电子表格处理软件应用.ppt

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第五章电子表格处理软件应用第一节电子表格的基本操作第二节电子表格的格式设置第三节数据处理第四节数据分析第五节打印输出返回第一节电子表格的基本操作一 Excel2003的界面1 标题栏标题栏位于窗口的顶端包括应用程序信息和尺寸重置角标在标题栏最左端为Exce12003控制菜单图标本窗口打开的应用程序名和当前编辑电子表格文件名如图5 1所示标题栏显示 MicrosoftOfficeExcel2003一Bookl 表示当前窗口打开的是MicrosoftOfficeExcel2003系统工作簿文件名为 Bookl 单击控制菜单图标会出现窗口控制下拉菜单如图5 2所示菜单中包括最大化最小化还原关闭等常用窗口控制命令标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为最小化最大化还原和关闭按钮下一页返回第一节电子表格的基本操作 1 Excel工作簿Excel电子表格文件称为Excel工作簿每个Excel工作簿中可以存入多个Excel工作表每个Excel工作表都是一个二维表格分别由行信息和列信息表示表格中的单元格或区域当新建第一个电子表格文件时系统默认文件名为 Bookl 扩展名为 xls 当继续新建电子表格文件时系统默认文件名为 BookX X 为整数 2 描述Excel单元格和区域在Excel2003中描述一个单元格用列数加行数表示如第4行6列单元格表示为 F4 描述一个矩形区域用左上角第一个单元格加符号加右下角最后一个单元格表示如第2行2列至第10行8列区域描述为 B3 H10 描述某个工作表中的区域或单元格用工作表名区域名或工作表名单元格表示如 Sheet2表的第3行2列至第10行8列区域描述为 Sheet2 B3 H10 上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 菜单栏通常情况下标题栏下面一行为菜单栏如图5 3所示菜单栏中从左至右依次包括工作簿控制菜单图标文件编辑视图等9个菜单项和当前工作簿尺寸重置和关闭角标单击攘工作簿窗口控制菜单图标会出现工作簿窗口控制菜单菜单中包括还原最小化最大化关闭等常用窗口控制命令这个菜单与Excel 窗口控制菜单所操作对象不同 Excel 窗口控制菜单控制整个Excel应用程序当其关闭时整个Excel应用程序包括所有打开的工作簿将关闭而工作簿窗口控制菜单仅控制本工作簿窗口当其关闭时仅关闭本工作簿上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作通常情况下 MicrosoftOffice2003各应用程序组件的菜单均为下拉式的在主菜单中设置有快捷键用括号括起来并带有下划线的大写英文字母同时按下Alt键与该特定字母键即可打开相应的菜单项在其他级联菜单中的快捷键可直接按该特定字母键即可 Excel2003操作也不例外菜单栏的9个主菜单项旁均有快捷键键盘操作时可用Alt键与其特定字母键组合使用与工作簿控制菜单图标和Excel窗口控制菜单图标一样菜单栏中的尺寸重置角标和标题栏中尺寸重置角标的控制对象是不同的标题栏中的尺寸重置角标用于控制整个Excel2003应用程序菜单栏中的尺寸重置角标仅用于控制当前工作簿屏幕显示的处于编辑状态的工作簿窗口上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 Excel2003支持个性化菜单设计提供简捷风格和完整风格两种菜单显示形式如图5 4所示图5 4简捷风格菜单中列出操作者经常使用的菜单命令项图5 4完整风格菜单中则列出全部菜单项 Excel2003系统会根据使用情况智能化设置简捷风格菜单内容两种菜单显示形式的切换可以单击在简捷风格菜单下方的奢转换按钮也可以双击主菜单中的菜单名或在打开级联菜单后停顿几秒钟系统则自动进入完整风格菜单形式上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 3 工具栏Excel2003的工具栏与MicrosoftOffice2003的其他应用程序组件的工具栏相近 Excel2003将常用的操作命令按照功能进行分类设置多个工具栏以图形按钮快捷按钮的形式进行管理并根据使用频率把每类操作命令依次显示出来以便于用户的使用在默认状态下 Excel2003菜单栏下面依次显示常用工具栏和格式工具栏如果需显示其他工具栏则在菜单栏中视图菜单下打开工具栏菜单单击所需的工具栏即可显示上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 1 常用工具栏通常情况下常用工具栏位于菜单栏下方如图5 5所示常用工具栏中包括有20多个快捷命令按钮这些命令是电子表格编辑和操作时经常使用的主要包括对表格文件的操作命令如新建打开保存等简单编辑命令如剪切复制粘贴等常用计算命令如自动求和升序排序降序排序等以及图表操作命令如果需要添加或删除常用工具栏上的快捷按钮可单击常用工具栏最右侧的工具栏选项按钮在打开的菜单中单击添加或删除按钮选项可对常用子菜单进行添加或删除按钮操作上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 格式工具栏格式工具栏集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮如图5 6所示主要包括快速设置文本格式命令如样式字体字号等设置单元格对齐方式命令如左对齐居中合并及居中等设置数字样式命令如货币样式百分比样式千位分隔样式以及效果设置命令如边框填充颜色字体颜色等格式工具栏中决捷按钮的添加或删除与常用工具栏中快捷按钮的添加或删除操作类似 3 其他工具栏标题栏下方至网格工作区之间的区域可以根据需要设置菜单栏和存放多个工具栏这个区域称为工具栏区 