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第十二講 新聞發佈會 或記者（招待）會,主講人：姚惠忠,記者會的優缺點,優點：1.是消息發布比較正式的形式2.可加強組織與記者的雙向溝通 缺點：1.佔用記者與組織更多的時間2.成本較高3.對發言人和主持人的要求很高要能掌握事件全貌與場面,如何開好記者會,一、會前的準備工作： 1.確定記者會舉辦的必要性 2.地點的選擇要考慮各種方便記者採訪的條件：如傳真機、電腦傳輸的專線、電視台與電台的收音設備、拍攝的輔助燈光和位置、交通和停車的方便性,如何開好記者會,3.慎選主持人和發言人：確保回答問題的人對狀況、場面與公關目標能夠掌握，以及氣氛的維持 4.Q&A的研擬和模擬：記者最關切的問題是什麼？該如何回答？若被問到難以或無法回答的問題時，如何處置？面部表情、手勢、肢體語言如何搭配？,記者會的會前準備工作,5.宣傳輔助資料（新聞袋）的準備詳見下頁 6.舉行的時間，應避免假日和有重大社會活動的日子 7.事前的邀請：a.全面性b.書面通知c.電話確定,新聞袋的內容和使用,新聞袋（press or media kits）是為媒體而準備的公關宣傳文件與相關資料之組合 一般而言，新聞袋包含： 1.事實或背景資料 2.關於主管的介紹 3.立場文件 4.公司刊物 5.新聞稿 6.贈品或樣品 7.新聞照片,新聞袋的內容和使用,公關人員需視新聞或活動性質調整新聞袋內容 1.活動：流程與時間表、參加來賓名單、贊助單位資料 2.危機處理：詳述與危機相關的資訊，包括起因、影響層面、目前控制情況與未來發展之預估。當危機涉及傷亡時，更應適時更新資訊，並提供完整且正確的傷亡名單給媒體,記者會時應注意事項,1.始終保持鎮靜、溫和、禮貌的態度 2.處理好迴避的技術性問題：迴避不是強硬的拒絕，應當是通過言語技巧，在不知不覺中轉移話題（切忌引起不滿和反感） 3.對於不願發表的事情或機密情報，應向記者解釋原因（記者的好奇心特強，越不想讓他們知道的事情，他們越會追根究底、打破砂鍋問到底）,記者會時應注意事項,4.不要隨便打斷記者的發言或發問，也不要採取任何動作、表情、或語言阻止他們 5.要注意會議接待人員、主持人和發言人的角色搭配 6.所發布的消息必須準確無誤，若發現有錯誤的地方應馬上公開更正,記者會後的工作,1.盡快整理出記者會的新聞稿，包括文字、錄音和錄影，並追蹤媒體是否收到？ 2.總結此次記者會在組織、佈置或進行中的得失，作為下次記者會的參考或借鏡,記者會後的工作,3.私下對部分記者探尋他們對這次記者會的看法和意見 4.收集各媒體對本事件的報導角度和情況，並作分析。檢查是否達到記者會的目的或公關目標,
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