证照借用管理制度及规程.doc

.证照借用管理制度及规程制度范本精选版第一章 总则第一条 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，明确证照保管人的职责，特制订本制度。第二章 范围第二条 本制度适用因办理公司业务（不包含个人原因）需借阅、借用、复印证照资料时。第三章 制度规定第三条 证照类型证照包括：营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证正副本、章程，开户许可证，信用代码证，刻章卡。第四条 证照保管公司设保管人1名，目前保管人为人力资源部组织发展专员，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下：1. 建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。2. 负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。3. 负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。4. 严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。5. 严格监控交接转移手续。第四章 证照借用流程1. 角色职责角色职责申请人提出证照借用申请、借用证照、归还证照；部门负责人证照借用的初步审批；CEO证照借用的审批；组织发展专员负责所有证照的保管以及相关工作。表-1角色职责表2. 流程图图-1 证照借用流程图3. 进入准则公司员工因公司业务需要必须借阅、借用、复印证照资料时，则进入此规程。4. 输入无。5. 活动描述1) 提交申请证照借用人通过邮件形式向部门负责人提交证照借用申请，并抄送给人力资源部组织发展专员，申请中需写明申请理由、拟用证照资料名称、件数、归还期限、需要使用证照原件还是复印件及复印的份数。2) 审批部门负责人根据申请原因审批证照的使用，若审批通过，则转交申请邮件给CEO进行审批，抄送组织发展专员；若审批不通过，则说明理由退回给申请人。3) 审批CEO审批证照借用邮件，若审批通过，则由组织发展专员准备办理相关手续；若审批不通过，则流程结束。4) 登记并办理借用手续组织发展专员依据CEO的审批意见进行办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。一般情况下公司仅借用证照复印件，组织发展专员需要在复印件上标注此证照复印件仅限于某种用途，申请人不得用于申请事项外的其他事件的字样。组织发展专员必须如实登记所有证照借用、借阅、复印等情况到证照借用登记表，双方确认签字。5) 借用证照办理好借用登记手续后，申请人可借用证照。6) 归还证照证照借用完毕后，需按时交还给组织发展专员。申请人与组织发展专员均需在证照借用登记表中归还栏签字。凡借阅、借用证照资料，原则上最晚在次日必须归还，组织发展专员负责跟进提醒。7) 证照归档申请人归还证照后，组织发展专员需要及时将证照归档。6. 输出证照申请（邮件）证照借用登记表.xlst7. 退出准则借用人归还证照资料后保管人完成归档，整个事件结束。第五章 责任1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不严格，导致证照及重要文件资料遗失的，由保管人承担补办费用及相关法律责任；2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料遗失、滥用的，由借用、借阅人承担补办费用及相关法律责任；3. 如因保管人主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由保管人自行承担；第六章 附则第五条 本制度所有解释权归人力资源部；第六条 本规定自颁发之日起施行。