企业行政管理标准流程.doc

.第八章 行政管理8.1资料管理流程设计 8.1.1流程设计目的 资料管理是企业行政办公的主要工作内容之一，对企业经营活动的开展有着非常重要的影响，因此企业应该重视资料管理流程的设计工作，该项工作的具体目的如图8-1所示。目的1 规范企业资料管理工作，有效地利用和保护资料，防止资料泄露或遗失资料管理流程设计目的目的2 系统整理企业各项经营管理轰动的历史记录，为今后决策提供依据目的3 逐步实现企业资料管理的规范化、标准化和程序化，提高企业资料管理水平图2-1 资料管理流程设计目的说明8.1.2 流程结构设计细聊管理流程的结构可按照不同字了得类型（如图书馆资料、报刊、技术资料、办公文件等） 来设计，同时针对资料管理的主要职能模块（如管理、借阅、销毁等）分别设计子流程，具体到每个流程，则分别设置“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”3部分内容。资料管理流程的结构设计范例如图8-2所示。8.2文件资料管理流程与工作标准 8.2.1文件资料管理流程图流程名称门行政部主办部门文件资料管理流程接收/收集整理文件资料文件资料移交登记定期清理文件总经理行政经理行政人员文件资料接收部门/单位权限外审批是审批审批否整理文件资料2.接收文件资料3.分类整理资料接收/发送5.文件资料发放登记6.移交文件资料8.提供借阅7.文件资料记录归档9.定期清理文件资料结束1.收集文件资料分发？开始借阅文件资料接收文件资料配合签发日期签发人编修部门8.2.2文件资料管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具接收/收集整理文件资料1（1） 确定需要向外部发送的文件资料（2） 在相关部门或单位的配合下手机有关的文件资料 资料管理制度2接受外部或内部发送的文件资料3（1） 将接受的文件资料按来源（内部、外部）及内容等进行分类（2） 分类整理出需分发给企业内部相关部门或人员的文件和无需分发的文件文件资料移交登记4（1） 行政经理审核行政人员提交的需分发给企业内部相关部门或人员的文件资料（2） 行政经理将权限内审核无误的文件资料交由行政人员分发相关部门或人员，并将审核权限外的文件资料交由总经理审批 资料管理制度 档案管理制度 文件资料登记记录表5（1） 行政人员确认相关文件资料已经主管领导审批（2） 登记需发放文件资料的名称、编号、内容、内发或外发、接收人、审批人、发放日期等信息6将完成分类整理和审批的文件资料移交给相关人员、部门或单位7（1） 确认相关文件资料接收人或单位已接收文件（2） 将文件资料及发放记录编号归档8文件资料借阅管理流程参照本书8.7“文件借阅管理流程与工作标准”定期清理文件9（1） 定期清理、更新过期的文件资料（2） 文件资料销毁管理流程参照本书8.8“资料销毁管理流程与工作标准” 资料管理制度 档案管理制度8.2.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1文件资料收集 文件资料收集全面性，手机的文件资料完整、全面 文件资料收集准确度，手机的文件资料准确、匹配度高3文件资料的分类整理 文件资料内发或外发分类的正确率，目标值为100%5文件资料发放登记 文件资料发放信息登记及时率，目标值为100% 文件资料发放信息登记准确率，目标值为100%6文件资料移交 文件资料移交延误率，目标值0 文件资料移交出错次数，目标值为0次9文件资料定期清理 文件资料为定期清理次数，目标值为0次 文件资料定期清理准确度，定期清理的文件资料为过期或无需再保存的文件资料，无误将有用文件当作无用文件进行清理的情况8.3图书资料管理流程与工作标准8.3.1图书馆资料管理流程图图书资料管理流程流程名称门行政部主办部门图书资料需求审核图书资料订购图书资料入馆图书资料借阅更新行政经理行政部图书资料入馆4.图书资料编号6.图书资料归还登机与入馆5.办理图书资料借阅手续验收采购的图书资料3.采购图书资料2.编制图书资料采购单采购？1.审核图书资料使用需求借阅图书资料借阅图书资料提供信息审批7.