北京市移交档案馆资料组卷要求.ppt

1 海淀区2010年环境建设项目资料管理规程 环境科 海淀区市政管理委员会环境科 综合整治项目 2 一 环境整治项目名称 海淀区2010年重点大街100米范围环境整治项目 xx路 海淀区2010年老旧小区环境整治项目 xx小区 海淀区2010年校园周边环境整治项目 xx周边 海淀区2010年河湖两侧及沿线50米范围环境整治项目 xx路 海淀区2010年公园风景名胜周边环境整治项目 xx周边 海淀区2010年方便市民休闲 娱乐的新设施 新景观环境整治项目 xx周边 海淀区2010年城乡结合部公共区域环境整治项目 xx路 海淀区2010年铁路沿线环境整治项目 xx铁路 xx段 海淀区2010年科技园区周边环境整治项目 xx周边 海淀区2010年商圈环境整治项目 xx商圈 海淀区市政管理委员会环境科 3 二 编制整理组卷依据 根据 海淀区2010年环境建设项目实施方案 建筑工程资料管理规程 DBJ01 51 2003 的规定及海淀区档案局的相关要求 海淀区市政管理委员会环境科 4 三 资料管理与流程 海淀区市政管理委员会环境科 5 管委汇总资料流程 项目批复文件 任务书 市财政局等的批复 确认文件 市市政管委等的批复 确认文件 区政府 区财政 区管委等的批复 确认文件 任务书 海淀区市政管理委员会环境科 6 监理资料管理 1 建设工程监理规程 北京 DBJ01 41 2002 2 应按照合同约定审核文件 3 应对施工单位报送的施工资料进行审查 施工资料完整 准确后予以签认 海淀区市政管理委员会环境科 7 监理资料流程 监理招投标 编制监理规划 开工审批 工程技术文件报审 物资进场审核 实施过程的检查 竣工验收移交 监理合同 监理规划与监理实施细则 监理月报监理会议纪要监理工作日志 工程动工报审表 施工进度报审表工程技术文件报审表 工程物资进场报验表 分项分部工程报验表月工料机动态表 监理通知回复单监理通知书监理抽检记录 不合格项处置记录工程暂停令旁站监理记录 工程复工报审表工程延期申请表 工程质量评估报告竣工移交证书监理竣工总结 监理计量支付报告 海淀区市政管理委员会环境科 8 施工资料管理 1 施工资料应实行报验 报审管理 施工过程中形成的资料应按报验 报审程序 通过相关施工单位审核后 方可报建设 监理 单位 2 施工资料的报验 报审应有时限性要求 海淀区市政管理委员会环境科 9 施工资料流程 招投标 合同 协议 预算 开工审批 工程技术文件报审表 施工进度计划报审表 工程物资报审表 会审 招标文件 投标文件 中标通知书 施工合同 施工协议 采购合同 工程施工图 采购合同 施工许可证 安全监督备案书 工程动工报审表 工程概况表 施工组织设计 附企业资质证书 施工总体计划 合格证 质量保证书 商检证 图纸会审记录 海淀区市政管理委员会环境科 10 实施过程资料 交底 变更 施工记录 设计交底记录 技术交底记录 安全交底记录 设计变更记录 工程洽商记录 施工日志 隐蔽工程检查记录 预检记录 检验批质量验收记录 分项工程质量验收记录 分部 子分部 工程质量验收记录 海淀区市政管理委员会环境科 11 竣工图 竣工验收单 工程量确认单 实施前中后对比照片 竣工总结 项目决算资料 海淀区市政管理委员会环境科 12 四 资料保存与归档 海淀区市政管理委员会环境科 13 海淀区市政管理委员会环境科 14 海淀区市政管理委员会环境科 15 海淀区市政管理委员会环境科 16 海淀区市政管理委员会环境科 17 海淀区市政管理委员会环境科 18 海淀区市政管理委员会环境科 19 海淀区市政管理委员会环境科 20 海淀区市政管理委员会环境科 21 海淀区市政管理委员会环境科 22 海淀区市政管理委员会环境科 23 工程量确认单 海淀区2010年老旧小区环境整治项目 XX小区 24 海淀区2010年环境建设项目设计变更流程海淀区2010年环境建设项目实施中如有变更 应及时办理 设计变更通知单 内容必须明确具体 注明原图号 必要时附图 设计单位签发 设计变更单 监理单位组织项目参建单位共同商议现场核实确认 建设单位环境科主任签字 管理公司项目负责人签字 监理单位总监签字 设计单位设计负责人签字 施工单位技术负责人签字 提出变更内容 办理设计变更手续 25 26 海淀区2010年环境建设项目工程洽商流程海淀区2010年环境建设项目实施中如有洽商 应及时办理 工程洽商记录 内容必须明确具体 注明原图号 必要时附图 1 综合整治和绿化项目依据建筑工程资料管理规程 工程洽商记录 表C2 4 2 市政项目依据市政基础设施工程资料管理规程 工程洽商记录 表式C2 6 工程洽商记录 监理单位组织项目参建单位共同商议现场核实确认 建设单位环境科主任签字 管理公司项目负责人签字 监理单位总监签字 设计单位设计负责人签字 施工单位技术负责人签字 提出工程洽商内容 办理工程洽商手续 