公司基本管理制度.doc

范本精选版 公 司 基 本 管 理 制 度 单位名称 编写部门 责 任 人 发布日期 实施日期 范本精选版 目 录 总 则 1 第一章 劳动合同制度 2 第二章 薪资管理制度 6 第三章 考勤管理制度 8 第四章 员工道德规范 12 第五章 人事管理制度 14 第六章 会议管理制度 16 第七章 接待管理制度 18 第八章 文件管理制度 20 第九章 档案管理制度 21 第十章 印证使用管理制度 23 第十一章 采购管理制度 24 第十二章 报刊书籍订阅管理制度 25 第十三章 通信管理制度 26 第十四章 差旅费报销管理规定 27 第十五章 办公环境管理制度 30 第十六章 对外形象管理制度 31 第十七章 安全管理制度 32 范本精选版 总 则 为加强公司的规范化管理 完善各项工作制度 促进公司发展壮大 提高经济 效益 根据国家有关法律 法规及公司管理制度的规定 特制订本公司管理制度大 纲 第一条 公司全体员工必须遵守公司的各项规章制度和决定 第二条 公司倡导 一盘棋 思想 禁止任何部门 个人做有损公司利益 形 象 声誉或破坏公司发展的事情 第三条 公司通过发挥全体员工的积极性 创造性和提高全体员工的技术 管 理 经营水平 管理体系 实行多种形式的责任制 不断壮大公司的实力和提高经 济利益 第四条 公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识 为员工提供学习 深造的条件和机会 努力提高员工的整体素质和水平 造就一支思想新 作风硬 业务强 技术精的员工队伍 第五条 公司实行 岗薪制 的分配制度 为员工提供收入和福利保障 并对 着 经济效益的提高逐步提高员工各方面的 待遇 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会 公司推行岗位责任制 实行考 勤 考核制度 评先树优 第六条 公司提倡求真务实的工作作风 提高工作效率 提倡厉行节约 反对 铺张浪费 倡导员工团结互助 同舟共济 发扬集体合作和集体创造精神 增强团 体的凝聚力和向心力 第七条 员工必须遵守公司纪律 对任何违反公司各项规章制度的行为 都要 予以追究 范本精选版 第一章 劳动合同制度 为了充分发挥员工的积极性 保障员工的合法权益 促进企业的健康发展 依 据国家有关政策法规 特制定本制度 暂行 劳动合同制是指员工与企业签订劳 动合同 并用法律形式确定劳动关系的劳动用工制度 凡本公司招聘的员工 均实 行劳动合同制 第一条 劳动合同的签订 一 员工与公司签订劳动合同 应按照国家有关法律 法规和本制度 暂行 遵循平等自愿和协商一致的原则 以书面形式明确规定双方的责任 权利和义务 二 员工与法人代表办理劳动合同签约手续 劳动合同一式两份 公司和员工 各执一份 劳动合同生效后 受法律保护 双方必须严格执行 任何一方违反合同 均须承担违约责任 三 劳动合同的主要条款 1 合同期限 含试用期 2 甲方的责任 权利和义务 3 乙方的责任 权利和义务 4 劳动报酬和福利待遇 5 劳动纪律 6 违反劳动合同应承担的责任 7 解除劳动合同的条件 8 双方认为需要约定的其他事项 四 劳动合同期限 劳动合同期限包括二个月试用期 特指新员工 公司根据具体情况签订 1 5 年 期限的劳动合同 或者以完成特定工作任务为期限的劳动合同 一般员工两年一签 并根据工作业绩决定是否续签 第二条 劳动合同的续签 变更 一 劳动合同期限届满即终止 经双方协商一致可续订合同 二 实行计划生育的女员工 在合同期届满而处于孕期 产假期和哺乳期的 范本精选版 合同期限可延长至规定的假期结束为止 三 因工负伤的员工在合同期届满而处于停工医疗期 合同期限可延长至停工 医疗期结束 四 因客观情况发生变化 无法履行劳动合同有关内容 经双方协商 可以变 更劳动合同有关内容 并办理变更手续 第三条 劳动合同的中止和解除 一 有下列情况之一的 公司可以解除劳动合同 1 试用期或合同期内 发现有不符合录用条件 或工作能力不符合要求的 或 道德品质不符合要求的 2 在合同期内 不服从调动工作岗位的 3 因病或非因工受伤 在规定的医疗期已满后 仍不能从事原工作的 4 按照解除劳动合同的有关规定 应予辞退的 5 公司关闭 宣告破产 或者濒临破产处于整顿期间需要减员的 6 符合国家规定应给予解除劳动合同的 二 有下列情况之一的 公司不得解除劳动合同 1 合同期未满 又不符合上述第三条第五款规定的 2 因病或非因工负伤 在规定的停工医疗期内的 3 实行计划生育 在孕期 产假期 哺乳期间的女员工 4 其他符合国家规定的 三 有下列情况之一的 员工可以解除劳动合同 1 公司不能按照规定支付劳动报酬的 