定期更新图书资料员工财务部否结束是提出图书资料使用需求开始接收文件资料编修部门签发日期签发人8.3.2图书资料管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具图书资料需求审核1（1） 审核需求图书资料目录，需求提出者的借阅自合及节约原因等（2） 汇总图书资料需求目录，查阅企业图书馆中相关收藏 图书资料使用申请表 图书资料需求目录汇总表 图书馆收藏清单图书资料订购2（1） 确定需采购的图书资料目录（2） 编制图书资料采购单，内容包括需采购图书资料的名称、数量、单价等 图书资料采购单 企业内部申请审批制度 采购管理制度3（1） 确认图书资料采购单已经行政经理审批（2） 确认审批通过的图书资料采购目录，联系相关图书资料供应商进行采购图书资料入馆4（1） 将图书资料进行分类（2） 根据企业图书资料管理制度和图书馆资料编号表，为图书馆资料编号 企业图书资料管理制度 图书资料编号表图书资料借阅更新5（1） 确认图书资料节约申请已经主管领导审批（2） 登记所借出图书资料的名称、编号、借阅时间、借阅人、经办人等 图书资料借阅登记表 图书资料归还登记表 图书资料管理制度 档案管理制度6（1） 确认图书资料已归还（2） 登记所归还图书资料的名称、编号、归还日期、归还人、经办人等（3） 将经过登记确认的图书资料放回至图书馆相应书架7（1） 从市场上手机企业可能需要的图书资料信息，并及时汇总（2） 根据企业需求及时订购或收集、整理图书资料，做好馆藏图书资料的更新工作8.3.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1图书资料使用需求审核 审核及时率，目标值100% 审核出错次数，审核出错次数为02图书资料采购单编制 采购单编制延误天数，目标值为0天 采购单编制准确率，目标为图书资料的采购目录、数量、单价等准确无误3图书资料采购 采购及时率，目标值为100% 采购费用节约率，目标值 %以上4图书资料编号 编号及时率，目标值为100% 编号正确率，目标值为100%6图书资料归还登机与入馆 归还登机及时率，目标值为100% 归还登机出错次数，目标值为0次 入馆及时性，归还的图书资料入馆及时，无拖延情况7图书资料更新 更新及时率，目标值为100% 更新合理性，图书资料更新合理，无浪费情况8.4报刊订阅管理流程与工作标准8.4.1报刊订阅管理流程图报刊订阅管理流程流程名称门行政部主办部门报刊需求调查确定订阅目录报刊订阅订阅记录归档总经理行政经理行政部其他相关部门订阅机构审批审批6.订阅记录归档结束5.确认完成报刊订阅报刊订阅付费4.填写报刊订阅单3.确认报刊订阅目录料2.编制报刊订阅目录汇总需求1.报刊需求调查开始配合付费确定需求发送回执单审核确认提供资料签发日期签发人编修部门8.4.2报刊订阅管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具报刊需求调查1（1） 制作并发放报刊需求调查表（2） 调查、核实报刊需求 报刊需求调查表 报刊需求汇总表确定订阅目录2（1） 根据报刊需求汇总表选择与需求相关的报刊（2） 根据选择的报刊编制报刊订阅目录，提交上级领导审批 报刊需求汇总表 报刊订阅目录 企业内部申请审批表3确认经领导审批通过的报刊订阅目录报刊订阅4（1） 到报刊订阅机构领取报刊订阅单（2） 按要求填写报刊订阅单 报刊订阅单 报刊订阅费用表 报刊回执单5（1） 接受报刊订阅机构的回执单（2） 确认回执单内容，确保报刊订阅成功订阅记录归档6（1） 登记所订阅报刊的名称、份数、起止时间等（2） 将登记完毕的订阅记录归档保管 报刊订阅记录表 档案管理度8.4.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1报刊需求调查 报刊需求调查表制作合理性，调查表制作合理、操作简单 需求调查及时性，在规定时间内展开调查，无延误情况2报刊订阅目录编制 报刊订阅目录编制准确度，目录内容正确、无错误4报刊订阅单填写 报刊订阅单填写及时率，目标值为100% 填写一次性通过率，目标值为100%6订阅记录归档 归档及时率，目标值为100% 信息记录归档准确率，目标值为100%8.5技术资料保密管理流程与工作标准 8.5.1技术资料保密管理流程图行政部主办部门技术资料保密管理流程流程名称门技术资料密级确定技术资料保管技术资料维护总经理行政经理行政人员相关部门审批审批是审批审批审批结束归档保存否开始9.解密/降级?8. 定期审查、整理技术资料归档7.技术资料借阅处理6.编号归档保管5.