验厂管理应急预案.doc

验厂管理应急预案1目的为防止验厂不通过、并及时应对验厂异常建立有效的处理机制和应对措施使验厂不通过导致的客户流失风险降至最低特制定本应急预案。2范围集团公司所属各部门、事业部3职责3.1运行部负责验厂信息发布、验厂相关的资料、验厂过程的协调组织、并监督检查做好整改措施。3.2人力资源中心负责人权方面的资料准备及后续整改3.3综合管理部负责集团防恐及后勤保障事项验厂资料准备及后续整改3.4品管部负责质量验厂资料准备及后续整改3.5设备部负责安全及环保方面的验厂资料准备及后续整改3.6各事业部负责按照验厂的要求进行资料准备及后续整改4内容4.1验厂信息4.1.1验货专员在接到验厂通知后应对客户验厂的信息做一个了解客户验厂内容、要求准备的资料、验厂机构及验厂人员并要了解客户验厂的流程及验厂结果的影响4.1.2验厂专员应对客户历次的验厂情况进行整理特别要对整改内容进行回顾4.1.3根据了解的验厂信息对本次验厂的重要性做一个评估A:必须要通过B改进后还可以再验。4.2验厂信息发布验厂确认后验厂专员把验厂时间通知各事业部、设备部、品管部、人力资源中心、综合管理部、储运部、模具中心的各位经理。对于A类验厂客户必须开会通知。4.3验厂准备4.3.1验厂专员组织按照客户要求的验厂资料进行准备资料提供给客户审核人员时自已必须先了解所提供资料的基本情况并进行过滤4.3.2各事业部要在审核当天把所有与生产信息相关的各类报表、单凭据、生产记录、员工请假、加班记录等信息资料放好如需要在生产现场拿相关的生产信息资料时都必须是事前经过确认后无问题的资料4.3.3要做好员工的宣导工作对于A类验厂应在被审核的前一天进行一次宣导新进员工未满三个月的在审核当天按放假来处理4.3.4事业部、部门的特殊岗位需佩戴防护用品的员工要按要求佩戴安全消防设施、通道、记录必须保证完好、畅通、准确无误各事业部的医药箱在被审核前二天提出欠缺药品到总务科直接领取或申购被审核当天必须有规定的药品和领用记录4.3.5环保方面必须按ISO14000要求执行4.3.6对于A类验厂客户在审核之前应由验厂专员组织有关部门对现场进行检查特别是上次验厂要求整改项目要落实。4.4现场检查4.4.1陪同人员须按规定的路线安排审核并在出发前再一次通知各事业部、部门的负责人A类客户验厂要求各事业部、部门要有专人陪同。4.4.2在现场陪同的情况下多给审核人员讲解产品方面的知识尽量减少他们接近工作台的机会并能随时调整你看到的一些不符合现场要求的情况4.4.3尽可能避免审核人员去敏感的几个生产事业部和区域比如烤漆、喷涂车间印刷车间模具中心造粒车间危化品仓库。4.4.4在回答审核人员相关于生产方面的问题时尽可能避免涉及员工工资、加班等敏感性问题4.4.5如审核人员需要事业部现场提供生产报表、检验记录时先私下与管理人员确认资料的无误性同时尽可能不要让审核人员在现场直接拿可采取让事业部管理人员稍后直接送到会议室的办法4.4.6现场抽查员工作访谈时利用空隙时间让事业部管理人员再次给抽中的员工做宣导。4.5验厂过程中发生问题4.5.1验厂陪同人员在现场审核时要时刻关注审核的情况特别是审核员拍摄到的、拿到的资料要进行排查一旦发现有问题应立即做好应对措施和解释a)对于人权方面由人力资源中心负责做好应对措施和解释工作其他相关部门积极配合b)对于安全、环保方面由设备部负责做好应对措施和解释工作其他相关部门积极配合。c)对于品质方面由品管部负责做好应对措施和解释工作其他相关部门积极配合。d)对于反恐方面由综合管理部做好应对措施和解释工作。4.5.2验厂专员应及时与审核员沟通了解情况对问题进行解释若审核员仍不认可应及时按照应急管理流程上报给副组长以上公司领导相关组员积极配合争取验厂通过。4.6验厂不通过4.6.1一旦验厂不通过验厂专员应做好总结并及时向业务通报相关情况及后续的解释和整改措施。4.6.2业务方面应及时向客户了解情况并做好解释工作及提交整改措施确定下次验厂时间及方式。4.6.3验厂专员根据业务方面与客户沟通的结果做好整改措施的落实跟进。5、应急管理组织图组员设组员运组员品组员人组员综组员各组长副总经理邱智宏662262副组长生产总监胡冬663382组员运行部经理张祖传663743、人力资源中心经理专员陈五平662208设备部经理李传雨665433、管理部经理潘华666567体系专员程洲660002综合管理部经理王龙起668686、运行部验厂专员江乐琼664698各事业部经理第 4 页 共 4 页