2 公司不履行劳动合同 或者违反国家政策 法规 侵害员工合法权益的 3 符合有关规定主动要求辞职的 4 其他符合国家规定的 四 员工被辞退 开除 或被司法机关判刑关押或劳动教养的 劳动合同自行 解除 员工被判缓刑 管制 免予起诉和免予刑罚的 公司可以解除劳动合同 五 员工提出解除劳动合同 应当提前 30 日以书面形式通知公司 在试用期 内 应当提前 3 日通知公司 方可办理解除劳动合同手续 六 任何一方违反劳动合同 给对方造成经济损失的 应根据其后果和责任大 范本精选版 小予以经济赔偿 第四条 劳动合同中止和解除的补充规定 一 有下列情况之一的 予以解除劳动合同 1 违反员工职业道德守则中任意一条 2 严重违反劳动纪律 干扰和影响公司正常经营管理秩序的 3 未准假擅自不来上班 连续旷工两天或年累计五天的 4 窃取 涂改 伪造病假单的 5 不服从公司管理 经教育拒不改正的 6 玩忽职守造成本公司设备 财产损失重大的 7 违反有关管理规定 给公司造成较大经济损失的 8 违反防火安全规定 造成重大火灾的 9 违反保密规定 私自泄露公司机密 造成严重影响的 10 耍小聪明 扇风点火 造谣惑众 严重干扰工作 管理秩序的 11 侮辱诽谤他人或公司 造成恶劣影响的 12 无理取闹 打架斗殴 影响公司正常管理秩序 造成严重后果的 二 有下列情形之一 予以解除合同 1 故意破坏公司生产办公设备 造成公司财产损失的 2 偷盗公司财物 偷盗金额在 500 元以内的 3 贪污 受贿 索贿金额在 500 元以内的 4 挪用公款金额在 500 元以内的 三 凡符合本补充规定 被解除劳动合同的 由总工提出书面报告 提交公司 总经理办公会审核批准 由公司财务部办理解除劳动合同手续 如情节严重的 转 送公安机关并保留追究法律诉讼的权利 第五条 劳动争议的调解和仲裁 一 履行劳动合同时发生争议 双方应先行协商解决或由第三人调解 协商或 调解不成的 当事人应自争议之日起 15 日内向公司所在地区人民法院提起诉讼 二 在人民法院审理期间 公司辞退员工的决定仍应执行 三 被解除劳动合同的员工无理取闹 纠缠管理人员 影响公司正常经营管理 范本精选版 和生活秩序的 报请公安部门按照 治安管理处罚条例 的有关规定处理 第六条 附 则 一 劳动合同的日常管理工作由综合部负责 合同综合部人员保管 二 劳动合同被解除或终止后 员工的档案材料应退回本人 三 本规定如与其他规定不相符时 以本规定为准 第七条 本制度 暂行 从发布之日起执行 本制度解释权归公司总经理办公 会 范本精选版 第二章 薪资管理制度 为了规范薪资管理体系 体现员工价值 激发员工工作热情 结合本公司实际 情况 制定本制度 本制度适用于本公司全体员工的薪资管理 公司总经理办公会 是公司薪资管理的决策机构 公司财务部是公司薪资管理的执行部门 负责公司薪 资管理体系的制定 薪资构成 员工薪资 薪资调整等各项相关制度的制订和执行 第一条 薪资设计和管理 一 总经理通过工作分析和职位评估 根据薪资市场调查 制定工资结构 确 定工资标准和工资计算方式 设定薪资管理流程 制定薪资管理体系 并提交公司 总经理办公会议审批 二 公司总经理办公会议审核通过的薪资设计和管理体系加以执行 并根据公 司发展状况不断完善 三 总经理对薪资设计和薪资管理体系每两年进行重新制定 如需调整 根据 市场薪资调研情况并结合公司经营状况 提出薪资调整报告 由总经理办公会共同 批准并决定 财务部执行 第二条 薪资构成 一 薪资包括基本工资 绩效工资和辅助工资 二 员工基本工资是员工在公司工作每满一个月所发的工资 按照月平均核计 按日计算当月工资 三 绩效工资 按具体考核办法执行 四 辅助工资包括 1 手机话费补助 2 差旅费补助 3 社会保险 养老 医疗 工伤 失业 生育 中应由单位负担部分 第三条 薪资待遇 一 员工享有劳动 工作 学习和获得政治荣誉和物质奖励等权利 范本精选版 二 员工工资 奖金和其他福利按公司有关规定执行 三 社会保险按国家有关规定执行 第四条 薪资发放 一 员工薪资以现金方式直接在公司规定的发薪日支付给员工本人或存入员工 的银行卡户 二 员工基本工资以月为单位计算 考勤计算期为当月 1 日至当月最后日 工资正常支付日为次月 15 日前 三 新员工第一月工资或离职员工最后一月工资将根据实际出勤天数按以下公 式计算 实际出勤天数 30 月工资总额 四 若员工因各种原因中途离开公司时 未付的费用 包括最后一个月基本工资 绩效提成工资 最后一月辅助工资等 将在离职员工做完本人所有业务并出具报告 收到回访意见书并办妥离职手续后发放 五 根据国家以及公司有关规定 以下费用从每月工资中扣除 1 个人所得税 2 社会保险费 养老 医疗 工伤 