编制技术资料密级分类明细表4.复印技术资料3.确定技术资料密级2.划分技术资料密级1.技术资料分类提交技术资料查阅技术资料签发人编修部门签发日期8.5.2技术资料保密管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具技术资料密级确定1（1） 汇总整理个部门提交的技术资料（2） 将技术资料按企业相关分类办法进行分类 企业资料分类办法 技术资料密级建议书 企业内部审批制度 技术资料密级分类明细表 企业资料管理制度2（1） 对分类完毕的技术资料划分密级（2） 编制技术资料密级建议书，并提交行政经理审核、总经理审批3（1） 确认技术资料密级建议书已经主管领导审批（2） 确定各类技术资料的密级4按技术资料密级程度，到企业制定复印单位对技术资料进行复印、备份5（1） 确认技术资料复印件已经行政经理审核（2） 对技术资料原件与复印件进行整理，并按密级编制技术对资料密集分类明细表技术资料保密6将技术资料编号、存档保管 档案管理制度 企业资料管理制度7（1） 审核相关部门提出的技术资料借阅申请：如相关技术资料不允许借阅，则返回申请；如允许借阅，则根据节约流程进行处理（2） 借阅流程参照本书8.7“文件借阅管理流程与工作标准”技术资料维护8根据企业资料管理制度与实际情况，定期整理技术资料 企业资料管理制度 企业内部审批制度9（1） 判断技术资料能否进行解密/降级处理（2） 需要进行解密、降级处理的技术资料须提交主管领导审批，重新进入密集确定、保管程序；不需处理的技术资料文件，则归档保存8.5.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值2技术资料密级划分 密级划分合理性，密级划分合理、符合实际 密级划分准确率（即密级划分建议与领导审批的密级划分决定的匹配度），目标值100%4技术资料复印 复印规范性，复印前征得领导同意，复印按密级等级进行 复印保密性，复印在制定单位进行，无因复印而导致资料泄露的问题6编号归档保管 归档及时率，目标值为100% 编号出错次数，目标值为0次8技术资料定期整理 整理及时率，目标值为100% 整理准确度，整理准确，无因错误而导致技术资料泄露或销毁的问题8.6办公文件管理流程与工作标准8.6.1办公文件管理流程图主办部门办公文件管理流程流程名称门行政部起草文件审查下发文件文件保管文件定期整理总经理行政经理行政人员各职能部门权限外审批审批权限内审核拟销毁的文件审批1.起草文件是否结束8.销毁文件销毁？7.定期整理文件6.提供借阅5.文件存档4.下发文件打印文件2.会签？3.审查、编号开始执行文件借阅文件文件会签签发人编修部门签发日期8.6.2办公文件管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具起草文件1（1） 行政人员根据工作需要，在各部门配合下起草文件（2） 各部门如有需要请示的问题，也要写成报告提交行政人员 文件草案 文件管理制度2（1） 行政人员审核是否需要会签（2） 将需要回迁的文件交给相应部门会签审查下发文件3（1） 审查文件是否已经主管领导会签（2） 确定会签文件的编号 文件管理制度 相关文件4（1） 确定文件正确（2） 将文件下发给相应的部门或人员文件保管5（1） 登记下发文件的名称、编号、下发时间、下发部门或人员等（2） 将登记标记下发文件复印件或原件标号存档 文件下发登记表 文件借阅单 资料管理制度 档案管理制度6（1） 接收并审查文件借阅单（2） 文件借阅流程可参照本书8.7“文件借阅管理流程与工作标准”文件定期整理7根据需要定期对文件进行整理 资料管理制度 文件销毁登记表8文件小回流乘客参照本书8.8“资料销毁管理流程与工作标准”8.6.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1文件起草 文件起草及时性，文件起草及时、无拖延情况 起草文件的可行性，起草文件符合标准、切合实际3审查、编号 审查准确率，目标值为100% 编号出错率，目标值为04文件下发 下发及时率，目标值为100% 下发错误次数，目标值为0次5文件存档 存档安全性，存档文件安全、可靠，无泄漏或遗失情况7文件定期整理 整理按时完成率，目标值为100% 整理准确性，整理工作规范清楚、准确，无错误归类或其他错误情况8.7文件借阅管理流程与工作标准 8.7.1文件借阅管理流程图主办部门流程名称门行政部文件借阅管理流程文件借阅审批行政经理行政人员员工权限外审批权限内7.