4 个性化工具栏为了提高窗口的利用率可以将多个工具栏排在一行中上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 4 编辑栏编辑栏用于对单元格内容进行编辑操作包括名称框插入函数按钮和编辑栏编辑栏是输入编辑单元格数据的地方在编辑栏中可以直接输入数值该数值直接被填入当前光标所在单元格内也可以填入公式将公式计算的结果值填入单元格当选中某个单元格时该单元格的数据或公式相应显示在编辑栏中可以在编辑栏中进行修改 5 网格工作区网格工作区是制作表格的主体工作区由一组网格组成在新建工作簿文件时系统会默认创建三个工作表表名称为 Sheetl Sheet2 和 Sheet3 在网格工作区以三个标签的形式显示 Excel的每一个工作表可容纳65536x256个单元格上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 6 滚动条网格工作区的右侧和下方各有一个滚动条分别称为垂直滚动条和水平滚动条可以滚动方式快速搜索屏幕以外的窗口信息 7 行标定位栏和列标定位栏行标定位栏和列标定位栏分别位于Excel2003网格工作区的最左侧和上方用来标识表格中单元格和区域位置便于快速选择表格及表格元素 Excel2003允许的最大行数为65536行行用1 65536表示 Excel2003允许的最大列数为256列列用英文字母A IV表示上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 8 状态栏状态栏位于Excel2003窗口的最底部用来显示表格处理过程中的当前工作状态信息当前操作提示信息和计算结果等如图5 7 a 所示表示在表格中选定单元格或区域后对当前选定操作显示的提示信息图5 7 b 表示在表格文字编辑时处于改写状态 9 任务窗格Excel2003将用户常做的一些工作归纳总结后设置为不同任务类别并将这些任务集成于任务窗格窗口中以便于用户的操作和使用 Excel2003启动时默认在窗口界面的右侧显示任务窗格上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 10 智能标记Excel2003的智能标记为电子表格的操作提供了一系列即时提示针对不同的操作该功能可以提供相应的智能标记当单击智能标记时打开相应快捷菜单在快捷菜单中提供与当前操作相关的一组操作项目从而达到快速操作的目的例如选择单元格进行复制粘贴操作后会出现如图5 8所示智能标记快捷菜单通常情况下系统默认按照保留源格式进行粘贴即粘贴时保留粘贴对象的格式信息上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作二工作簿和工作表1 建立工作簿Excel文件又称为工作簿用来计算和存储数据每个工作簿可包含多张工作表可在单个文件中管理各种类型的相关信息当启动Excel时工作簿就自动打开了一个工作簿内最多可以包含255个工作表工作簿内除了可以存放工作表外还可以存放宏表图表等默认情况下每一个工作簿文件会打开3个工作表文件分别以Sheetl Sheet2 Sheet3来命名在启动Excel2003时 Excel就自动创建了一个空白的Excel工作簿这是新建工作簿的最为快捷的方法当然我们也可采取类似新建Word文档的方法创建工作簿上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作选择菜单文件一新建命令这时在工作区的右侧将弹出新建工作簿的任务窗格用户可以选择空白工作簿根据现有工作簿模板主页本机上的模板以及网站上的模板等选项通常情况下选择空白文档即可满足用户要求若需使用模板则选择本机上的模板选项在弹出的模板对话框中选择一种模板单击确定完成新建工作簿的操作若单击任务窗格中的根据现有工作簿则可以打开根据现有工作簿新建对话框通过该对话框选择已存在的工作簿的名称和所在路径再单击创建按钮即可创建一个包含和所选择工作簿内容相同的工作簿使用这种方法新建工作簿一般都是要使用原有工作簿的数据样式等内容在新建之后还要对工作簿进行修改编辑上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作打开工作簿和根据现有文件新建工作簿的操作类似可选择菜单文件打开命令或者单击常用工具栏上的打开按钮这时将弹出打开对话框和根据现有工作簿新建对话框相似在其中按路径和名称找到要打开的工作簿然后单击打开即可打开Excel工作簿单击打开按钮旁的按钮可弹出一个菜单从中可以选择五种打开工作簿的方式其中打开并修复命令能帮助用户对损坏的工作簿执行检测并尝试修复其检测到的任何故障如果无法修复则可以选择提取其中的数据包括公式和值上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 保存和关闭工作簿当完成对一个工作簿文件的建立编辑后或者由于数据量较大需要多次输入时需要将文件保存起来以防止数据丢失保存工作簿可以选择菜单文件保存命令或者单击常用工具栏中的保存命令按钮如果文件不是第一次保存文件菜单内就会有另存为选项单击后弹出另存为对话框用户可将已有文件另外存一个副本当完成了对工作簿的编辑并保存之后就可以将其关闭了关闭文件的方法简单多样但要注意不同方法之间的区别若要关闭处于编辑状态的活动文档选择菜单文件关闭即可也可以单击工作区右上角的 x 按钮如果关闭的文件在编辑之后没有保存的话 Excel会有消息框弹出询问是否要保存修改过的文件上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 3 自动保存设置和Word2003一样 Excel2003也可以设置自动保存这样即使用户忘记保存工作簿或工作簿在工作时意外出错时 