英文Memo备忘录写作指南及范例.ppt

Memo Memo Definition 也称公务便条 公司 团体内部各部门之间最普通的书面交流方式 Format 由标题和正文两部分组成 标题 收文人 发文人 发文日期 主题Note 备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开 或空两格 正文部分通常不需称呼 Sincerelyyours等结束语 说明具体内容即可 文字要求明白易懂 不必太正式 但也不能过于口语化 正文之后无需写祝福语 HowtowriteaMemo MemoTo From fullname positionDate Subject 名词结构 Keytotheexercise I dliketoremindyouTodealwith handletheincreasingdailymailsfromandtooverseascompaniesandenterprises SolveitASAP 请以教务处的名义给学院全体师生发一份内部通知时间 2013 4 24主题 五一劳动节放假安排正文 为了庆祝五一国际劳动节 我院将于2013 4 29到5 1放假三天 2013 4 29和2013 4 30的课调至2013 4 27和2013 4 28补上 Example1 2006年6月B级实考题 假如你是销售部经理JohnGreen 请以JohnGreen的名义按照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知主题 讨论2006年度第三季度销售计划 通告时间 2006年6月16日MemoTo ManagersofallthedepartmentsFrom JohnGreen TheSalesManager Date June16th 2006Subject Discussiononthesalesplanofthe3rdquarterin2006 内容 本部门已制定2006年第三季度的销售计划 将于2006年6月19日下午1 00在本公司会议室开会 讨论这一计划 并希望各部门经理前来参加 如不能到会 请提前告知本部门秘书 Ourdepartmenthasmadethesalesplanofthe3rdquarterin2006 Todiscusstheplan ameetingwillbeheldintheConferenceRoomofourcorporationat1 00p monJune19th 2006 内容 本部门已制定2006年第三季度的销售计划 将于2006年6月19日下午1 00在本公司会议室开会 讨论这一计划 并希望各部门经理前来参加 如不能到会 请提前告知本部门秘书 Itishopedthatmanagersofallthedepartmentswillcometothemeeting Ifanyonecannotattendit pleasenotifythesecretaryoftheSalesDepartmentinadvance Example2 假设你是建设银行办公室主任Henry 请你给银行全体员工写一则备忘录 时间是2011年4月20 通知银行办公时间的调整情况 从五月一日起 银行本部上午上班时间不变 下午改为2 00到6 00 各储蓄所营业时间仍然为8 00到5 00 望各自遵照执行 如有新的情况 及时与办公室联系 AfterMay1 theofficehoursthebankwillbeadjustedasfollows Atbankheadquarters inthemorning officehourremainthesame Intheafternoon officehoursarefrom2 00to6 00 Thebusinesshoursofeverysavingsofficeremainthesame thatis from8 00a m to5 00p m Allclerksareexpectedtoobservethenewtimetable Ifanyquestionsoccur pleaseconsulttheAdministrativeOffice Example2 MemoTo AllclerksFrom Henry DirectorofAdministrativeOffice BankofConstruction Date April20 2011Subject OfficeHourAdjustment 比较 HowtowriteaNote Format To Time Message From Example 按电话留言的格式和要求 以秘书Helena的名义 给Mr White写一封电话留言 内容包括 来电人 Honeywell公司的Mr Johnson来电时间 2011年1月18日上午10时事由 明天要出差去北京 因此原定于后天上午的约会只能取消 等出差回来后再约见面时间 To Mr WhiteTime 10a m January18 2011Message Mr JohnsonofHoneywellwillleaveforBeijingonbusinesstomorrow HehastocancelhisappointmentwithyouonthemorningofJanuary18 hewillcontactyouforanotherappointmentwhenheisbackFrom Helena secretary SectionDAppliedWriting MemoTo MaryFosterFrom JohnSmithDate September20 2005Subject computerI dliketoremindyouthatourofficeisinneedofanewcomputertohandletheever increasingmailsfromoverseasfirmsandenterprises Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible Thankyou