文件及记录归档6.检查登记归还文件5.催还文件4.办理借阅登记手续3.查找文件2.审批归还文件使用文件借阅签字结束1.填写文件借阅申请表开始办理借阅手续催还文件文件检查归档签发人编修部门签发日期8.7.2文件借阅管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具文件借阅审批1（1） 根据工作需要，填写文件借阅申请表（2） 填写内容包括申请借阅文件的名称、借阅原因、借阅时间等 文件借阅申请表 企业内部申请审批制度 资料管理制度2（1） 审核文件节约申请表填写内容是否完整、清晰，借阅原因、时间是否明确（2） 判断借阅文件的密级：若为非机密文件，行政人员可在权限范围内自行处理；若为机密文件，则应将借阅申请提交行政经理审批办理借阅手续3（1） 确认借阅申请已经主管领导审批（2） 查找所借阅的文件 资料管理制度 文件借阅登记表4（1） 填写文件借阅登记表，内容包括文件名称、类别、数量、借阅人、借阅日期、应归还日期等（2） 行政人员和借阅人应当面确认文件名称、数量和应归还日期催还文件5根据各借阅文件应归还日期，对到期未还者发送文件借阅催还通知单，以催还文件 文件借阅催还通知单 文件借阅登记表文件检查归档6（1） 检查归还的文件是否完整，及时发现文件破损等问题并进行处理（2） 登记归还文件的名称、数量、归还日期、归还人、归还文件的破损问题及处理情况 文件归还登记表 档案管理制度7（1） 将文件及时换至相应文件柜（2） 将借阅记录及时存档8.7.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值4借阅手续办理 手续办理平均用时，目标值为 小时 手续齐全性，办理的更像借阅手续齐全、无缺失5文件催还 催还通知发送及时率，目标值为100% 催还通知发送准确性，催还通知按时发送至相关借阅人，无错发货漏发情况6检查登记归还文件 检查处理及时性，检查及时，发现问题是能够有效、及时地进行解决 归还信息等级准确性，归还信息等级准确、无错漏8.8资料销毁管理流程与工作标准8.8.1资料销毁管理流程图行政部主办部门资料销毁管理流程流程名称门整理清点文件总经理行政经理行政人员4.审批监督4.审批是否7.签字归档6.销毁文件资料开始5.注销文件资料3.汇总登记需销毁的文件资料2.清点文件资料销毁？1.立卷整理开始销毁登记审批销毁文件编修部门签发日期签发人8.8.2资料销毁管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具整理清点文件1对文件资料进行立卷整理，筛选、区分出不需要、无价值和指定需要销毁的文件资料 资料管理制度 文件资料清点单2对需要销毁的文件资料进行清点、核对销毁登记审批3（1） 汇总清点完毕的需要销毁的文件资料（2） 对需要销毁的文件资料进行登记，填写销毁文件汇总登记表 销毁文件汇总登记表 企业内部审批制度 资料管理制度4行政经理在权限内审核需要销毁的文件资料及销毁文件汇总登记表，了解文件资料的销毁原因和相关情况，同时将审核权限外的文件资料上报总经理审批销毁文件5（1） 确认需要销毁的文件资料已通过审核（2） 销毁相关文件资料，并在注销的文件资料上加盖销毁印章 文件资料销毁专用印章 资料管理制度 文件销毁登记表 档案管理制度6（1） 在行政经理的监督下，由两名以上行政人员共同销毁文件资料（2） 文件资料的销毁方法有焚烧、化浆处理等7（1） 确认文件资料已销毁（2） 在文件销毁登记表上登记销毁文件资料的时间、地点、销毁人及监督人等，并签字归档（3） 长期保存文件销毁登记表8.8.3流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1文件资料整理 整理规范性，文件资料整理规范，按资料管理制度操作 整理差错次数，目标值为0次2文件资料清点 清点错误数，目标值为0 清点及时率，目标值为100%5文件资料注销 注销及时率，目标值为100% 注销正确率，目标值为100%6文件资料销毁 销毁规范性，文件的销毁过程与处理方式符合资料管理制度中的相关规定7销毁记录归档 销毁记录保存完整性，销毁记录保存完整、无缺失精选word范本！