Excel也能帮助用户找回丢失的数据选择菜单工具选项命令选择选项对话框的保存选项卡首先要选中保存自动恢复信息复选框然后在这个对话框内设定自动保存的时间间隔并在自动恢复文件保存位置一栏设置自动恢复文件保存的位置自动保存的时间间隔越短那么用户丢失数据的风险越小但也不应将间隔时间设置得太短因为这样会加重电脑负担并且可能影响用户的编辑工作在自动保存时用户暂时无法编辑工作簿建议自动保存间隔时间为5 10分钟上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 4 创建工作表要创建一个Excel表格先要对所掌握数据进行分析确定建表的最终目标是要体现什么规律说明什么情况反映什么结果以此来设计表格在本例中需要创建一个计算机系的工资明细表最终目标是要清楚地反映每位教师的工资明细并能直观比较各位教师之间的工资项数据在Excel表格系统中工作表为二维表一般情况下行称为记录表示一组独立的信息列称为字段表示各组信息间都具有的属性因此设计时可将工资项名称作为一组描述信息将教师个人信息作为另一组描述信息利用这两组描述信息构成一个二维工作表在两组信息中工资项名称在通常情况下是固定不变的并且项目较少将其设计为表格列字段方便在一行内显示上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作教师信息会随人事调动而调整信息是动态的将其设计为行记录这样每位教师个人的信息可以在一行显示便于管理和分析通常表格结构可分为抬头标题及说明区正文区及落款区在工资明细表中表格结构如图5 9所示抬头区包括工资明细表标题部门名称和月份正文区包括表头部分横表头表示表格字段列表竖表头标识记录数据和记录数据部分落款区包括制表人审核人和日期等在 A1 单元格中输入标题文字工资明细表在第3行第1列的 A3 单元格中输入职工号字段名依次在第3行后续单元格中继续输入姓名基本工资交通补助工龄奖金和实发工资等工资项上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作在第4行 A4 单元格输入第1位教师的职工号信息 012 当直接输入该信息时系统默认为数值自动将该信息前的 0 去掉为确保正确输入应在输入信息前加入半角英文的单引号表示其后数字字符为数字字符串而不是数值即在 A4 单元格中输入 012 如图5 10所示在第4行 B4 单元格输入第1位教师的姓名信息从第5行以后依次输入其他教师信息同上教师信息输入完成后如图5 11所示在如图5 11的第2行 A2 单元格中输入部门名称 B2 单元格中输入计算机系凡单元格中输入月份 G2 单元格中输入 3 上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作在如图5 11的第12行 A12 单元格中输入总计人数人在 D12 单元格中输入合计金额元在如图5 11的第13行 A13 单元格中输入制表人 C13 单元格中输入审核人 F13 单元格中输入旧期这样工作表结构就输入完成了如图5 12所示上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 5 保存与关闭工作表在进行Excel电子表格处理时随时保存是非常重要的 Excel电子表格文件保存默认扩展名为 xls 一个Excel电子表格文件也称为一个Excel工作簿在一个Excel工作簿中可以存放多个Excel工作表习惯上一个Excel工作表中只存放一个二维表格保存操作可以通过两种常用的方法进行一种是直接使用命令保存另一种是通过设置保存自动恢复信息由系统定时保存下面就利用保存Bookl工作簿操作介绍数据保存的常用方法在菜单栏的文件菜单中如图5 13 a 所示单击选择保存命令或在常用工具栏中选择保存命令按钮如图5 13 b 所示还可以利用快捷健Ctrl S保存文件上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作如果是保存新文件则系统自动打开另存为对话框在其中的保存位置栏中选择文件的保存路径如 D Excel 如果保存路径不存在可以利用保存位置栏右侧的新建文件夹按钮创建所需路径在保存类型栏中系统默认文件保存为 MicrosoftExcel工作薄 xls 类型在文件名栏中输入新文件名如工资明细表 xls 输入完成后单击保存按钮确定保存保存后Excel标题栏上显示信息为 MicrosoftOfficeExcel2003一工资明细表 xls 如果是保存已有文件选择保存命令保存命令按钮或利用快捷键Ctrl S后稍等几秒钟系统将自动保存文件上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 6 数据的输入在电子表格操作中输入数据是一件既烦琐又容易出错的工作为了方便进行数据的录入分析数据产生的来源和数据间关系可以将数据分为原始数据和加工数据原始数据必须通过手工进行录入而加工数据是以原始数据为基础在一定条件下进行采集和加工获得的数值可以通过调用或公式计算等方法进行录入 1 常规输入法常规输入法即手工录入出错率较高在数据输入时应尽量少用此方法如在工资明细表中输入教师的基本工资交通补助和工龄上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作单击选取输入单元格如单击 C4 单元格输入张倩的基本工资 546 此时单元格中出现插入点光标状态栏中就绪状态改为编辑插入状态输入的数值 546 在单元格和编辑栏中同时显示编辑栏名称框右侧出现了壤取消按钮和嫩插入按钮如图5 14所示确认数据输入可以单击撇插入按钮当前光标保持在原编辑单元格可以按Enter健当前光标进入本列下一个单元格可以按Tab健当前光标进入本行下一个单元格单击选择需要录入数据的任意单元格当前光标进入所选择单元格简单工资明细表常规类型单元格数据输入完成后如图5 15所示上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 