办公自动化教学大纲第6章.ppt

办公自动化 play 办公自动化教学大纲 北京新海淀计算机学校 第六章 本章主要内容如下 排序 筛选 分类汇总 本教学课件是新海淀计算机学校的教师马成功原创作品 在没有经过本人书面授权的话 请勿私自用于商业用途 否则本人有权利通过法律维护自己的版权 2008 9 1 数据的筛选和排序是最基本的数据处理方式 也是进行其它数据处理的工作基础 好好学习本章知识会对你以后的学习或工作大有裨益 排序 排序的概念排序的使用方法排序一般遵循的规则从工具栏进行快速排序在不影响其他列的情况下对某列进行单独排序让序号不参与排序对汉字进行按笔画排序按行排序多重排序 排序的概念 排序是指把数据按某些规则进行排列 使之符合我们的需要 排序的使用方法 把光标定位到需要排序的单元格内可以从工具栏按钮进行简单的升序或降序排序或从 数据 菜单 排序 从排序对话框进行更加复杂的排序 升序排序从小到大排序 降序排序从大到小排序 排序一般遵循的规则 数字按降序排列是从大到小排序 升序正好相反 比如100 99 98 1 0 1 2 3 数字升序是从小到大 从负数到正数排序数字降序是从大到小 从正数到负数排序汉字是按汉语拼音顺序排序比如升序是从a b c d z降序是按z y x a空白单元格 不是空格 按升序排在最后 按降序也是排在最后 对于某个单元格内出现既有数字又有汉字的情况下则比较棘手啊 从工具栏进行快速排序 把鼠标定位需要排序的某列单击工具栏上相应的按钮即可进行快速的排序 在不影响其他列的情况下对某列进行单独排序 拖拉先选中某列区域 不是单击某个单元格了 然后再执行排序 一般不要采用此项设置 让序号不参与排序 对汉字进行按笔画排序 按行排序 多重排序 以第一关键字为主 且第一关键字不能为空白 筛选 筛选的功能筛选的使用步骤如何去掉筛选基本筛选的使用高级筛选的使用 自动筛选的功能 Excel的自动筛选功能可以把暂时不需要的数据记录隐藏起来 而只显示符合条件的数据记录 这在管理工作表时相当有用 自动筛选的使用步骤 把光标定位到数据区域的某一个单元格中单击 数据 菜单 筛选 自动筛选 工作表会自动进入自动筛选状态表头中每一个单元格右侧会出现一个倒三角形按钮 这是自动筛选的标志单击某一个单元格右侧的倒三角形按钮在弹出的下拉菜单中选择想要的筛选选项或自定义筛选设置 当松开鼠标后其它记录则被隐藏起来 只显示符合筛选条件的记录 如果光标定位处的四周没有任何数据则会提示出错误警告 如何去掉筛选 显示出所有的数据 若要恢复到筛选前的显示状态有两种方法 方法一 只需再次单击筛选旁边的倒三角形按钮 全部 缺点 当使用多重筛选时有时需要点击多个三角形的按钮 方法二 单击 数据 菜单 筛选 全部显示 显示的比较彻底 不管当前是否使用了多重筛选 都会显示出所有的数据 基本筛选的使用 对最小值或最大值进行筛选对空白或非空白单元格进行筛选对文本字符串的开始或结尾进行筛选采用关系运算的方法进行筛选 对最小值或最大值的进行筛选 首先进入自动筛选状态把鼠标定位到有数据的那列 如果定位到文本的那列则不起作用 因为最大 最小是针对数字才起作用的 不一定为10个数字在1 500之间 只能求最大和最小值 不能求平均值等 对空白或非空白单元格进行筛选 只有当当前筛选的数据列中含有空白单元格时 空白 非空白 选项才会出现不一定整行数据都必须为空白 但如果出现了均为空白的空行 则该行单元格所对应的列均可使用此功能只要当前单元格为空白 