论如何做好商贸公司采购管理工作.doc

.论如何做好商贸公司采购管理工作摘要随着我国市场经济的发展和国际化进程的加剧，我国市场竞争不断使公司的成本意识一步步增强，商贸公司的采购工作越来越被管理者重视。商贸公司把采购工作作为降低成本的中心环节，有的甚至把采购管理提到战略的高度上，并将采购作业放在整个产业链、供应链中去考虑。因而采购员的工作不仅仅是从事简单的购买活动，而且更多地从事成本控制、信息收集以及参与到商品的开发，设计与公司的经济效益上来。所以作为一名合格的采购员，必须是一名信息员，一个谈判者，一位生意人和一名后勤供应专家。必须有较高的分析能力、预测能力和表达能力。必须积累一定的工作经验，拥有一定的关系网络，必须掌握相关的知识和业务能力。关键词：商贸管理采购效益在我国，商贸公司数量众多，其发展的规模和速度几乎影响了该地区的就业、发展乃至稳定。而为了持续发展，以免在公司无法控制外界市场环境因素的情况下被淘汰，选择采购实销对路的产品和降低采购成本便是其关键所在。采购成本节约的每分钱都将直接变为利润。一家企业能否得以持续发展，采购管理便成为重中之重，其扮演着一个不可或缺的角色。一、商贸公司采购管理工作的重要性论述随着供应商的业绩对零售企业的影响越来越大，在选择厂商、交付产品及保证质量、提货期限、库存管理等方面都影响着企业采购是否成功，因此，企业在发展中越发重视对供应商的开发、控制、评价、评定，以及重新确定双方合作关系等多方面进行跟踪，进而保证企业供应链系统的稳定和高效运作，达到大幅提升企业盈利能力的目标。首先要了解供应商，供应商是指可以为公司经营提供优质、健康、环保型商品及售后服务优良的公司。供应商，可以是生产企业，也可以是流通企业。企业要维持正常经营，就必须要有一批可靠的供应商为企业提供各种各样的商品供应。因此供应商对企业的商品供应起着决定性作用。也就是要搞好供应商的管理。所谓供应商的管理，就是对供应商的了解，选择，开发，使用和控制等综合性的管理工作总称。其中，了解是基础，选择，开发，控制是手段，使用是目的。供应商管理的目的，就是要建立起一个稳定可靠、品牌实力强大的供应商队伍，为企业经营提供可靠的商品供应。二、商贸公司采购对供应商的市场调查供应商管理的首要工作，就是要了解供应商，了解资源市场。要了解供应商的情况，就是要进行供应商调查。供应商调查，在不同的阶段有不同的要求。供应商调查可以分成三种：第一种是初步供应商调查，第二种是资源市场调查，第三种是深入供应商调查。初步供应商调查就是对供应商的基本情况调查。主要了解供应商的公司名称性质，地址，生产能力，提供的产品知名度，月产量，价格，市场占有率，售后服务、运输进货条件等，选择有实力的供货商为销售后盾。资源市场调查必须要考虑到下面三个层面。1、 资源市场的规模，容量，性质、产品的知名度。例如资源市场究竟有多大范围？有多少资源量？多少需求量？是卖方市场还是买方市场？是完全竞争市场还是垄断市场？是一个新兴成长的市场还是一个陈旧没落的市场。掌握这些信息是至关重要的。针对什么样的市场可以采取相应的采购策略，比如竞争性市场，我们可以采取竞争性采购策略，运用投标招标制，一商多角制等。2、资源市场环境如何，例如市场的管理制度，法制建设，市场的规范化程度，市场的经济环境，政治环境等外部条件如何，市场的发展前景如何。3、资源市场中各个供应商的情况如何，也就是初步调查的供应商资料，把这些资料进行分析，就可以得出资源市场自身的基础情况，例如资源市场的生产能力，技术水平，管理水平，可供资源量，质量水平，价格水平，需求状况以及竞争性质等。这样才能根据整个市场水平来选择合适的供应商。通常我们要选择在资源市场中处于先进水平的供应商，选择产品质量优而价格低的适合市场需求的供应商。所谓深入供应商调查，是深入到供应商企业的生产线，各个生产势，做出定量定性的分析，进而作为指定采购计划的依据。利用ERP管理信息系统科学编制采购计划。ERP优势众多，但由于我国企业管理基础薄弱，而中小型商贸公司由于人力，资金，规模，尤其是引入成本的原因，不愿意立即引入ERP。ERP是EnterpriseResourcePlanning（企业资源计划）的简称，是上个世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革，而提出了这个概念。ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括其它特性，如品质、过程运作管理、以及调整报告等。所以从长远来看，引入ERP是有意义的。五、商品采购流程改进现代企业经营，采购进展的顺畅将给企业经营带来极大的便利和节省商品销售周期，降低销售成本，提高经营效益。1、收集信息与项目可行性研究同步进行。当企业预备经营某项新产品时或进行商品升级时，在进行商品的相关市场调研时，商品采购部门就要先期跟进，做好相关商品市场需求量的信息收集，掌握相关商品的原产地、规格、质量标准、技术指标、售后服务等相关信息，了解相关商品的市场价格、供应商资质情况、不同供应商所能提供的供货能力和售后服务能力、商品供应与运输周期等。为可能实现的大量商品销售所需的采购准备必要的采购技术准备，初步确定商品采购目标供应商。2、新商品选项采购与确定采购的技术标准同步。当企业预备经营某项新产品在进行项目立项阶段，与之相关的经营采购商品的技术标准就应该着手制定，而且商品的物理指标、商品特性指标等都要与即将经营产品的品质要求相适应，甚至在某些方面还要超过商品的品质要求。为即将实现新商品的经营销售做准备。3、标书发布与制定评标标准同步。当企业预备经营某项新产品实现项目立项时，经过企业内部适当的内部审批流程，就要尽快将商品采购标书向预先初选的商品采购目标供应商发出邀标标书，提高采购环节效率，减少采购环节对于商品经营从项目立项到产品投放市场的影响时间。为可能发生的商品采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。4、评标与确定供应商同步。当采购标书向预先初选的商品采购目标供应商发出邀标标书后，采购部门就要初选评标评委，评标监督部门和人员，当发出的邀标标书收回后，立即向决策层提出评标申请，组织评标，在公平、公正、公开的环境中，确定最能保证商品采购质量的保证、供货时间的保证，售后服务有保证的供应商。为即将进行的商品采购进一步减少采购环节的时间，为商品尽快投放市场，争得市场机遇、抢占市场份额奠定时间基础。5、合同审核与签定供货合同协调进行。当商品采购供应商确定后，就要根据企业销售计划安排，提前进行商品采购合同的审核，一是尽快与商品采购供应商确进行必要的谈判，确定商品采购的价格、交货方式、运输方式、交货时间、地点、付款方式和时间等细节。形成采购合同初稿后，及时交法规部门进行合同规范性审查，提交决策层审议决策。当商品采购供应商合同得到决策层的认可后，立即签定采购合同。为销售部门投入销售市场，及早组织商品销售创造必要的条件。6、及时组织商品采购。当商品采购合同签定后，就要根据经营计划，立即组织商品采购供应商确保供货。遇到订货量小或价格问题时，供应商不愿亏本生产而接单时，就要建立横向合作伙伴关系，实施联合采购。吸引供应商加强与销售企业之间的合作，销售量增加了，生产成本降低了，为企业带来了规模效益。所以在残酷的市场竞争中立于不败之地，首先尽可能寻找固定的合作伙伴，实施联合采购。二是选择供应商尽量挑选那些规模及经营方式与本企业要求相匹配的厂家，也不是一味地求大求全。三是一旦找到合适的厂商，尽可能与之结成合作伙伴，签订长期的供货协议，以取得对方的信任与支持。六、控制采购批次量与时间段商品采购要根据企业的销售能力和商品投放市场的季节性周期来确定各个期间的采购批次量。1、初期商品采购。当商品初次销售时，根据市场需求，采购一定量的商品投放市场，确保商品销售顺利进行，快速投放市场，达到一定量的市场铺市率。及早打开市场销售份额。2、商品旺销时大量采购。当商品投放市场处在商品旺销时，要适当提前大量商品采购，保证销售部门的顺利经营销售，确保产品销售不受商品采购带来商品缺货等方面的影响，为企业实现最大的利润做好必要的贡献。3、商品季节性销售淡季时，提前减少商品采购单次采购量。任何商品销售都会受到季节性的影响，当商品销售将要进入季节性销售低点前，就要根据季节性的销售指标，适当提前减少商品采购量，即要保证必要的商品销售所需的进货量，又要测算库存商品在销售过程中的消耗量与减少采购量双向递减时，不影响正常销售所需的商品保有量。