27 28 附表 招投标文件资料目录 1 招标方式登记表2 招标人委托招标登记表3 委托协议4 招标公告发布单5 资格预审文件6 招标文件备案表7 招标文件8 领取招标文件登记表9 开标会签到表 海淀区市政管理委员会环境科 29 10 投标文件报送签收一览表11 投标文件报送复核一览表12 招标方法人委托书13 投标方法人委托书14 投标书 所有投标方 15 开标情况记录16 抽取专家申请表17 评标专家名单18 评标专家签到19 评标专家声明20 招投标情况书面报告 海淀区市政管理委员会环境科 30 21 技术标编号对照表22 经济标评分表23 技术标评分表24 评分汇总表25 评标委员会意见书26 中标通知书27 合同签订备案表28 合同书29 标底概算书30 中标方概算书31 中标方施工组织设计 海淀区市政管理委员会环境科 31 五 资料编制与组卷 一 质量要求1 项目资料应真实反映工程的实际状况 具有永久和长期保存价值的材料必须完整 准确和系统 2 项目资料应使用原件 因各种原因不能使用的 应在复印件上注明原件存放处 并有经办人签字及时间 海淀区市政管理委员会环境科 32 3 项目资料应保证字迹清晰 签字 盖章手续齐全 签字必须使用档案规定用笔 计算机形成的工程资料应采用内容打印 手工签名的方式 4 施工图的变更 洽商返图应符合技术要求 5 项目资料的照片 图像电子文件 及声像档案 应图像清晰 声音清楚 文字说明或内容准确 照片为彩色打印装订组卷 海淀区市政管理委员会环境科 33 二 组卷要求1 组卷的质量要求 组卷前应保证项目批复文件 监理资料和施工资料齐全 完整 并符合要求 文字材料和图纸不满足质量要求的一律返工 2 组卷的基本原则 1 建设项目按单位工程组卷 单位工程是单项工程的组成部分 通常按照单项工程所包含的不同性质的工作内容 根据能否独立施工的要求 将一个单项工程划分为若干单位工程 海淀区市政管理委员会环境科 34 2 项目资料应按不同的收集 整理单位及资料类别 按项目批复文件 监理文件 施工资料和竣工图分别组卷 3 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定 一般顺序为封面 目录 资料部分 备考表 封底 组成的案卷应美观 整齐 4 卷内若存在多类项目资料时 同类资料按自然形成的顺序和时间排序 不同资料之间的排列顺序参照奥运环境整治项目资料流程 5 案卷不宜过厚 一般不超过100页 案卷内不应有重复文件 海淀区市政管理委员会环境科 35 3 组卷的具体要求 1 项目批复文件组卷 可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷 排列顺序依据 建筑工程资料管理规程 项目批复文件和预算资料 2 监理资料组卷 可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷 监理资料具体组卷内容和顺序依据 建筑工程资料管理规程 监理资料 海淀区市政管理委员会环境科 36 3 施工资料组卷 可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷 具体组卷内容和顺序依据 建筑工程资料管理规程 施工资料 4 竣工图组卷 按专业 根据图纸数量多少组成一卷或多卷 5 文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内 如资料材料较少 需放在一个装具内时 文字材料和图纸材料必须混合装订 其中文字材料排前 图样材料排后 海淀区市政管理委员会环境科 37 4 案卷页号的编写 1 编写页号应以独立卷为单位 在案卷内材料排列顺序确定后 均以有书写内容的页面编写页号 2 每卷从阿拉伯数字1开始 用打号机或钢笔依次逐张连续标注页号 采用黑色 蓝色油墨或墨水 黑或蓝黑 案卷封面 卷内目录和备考表 封底 不编写页号 3 页号编写位置 单面书写的文字材料页号编写在右下 角 双面书写的文字材料页号正面编写在右下角 背面编写在左下角 4 图纸折叠后无论何种形式 页号一律编写在右下角 5 组卷套数 五套 一套原件 四套复印件 海淀区市政管理委员会环境科 38 六 封面目录封底 1 案卷封面填写 案卷封面包括档号 档案馆 室 号 缩微号 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级 1 档号 移交给区市政管委后统一编写 2 档案馆 室 号 向区档案馆移交时填写 3 案卷题名 由三部分组成 一是项目名称 二是项目的专业 类别名称 三是案卷内主要内容提示 资料名称 海淀区市政管理委员会环境科 39 4 编制单位 本卷档案的编制单位 5 编制日期 填写卷内材料形成的起 最早 止 最晚 日期 6 保管期限 由区市政管委统一根据 建筑工程资料管理规程 