失业 生育 中个人负担的部分 3 应由个人负担但公司已预支的费用 4 其它扣款 如上月多支付的工资 离职员工的违约金 赔偿金等 5 其他个人应负担的部分 六 财务部每月将员工工资情况告知员工本人 第五条 薪资保密 公司实行薪资保密制度 除公司指定管理人员知道员工薪资外 其他人员不得 泄露薪资秘密 第六条 本制度 暂行 从发布之日起执行 本制度解释权归总经理办公会和 财务部 范本精选版 第三章 考勤管理制度 加强劳动纪律和健全考勤制度是企业内部管理的一项基本措施 是考核劳动出 勤率 工作效率 计算工资 奖金和员工福利的必要依据 也是适应市场规律 充 分体现 奖勤罚懒 鼓励先进 的分配原则的需要 为此根据公司的实际情况 特 制定本制度 第一条 劳动纪律 1 公司员工必须严格遵守公司制定的劳动纪律 自觉维护正常的工作秩序 保 持良好的工作环境 按时上下班 不迟到 不早退 不串岗 不擅离职守 2 员工在上班时间工作态度要严肃认真 不要大声喧哗 嘻笑 打闹或聊天 不要影响他人工作 上班时间不准吃早餐 饮酒 下棋 打扑克 玩电子游戏 上 与工作无关的网站 尽量不在办公室吸烟 不做任何与工作无关的事情 3 员工在工作岗位必须坚持文明办公 要着装整洁 得体 仪表端庄 精神振 奋 讲究卫生 4 员工要爱护公司财产 对破坏公司财物者 由当事人负责赔偿 并根据情况 给予纪律处分 第二条 考勤制度 1 考核内容 公司员工出勤情况 公司员工迟到 早退情况 公司员工旷工情况 公司员工探亲假情况 公司员工婚假 产假 丧假情况 公司员工事假 病假 工伤情况 2 凡出现下列情况均按本规定予以处罚 迟到 早退 串岗 擅离职守 a 公司员工均须按规定时间上下班 早上 8 30 12 00 下午 2 00 范本精选版 5 00 凡超过公司规定的上班时间 10 分钟为迟到 下班时间终了前 5 分钟内下班 为早退 迟到 早退每次扣发工资 10 元 值日者须早上早到 30 分钟 b 迟到或早退超过 30 分钟者罚款 50 元 但因公外出或请假并经总工同意的 除外 c 员工每月迟到或早退累计 5 次以旷工半日论 旷工 公司员工未经请假或假满未经续假而擅自不到职者为旷工 a 员工旷工半天扣发当月 10 基本工资 无故旷工一天扣发当月 20 的基本 工资 b 累计旷工三天 含半日旷工情况 扣发当月全部基本工资 辅助工资 c 无正当理由经常旷工 经批评教育无效 连续旷工时间超过 3 天 或者一 年以内累计旷工时间超过十五天 视为未经公司批准自动辞职 本人应承担自动辞 职后的法律责任 下棋 打扑克 玩游戏 上与工作无关的网站 凡工作时间下棋 打扑克 赌博 打游戏以及上与工作无关的网站 一经发现 公司按此规定每人每次罚款 100 元 第三条 请假销假 1 公司员工除规定节假日及因公出差外 凡不能按时上班的均须事先请假 假 满后须及时销假 未办理请假 休假手续而擅离职守或假期已满仍未销假 续假或 有虚假隐瞒者均按旷工处理 2 员工在请假获准后 必须将其工作妥善安排 委托同事代理或请总工派人代 理 不得影响工作 若未妥善安排而影响工作者 应对造成的后果负责 3 员工在上班时间内因公外出时 应向总工说明事由及预定返回时间 报请核 准 未经核准擅自外出 情节严重者按旷工处理 4 员工请假外出不能按期返回者 应及时办理续假手续 申请续假未被批准的 其超假的时间视为旷工 若因病或交通阻塞等原因超假 应提供有关证明 否则超 假时间按旷工处理 5 员工请假 必须履行请假手续 按规定并经有关部门或领导批准后 方可休 假 因突发事件或急病不及先行请假者 应利用电话或其他方式及时向总工或总经 理报告 并由委托人代办请假手续 范本精选版 具体规定如下 总工请假需经总经理批准 其他业务人员请假两天以内由 总工批准 两天以上先须经总工同意后 报总经理批准 请假需填写请假条 如不 按以上规定请假按旷工处理 员工请病假 超过一天 需有医院证明 6 请假分为病假 事假 婚假 产假 丧假等七种 第四条 假期规定 1 病假和医疗期 员工患病或非因公负伤根据其个人在本企业工作时间的长短享受不同时间 的医疗期 医疗期 具体规定如下 工作时间 医疗期 三年以内 一个月 三年至六年 两个月 六年以上 三个月 在医疗期内休病假按基本工资的 50 发放工资 经公司和社会劳动医务鉴定确定为工伤的 公司按 武汉市职工医疗工伤 生育暂行办法 的有关规定执行 2 事假 员工请事假一般一次不得超过 2 天 全年不得超过 10 天 事假期间不发工资 3 婚假 员工结婚一般可休 3 天婚假 符合晚婚条件的 男 25 周岁 女 23 周岁 可享 受婚假 7 天 含休息日 婚假期间视为出勤 补贴按天扣除外 基本工资 其他 福利待遇不变 4 产假和哺乳期 