时间管理培训-详细.ppt

1,时 间 管 理 培 训,2,培 训 目 标,在完成本课程后，参加者将能： 了解什么是时间管理 识别时间失控的问题 知道时间失控的原因 掌握时间管理的基本技巧,3,时间有什么特点？,宝贵一寸光阴一寸金，时间就是生命均等没有人拥有比你更多/更少的时间不可再生失不再来,4,时间管理为什么重要？,5,时间管理的含义,时间管理是自我管理 时间管理对成功的启示 时间的机会成本,6,时间管理是自我管理,管理自己 改变个人工作习惯 做时间的主人，要么被时间管理,7,成 功 的 启 示,生活现状 生活越来越忙碌 工作压力日甚一日,成功的要求 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面,8,时间的机会成本,时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效,您的时间值多少钱？,9,时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作掌握关键 “我没有时间”，其实只是一个藉口,时间管理的本质,10,时间管理的障碍,电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度,11,时间管理的障碍(续）,时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误/沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成,12,时间管理的障碍分类,13,典型的无时间管理,与”美儿”电话聊天30分钟 与朋友电话聊天工作信件未完成 同事突然到访闲谈未能恰当婉拒 会议未做准备开会时失控超时工作 办公桌文件十分凌乱, 虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会,14,时间管理出现问题征兆,电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成超时工作 没有组织有关部门和下属协助进行工作 迟到赴会,其它征兆 感到较大的工作压力 因工作进展问题，心情烦乱,15,时间失控的原因,缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制,16,掌握时间管理要诀,找出问题的根源改善管理习惯开发时间领域,17,掌握时间管理要诀 找出问题的根源,找出时间失控（浪费时间）的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容,18,时间失控（浪费时间）的根源,做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间,自我检查 1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 4、我是否常常越权处理？ 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？ 6、我是否难以按时赴约？ 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？,21,掌握时间管理要诀 改善管理习惯,计划 组织与授权 控制进度 自我约束,22,改善管理习惯计划,定立目标 确定优先处理顺序,23,定立目标，可以：,更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间,24,您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否,下面哪些做法是对您的描述：,确定优先处理顺序,25,处理优先次序,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,26,处理优先次序(续）,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,首先处理,尽量少做 尽可能委派给下属,用大多数时间,最好别做 或有时间再做,27,确定处理优先次序,上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同-澄清您的工作目标和您的老板保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要,28,1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情开始做起 3、每天都这么做,三步药方,通过计划帮您有效利用时间,认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急,29,练 习日工作计划,30,改善管理习惯-组织及授权,充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选,31,改善管理习惯控制进度,定出完成时间 安排跟进,帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。,32,改善管理习惯自我约束,处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议,33,有效地打电话,像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间,34,有效地接听电话,让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话,35,如何结束电话？,36,如何应付不速之客?,37,如何改善拖延的习惯?,工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零,38,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话机被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,整理文件-从清理办公桌开始,39,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,40,处理文件,紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉存档已处理文件,41,如何有效进行会议?,42,掌握时间管理要诀- 开发时间领域,创造更多的时间,43,开发时间领域,提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间,44,根据个人节律安排时间,记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期,45,要做什么？-可以不做？/可以授权？ 按先后排序轻重缓急？ 分配时间 按计划行动自我约束 评估工作及时间效益,时间管理的步骤,46,时间管理一些值得 注意的要点,遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinsons Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则,47,时间管理理论的发展,第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进,48,设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它,时间管理金科玉律,49,做好电话沟通的计划 在工作效率低时做几次小休的安排 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 有选择，要学会拒绝 在同一地方收集你所有的想法 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 如不能确定你会做什么就避免带作业回家 弄清问题才去做 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 养成记笔记组织思路的习惯,时间管理金科玉律（续）,