管理体系内审方法与技巧.ppt

内审员专业发展审核的方法和技巧 常见问题研讨 就以下方面的问题进行研讨1 关于目标的制定和管理2 关于管理方案的制定3 关于审核方案的理解4 文件评审5 关于审核计划编制6 检查表7 不合格判断和描述8 管理评审9 纠正措施的跟踪验证 一 关于目标 质量目标中未包括 产品的质量目标和要求 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 案例2某化肥厂质量目标 尿素产品出厂合格率100 尿素颗粒直径大于2 85mm比例达80 以上 案例1某计算机生产 硬件 公司质量目标 出厂一次交验合格率100 产品装配一次合格率90 每年逐年提高平均无故障间隔时间1 5万小时 每年逐年提高 案例3某建筑设计院Q E OHS目标 施工设计100 贯彻执行国家质量 环境 安全健康规范施工图图纸审查率达100 施工图面每张标准图中 错 漏 碰 缺 数量小于3处施工图面平均错 漏 碰 缺量逐年下降施工图二次通过率100 2 E OHS目标与识别的重大环境因素 危险源不一致 案例1某小企机械厂E OHS目标 杜绝交通伤亡事故 排放超标事故 但环境因素和危险源辨识清单中找不到 3 确定的目标太笼统 针对性不强 案例1E OHS目标 无死亡事故 无重伤事故 无轻伤事故 无职业病发生 小结 应从顾客对产品的关注焦点和重大环境因素 重大危险源中确定目标 4 质量目标 在组织相关的职能和层次上建立 的理解不够 案例1某物业管理公司质量目标提高住户满意率讨论 如何在相关的职能和层次上建立 二 关于管理方案 EMS OHSMS 1 常见问题 1 管理方案和目标脱节 2 管理方案和运行控制程序混淆 2 示例 职业健康安全管理方案 示例 环境管理方案 示例 三 关于审核方案 内审审核方案的示例内审审核方案的记录常见问题案例讨论 1 内审审核方案示例 2 审核方案记录 3 常见问题 未考虑审核方案的管理 审核方案和审核计划概念的混淆 未考虑区域重要性和以往审核的结果 4 案例讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 1 ABC公司2001年就取得了体系认证证书 该公司近三年的审核方案中规定 每年审核两次 上半年内审部分部门和过程 下半年内审覆盖上半年未审核的部门和过程一年内覆盖全部的部门和过程 2 ABC公司任命了一名内审组长小王 每次内审完毕后 小王负责将不合格报告验证后关闭 并在不合格报告验证栏中签字后 与内审计划 检查表记录 审核报告等资料交全质办 全质办主任就将此资料放进了资料柜中 此次内审即告结束 3 ABC公司因生产发展 2004年在郊县租赁了一个厂房进行装配生产 并于同年6月投入生产 为了方便交付 又盖了一个库房放置成品 公司明确该装配车间和库房分别由生产部和销售部负责管理 公司在04年的审核方案中没有考虑到装配车间和库房审核 审核组长说该装配车间和库房属生产部和销售部负责 审核方案中没有遗漏这两个部门 四 关于文件评审 1 目的 评审MS文件持续的符合性 适宜性和充分性 2 评审对象 手册 程序 有关记录 常见问题 未考虑这一步骤4 案例讨论 案例讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 ABC公司的组织结构于2003年发生了变化 将原来的销售部分为市场拓展部和销售服务部 全质办和质量检验部合并为品质保证部 但是质量手册和程序文件没有及时修改 该公司04年两次内审都是用的老版本作为审核的依据 2 公司2003年开发了XY和YZ型的新产品 并于11月底通过了新产品鉴定 产品已正常投产 但两次内审都未发现这些新产品缺少不少检验规范和必要的作业指导书 3 国家标准GB T230 1 2004金属洛氏硬度试验标准于2004年10月1日实施 但ABC公司的试验规程未作相应修改 内审组认为 这是品质保证部的事情 和内审无关 五 关于审核计划 常见的问题审核计划的示例案例讨论 1 常见问题 1 在审核计划中审核范围不清晰 审核范围概念理解不够 审核范围通常包括实际位置 组织单位 活动和过程以及覆盖的时期的描述 未复盖实际位置 活动 时期 2 未突出重要区域和上次审核的结果 注 1 质量管理体系现场审核还可涉及 4 2 3 4 2 4 5 4 1 5 5 3 6 2 7 5 3 7 5 5 7 6 8 3 8 4 8 5部门审核时除主管的要求外 还可涉及 4 2 3 4 2 4 5 4 1 5 5 3 6 2 8 2 3 8 4 8 52 环境和职业健康安全管理体系现场审核可涉及 4 2 4 3 1 4 3 3 4 3 4 4 4 1 4 