已婚女员工生育 产假为 90 天 其中产前休假 15 天 难产的 增加产假 15 天 多胞胎生育的 每多生育 1 个婴儿 增加产假 15 天 晚育者可在享有奖励 产假 30 天 产假期间 基本工资照发 其他福利待遇不变 产前假 15 天是指预产期前的休假 为了保护母婴的健康 产前假不得推至 产后休息 超出的假期按事假对待 婴儿哺乳期 女员工自生育后享有哺育未满周岁婴儿的哺乳假 每天上 范本精选版 下午各哺乳一次 每次 30 分钟 多胞胎生育的 每多哺乳一个婴儿 每次哺乳时 间增加 30 分钟 两次哺乳时间可合并使用 未休不补 超出哺乳时间应履行请假 手续 按事假累计计算 4 丧假 员工直系亲属 父母 配偶和子女 死亡时 给予 3 天丧假 员工在外地的直 系亲属死亡 可适当给予路程假 丧假期间基本工资 其他福利待遇不变 第五条 本制度从发布之日起执行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第四章 员工道德规范 独立 客观 公正执业是我们每个兴诚人的基本操守 也是我们公司生存 发 展 壮大的根本出路 规范严谨的执业纪律是确保我们业务质量的基础 第一条 结算审核业务 工程师完成初审后 必须及时向单位总工书面报告初 审结果 上报初步审核明细表电子版 资料不全或不祥尚不能确定部分 要在书面 报告中逐项说明 第二条 整个审核过程中 禁止业务人员直接或间接与甲方 施工方联系 需 与甲方 施工方联系时 由总工进行 第三条 经单位总工初步复核无误后 由总工联系委托人并向委托人报告初审 结果 禁止业务人员向委托人直接汇报工作 第四条 由单位总工通知甲方 由甲方联系施工方核对 或经委托人同意由总 工联系施工方核对 绝对禁止业务人员与委托人或施工方联系核对 第五条 结算审核业务与施工方核对时 由总工具体安排 并要求甲方与监理 方派代表全程参加 在核对过程中甲方与监理方共同做出的补充资料 包括对账时 所做现场说明 必须书面纪录于统一格式的 询证工作底稿 并要求甲方现场代 表及监理统一签字并盖章 条件允许的 审核人员要现场勘证 其真实性 合法性 必须先经本单位总工签署意见 第六条 与施工方核对时 原则上应要求在本单位会议室进行 特殊情况确需 在甲方办公场所核对的 应经总工批准 单位应有两人在场 相互协助工作 第七条 工程师最终定案前应向总工报告最终结果 核对结束 与核对前初审 范本精选版 结果不一致部分要有充分证据支持 第八条 在做审核业务时 坚决不允许任何员工与施工方互留联系方式 私下 接触 包括通电话 吃饭 搭便车等 如有违反立即解除劳动合同 所有基本工 资 绩效工资等全部罚没 第九条 员工应洁身自爱 不辜负公司 委托方的信任 坚决不允许工程师收 受施工方或投标人钱物 如有违反 所有基本工资 绩效工资等全部罚没 触犯法 律的必将追究其法律责任 范本精选版 第五章 人事管理制度 为规范公司人事管理工作 建立合理的认识任免程序 提高管理工作效率 结 合本公司实际情况 制定本制度 本制度适用于本公司范围内所有在职人员 总经 理办公会是人事任免的决策机构 综合部是人事任免的执行机构 负责文件发放及 其相关管理 第一条 招聘 1 总工在每年年末应该根据公司人力资源需求和人力资源状况编制公司下年人 力资源规划方案 拟定招聘计划 并报公司总经理办公会研究审批 2 综合部根据人才需求状况适时选择招聘渠道 收集应聘人员的相关资料并进 行初步筛选 经初选合格后 报公司总经理办公会审核 3 经公司总经理办公会审核通过后 由综合部通知面试人员 确定面试时间 地点 并安排好面试相关工作 4 总工负责面试业务人员 总经理负责面试财务 行政人员 第二条 录用 1 员工录用经公司总经理办公会审批 由综合部办理录用手续 员工应如实填 写录用员工个人信息登记表 2 综合部发出任职通知 明确职位 薪资 到职日期等内容 3 员工的试用期为二个月 试用期满 可聘为公司合同制员工并与公司签订劳 动合同 公司将根据国家劳动和社会保障部的相关规定办理 社会保险 等手续 第三条 任免 1 公司总工由公司总经理任免 2 公司财务人员由公司总经理提名 公司总经理办公会决定任免 3 公司工程技术人员和行政人员的聘任与解聘由总经理提名 由公司总经理办 公会决定任免 范本精选版 第四条 离职 1 凡被公司辞退 开除的 或解除劳动合同的 综合部以书面形式通知 并说 明理由 明确离职日期 2 凡员工自行辞职的 应提前 30 天以书面形式提交辞职报告 并说明理由 交至总工 试用期内应提前 3 天 3 总工签署意见后 离职员工将报告送至综合部 综合部经上报核准 发给 离职员工会签表 4 离职员工必须在 离职员工会签表 物品移交明细单中详细列明所移交的一 