通过调用法输入数据调用法是指通过设置调用关系将指定被调用单元格数值赋值给当前调用单元格这种关系具有长期性当指定单元格数值发生变化时调用单元格中数值也随之发生变化被调用的单元格可以是本工作表中任意单元格也可以是本工作簿中某工作表中任意单元格还可以是本工作簿以外的指定工作簿中指定工作表的任意单元格具体操作方法如下单击选中调用单元格输入及被调用单元格描述信息如图5 16所示被调用单元格为本工作表中任意单元格则直接用单元格名表示如 B4 被调用单元格为本工作薄指定工作表中的任意单元格则用表名单元格名表示如 Sheetl C3 单击插入按钮完成输入上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作三数据保护1 保护表格的作用和对象Excel电子表格最大的特点是表格管理的灵活性和易操作性但是这也就意味着数据安全性大大降低在电子表格的处理和使用时经常会遇到不同用户在使用同一表格的情况因此填写人对表格进行修改时很容易搞乱表格为了解决这一问题 Excel2003中设计了保护功能可以将关键单元格或单元格区域保护起来实现表格的安全填写一个完整的表格通常包括表头区原始数据区和统计数据区表头区表明了数据管理信息的名称统计数据区蕴含了各种数据处理的手段法则和规律都必须加以保护以免任意修改和误操作造成数据损失上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 设置工作表保护 1 设置单元格或单元格区域的锁定和解除锁定锁定单元格区域选择需要锁定的单元格或单元格区域在菜单栏的格式主菜单中选择单元格菜单命令弹出单元格格式对话框在保护选项卡中选定锁定复选钮一般情况下系统默认单元格均为锁定状态单击确定按钮确认锁定设置解除单元格区域锁定选择需要解除锁定的单元格或单元格区域在菜单栏的格式主菜单中选择单元格菜单命令弹出的单元格格式对话框在保护选项卡中取消锁定复选钮单击确定按钮确认取消锁定设置上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 2 设置工作表保护在菜单栏的工具主菜单中选择保护级联菜单下保护工作表菜单命令在弹出的保护工作表对话框中如图5 17所示在取消工作表保护时使用的密码文本输入框中输入自定义密码在允许此工作表的所有用户进行框中选中单击确定按钮确认工作表保护设置弹出确认密码对话框重新输入自定义密码如图5 18所示单击确定按钮确认密码设置工作表保护设置完成刚试保护单击工作表中单元格无法选择锁定单元格而未锁定单元格内可以继续进行选择修改等操作选定未锁定的单元格复选钮上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 3 撤销工作表保护在菜单栏的工具主菜单中选择保护级联菜单下撤销工作表保护菜单命令在弹出的撤销工作表保护对话框中在密码文本输入框中输入保护密码单击确定按钮工作表保护即被撤销 4 指定用户访问受保护区域通过可编辑权限的设置允许用户编辑被保护表格的指定区域如果有Windows2000 XP操作系统则可允许特定的用户对特定的单元格或单元格区域进行编辑即使单元格已被锁定允许访问的用户仍可对其进行编辑只有在工作表受到保护后用户的访问限制才生效上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作在菜单栏的工具主菜单中如图5 19所示选择保护级联菜单下允许用户编辑区域菜单命令弹出允许用户编辑区域对话框如图5 20所示允许用户编辑区域命令仅在工作表未受保护时才可用在允许用户编辑区域对话框中单击新建按钮弹出新区域对话框在其中输入相关信息单击权限按钮设置权限在弹出的区域1的权限对话框中单击添加按钮又打开选择用户或组对话框如图5 21所示选择高级按钮在弹出的对话框中单击立即查找按钮在用户信息栏中选择用户上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作连续单击确定按钮依次确定四个对话框的设置接着弹出确认密码对话框在其中确认密码返回允许用户编辑区域对话框其中显示新设置的区域信息单击保护工作表按钮设置保护工作表系统弹出保护工作表对话框同前面介绍的设置工作表保护操作设置并确认设置取消工作表保护时使用的密码完成工作表保护设置上一页下一页返回第一节电子表格的基本操作 5 设置单元格公式的隐藏保护选择需要隐藏的单元格或单元格区域在菜单栏的格式主菜单中选择单元格菜单命令弹出的单元格格式对话框在保护选项卡中选定隐藏复选钮单击确定按钮确认隐藏设置设置工作表保护后可观察到被设置隐藏的单元格或单元格区域的公式在编辑栏中不显示上一页返回第二节电子表格的格式设置一表格的简单编辑与调整1 选取单元格 1 选择单元格和区域选择单一单元格非常简单只需要利用鼠标单击指定单元格或将光标键移动到指定单元格即可选中单一单元格如图5 22 a 所示选择单一区域即连续单元格需要单击选择单一区域第1个单元格拖动到最后一个单元格后再松开鼠标选中单一区域如图5 22 b 所示 2 选择不规则区域选择不规则区域即多个不连续单元格先按单一区域选定方法选择一个区域再按住 Ctrl 键选择下一个单元格或区域依次类推选中不规则区域如图5 23所示下一页返回第二节电子表格的格式设置 3 选择整列整行或整张工作表选择整行在行标号上单击鼠标即可如图5 24 a 所示在第2行标号2上单击选择选择整列在列标号上单击鼠标即可如图5 24 b 所示在第3列标号C上单击选择选择整张工作表如图5 24 c 所示在行标号和列标号交叉点即最左上角单元单击鼠标整张工作表即被选中 2 编辑对象的移动 1 单元格的移动在Excel2003中可以利用鼠标操作移动单元格如图5一25所示在工作表上有三种格式将其中格式二单元格移动位置操作如下上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置单击选择格式二所在单元格如图5 