酒店友谊宾馆采购控制程序

友谊宾馆质量手册章节号7.4采购控制程序版 本1页 次1/1 目的通过对采购过程和对供方进行控制，确保采购的产品和提供的外包服务符合规定的要求。2 适用范围适用于宾馆服务所需餐饮用品和客房用品的采购控制以及对服务供方的评价、选择控制。3 职责3.1 总经理3.1.1 审批大宗采购计划、重要物资采购计划及财产添置采购计划3.1.2 审批合格供方名录3.1.3 审批采购部与合格供方签定的产品供货协议3.2 采购部3.2.1 对部门的常规请购计划进行审核，根据仓库与部门的备货情况，做好避免对物资的重复购进及积压的控制3.2.2 采购部对已购进的商品，负责做好月购进记录。对物资请购计划的控制，负责物品采购及对商品供方的评价。3.2.3 负责开展供方质量保证能力的调查3.2.4 组织供方评定小组开展供方的选择评价和定期评价活动，负责编制合格供方名录3.2.5 收集市场供应信息，实施物品采购3.2.6 负责建立并保管供方业绩档案3.2.7 组织召开与使用部门有关的价格听证会3.3 物品采购进货验证3.3.1 新增物品：由申报部门进行质量验证3.3.2 常用物品：由仓库管理员进行质量验证3.3.3 服务外包3.3.3.1 营销部负责商务服务供方；广告喷绘制作服务供方、美容美发服务供方、旅行社的服务供方的选择、评价、定期评价3.3.3.2 客房部负责洗衣服务供方的选择、评价、定期评价3.3.3.3 总经理办公室负责“灭四害”服务供方、绿化服务供方、需持证上岗人员培训服务供方、名片、标牌制作服务供方的选择、评价、定期评价3.3.3.4 工程部负责重要设备、设施维修、保养服务供方、公共区域清洁、排污、房屋维修、保养的服务供方的选择、评价、定期评价3.3.3.5 采购部负责计量仪器鉴定服务供方服、工牌制做服务供方、电脑软件服务供方的选择、评价、定期评价3.3.3.6 保卫部负责保安器材服务供方的选择、评价、定期评价4 工作程序4.1宾馆物资采购分类a、重要物资：对宾馆服务直接产生重大影响的物资，如食品、饮料、餐料、鲜活品及客房用品等b、一般物资：对宾馆服务不直接产生影响的物资，如餐具用品、设备及配件、日杂类等c、服务供方：以外包形式由宾馆以外负责承担的服务项目，如除四害服务供方、商务服务供方、绿化服务供方、电脑软件服务供方等4.2 供方选择、评价和重新评价准则4.2.1 选择准则4.2.1.1 具有长期供货关系及重要物资供方选择准则a、大宗、批量物资的购进通过招标的形式b、对供方的控制与程度，取决于物质类别和对服务质量的影响c、供货商在进店送货之前需提供：健康证原件、身份证、卫生许可证、用肉许可证等相关证明的复印件。（注：送肉制品的供货商必需要有随货同行单）4.2.1.2 新增重要物资供方选择准则a、 对重要物质采购的供方，有采购部会同使用部门共同评价填写合格供方评价记录表。对于大宗同类物资的采购，一般根据所需物品的质量、价格及服务等情况选择2-3家供方b、 经评价合格的供方，由采购部填写合格供方名录，报管理者代表审核，总经理批准，采购部建立相应的档案，以记录其质量情况。4.2.1.3 对非定点采购的供方选择准则a、 对于非定点采购供方的控制，取决于供方供货时效4.2.1.4 具有长期供货关系的一般物资供方选择准则a、 由采购部对价格、质量的定期审核确定合格供方4.2.1.5 新增一般物资供方的选择准则a、 对零星采购或一般物品采购，采购部和检验部门的验证即为对此供货商的评价4.2.1.6 对外包服务供方的选择准则a、 以服务供方的规模、经济实力、产品质量、追踪服务作为对外包服务供方的选择准则4.2.2 评价准则4.2.2.1 合格供方的评价准则a、 应是工商部门注册的合法经营者；b、 具备提供合格商品的能力；c、 具有良好的物质供应能力；d、 具有质量保证能力的证明；e、 价格合理；f、 服务良好；4.2.2.2 合格外包服务供方的评价准则a、 服务项目外包服务供方应是工商部门注册、具有法人资格的经济实体b、 有从事过类似服务项目的优良业绩c、 良好的质量保证能力证明d、 有承担相应服务项目的工作条件和实力4.2.3 重新评价准则a、 宾馆采购部将采取价格听证会制度，邀请相关负责人参加，以加大工作透明度，要求供货商提供的价格有据可查b、 供方不得在以损害宾馆利益的情况下，谋取不正当利益，违者视情节轻重予以扣除货款c、 供方和服务供方的过失率作为重新评价准则4.2.3.1日常监督评价a、 每月定期两次批价，两次批价前定期前往大型批发市场调查，有计划的前往周边市场调查，以便更准确的掌握市场行情b、 供方必须遵照宾馆送货时间，不得无故迟到。违者予以50元/次的违约金扣罚。