切物品 并由综合部签字认可 5 凡离职员工必须移交 完成下列事项 完成所作业务 所做业务完成以出具报告并收到反馈意见书为准 文件资料 电子文档和书面文档 移交 交还所借用公司财物 笔记本电脑 加密锁 U 盘等 交还公司其他相关资料 6 有下列情况之一的 综合部不得签字认可离职 凡因移交不清或所借财物遗失损坏 在未做出赔偿之前的 辞职员工如给公司造成损失的 或按照劳动合同约定 应该给予赔偿 在 未赔偿之前的 7 凡未获批准辞职的员工擅自离职的 以旷工论处 直至辞退 8 如果员工离职时 由于施工方不配合等原因 离职员工所作业务迟迟不能结 束 报告不能及时出具的 公司可通知员工暂先离职 离职后离职员工有义务随叫 随到配合完成后续业务 其完成后续业务时基本工资按实到天数计算 9 综合部在 离职员工会签表 上签署意见 并按照有关规定办理解除劳动合 同手续 财务部即可结算离职员工的基本工资 绩效工资 离职员工自办妥手续后 一个月内领取所有工资 10 违反员工职业道德规范第八条 第九条 被公司开除的员工不执行本制度 第五条 本制度由总经理办公会批准后发布执行 本制度解释权归公司总经理 范本精选版 办公会和综合部 第六章 会议管理制度 为了规范公司会议管理 提高工作效率和决策的科学性 特制定本制度 本制 度所指会议为以公司名义召开的会议 不含公司股东会议及公司董事会会议 各 部门召开的内部会议不在本制度的范围内 第一条 公司例会 1 会议时间 每周周一上午 8 30 召开 由公司总工主持 与会人员为公司全 体人员 总经理可根据需要决定是否参加 2 会议内容 员工介绍个人上周工作进展 向总工上交个人本周工作计划 表 公司安排下周工作 决定公司日常经营中需要集体决定的事项 其他临时事项 第二条 业务专题会 工作协调会 1 会议时间 不定期召开 由总工或业务人员提议召开 总工主持 与会人员 为相关业务人员 总经理可根据需要决定是否参加 2 会议内容 对所涉及的业务或项目进行研究讨论 并由总工作出统一安排 第三条 总经理办公会议 1 会议时间 由总经理临时召集 总工参加 2 会议内容 研究并决定公司重大事项及紧急事项的处理 第四条 会议服务 1 公司会议由行政人员提供服务 会议所需材料 通知会议时间 列席 出席 等 2 公司会议由行政人员记录并作出会议纪要 范本精选版 第五条 附 则 1 公司上下对会议做出的决定应及时贯彻执行 2 提出会议议题 主要指业务专题会 的部门或人员应对所提议题有充分的了 解 并对该议题的讨论预先有倾向性建议 必要时应提供相应的资料 3 与会人员在讨论时 发言要尽量简洁 对议题必须明确表明意见 第六条 制度从发布之日执行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第七章 接待管理制度 为做好公司接待工作 维护公司形象 特制订本制度 公司接待工作归属于综 合部管理 负责车辆接送 住宿安排 餐饮安排 陪同参观 接待票务等相关工作 第一条 接待对象 1 与公司有业务往来的客户人员 2 上级机构来公司检查 督导工作的人员 第二条 接待事项 1 接送 接送客人应准时 随车接送人员和司机应态度热情 注重礼仪 会 谈前 主接待部门和人员应准备好会谈预案 包括主谈人 会谈目标 策略 协议 草稿等 会谈预案属公司机密 任何人都不准泄露 2 住宿 根据接待需要 需安排客人住宿时 由综合部提前协助订房 住宿 费由客人支付的 应尽量按客人要求订房 由公司支付的 报由公司总经理审批 3 票务 根据接待要求或客人要求由综合部预订车 船 机 票 票款由公 司支付的 应由公司总经理审批 4 礼品 需向客人赠送礼品时 应由综合部拟订礼品名称及价格 报由公司 总经理审批 5 宴请 需宴请客人时 应考虑客人的地域风俗习惯 并力求朴素大方 又 厉行节约 就餐标准应控制在 50 元 人以内 超过该标准时 报由公司总经理审批 陪餐人数由总经理审批安排 6 观光游览 需安排客人游览时 应事先由综合部门拟订游览景点和费用预 算 报由公司总经理审批 第三条 参与接待的人员应注意维护公司形象 穿着整洁 态度热情 举止文 明 并保守公司机密 第四条 公司禁止在接待中的一切不良行为 接待中收受的礼品 含现金及有 范本精选版 价证券 应一律上交财务部 第五条 本制度从发布之日执行 本制度解释权归公司办公室 范本精选版 第八章 文件管理制度 为规范公司文件处理工作 避免文件处理中的扯皮推诿现象 提高工作效率 特制订本制度 公司文件管理 处理由公司综合部负责 第一条 自制文 1 以公司名义发的文件为自制文 上行文 发往上级单位的文件 一般用 请 示 报告 等文种 下行文 发往下属分公司 员工的文件 一般用 通知 