酒店某酒店筹备期采购程序及若干管理规定

致/ To: 董事会 自/ From: EDF 酒店总经理 日期/ Date: 2019/12/29 备忘录 Memorandum Ref No：EO2008-7-16 筹备期采购程序及若干规定一 总则第一条 为了搞好酒店采购工作，保证优质价廉的货品供应，确保经济指标的完成，防止一些不良倾向的发生，特制定此规程。第二条 采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需货品原则上均由其统一购买，其它部门要支持配合并有监督权，一般不得自行采购。第三条 所有采购活动必须遵守中国有关法令、法律和法规。第四条 相关人员在采购、收货过程中，必须遵守职业道德，努力提高业务水平，适应市场经济发展要求，讲究文明礼貌，遵守法规，以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。二 采购项目的申请第一条 凡是仓库储备的项目均由仓库在得到使用部门的认可后提出采购申请。申请之前须认真检查库存量和消耗量。第二条 仓库储备以外的项目由个使用部门提出采购申请。申请之前需查询仓库是否有该项储备或在仓库多余屋子中是否有代用品。第三条 凡属国外进口项目，申请部门在申请之前需向采购部确认能否在国内采购。采购部要认真对待，及时给以答复。第四条 经确认时属必须购买项目。必须由仓库或使用部门提前填写申购单，进相关部门经理审批签字后报送采购部。1. 厨房日常消耗食品填写“厨房每日市场订单”（一式三联），行政总厨签批后报送采购部。2. 厨房日常消耗食品以外的采购项目填写“采购申请单”(一式四联)经部门经理签批后报采购部。第五条 所有采购申请单必须用中文或中英文填写，必须填写清楚规格，型号等条件（或特殊要求）等，以便采购部购买。第六条 所有采购项目的申请要加强计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。1. 国外进口项目需提前二到三个月提出申请。2. 锅内加工项目需视生产周期提前提出申请。3. 国内常用批量项目须在当年度低提出下年度全年或半年申请计划，分批到货。4. 国内市场一般项目需提前两周提出申请。5. 特殊项目按有关规程随机处理。三 采购项目的择商、确认和报价第一条 所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单报送采购部后，由采购部统一登记后分发给相关采购员，由其具体负责对申请单上采购项目的确认、择商（三家）和报价（三家）等工作。第二条“厨房每日市场订单”报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员按批准的报价单报价后采购或通知供应商送货，并由采购部按规定分发至仓收部、厨房等相关部门。第三条 采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通。在确认无误后，按照要求、时限尽快寻找至少三家供应商，进行业务洽谈，经过对比筛选，确定报价填入申请单，并填好总金额，供应商名称后上报主管。第四条 国外采购由采购部经理直接负责。通常以发传真等方式向香港或国外供应商询价。属中国控制进口的项目在询价同时由报送人员向中国有关部门办理申报审批手续。第五条 供应商的优惠、折扣、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。第六条 采购部要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场动向，积极主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品；积极主动向管理当局提供市场情况及采购策略。第七条 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门在工作中要主动与采购部沟通配合，对于所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购部，由其选取质好价廉服务优的供应商。第八条 确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时沟通，研究对策。无力解决的必须及时上报管理当局，不能拖延误事。第九条 对于单项万元以上的采购项目与供应商谈判确认后应报主管领导批准，直至通过招投标的形式确定，由总经理批准后方可实施四 采购项目的审批第一条 “厨房每日市场订单”以外的所有申请单在申请部门经理签署，采购部完成报价后必须经采购部经理复核及登记后方可上报审批。第二条 申请单位经过不同级别的审批签字后即为有效订单。1. 行政总厨签字并完成报价后的“每日厨房市场订单”经采购部经理、成本控制经理签字后即为有效订单。2. “厨房每日市场订单”上的价格，每十天（或十五天）更改一次。该报价根据市场行情每十天（或十五天）一次报请财务总监、总经理批准后方能生效。审批依据是每十天一次的由采购部、成本控制部及餐饮部三方共同市场调查询价而上报的市场调查报告。3. 其他申请按公司基本管理制度规定报批签字后即为有效订单。第三条 国外进口申请单报批时，必须附有合同按公司基本管理制度规定报批签字后方为有效订单。第四条 所有采购项目经审批成为有效单后，方能实施购买。五 采购项目的购买第一条 所有采购项目依据有效申请单原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。第二条 经审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一登记后分发给有关部门。1. 国外进口申请单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发传真等方式订购。同时索取相关单证2. 国内采购单由主管落实到采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效申请单规定的项目、数量、价格、时限、供应商及其他要求进行。第三条 在购买过程中要认真审查所购物品的品质，商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。第四条 对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应商认真洽谈有关业务的细节，主动向主管请示汇报；在达成协议后。签订供需合同，经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。第五条 采购人员在购买中要将采购单号、所需部门、送货地点等明知会供应商。第六条 由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申请。经审批后方能购买。六 采购项目的保管预报验进口项目入关到货后均需由专职报关、验收员按照中国有关规定进行保关、验收。1. 进口用品到货后，首先填写关税免征表向海关办理免征审批。然后完整、准确的填制关单，附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续，交税过关后方能提货。2. 进口食品到货后，首先填写关税免征表向海关办理免征审批。后完整、准确的填制报关手续，交税过关后方能提货，检疫合格后方能使用。3. 报关、报验员必须认真学习并切实遵守中国有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章，依法尊履行报关员义务，行使报关员权利。与相关部门的人员搞好关系，做好报关、报验工作。七 采购项目的运输第一条 进口项目必须首先争取供应商送货到酒店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。第二条 采购运输必须做到及时、完全、完好、节约且有效率。禁止视频和其他货物混装，保证食品卫生。第三条 凡是需要酒店提供运输项目的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车，首先由主办人员向主管提出用车申请并详细说明所云项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划，并填写派车单。第四条 司乘人员必须遵守车辆维护保养的各项制度，不需遵守各项交通法规。第五条 司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实填写好派车单得逐项内容，上报采购部经理。第六条 非酒店业务用车必须经过财务总监或酒店领导批准。八 采购项目的验收第一条 无论是采购人员自提项目还是供应商送货项目，活到酒店后，必须首先与仓收部联系。说明酒店采购订单号码及部门，由仓收部依据采购订单过数验收，验收合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应商直接交予所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。 第二条 验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交予仓收部签收。第三条 验收合格但未付款的采购项目由仓收部开具收货单经交货人签字后，将第五联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报上交成本控制部，第二联仓收部留存备用，第三联交使用部门。第四条 仓收部对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请所需部门的授权人协助，有关部门和人员须积极帮助解决。第五条 在验收中仓收部或所需部门均有权提出退货要求，经确认，实属不符合要求的项目，由采购部办理退货手续。发出：