4 2 4 4 3 4 4 5 4 4 6 4 4 7 4 5 1 4 5 2 4 5 3 3 案例讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 1 ABC公司的装配车间和成品库位于离本部50公里的市郊分别属于生产部和销售部负责管理 装配车间对产品的温湿度提出了要求 内部审核计划安排了两个组去生产部和销售部审核半天 计划中未注明去装配车间和库房进行审核 生产部和销售部审核的过程分别为 生产部 4 2 3 4 2 4 5 4 1 7 1 7 5 1 7 5 2 7 5 3 8 5 销售部 5 2 7 2 1 7 2 2 7 2 3 8 2 1 8 5 2 公司2004年的内部审核计划中 没有对最高者进行审核 也没有审核8 2 2 内审组长认为 最高者授权让我们做内审员 不是让我们去审核领导的 我们每年都进行内审 没有遗漏条款和部门 审核4 1 5 8 2 2条款就没有必要了 四 关于检查表 示例常见问题 2 常见问题 未考虑适用的法律法规要求 检查表编制的内容没有覆盖标准的要求 审核计划中的内容在检查表中没有记录 不符合报告中的内容在检查表中没有记录 检查表中记录太简单未记录事实 案例讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 1 内审员在审核产品的监视和测量过程时 在检查表中检查和记录了原材料零部件和成品的检验规程和检验记录 认为没有问题 就结束了审核 2 在审核与产品有关要求的评审时 内审员抽查了合同清单和从中抽查了三份合同评审记录 评审中记录的评审日期 就结束了7 2 2条款的审核 3 内审员在审核6 2 2时 要求人力资源部长提供年度培训计划 针对培训计划采取样本核实培训的记录 如果记录符合计划要求并且完整 就结束了审核 五 关于不合格判断 判断原则慎用原则就近原则由表及里原则能细则细原则有效原则关键原则 判断不合格容易混淆的条款区分两类不同的过程区分两类不同的合同区分两类不同的进货渠道关于策划关于信息的沟通关于标识关于设备的维护和使用关于监视和测量重复发生的问题或存在不良的趋势 五 关于不合格描述 1 示例 请指出不足之处 案例1 不正确的描述公司规定锅炉房压力表应进行定期校准 但没有进行校准 正确的描述2 锅炉的进水阀出口和出水阀入口及循环水泵的进水管和出水管4只压力表未见校准标识也提供不出校准记录 案例2 不正确的描述糖果操作工人 留长指甲 正确的描述QM XL 8作业指导书规定 为控制操作人员对产品的污染 要求糖果成型岗位的操作人员不准留长指甲 审核员于2003 5 10现场观察发现糖果成型岗位共有5名操作人员 其中工号为 1122 1133 2144 的3名操作人员留长指甲 案例3 不正确的描述生活废水未按规定排放 废水排放有时有超标情况 正确的描述审核废水处理站时发现 1 食堂生活废水和总装分厂生产废水是通过排水管而不是污水管排放 2 在4月 5月份生产旺季 废水处理站来不及处理废水 监测记录表明废水排放COD为130mg L 已超过当地排放标准 COD100mg L 案例4 不正确的描述审核员看到车间生产现场的热处理退火温度控制在工艺要求范围之内 但发现没有进行监控 正确的描述在热处理车间 按工艺规定产品A的热处理退火温度为650 10 并进行连续监控 要求工长提供昨天生产该产品的退火的温度记录 炉号为2078A 工长回答说 退火温度的控制由班炉长负责 热处理后如果性能达不到要求 车间用扣奖金的办法 因此 我们不需要对热处理温度进行监控 2 讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 案例1 在焊接车间现场发现焊机已损坏无状态标识 7 5 3 案例2 在一金工车间操作工艺规范规定齿轮加工过程由工人进行自检 互检和专职检 检验员进行巡检 查零件号H40 50和H40 55加工后提供不出这些监视和测量的证据 7 5 1 案例3 QA 18程序文件规定 因生产急须来不及检验的产品由授权人批准后产品方可放行 查产品批号04 08 04工序28 未经过检验就交付顾客 未见顾客批准 8 3 案例4 某汽车厂生产了一批X型新型卡车 投放市场后 用户纷纷来信申诉说 这种汽车排放的有害气体已超过国家环境保护法规的排放要求 使用时有的已明令禁止这种汽车行驶 8 2 1 案例5 销售经理对顾客满意率和顾客满意度的概念混淆 提供不出顾客满意度测量的数据 8 2 1 案例6 查原材料仓库采购的一批水泥没有检验已入库 8 2 4 六 关于管理评审 1 评审的目的 2 程序 策划 信息的收集和分析 绩效的报告改进的建议 评审过程 评审输出 