学习交流通报 决定 任命 等文种 请示类文件一事一报 主报单位为受 理该事项的上级机关 其它上级单位也应知晓该事项时 可以抄报形式报送 2 自制文 主要是学习交流通报 一月一期 由行政人员搜集拟文 拟文时应注 意规范用语 简明扼要 表达清晰 自制文校对由拟稿人负责 3 自制文统一由总经理审稿后签发 4 行政人员负责发文后的信息收集及反馈 并及时归档 第二条 外来文 1 公司收到外单位发来的文件为外来文 行政人员对外来文进行收文登记后 由经理拟办 拟办时 应注明办文人员 传阅范围 2 办文人员负责办理 将办理结果以文字形式在办文单上记载 并向总经理汇 报 3 行政人员负责文件的催办和信息反馈 加快文件传阅速度 及时归档 第三条 文件处理过程中 凡涉及文件的人员均应遵守公司有关规定 注意保 密 第四条 文件处理过程中 阅件人应用钢笔签署名字和日期 第五条 本制度从发布之日执行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第九章 档案管理制度 为加强公司档案管理 为业务发展提供资料支持 提高资料利用率 特制订本 制度 第一条 公司资料按性质分为机要资料和非机要资料 1 非机要资料 公司经营发展过程中形成的 可以对外公开的资料 包括 公司非密级文件 各项规章制度 一般会议记录及资料 外界发给公司的所有非机要文件 信函及资料 公司宣传及重大公关 接待活动文字 影视资料 公司业务研究背景资料 以公司名义购置的书籍 磁碟及相关资料 2 机要资料 公司经营发展中形成的 不宜对外公开的资料 包括 公司密级文件 公司的规划 财务报告 重要会议记录 人事档案 经理以上人员的工资收入 公司非公开的项目内容 研究成果 公司内部或对外签订的合同 协议 意向书及可行性报告 公司非公开的财务 证券情况 银行账户账号等 第二条 公司资料库由综合部专人管理 负责资料收集 目录编制 资料建档 归档 查阅 借阅 1 资料收集 来源包括公司收 发文 公司业务研究资料 及其他途径获得的 资料 2 目录编制 根据资料密级 内容 编号 时间 份数编制资料目录 3 资料建档 归档 根据资料目录做好相应的建档 归档工作 保证公司资料 库齐全完整 密级资料必须保证安全 第三条 凡公司员工因工作需要查阅 借阅公司非机要资料 须在行政人员处 填写 公司资料借 查阅簿 办理借还手续 范本精选版 第四条 借 查阅资料应妥善保管 保持整洁 按期归还 如有遗失毁损应立 即报告总工并及时追查处理 第五条 借 查阅资料不得涂改 划线 抽页 剪裁和污损 资料出借和归还 由行政人员负责检查资料的完好破损情况 第六条 查阅机要资料须经总经理审批 同意后方可查阅 机要资料不得复印 不得外借 第七条 本制度由总经理办公会批准后发布执行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第十章 印证使用管理制度 为维护公司合法权益 保管及使用好公司印证 防止意外事件的发生 特制订 本制度 第一条 公司印证是公司的重要物件 包括公司印章 公司公章 公司合同章 公司法定代表人印章 资料专用章 造价工程师印章 公司财务专用章 公司法 人营业执照 资质证书 企业代码证 税务登记证 造价工程师执业证书及公司重 大资产证明文件 如房产证 土地使用权证 证券开户证 银行开户证 贷款证 车辆等 在内 由财务部负责保管 保管人应妥善保管 按规定使用 不得遗失 损坏 未经总经理许可 不得复印 外带 外借 所有证照复印件必须加盖专用章 仅复印无效 第二条 报告盖章由财务部负责 禁止其他人员接触印章 第三条 公司及分公司的印章由财务部统一刻制或销毁 公司印章的使用必须 履行审批程序 授权内的事项除外 由印章保管人盖印并登记于 用印登记簿 第四条 公司证照的年检 换证 注册 续期由财务部办理 第五条 公司印证一旦遗失 应立即向公司总经理报告 并采取应急措施 第六 本制度由总经理办公会共同批准后发布执行 本制度解释权归公司财务 部 范本精选版 第十一章 采购管理制度 为规范公司采购工作 特制订本制度 公司采购归属于财务部管理 具体负责 制订采购计划 工作流程 综合各部门需求 本着节约效益的原则 办理采购事项 第一条 采购原则 货比三家 定点为主 勤俭节约 第二条 公司行政采购统一由财务部办理 分为例行采购和零星采购 1 例行采购 包括日常办公用品 计算机及耗材等 例行采购的物品应核定最 低库存量 到最低库存量时 财务部通知定点供应商送货 如复印纸张 2 零星采购 包括办公设备 办公家具 印刷品 装修时所需设备及材料等 零星采购需履行申购手续 申购手续如下 申请 需求部门必须以书面形式提出采购申请 按要求 填写清楚 审核 