则当前单元格所在的列即可以使用对空白或非空白的筛选 其它列非空 则非空的单元格对应的列无法使用此功能 只要当前列出现了一个或多个空白单元格 则整列均可以使用此功能 不管是数字或文本字符等均可使用此功能 对文本字符串的开始或结尾进行筛选 选择自定义筛选方式 从下拉菜单中选择 在自定义自动筛选方式对话框中进行相应的选择 不要输入中文状态下的问号 否则筛选后不会筛选出现任何数据 单击查看通配符相关小知识 通配符小知识 一个英文半角的问号代表一个任意的字符 两个问号代表两个任意的字符 三个问号 一个 号代表无数个字符比如我们经常查找使用的 表示点号之前为任意数量的字符 点号之后为任意数量的字符通配符可以置前 置后或置中比如 宝富 于 富 于宝 通配符可以混用比如 宝 宝 号不区分全角 半角 即全半角均可使用 号应在半角状态下输入 自定义筛选方式的关系运算 在利用 自定义筛选 时 可以设置两个条件 并设置这两个条件之间的 与 或 或 关系 与 是指两个条件必须同时满足 或 是指两个条件只要满足其中的一条即可 采用关系运算的方法进行筛选 高级筛选的使用 分类汇总 分类汇总的用途分类汇总使用的前提条件插入单个分类汇总分级显示分页打印替换当前分类汇总创建 嵌套 式多级分类汇总汇总项显示在数据上方删除分类汇总 即恢复分类汇总前的状态 分类汇总的用途 Excel通过分类汇总可以自动计算工作表中的分类值和总值 当对工作表中的数据进行分类汇总时 excel将提供 分级显示 工具 以便显示和隐藏明细数据 分类汇总使用的前提条件 由于excel默认以相邻单元格区域中相同关键字为分类依据 必须对关键字进行排序 以便于将工作表中相同数据集中到相邻的单元格区域中 记住 分类汇总是以排序为基础的 所以要想使用分类汇总 必须先分类 要想分门别类应先使用排序的功能 插入单个分类汇总 步骤如下 鼠标定位到需要排序的字段 然后单击工具栏上的升序或降序按钮给当前定位的字段排序单击 数据 菜单 分类汇总 进行相关的设置确定 单击查看素材实例 当鼠标的定位点处没有任何信息时会提出警告 选择已经分类 即排序过 过的列你按谁排的序 从中选择你排序的字段 分级显示 对工作表分类汇总后窗口左侧会出现 分级显示 按钮 当数据记录很多时 通过单击 分级显示 的 号可以显示或隐藏汇总的明细数据 不过它只能一次显示或隐藏单个数据 窗口顶部出现标号 数字越大的按钮显示的记录会越详细 分页打印 打印分类汇总之后的数据 可以把汇总的项打印在同一页上 也可以把每项汇总的数据打印在不同的页上 执行分页后出现工作表内会出现虚线 执行打印预览会发现 每页纸上只出现一条打印记录 替换当前分类汇总 进行一次分类汇总后 再进行分类汇总时 只要在对话框中选中 替换当前分类汇总 选项 新的分类汇总将会替换以前的分类汇总 此项默认是选中的 创建 嵌套 式多级分类汇总 如果在 分类汇总 对话框中取消 替代当前分类汇总 复选框的选中状态 在一个工作表上会出现多次分类汇总 汇总项显示在数据上方 当进行分类汇总时 汇总项默认放在数据区域的下方 如果在 分类汇总 对话框中取消 汇总项显示在数据下方 复选框的选中状态 再进行分类汇总时 汇总项将显示在数据区域上方 删除分类汇总 即恢复分类汇总前的状态 在对数据进行分类汇总后 可以将分类汇总的结果删除恢复到默认的汇总前的状态 在 分类汇总 对话框中单击 全部删除 按钮即可 执行全部删除后 不会删除原始数据 到这里 就到这里吧 欲知后事如何 且听下回解说