DBJ01 51 2003 的有关规定填写 7 密级 由档案保管单位按照本单位的保密规定或有关规定填写 海淀区市政管理委员会环境科 40 封面 海淀区2010年老旧小区环境建设项目 具体点位 海淀区市政管理委员会环境科 41 2 卷内目录的填写 卷内目录包括序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页次 备注 1 序号 按卷内文件排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注 2 文件编号 文件制发机关的发文号或图纸原编图号 3 责任者 文件材料的形成部门或主要负责者 海淀区市政管理委员会环境科 42 4 文件材料题名 填写文字材料和图纸名称 无标题的材料应根据内容拟写标题 5 日期 文件材料的形成时间 文字材料为原文件形成日期 汇总表为汇总日期 竣工图为编制日期 6 页次 填写每份文件材料在本案卷的页次 最后一份文件填写起止页次 或起止的页次 7 备注 填写需要说明的问题 海淀区市政管理委员会环境科 43 目录 海淀区市政管理委员会环境科 44 工程资料编码和填写工程资料表格的编码由表式码 专业工程分类码和顺序码三部份组成 隐蔽工程检查记录 表式C5 1 表式码 编码 Q2 1 020 专业工程分类码 顺序码 海淀区市政管理委员会环境科 45 3 卷内备考表 封底 的填写 填写本卷共 件 页 无论采取案卷装订或不装订形式的都要填写件数和页数 1 立卷人 应由责任立卷人签名 2 立卷日期 应填写完成立卷的日期 3 检查人 应由案卷质量审核者签名 4 检查日期 应填写审核的日期 封底 海淀区市政管理委员会环境科 46 4 卷合脊背的填写 由区市政管委按要求统一填写5 项目档案移交书 项目档案移交书为竣工档案进行移交的凭证 应有移交日期和移交单位 接收单位的签章 各单位向区市政管委办理的项目档案移交书应附一套纸质工程档案移交目录及其电子版 奥运环境整治项目工程档案移交书向海淀区市政管委移交档案共计册 其中 图样材料册 文字材料册 其它材料张 附 纸质档案移交目录一套 共张 电子目录一套 移交单位 接收单位 单位负责人 单位负责人 移交人 接收人 移交日期 年月日 海淀区市政管理委员会环境科 47 科技档案案卷目录 注 该表页面应设置为横向 海淀区市政管理委员会环境科 48 档号章式样 35 15 10 10 档号 件号 海淀区市政管理委员会环境科 49 七 案卷规格与装订 1 案卷规格 卷内材料 封面 目录 备考表 封底 统一采用A4幅 297 210mm 尺寸 破损的要先修复 图样折叠方法参照 建筑工程资料管理规程 小于A4幅面的材料要用A4白纸衬托 2 案卷装具 案卷采用统一规格尺寸的装具 北京市档案局监制的科技档案卷盒 可选不同厚度的 3 案卷的装订 1 文字材料必须装订成册 图纸材料可装订成册 也可散装存放 海淀区市政管理委员会环境科 50 2 装订时要剔除金属物 装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸 3 案卷用绵线在左侧三孔装订 棉线装订结打在背面 装订线距左侧20mm 上下两孔分别距中孔80mm 4 装订时 须将封面 目录 备考表 封底 与案卷一起装订 图纸散装在卷盒内时 需将案卷封面 目录 备考表 封底 三件用棉线在左上角装订在一起 随图纸一起放入盒内 散装在卷盒内的图纸上需加盖 档号章 档号章应加盖在标题栏附近的空白处 档号章的内容应包括档号和件号 图纸加盖档号章后可不编写页号 注 各单位只填写档号章上的件号 档号由区市政管委统一填写 海淀区市政管理委员会环境科 51 装订机 白色棉线 海淀区市政管理委员会环境科 52 案卷正面 案卷背面 结子打在案卷背面 做一小钩子 棉线 孔距8CM 案卷装订示意图 海淀区市政管理委员会环境科 53 装订好卷宗 档案盒 海淀区市政管理委员会环境科 54 海淀区2010年老旧小区环境整治项目 xx小区 xx号楼 实施前 实施后 1 实施前中后照片对比采用A4纸彩色打印 2 实施前中后照片对比必须是同一个点位 3 每上点位提供两张 海淀区市政管理委员会环境科 55 八 竣工图 1 凡按施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图图附近空白处加盖并签署竣工图章 2 绘制的竣工图必须准确 清楚 完整 规范 修改必须到位 真实反映项目竣工验收时的实际情况 3 所有竣工图应由编制单位逐张加盖 签署竣工图章 竣工图章中签名必须齐全 不得代签 4 竣工图章应加盖在图签附近的空白处 竣工图 此栏为编制单位名称 70 54 15 10 7 7 7 8 30 制图人 审核人 技术负责人 年月日 单位 mm 5 竣工图章应使用不退色红或蓝色印泥 海淀区市政管理委员会环境科