将销售低点时的商品库存量降到不影响正常经营的最低点，减少商品采购资金占用，有效节约成本。七、商贸公司降低采购成本的策略为了保证采购流程再造目标体系的实现，公司必须制订相应的策略，并加以实施。1、与供应商建立战略合作伙伴关系，实现从为库存而采购到为顾客需求而采购的转变。经过严格评审的供应商作为企业外部的战略资源，可以有效地参与企业的内部流程动作，并在商务条款、采购提前期、寄售管理（或降低库存）、应急措施、质量保证等方面与企业达成长期的协议，提高企业的柔性，使企业响应市场需求的能力大大提高，同时，供应商和采购人员的积极参与，也使新产品的研发过程进一步缩短。在这种合作模式下，采购流程是以顾客需求订单为驱动进行的。实现顾客需求制造订单供应商的准时化（JustInTime）的订单驱动模式，使采购流程得以准时响应顾客的需求，并有效降低采购流程的运作成本，提高物流的速度和库存周转率。2、从采购管理向外部资源管理转变，这是将事后控制转为事中控制的有效途径。通过这一转变，可以进一步提高采购的柔性和市场响应能力，增加与供应商的信息沟通和相互合作。实施外部管理也是生产型企业推行精细化生产、零库存经营的前提，也是企业从内部集成走向外部集成的重要一步。可以通过建立长期互惠的合作关系，提供信息反馈和培训支持、协调供应商计划、请供应商参与到新产品的开发与设计，实现有效的外部资源管理。3、MRP、ERP和数据互换（EDI）等信息系统的应用，是改善企业采购流程和物料流程的关键。这可以将供应商、生产型企业自身、批发商、分销商、第三方物流公司、甚至零售商和最终顾客联系在一起，将关键数据在最短的时间里传递给相关人员，从而大大降低同步作业的工作量，遏制供货提前期，降低物料库存，节约传递成本，缩短交易时间，降低交易成本，提高服务水平。因此，信息系统的建立和有效的运用，可以为企业带来效率和绩效上的显著改善。4、建立基于电子商务的网上采购平台。企业通过电子技术建立基于互联网的报价工具、物料供给、便于供应商处理物料订单的流程、图形交换技术，可以使供应商分享技术设计信息、流程更改及停产通知的管理。其业务可以是简单的开发票或下订单，也可以是复杂的产品推介。通过网上采购平台，改善企业采购流程的运作模式，降低运作成本，缩短订单周期，更好地进行业务控制，提高企业运营效率，进而增加企业的利润。这将极大地降低企业的经营成本，并能帮助企业与供应商建立更为密切的合作关系。八、加强与供应商的关系管理供应商关系管理，是企业采购供应链上的一个基本环节，它建立在对企业的供方包括商品、质量、服务等，以及与供应商的信息交流、合同、资金等相关业务决策，进行全方面的管理与支持。从最初的供应商开发，再针对每款商品的选择，建立合格供货商，然而同款商品不只一个供货商，因此采购部门需要根据供货商以往的表现、价格，来分配采购的比例。帮助供应商不断完善和提高，良好的供应关系有明显的优势，销售商对供应商给予协助，帮助供应商改进质量，降低成本，加快产品开发进度。通过建立相互信任关系，提高效率，降低交易、管理成本。长期的信任合作取代短期的合同。比较多的信息交流，促进信息的共享与互补。建立战略性合作关系并维护和保持这种关系。达到为企业增效，实现双赢目的。总之，采购管理是一项围绕降低和风险而进行的管理工作，是企业内部控制的关键环节之一，具有长期性、持续性、系统性和依存性。我们要完善企业内部采购管理，不可操之过急，也不可能一步到位，只有持之以恒毫不松懈地进行，才能取得应有的绩效。双赢是我们建立良好供应商关系的前提，科学的供应商开发流程是供应商管理的基础，合理的供应商考核体系是供应商管理的保障，只要我们本着友好的态度和运用科学的管理方式，我们一定可以和供应商建立起良好的供求关系，从而达到双赢的效果。参考文献：1.佩帕德，罗兰.业务流程再造M.北京：中信出版社，1999。2.宋华，胡左浩.现代物流与供应链管理M。北京：经济管理出版社，2000。3.甘华鸣，肖忠远等.管理创新M。北京：中国国际广播出版社，2002。4.职业资格认证中心采购管理职业资格认证专用教程，2003。5.刘华、国际采购实务中国物质出版社，2003。6.原义军、跨国公司采购管理大连理工大学出版社，2004。7.罗伟钊、采购作业管理广东省出版社，2005。精选word范本！