由于主观原因造成规定货品供应不上使宾馆利益蒙受损失的，照全额赔偿外，立即终止合同c、 使用部门与仓库负责进货质量、数量的验证；采购部负责价格、供方服务、供货期的考核d、 日常进货不合格的进行当场退货；进货后出现顾客投诉的根据损失由供方负责承担4.2.3.2 对服务供方的日常监督a、 商务中心、美容美发、旅行社：由前厅部负责对服务供方的日常监督，包括到岗、离岗时间、仪容仪表、服务态度、诚信经营、电话接听、卫生等，详见宾馆员工手册b、 广告制作喷绘服务供方：由营销部负责对服务供方的监督，包括交付产品期限、质量、服务态度c、 洗衣服务供方：由客房部具体负责，包括洗涤质量，发货及收货时间等的日常监督d、 灭四害”服务供方、绿化服务供方、需持证上岗人员培训服务供方、名片、标牌制作服务供方：由宾馆办公室具体负责日常监督，包括规定工作的完成时间，服务质量，培训课程的过关率，供货质量等e、 重要设备、设施维修、保养服务供方、公共区域清洁、排污、房屋维修、保养的服务供方：由工程部负责，包括重要设备、设施维修、保养质量，售后服务等f、 计量仪器鉴定服务供方服、工牌制做服务供方、电脑软件服务供方：供货时效，服务、供货质量等由采购部负责对其日常监督g、 保安器材服务供方：对其安全性能、售后服务的日常监督由保卫部具体负责4.2.3.3 定期评价 4.2.1.3.1评价项目（设定总分100分）a、 价格：统一由采购部根据市场行情和宾馆各个部门制定，采购部于每月十号和二十五号批价，供方如对批价有异议允许在批价后两天内向采购部提出，采购部根据实际情况做出答复，占总分的10% 根据满意程度直接打分b、 质量：以合格次数与总交货次数为基础，占总分的50% c、 服务：如配合程度等，占总分的20% 直接打分d、 交期评分：以准时交货次数和总交货次数为依据，占总分的20%4.2.1.3.2周期性a、 短期供方类：（包括新增一般物资和新增重要物资）每三个月评定一次b、 长期供方类：（包括具有长期供货关系的重要物资供方和具有长期供货关系的一般物资供方）每半年评定一次c、 临时供方类：依据每次送货按4.2.3.3.1评定d、 餐饮供方类：（包括粮油、海鲜、蔬菜、水果 腊货、禽肉）每月评定一次4.2.1.2.3 对服务外包供方的定期评价a、 服务接受部门每年对其相应服务项目承包方进行再评价，填写在服务供方评价记录表中“年审意见”栏内b、 其他各项要求，均参考对供方控制的有关要求执行4.2.3.4 服务承包合同的签定由总经理确定相应分包服务方式，在授权范围内签定服务项目分包合同，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等4.3 采购实施4.3.1 采购计划4.3.1.1 服务承包合同的签定a、由总经理确定相应分包服务方式，在授权范围内签定服务项目分包合同，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等b、 由受服务供方部门编制合同内容，交总经理审批4.3.1.2 采购计划内容a、 使用部门作好请购单的签发登记工作，请购单必须注明使用部门、购置数量、物品特征、购置要求或提供样品。采购部按签收日期确定货物购回日期b、 大宗采购：指1000元以上的采购计划，此计划须经总经理审批c、小宗采购：指1000元以下的采购计划，由使用部门负责人审批d、多品种指三种品种以上的采购计划。e、少品种指三种品种以下的采购计划。f、日购进货品在每日晚间营业结束前，根据厨部的报单，加以核兑，按供货范围报与不同的供货商g、用完购进货品要求采购员随时与仓库和使用部门取得联系，了解备货量，避免货品积压或货品短缺的现象发生h、大宗采购在购进前需由采购部签定采购合同报总经理审批，参照合同签定的有关规定执行4.3.2 采购4.3.2.1 定点采购：在合格供方处采购4.3.2.2 紧急采购：a、 特殊情况下，重要物资的采购，由使用部门编制计划，总经理审批后，采购部购进b、 非重要物资采购，由使用部门编制计划，部门负责人审批后，采购部购进c、 招标采购：详见招标采购的有关程序4.4 采购验证4.4.1 采购产品验证三种验证方式a、 由宾馆进行进货验证b、 由宾客在宾馆现场实施验证（如餐饮部宾客对鲜活食品的现场验证等）c、 宾馆到供方现场验证d、 对情况c，采购部应在采购文件中规定验证的安排和放行的方法。对供方的控制方式，取决于供应物资类别极其对服务质量的影响e、 验证活动可包括：检测、测量、观察、提供合格证明文件等方式。根据采购物资分类，在相应的检验规程中规定不同的验证方式f、宾客的验证不能免除本宾馆提供合格产品的责任。4.4.2 对外包服务供方的服务质量的验证a、 由相关部门负责对所有服务外包供方提供的证实材料极其经济责任能力和工作能力予以证实，并对服务供方的实际服务业绩予以验证b、 对服务项目供方的控制方式和程度，取决于服务类别极其对服务质量的影响4.5 采购信息4.5.1 应包括采购物资的信息a、 大批量或重要物资的采购通过招标获取信息；b、 零星采购由采购部负责进行收集市场信息c、 长期供货的物品由采购部负责、部门参与定价并作为合同条款；4.5.2采购物资信息收集由采购部统一记录于商品比价报价表4.5.3酒店物品采购文件应充分反映采购物资的信息，它包括商品比价报价表、月购进记录、请购单、批价表、供销合同、供货商协议及附件等，由采购部保管。采购文件发放前，应由相映的部门负责人对其要求是否适当进行审批。4.6 服务外包信息a、 法人资格证明文件b、 服务业绩证明材料c、 对供方的评价记录5 相关文件5.1 采购控制程序5.2 过程和产品的监视和测量程序5.3 采购物资分类明细表6 记录6.1 合格供方名录6.2 供货商联系表6.3 供方评价记录6.4 月购进记录6.5 请购单6.6 商品比价报价记录6.7 供货协议6.8 批价记录6.9 商品价格调整记录