26 a 所示此时鼠标光标为空心十字光标移动光标到选中单元格上边线鼠标光标变为实心十字箭头光标如图5 26 b 所示拖动箭头光标到目标单元格如图5 26 c 所示目标单元格出现虚线框松开鼠标如图5 26 d 所示目标单元格显示为格式二但单元格宽度不随格式二单元格宽度变化原格式二单元格内容为空格式恢复为系统默认单元格格式格式二单元格移动完成上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置在Excel2003中还可以利用剪切和粘贴操作移动单元格如将上例中改为利用剪切和粘贴操作移动格式二单元格操作如下单击选择格式二所在单元格如图5 27 a 所示单击常用工具栏中的剪切按钮格式二所在单元格边框变为动态虚线框如图5 27 b 所示单击选择目标单元格如图5 27 c 所示单击选择常用工具栏中的粘贴按钮将原格式二单元格内容和格式均复制到目标单元格如图5 27 d 所示原格式二单元格内容为空格式恢复为系统默认单元格格式格式二单元格移动完成上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 移动行或列在Excel2003中行或列的移动操作较为复杂方法是先利用插入行或列命令在指定位置插入一个新行或列再利用复制行或列命令或剪切行或列命令将原行或列信息存入剪贴板接下来利用粘贴行或列命令将剪贴板中信息粘贴到新行或列中最后删除原行或列 3 编辑对象的复制 1 单元格的复制在Excel2003中对单元格的复制可以通过复制和粘贴操作也可以利用单元格填充柄操作利用复制和粘贴操作复制单元格如将图5一25所示工作表中格式二单元格复制到指定位置操作如下上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置选择格式二所在单元格单击常用工具栏中的复制按钮格式二所在单元格边框变为动态虚线框选择目标单元格单击常用工具栏中的粘贴按钮将原格式二单元格内容和格式均复制到目标单元格原格式二单元格内容和格式不变目标单元格下方出现智能标记粘贴选项按钮单击该按钮出现一个有助于确定在工作表方式中如何粘贴的列表列表选项取决于填充的内容填充内容所在的程序以及填充的文本或数据的格式本操作中系统默认粘贴为保留源格式即单元格内容和格式同时复制常用的粘贴选项还包括匹配目标区域格式即仅复制单元格内容格式采用目标单元格源格式保留源列宽即同时复制单元格内容格式和列宽链接单元格即自动设置公式利用该公式调用原单元格内容当源数据修改后目标单元格数据也随之变化上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置利用单元格填充柄复制单元格将上例图5一25所示工作表中格式二单元格复制到指定位置操作如下单击选中格式二单元格单元格出现粗线框将光标移动到填充柄上鼠标光标从变为十字光标在填充柄上按住鼠标左健并拖动到适合位置拖动区域显示虚线框松开鼠标如图5 28所示单元格中显示复制内容上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置在目标单元格右下方出现智能标记自动填充按钮单击该按钮弹出一个用于确定工作表填充方式的列表列表选项取决于填充的内容填充内容所在的程序以及填充的文本或数据的格式如图5 28所示本操作中系统默认自动填充方式为复制单元格即单元格内容和格式同时复制常用的自动填充方式还包括仅填充格式即仅将单元格格式复制到目标单元格内容不复制不带格式填充即仅将单元格内容复制到目标单元格格式保留目标单元格原有格式设置上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 行与列的复制在Excel2003中对行和列的复制可以通过复制和粘贴操作进行单击选中需要复制的行或列的行标号或列标号如图5 29 a 所示单击常用工具栏中的复制按钮如图5 29 b 所示出现动态虚线框系统自动将需要复制的行或列信息存入剪贴板选择复制的目标行或列的行标号或列标号如图5 29 c 所示单击常用工具栏中的粘贴按钮系统将剪贴板中信息粘贴到目标行或列中如图5 29 d 所示目标行或列中原有信息被覆盖在目标行或列下方或右侧出现智能标记粘贴选项按钮该粘贴选项按钮的说明及具体操作同单元格的复制上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 4 编辑对象的撤销与恢复在编辑中经常出现误操作解决的简单方法是利用城象撤销按钮和恢复按钮进行操作 5 编辑对象的删除与清除在Excel2003中系统提供了两种编辑对象的删除操作即删除和清除 1 删除对象选择被删除对象在菜单栏的编辑主菜单中选择删除菜单命令系统弹出删除对话框在删除对话框中选择是否删除整行或整列如果删除对象为单元格或区域时则选择删除后的填充方法上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 清除对象选择被清除对象在菜单栏的编辑主菜单中选择清除菜单命令在打开的清除菜单的下级菜单中选择清除命令的具体内容选择全部命令表示不但清除该清除对象的内容还清除格式设置清除后格式为系统默认格式选择格式命令表示只清除该清除对象的格式设置清除后格式为系统默认格式选择内容命令表示只清除该清除对象的内容清除后格式不变选择批注命令表示只清除该清除对象的批注信息上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 6 编辑对象的插入 1 插入单元格选择将要插入单元格对象的位置如图5 30所示在菜单栏的插入主菜单中如图5 31所示选择单元格菜单命令打开插入对话框在其中设置当前位置插入新单元格后当前活动单元格的移动方式系统允许活动单元格进行右移和下移操作如果选择活动单元格右移则插入新单元格后工作表如图5 32所示在新插入的单元格下方如图5 