英文书信格式规范.ppt

Lecture8EnglishLetters 书信是应用文主要考试题型 包括自荐信 邀请信 投诉信 感谢信 介绍信 说明书 推荐信 求职信 祝贺信等 如2001年6月 写一封信给一位校友 对度假安排提出建议 以及2002年1月 要求就本校食堂的状况给校长写一封信 书信写作格式非常重要 格式不正确往往是很多考生失分的主要原因 一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分 信头 Heading 信内地址 InsideAddress 称呼 Salutation 正文 Body 结束语 ComplimentaryClose 签名 Signature 附件 Enclosure 副本转送 CarbonCopies 再启 Postscript 等 英文书信的组成部分 一般包括写信人的地址和写信日期 一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码 传真和邮政编码等 西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名 职务和职称 信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处 何时发出 便于复信和查阅 写信头时 先写发信人的地址 然后写其他项目和发信日期 具体次序是 第一行写门牌号和街名 第二行写区名 市 省 国家名 国家名前加上邮政编码 国家名称后面可以加上电话号码 最后一行写发信日期 信头 ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing 100044People sRepublicofChinaTel 86 010 51688719Aug 20 2009 美式 579QianwangangRoadHuangdao Qingdao ShandongPeople sRepublicofChina20Aug 2009 英式 并列式 斜列式 信内地址即收信人的姓名和地址 它要写在信纸的左上角 低于写信人地址和发信日期一两行写 其书写顺序是 先写收信人姓名 头衔和单位名称 占一二行 然后写地址 可占二至四行 信内地址 Mr WilliamWood81FifthStreetWashingtonD C 10038U S A Mr WilliamWood81FifthStreetWashingtonD C 10038U S A 并列式 斜列式 JuniorClass1Dept ofEducationShandongUniversityNo 579QianwanRoadQingdao 266000Apr 6 2008 信头寄信人的地址和日期 ZhiyuanMiddleSchool No 579QianwanRoadQingdao 266000 信内地址收信人地址 DearMr Wang 称呼 LearningfromMr Zhou ateacherin 正文每段开头右缩进约五个字母 Sincerelyyours LiWei 结束语及签名正文下一 二行处 Encl PersonalResume 关于称呼 不认识的人 DearSir Madam认识但不熟悉的人 DearMr Mrs Ms Dr Prof Smith朋友 DearMary 关于结束语 写给机关 团体或不认识的人 Yourstruly Trulyyours Yoursfaithfully Yourssincerely 写给长者或上级 Yoursrespectfully Respectfullyyours Yoursobediently 朋友或亲戚 Yours Everyours Yoursever Yoursaffectionately Lovinglyyours Much Love WithLove Yourdevotedfriend 信件常用称呼和落款用法 附件信件若有附件 应在左下角注明Encl 或Enc 若多个附件 则应写Encls 副本转送信件若有副本转送 应在左下角注明CC 再启再启部分用来补充正文中遗漏的话 一般应尽量少用 正式的文件中更应避免使用 如果有可用P S 补叙 并列式 齐头式 正排式这种格式的要领 每个要素都从左边开始排列 每一行都不向右缩进 因而整封信的左边成一垂直线 右边参差不齐 单倍行距 段与段之间要空一行 这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式 YourName Adress Phone Date Re Towhatthisletterrefers CERTIFIEDMAIL PERSONAL Recipient sName CompanyName Address Attention Recipient sName Dear Body Sincerely Signiture Encl cc 信封的写法 WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei 230009Anhui China 寄信人姓名地址 寄件人姓名地址 Dr WilliamJones 收件人姓名 UniversityofPittsburghPittsburgh15213 收件人地址 英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则 Completeness 完整 Clarity 清楚 Concreteness 具体 Conciseness 简明 Correctness 正确 Courtesy 谦恭 Consideration 谅解 1 完整一封完整的书信 有助于建立和表达友善关系 可以避免由于疏漏所导致的诉讼 一封书信写得是否完整 建议用5个W来检验 例如在定货信中 必须明确说明 1 需要什么商品 Whatyouwant 2 何时需要 Whenyouneedthegoods 3 货物发到何地何人收 toWhomandWherethegoodstobesent 4 如何付款 Howpaymentwillbemade 5 为什么 Why 如拒绝对方的要求 或对对方提出要求时应说明理由 2 清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚 以免对方产生误解 例如 原句 Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity 改为 Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009 3 具体书信中的具体原则指信要写得具体明确 特别是答复对方要求的信 一定要具体 如对电报 电传的日期 号码等要交代清楚 例如 原句 Wewishtoconfirmourtelegramyesterday 改为 WeconfirmourtelegramofMarch18 4 简洁书信应行文流畅 言简意赅 避免冗长 例如 原句 Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter 改为 Weapprciateyourletter 5 正确英文书信中 除了避免语法 拼写 标点错误外 所引用的史料 数据等也应准确无误 6 谦恭语言要有礼且谦虚 及时回信也是礼貌的表现 7 谅解写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求 而不是从自身出发 语气上更尊重对方 例如 原句 Wewon tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth 改为 Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty 特殊信函 1 投诉信 开头段 说明与收信人的相关性 并标明写作意图 主体段 写明投诉的原因 要展开说明 可以说具体理由 