由财务部审核 主要审核 是否有必要 是否有 库存 是否可调拨 是否有替代品 报批 由总经理批准 采购 由财务部 综合部根据批准后的采购申请进行 一般均应进行询价 比价 看样 验收 由财务部和使用部门共同验收 登记 建档 验收合格后 由财务部进行登记入帐 通 知使用部门 人 领用 综合部行政人员负责收妥合格证 使用说明书 第三条 本制度由总经理办公会批准后发布执行 本制度解释权归公司财务部 范本精选版 第十二章 报刊书籍订阅管理制度 为加强公司报刊书籍订阅购买工作的管理 充分利用报刊书籍信息资源 节约 开支 特制订本制度 公司报刊书籍订阅购买工作归属于行政人员管理 根据总工 安排负责办理报刊订阅及发放 书籍登记保管等事宜 第一条 报刊订阅一般每一年进行一次 其它时间确需补订时 由总经理审核 同意后办理 第二条 各部门在申请订阅报刊时 应遵循 必要 节俭 的原则 总经理在 审核时 要考虑报刊资源共享的可能性 尽量减少重复订阅 第三条 各部门应妥善保管报刊 并安排人员摘录或剪报 充分利用报刊信息 资源 必要时可将重要信息通过公司办公系统网络发至有关人员 第四条 公司出资购买的书籍归公司所有 各部门因工作需要 需购买书籍时 应经总经理批准 购买后应将所购书籍在综合部资料档案登记 否则不予报销 第五条 员工出席会议 参加培训时 若支付了书籍或资料费 则应将书籍或 资料在综合部资料档案登记 否则不予报销 第六条 员工借阅的公司报刊书籍 应妥善保管 及时归还 不得遗失 损坏 裁剪 涂写 否则应酌情赔偿 范本精选版 第七条 本制度自发布之日起执行 本制度解释权归公司综合部 第十三章 通信管理制度 为规范公司通信管理 降低成本 提高工作效率 特订本制度 公司通信管归 属于行政财务部管理 负责通讯设备购置和管理 维护和维修 传真收发 信件收 发 通信费用的管理等 各部门对上述工作应予以协助和配合 第一条 公司固定电话是为工作需要而配备的 为使电话畅通 通话应简洁 尽量控制音量 以免影响他人工作 禁止打私人长途 不得在上班时间用电话闲聊 综合部有权对电话使用情况进行检查 发现异常 应及时做出处理 第二条 公司的传真收发均应进行登记 急件应及时通知收件人领取 具体管 理者为综合部 第三条 挂号信和特快专递的收发均应进行登记 不得通过公司寄发私人邮件 具体管理者为综合部 第四条 公司员工应爱护公司通信设施 不得任意损坏 第五条 总经理和总工的手机话费每月补助 100 元 财务部和综合部负责人每 月补助 50 元 员工每天早 8 00 至晚 8 00 应保持手机开机 总经理及总工应保 持 24 小时开机 第六条 本制度由总经理办公会批准后发布执行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第十四章 差旅费报销管理规定 为规范员工出差报销审批手续 加强公司差旅费管理 根据公司 财务管理制 度 和具体实际情况 特制定本规定 第一条 报销范围 差旅费报销项目包括出差期间发生的往返车船费 订票费 市内交通费 住宿 费 出差补贴 出差参加会议的会务费 第二条 报销标准 本公司员工乘坐火车 轮船 飞机 按下表的标准报销差旅费 职称 火车 轮船 飞机 总经理 总工 软卧 头等舱 经济舱 一般员工 硬卧 普通舱 备注 一般员工因紧急公务必须搭乘飞机者 经领导批准后 方可乘坐 1 乘坐火车及长途汽车 应提交正规车票 由出差人填写差旅费报销单 并经 总工审核 总经理签字 方能报销 2 搭乘公司或甲方安排的交通工具者 不得报销交通费 3 省外住宿费及交通费实行限额制 限额内据实报销 超额部分自负 出差一 般地区 一般员工每人每天限额 180 元 总经理及总工限额 300 元 出差省会或以 上城市 含十四个沿海开放城市 一般员工每人每天限额 240 元 总经理及总工 400 元 出差发达地区 仅限北京 上海 广州 深圳 一般员工每人每天限额 范本精选版 300 元 总经理及总工限额 500 元 两人可以合住的应合住 另一人限额核减 80 4 因公出差或外出参加会议 食宿已由对方负担的 不予报销 5 一般员工随领导出差时 报销费用标准可同领导 6 短程 指省内 出差人员 车船费 住宿费及交通费按实报销 7 员工回家车票不予报销 8 因工作需要员工须乘坐出租车时 应经领导同意 9 出差期间因公支付的下列费用准予按实报销 并按规定办理 邮费应取得邮局的正式发票 因公宴请费用 应取得统一发票 并由总经理批准 因公携带的行李运费 应取得正式的运费发票 第三条 出差补助 1 未购到卧铺票 在火车或轮船上超过 8 小时的可享受 50 元的补助 超过 12 小时补贴 80 元 超过 24 小时补贴 120 元 2 其他补助 省内城市 