32所示会出现智能标记插入选项按钮单击选择该按钮打开格式选项列表快捷菜单可以选择新单元格的格式设置系统默认为与左边格式相同即与新单元格左边单元格的格式相同常用格式还包括与右边格式相同即与新单元格右边单元格的格式相同清除格式即以系统默认格式设置为新单元格格式上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 插入行或列选择将要插入行对象或列对象的位置在菜单栏的插入主菜单中选择行或列菜单命令系统自动在当前活动行或列上插入新行或列如图5 33所示在新插入的行下方或列右侧如图5 33所示出现智能标记插入选项按钮单击选择该按钮打开格式选项列表快捷菜单可以选择新行或列的格式设置行列操作不同选项列表项也不同对于插入行或列操作系统默认为与上面或左边格式相同即与新行的上面行或列的左边列的格式相同插入行或列操作常用格式还包括与下面或右边格式相同即与新行下面行或列的右边列的格式相同清除格式即以系统默认格式设置为新行或列格式上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置二表格的简单修饰1 利用菜单进行单元格格式修饰Excel2003提供了大量的格式修饰命令其中主要的命令均集成在单元格格式对话框中打开单元格格式对话框的方法为在菜单栏的格式主菜单中选择单元格菜单命令系统弹出单元格格式对话框其中包括六个选项卡数字选项卡可以设置各种类型的数值格式对齐选项卡用于设置单元格文本对齐方式文本控制及方向等字体选项卡可用于设置文本字体字号等边框选项卡用来设置单元格有无边框边框效果等图案选项卡用于设置单元格背景效果保护选项卡用于在工作表被保护时锁定单元格或隐藏公式等操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 利用工具栏进行单元格格式修饰Excel2003将常用格式设置命令设计为图片按钮打包为格式工具栏如图5 34所示可快速进行格式设置 3 添加表格框线添加表格框线是合理标识电子表格数据的一种简捷而有效的方法一般可以通过菜单和工具栏按钮两种方法进行设置利用菜单添加表格框线在菜单栏的格式主菜单中选择单元格级联菜单命令在打开的单元格格式对话框的边框选项卡中根据需要选择线条的样式和颜色并设置边线位置利用工具栏按钮添加表格框线在格式工具栏中选择边框按钮打开边框工具栏选择设置边框上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置三表格数据的填充操作1 有规律的数据仔细观察待处理的数据经常可以发现这些烦琐的数据其实是有规律可循的例如在教师工作情况表中职工号字段基本上是连续分配的性别字段只有男和女两个值部门字段只有中文系经济系和计算机系三个部门值等在教师情况工作表中的记录和教师工资明细表中的记录是一一对应的且其中职工号字段姓名字段等都是相同的 Excel2003充分考虑到这些类型数据的重复输入问题提供多种数据输入的方法因此通过一些技巧可以更方便快捷准确地进行数据输入上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 自动完成Excel2003在数据输入时设计了多种智能填充功能自动完成功能就是其中的一种每当进行数据输入时总会遇到一些重复的数据需要录入如在输入教师情况表工作表时总要输入中文系经济系和计算机系三个值当该字符串第二次录入时只要输入了第一个字符系统会默认自动填入以后的字符并以反白方式显示如图5 35所示如果自动完成填入的数据正是需要的数据则单击Enter键确认或单击编辑工具栏中输入按钮即可如果该数据不是所需数据则可不必理会继续手工输入上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 3 选择列表输入相同数据项时也可以利用选择列表功能即单击选中填充单元格如图5 36 a 所示右击打开快捷菜单如图5 36 b 所示在其中选择从下拉列表中选择命令即可出现图5 36 c 所示的选择列表从中直接选择数据值 Excel2003的选择列表功能是指利用同列中已经输入的连续字段数据进行选择填充这里的连续字段是指当前填充单元格上部的连续单元格数据和其下部的连续单元格数据如图5 36 a 所示 B4为填充单元格选择列表由图5 36 c 所示的经济系计算机系数学系法律系和电子系构成而中文系英语系和法语系因为是不连续的即中间出现空单元格而不能出现在选择列表中上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 4 自动填充Excel2003的自动填充功能可以根据已输入的数据即种子数据按照Excel的默认约定对连续单元格进行数据填充填充操作步骤如下输入种子数据并选中所有种子数据如图5 37 a 所示种子数据为 001 和 004 拖动填充柄如图5 37 b 所示填充区出现虚线框系统按种子数据计算出步长值为3 拖动过程中在实心十字光标右下方出现填充数据提示松开鼠标填充区出现填充数据虚线框变为粗实线如图5 37 c 所示填充成功自动填充是Excel数据输入操作最常用的填充方法之一在进行自动填充时数据类型种子数据都是决定数据填充结果的关键因素上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 1 填充柄在自动填充时主要利用拖动填充柄进行操作如果填充柄未显示可以在工具主菜单中选择选项菜单打开选项对话框选中编辑选项卡中单元格拖放功能即可显示填充柄利用填充柄还可以删除选择区域内容首先拖动填充柄选中待删除区域再单击并往回拖动填充柄覆盖原选中区域释放鼠标即可删除该区域的内容上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 文本数据填充自动填充时文本数据有两种表示方式用字符串表示中英文字符串和单引号引导的数字字符串用文本区表示设置为文本区内的字符等文本数据的字符中无数字字符时自动填充的内容将按照种子数据进行依次复制如图5 