抄送 之后写上其姓名即可 P d f01 SentencepatternsaboutwritingmemosIwouldliketoremindyou 我想提醒您 Youareremindedthat 特提醒您 From Idiscoveredthat soIsuggested从 我发现 因此我建议 that Mr Wangisremindedthat 特提醒王先生 Ihavethepleasureofannouncingthat 我荣幸地宣布 Pleasegiveher whenshestarts 当她 请给予 I mverygladtohavethepleasureto很高兴有此荣幸提醒您 remind P d f02 NamesofmemosgiverSalesManager销售部经理AssistantSalesManager销售部经理助理SalesAccountant销售部会计ManagingDirector管理部主任Officedirector办公室主任 NamestowhommemosaregivenDepartmentalManager部门经理RegionalSalesManager地区销售经理QualitycontrolManager质检部经理Headmaster校长 P5acti t Activity1 Activity2 acti t1 1 Thefollowingisapartofamemo PleasecompleteitaccordingtotheChineseinformationgivenbelow To From Date 2007年6月3日 Subject Re 安装电话 Dearsir Sincewehavebeen 与隔壁办公室共用一个电话 inconveniencehavebeencausedtobothofourtwooffices 随着业务增多 moretelephonesarebadlyneeded NowIwouldliketoremindyouofthismatterand 希望尽快得到解决 Sincerelyyours LiMing June3rd 2007 Installationofatelephone sharingatelephonewithournext dooroffice Asourbusinessisincreasing hopethatitcouldbesolvedassoonaspossible acti t2 2 WriteamemoaccordingtotheChineseinformationgivenbelow 2007年高风向质检部经理报告 2007年2月3号 在检测抗菌素3号时 发现了一些质量问题 他建议停止生产这种药 以保护消费者的安全 MemorandumTo From Date Subject wordsforreferences 抗菌素3号No 3Antibiotic质检部QualityControl QualityControlManager GaoFeng February3rd 2007 AboutNo 3AntibioticAttoday stest IdiscoveredthattherearesomeproblemswithNo 3Antibiotic Isuggestthemedicineshouldbestoppedbeingproducedtoensuretheconsumers safety