公司普通员工每人每天 20 元伙食补助 10 元电话费补助 公司总经理及总工每人每天 30 元 省外城市 公司普通员工每人每天 30 元伙食补助 10 元电话费补助 公司总经理及总工每人每天 40 元 3 出差补助天数的计算方法 出发日补助计算 以有效报销车票或飞机票的开车或起飞时间为准 上午 12 00 前出发的可享受全天补助 12 00 后出发的 享受半天补助 返回到达日补助计算 以有效报销车票或飞机票的开车或起飞时间为准 上午 12 00 前返回武汉的可享受半天补助 12 00 后返回武汉的 享受全天补助 4 当天能往返者不计出差 能往返未往返者不计出差 5 以武汉为半径 100 公里内不计出差 如孝感等 6 完成业务后 经总经理或总工允许 逗留期间不计补助 不报消费用 范本精选版 第四条 差旅费预支 结算及报销 1 出差人员必须提前一天通知财务部门准备现金 借款时将预计所需金额 填 写借款单 经总经理或总工签字后 方可到行政财务部领款 2 出差返回一周内必须结算差旅费 不按规定报销者 如有借款 将在本月工 资中扣除 违反两次者 以后出差不准许借款 3 报销时 要填写公司统一的差旅费报销单 将原始凭证粘贴整齐 应将项目 填写齐全 金额计算准确 经总工审核 总经理签字后 方可报销 4 员工出差返回后应立即销差 方能报销 第五条 如未按规定乘坐交通工具的超出部分一律自负 第六条 员工趁出差之便 事先经批准就近办私事的 其绕道交通费 扣除此 出差直线单程费用 多开支的部分自负 如果少于单程费用可凭票据实报销 绕道 办事期间的食宿费 交通费不予报销 第七条 出差人员在出差途中除患病及天灾等不可抗力原因 并有确实证明者 外 不得任意改变启程日期或延长出差时间 第八条 员工报销差旅费 应据实出具单据 如发现有虚报不实情况 除将所 报销金额退回外 并视情节轻重 给予处罚 第九条 本规定由总经理办公会批准后实施 本规定解释权归财务部 范本精选版 第十五章 办公环境管理制度 为规范公司办公环境的管理 充分利用公司资源 美化办公环境 特制订本制 度 公司办公环境归属于综合部管理 具体负责打扫办公区卫生 各部门及员工应 积极配合 并注意保持良好的办公环境 第一条 公司办公环境的布置应符合公司的企业文化标准 体现公司整体形象 综合部具体负责打扫办公区卫生 各部门及员工应积极配合 并注意保持良好的办 公环境 第二条 公司员工应爱护公司财产 保持办公场所的整洁 公共办公区域 含 会议室 内尽量少吸烟 第三条 办公区域内不得大声喧哗 以免妨碍他人工作 接听电话时应控制音 量 手机应放在震动档或将音量调低 第四条 不得在办公区域串岗闲聊 第五条 不得在办公区域随意扔果皮纸屑 不得乱挂衣服及杂物 范本精选版 第六条 公司员工的办公设施购置 包括办公室或办公区 桌椅 电脑 电话 办公用品等 由总经理审批 财务部按规定配备 如有特殊需要 应提出申请 经 领导批准后配备 配备后员工个人不得随意进行调整 出现故障后应及时报修 第七条 员工办公桌面应保持整洁 不得堆放食物等个人物品 第八条 本制度从发布之日执行 本制度解释权归财务部和综合部 第十六章 对外形象管理制度 为规范公司对外形象管理 提升公司形象 特制订本制度 公司对外形象主要 指向别人介绍公司时 应注意维护公司形象 保守公司机密 第一条 公司与政府有关部门应建立良好的关系 以便办理经营相关事项 及 时了解政策和形势 第二条 公司对外发送资料时 统一用公司的标准信封 第三条 公司员工的名片统一由综合部印制 名片中的职务 职称由综合部审 定 员工离开公司时 其多余的名片应交还公司 以后不得再以公司员工的名义进 行任何活动 第四条 本制度自公布之日起实行 本制度解释权归公司综合部 范本精选版 第十七章 安全管理制度 为加强公司安全管理 确保人身和公司财产安全 特制订本制度 公司安全工 作的指导方针是 预防为主 安全第一 消防安全 人人有责 第一条 公司安全工作的指导方针是 预防为主 安全第一 消防安全 人人 有责 第二条 公司实行安全工作责任制 各员工对自身的安全负责 第三条 公司员工应遵守消防安全有关规定 消除事故隐患 办公区域内不得 动明火 少吸烟 烟头及时熄灭 发现异常情况应及时处置 第四条 公司员工应加强防盗意识 妥善保管公司及个人的财物 员工因保管 不当 对公司财物损失负有责任的 应承担赔偿责任 丢失个人财物的自行承担损 失 第五条 公司办公室所有的钥匙均由综合部统一管理 使用部门或个人领取钥 范本精选版 匙时 应办理领用手续 综合部配备有一套备用钥匙 以备急需或打扫清洁之用 钥匙的增配必须由综合部办理 其他部门或个人不得擅自增配钥匙 第六条 本制度由总经理办公会批准后发布执行 本制度解释权归综合部