38所示在图中第A列中种子数据为A1 A2区域数据自动填充后按照A1 A2区域数据依次复制在图中第B列中种子数据为B1单元格数据自动填充后按照B1单元格数计算机系依次复制上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置文本数据的字符中含数字字符时将按照种子数据进行简单计算后进行填充如图5 38所示在图中第C列中种子数据为C1单元格数字字符数据 006 自动填充时系统默认按照步长为1进行填充C2 C8区域数据在图中第D列中种子数据为D1 D2区域数字字符数据系统自动计算D2单元格数据与D1单元格数据的差值作为步长值进行填充D3 D8区域数据在图中第E列中种子数据为E1 E3区域数字字符数据而这三个数据无规律无法计算步长值自动填充时系统按照原数据进行填充文本数据中字符有数字字符时只有数字部分会按照默认步长进行填充其余部分直接原样填充上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 3 数值数据填充在数值数据的自动填充时如果只有一个种子单元格数据则以此数据为种子样本复制填充至其他单元格如图5 39第A列所示如果有两个以上种子单元格数据系统则自动计算其趋势后默认步长值进行填充如图5 39第B列种子数据100 150和200 三个数据间具有相同步长值50 系统自动计算后按照50作为以后数据的步长如图5 39第C列种子数据为100 120和150 三个数据间步长不同系统利用Excel默认步长计算公式自动计算后得到步长值25 33 按照该值进行填充 4 填充选项按钮在自动填充时填充区域右下方总会出现一个智能标记即自动填充选项按钮如图5 40所示单击该按钮可以打开填充选项菜单系统默认填充方式为以序列方式填充还可以设置复制单元格仅填充格式和不带格式填充等方式上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 5 序列填充Excel的序列填充比自动填充的功能更加强大可以根据自己的需要进行填充的设置 1 等差序列等差序列是指目标单元格的数值等于其前一单元格中数据值即种子数据与步长值相加此后单元格的填充依此类推选择填充区域区域中第一个单元格开始至少有一个种子数据在编辑主菜单的填充菜单下单击选择序列菜单命令打开序列对话框在序列对话框中选择序列产生在列或行上类型为等差序列系统默认步长值为1且无终止值可以自行设置步长和终止值如果选择预刚趋势则不用设置步长和终止值系统自动进行默认预刚运算并填写单击确定按钮进行填充操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 等比序列等比序列是指目标单元格的数值等于其前一单元格中数据值即种子数据与步长值相乘此后单元格的填充依此类推选择填充区域区域中第一个单元格开始至少有一个种子数据在编辑主菜单的填充菜单下单击选择序列菜单命令打开序列对话框在序列对话框中选择序列产生在列或行上类型为等比序列系统默认步长值为1且无终止值此时步长代表公比值也可以自行设置步长和终止值如果选择预刚趋势则不用设置步长和终止值系统自动进行默认预刚运算并填写单击确定按钮进行填充操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 3 日期填充日期序列填充是指目标单元格的数值等于其前一单元格中的日期数据值与步长值根据日期单位相加的值此后单元格的填充依此类推选择填充区域区域中第一个单元格开始至少有一个种子数据在编辑主菜单的填充菜单下单击选择序列菜单命令打开序列对话框在序列对话框中选择序列产生在列或行上类型为日期序列日期单位系统默认为日也可以选择工作日月或者年系统默认步长值为1且无终止值可以自行设置步长和终止值如果选择预刚趋势则不用设置步长和终止值系统自动进行默认预刚运算并填写单击确定按钮进行填充操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 4 序列自动填充序列自动填充是指按照系统自建或用户创建的常用特殊填充序列进行填充选择填充区域区域中第一个单元格开始至少有一个种子数据在编辑主菜单的填充菜单下单击选择序列菜单命令打开序列对话框在序列对话框中选择序列产生在列或行上类型为自动填充系统自动进行默认填充设置单击确定按钮进行填充操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 6 自定义自动填充序列Excel的自动填充序列可以自行定义操作如下在工具主菜单中选择选项菜单打开选项对话框单击选择自定义序列选项卡在自定义序列选项卡中在输入序列栏中输入新增序列内容注意序列每一项值占一行单击添加按钮将输入序列填入自定义序列栏中也可以通过工作表中已建的数据创建新序列单击选项按钮在工作表中选择已建数据区域单击返回按钮返回选项对话框再单击导入按钮将数据导入自定义序列单击确定按钮完成定义上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置四行列编辑1 调整行高和列宽 1 设置行高的方法拖动设置将光标移动到行标定位栏中需要调整行高的行和其下面一行交界处光标变为衡单击拖动交界线观察参数数值提示直接拖设行高利用行高对话框设置选中需要设置行高的行在格式主菜单的行菜单中单击选择行高菜单命令如图5 41所示弹出行高对话框如图5 42所示系统默认行高为 14 25 可以根据需要填入数值单击确定按钮确认设置设置最适合行高选中需要设置行高的行在格式主菜单的行菜单中单击选择最适合的行高菜单命令如图5 41所示系统自动计算行高以适应所填入数据上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 