也可以说问题的具体体现方式 此外 提出你对如何改进或解决问题的建议 清楚地表明你希望问题如何得到解决 结尾段 表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈愿望 并对有关人员作出的努力表示感谢 希望尽快得到满意的答复 特殊信函 1 投诉信 Dear NowIamwritingtocomplainabout ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere Firstly Moreover Worseofall Ibelieve Itisnotproperlysettled IwouldcomplaintotheConsumers Association Atthesametime Isincerelyhopethat Iwouldbegladtosee andIlookforwardtoadaywhen 句型 Iamwritingtoyoutocomplainabout Toimprovethissituation itisadvisabletotakethefollowingmeasure Foronething Foranother Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible 特殊信函 2 求职信 开头段 说明信息来源 并说明写作意图 主体段 介绍相关工作经历 学习经历及个人本性 以表明你可以胜任这个职位 结尾段 表示强烈的期盼 并希望尽快得到答复 特殊信函 2 求职信 DearSirorMadam Iwishtoapplyforthepositionfor thatyouadvertisedin Iamastudent andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob Ihaveafairmasteryof Asforexperience Therefore Iamconfidentthat Incidentally couldyoupleaseinformmeof Ihope Icanbereachedat Thankyouforconsideringmyapplicationagain Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually meetingyou 句型 Ihavereadyouradvertisementin 刊物名 of 时间 forasecretary andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience 特殊信函 3 询问信 开头段 说明写作意图 说明写这封信的目的是寻求什么样的信息或帮助 主体段 询问具体问题 强调所需信息的重要性 结尾段 表达获取信息的强烈期盼 提供联系方法以供收信人与你联系 并对有关人员表示感谢 特殊信函 3 询问信 DearSirorMadam Iamwritinginthehopethat Iamastudentmajoringfor who Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause Furthermore Inmysparetime Specifically Iwouldliketo Ifpossible Iwouldliketo Iwouldbemuchobligedtoyouif AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience 句型 Iwouldliketoinquireaboutsomeinformationon Ishallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerning Iamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience 道歉信句型 Imustapologizetoyoufor Pleaseacceptmysincereapologyfor oncemore 感谢信句型 Iamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduring Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords IwishIcouldrepayitsomeday 邀请信句型 Iampleasedtoinviteyourtoparticipatein tobeheldform to in Iamlookingforwardtoyourreply andeventuallyseeingyou 求学信句型 Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience 推荐信句型 Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine Mr Miss tobeanidealcandidatefor Ifanyfurtherinformationabouthim herisrequired pleaseletmeknow ARequestforStudyingAbroad DearSirorMadam IamwritinginthehopethatImayobtainanopportunitytopursuemystudyinmathematicstowardmasterdegreeinyouruniversity MynameisWangFri anundergraduatestudentoftheDepartmentofScience ShandongUniversity Nextyearinthesummer IwillgraduateandgetmyBSdegree IchosePrincetonUniversitybecauseitisoneofthemostoutstandinguniversitiesintheworld especiallyinthefieldofmathematics Undertheinstructionsoffirst classprofessorsandinanintenseacademicatmosphere Icangetaccesstoalotofprofoundknowledgeandbringmypotentialintofullplay Ibelievemysolidacademicbackgroundwillmeetyourgeneralentrancerequirementsforgraduatestudy IwillappreciateitverymuchifyoucouldsendmetheGraduateApplicationForms theApplicationFormforScholarships adetailedintroductiontotheSchoolofScience andotherrelevantinformation Iamlookingforwardtohearingfromyousoon Sincerelyyours WangFei 写作实践 Directions Forthispart youareallowedthirtyminutestowritealetterrequestingforhelp Yourcompositionshouldbenolessthan120wordsandbebasedonthefollowingcontextinChinese 你的一位朋友小王将去旧金山 你写信给住在旧金山的另一位朋友Peter 希望他能抽出一些时间招待一下小王 在信中 介绍小王的情况 他将在一月七号到达 停留一周左右 他的职业 性格 爱好等