设置列宽的方法拖动设置将光标移动到列标定位栏中需要调整列宽的列和其右侧一列交界处光标变为季单击拖动交界线观察参数数值提示直接拖设列宽利用列宽对话框设置选中需要设置列宽的列在格式主菜单的列菜单中单击选择列宽菜单命令如图5 43所示弹出列宽对话框如图5 44所示系统默认列宽为 8 38 可以根据需要填入数值单击确定按钮确认设置设置最适合列宽选中需要设置列宽的列在格式主菜单的列菜单中单击选择最适合的列宽菜单命令如图5 43所示系统自动计算列宽以适应所填入数据上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 隐藏或显示行列 1 隐藏或显示行的方法拖动设置隐藏行将光标移动到行标定位栏中需要隐藏的行和其下面一行的交界处光标变为单击拖动交界线合并到上一条交界线上即将行隐藏了拖动设置显示行将光标移动到行标定位栏中隐藏行的位置观察光标变为单击拖动交界线向下拉开行距即将行显示出来了利用隐藏菜单命令选中需要隐藏的行或该行上的单元格在格式主菜单的行菜单中单击选择隐藏菜单命令隐藏行利用取消菜单命令选中被隐藏行的上下两行或两行上的跨行连续单元格在格式主菜单的行菜单中单击选择取消隐藏菜单命令显示隐藏的行上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置五单元格和区域操作1 查找和替换Excel2003查找和替换操作与Word2003相似在此就不一一赘述了 2 区域命名Excel2003支持区域命名操作命名的作用是为了简化编辑过程中有规律且重复性的操作在进行数据处理与分析时可以利用名称进行方便快捷的定位和计算上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 1 命名区域选择需要命名的单元格或区域单击编辑工具栏的名称框其中的原名称反白显示输入自定义新名称按Enter健确认即可选择需要命名的单元格或区域在插入主菜单的名称菜单中单击定义菜单命令打开定义名称对话框如图5 45所示在当前工作薄中的名称栏中输入新名称单击确定按钮完成区域命名上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 名称的使用Excel2003在使用区域名称时常用命名语言公式法和点名法命名语言公式法指对单元格或区域直接命名后利用名称进行公式引用的方法点名法又称为快速定位法是指在同一工作簿的不同工作表中快速查找已经命名的表格区域的方法其操作方法如下直接单击编辑工具栏的名称列表框右侧的攘下拉按钮打开的列表项中显示出当前工作薄中全部已定义的区域名称单击选择所需区域名称则立即切换到相应表格区域上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置六工作表操作1 工作表命名Excel2003在新建工作簿时系统会默认创建3个工作表并自动设置工作表名称为 Sheetl Sheet2 和 Sheet3 当在一个工作簿中添加新的工作表时系统默认工作表名称为 SheetX 这些名称既不好记也不直观在操作工作表时总是希望工作表名称能简单直接地表示工作表的内容 Excel2003提供工作表命名操作通过该操作可以对工作表进行有意义的命名上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置常用的工作表命名方法单击选择工作表标签在格式主菜单的工作表菜单中单击重命名菜单命令此时工作表标签上的原名称反白显示输入自定义新名称按Enter健确认单击选择工作表标签右击弹出快捷菜单单击选择重命名命令此时工作表标签上的原名称反白显示输入自定义新名称按Enter健确认双击选择工作表标签此时标签上的原名称反白显示输入自定义新名称按Enter键确认上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 新增移动和复制工作表 1 选择工作表选择单个工作表单击工作表标签选择多个工作表单击工作表标签按下Ctrl健同时单击其他工作表标签即可以选择多个工作表选择多个连续工作表单击起始工作表标签再按下Shift健同时单击结尾工作表标签两个标签及其间的多个工作表即被选中选择全部工作表单击选择任意工作表标签右击弹出快捷菜单如图5 46所示单击选择选定全部工作表命令即可选中全部工作表上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 2 新增工作表在插入主菜单中单击选择工作表菜单命令即可插入一个新工作表表名默认为 SheetX 其中X为系统自动累计值单击选择任意工作表标签右击弹出快捷菜单如图5 46所示单击选择插入命令即可插入一个新工作表表名默认为 SheetX 其中X为系统自动累计值 3 移动或复制工作表在编辑主菜单中单击选择移动或复制工作表菜单命令弹出移动或复制工作表对话框在其中下列选定工作表之前栏中设置移动或复制工作表的位置选择建立副本复选钮可以进行当前活动工作表的复制操作如果不选建立副本复选钮则表示仅进行工作表的移动上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置单击选择移动或复制工作表标签右击弹出快捷菜单如图5 46所示单击选择移动或复制工作表命令弹出移动或复制工作表对话框操作同上移动光标到将要进行移动或复制操作的工作表标签鼠标光标变为单击鼠标左健光标变为拖动到适合位置再松开左健完成工作表的移动操作在拖动时同时按住 Ctrl 健则可以进行工作表的复制操作上一页下一页返回第二节电子表格的格式设置 4 隐藏或显示工作表利用菜单隐藏工作表单击选择工作表标签在格式主菜单的工作表菜单中单击隐藏菜单命令该工作表标签即被隐藏利用菜单显示工作表在格式主菜单的工作表菜单中单击取消隐藏菜单命令弹出取消隐藏对话框从取消隐藏工作表框中选择希望恢复显示的工作表名称单击

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