输出的报告 改进措施及其落实 有效性验证 3 常见问题 全过程未形成文件 评审输入缺少具体数据和分析 内容中未对方针目标评审 输出不具体 缺改进措施和有效性评价 示例常见的问题案例讨论 七 关于不合格项纠正措施的验证 示例 跟踪验证示例1 不符合要求的示例 跟踪验证示例2 符合要求的示例 2 常见的问题 1 纠正措施和纠正概念混淆 2 纠正措施没有针对原因采取 3 纠正措施没有举一反三 4 纠正措施的验证记录太简单缺少必要的事实支撑 3 案例讨论 针对以下事实指出存在问题 提出改进建议 ABC公司在某次内审时发现了如下不合格事实 在纠正措施验证栏中的记录如下 1 在生产部发现向外委钢管热浸电镀的GM公司提供不出对该公司供方评定的证据 7 4 1 纠正措施验证 纠正措施已采取并验证有效 2 在一车间审核时发现 焊接工艺操作规范规定 产品加工工序3自动焊的焊接电流和电压操作者应每小时记录在WSO7R 01表格中 但操作者提供的WSO7R 01表格内焊接电流和电压参数没有记录 操作者回答说 只要凭经验控制好电流电压就够了 没有必要再作记录 7 5 1 纠正措施验证 到车间再次核查WSO7R 01表格中自动焊电流和电压已作了记录 练习 针对以下事实 判断不符合条款 1 审核员在车间主任办公室看到张贴着公司的质量方针和质量目标 就此请车间主任谈谈其含义 然后问 你们车间如何贯彻公司质量方针和目标 有没有车间的质量目标 车间主任说 我们没有必要制订质量目标 直接执行公司的质量方针和目标就行了 2 审核员在质保部发现编号为2006 1107的压力容器成品合格证是由责任检验师在6月18日签发的 6月19日该容器发往用户 6月25日投入使用 审核员在查阅该容器的质保书时 发现其承压零件B的主焊缝是6月10日焊接的 而焊缝探伤合格报告是6月26日签发的 就问这是为什么 质保部长说 零件B是应急转序的 并说明按公司规定经主管生产的副总经理批准的 随即又让资料员取来了报批的记录 3 审核员在总经办看到使用的 公司管理文件汇编 中 有30份文件均为A版 查阅 受控文件清单 上表明其中11份文件已是B版 于是问公司对作废文件怎么处理 总经办文秘书说 收回销毁或盖作废章 审核员看清30份文件上都没有作废章 4 顾客投诉是由售后服务部负责处理的 审核员看到一个季度来共处理了顾客对B型液压机漏油问题的投诉20起 审核员在审核生产部和液压机装配车间时 问了主管B型液压机的生产工程师和装配车间主任及相关人员 均不知道此事 5 审核员在客户服务部问部长如何评价顾客满意 客服部长犹豫了一下说 我们公司目前还没有规定评价顾客满意的方法 但是我们服务过的顾客都没有什么意见 很少有投诉的 6 在销售部 审核员抽查2006年度顾客调查表4份 发现其中2份写有顾客意见 不知道应找哪个部门了解产品信息 另2份是顾客抱怨 购买产品后发现质量有问题 找不到联系的部门和人员 销售部经理解释说 我们人手少 忙于销售 经常外出 所以顾客有时找不到人 7 在质检部 审核员问 公司是否有文件具体规定齿轮成品检验的抽样数 质检部经理递过来一份编号为WI076的 成品检验规程 审核员注意到该检验规程第6 3 1条规定 齿轮成品按表6 2中规定的批量大小随机抽样 审核员又查到表6 2中的 批量范围 中只规定了 501 5000 的抽样数 就问 批量 500和 5000时 检验员如何抽样 质检部经理说 这种情况发生时 检验员会根据经验减少或增加抽样数 我们的检验员都很有经验 没有问题的 8 公司产品研发程序 WP7 3 2006 规定每个整机项目的研发都必须在策划后编制研发计划和工作流程 审核员抽查DM整机项目的研发计划及全部资料 发现研发计划是2005年8月签发的 而大部份图纸的完工期是2005年5月 研发部经理说DM项目是个出口合同 引进技术生产的 把国外图纸转化一下就可以了 因为9月初要来内审 所以我们就补了一个研发计划 9 审核员在审核已投入批量生产的KD 05产品的设计开发过程 发现在 设计评审报告 的结论中产品超载10 运转时间不得超过30分钟 就此审核员查看了该产品的 使用说明书 发现说明书上写明超载10 运转时间不得超过45分钟 10 公司质量手册规定每年对每一个部门和每一个过程进行一次内部审核 三年来的内审方案也都要求对每一个部门和每一过程每年进行一次审核 审核员查了前二年的审核记录 发现70 的不合格项都是在技术部和生产部发生的 11 审核员在某厂成品仓库包装工场审核时看见一堆纸箱 箱上喷有防潮字样 包装工长说 这是客户退回的一批产品 纸箱并没有破损 审核员看着他们拆开 发现产品是裸装在内的 工长说这不是挺好的吗 审核员仔细查看 发现部分产品已有锈斑 12 审核员在检验科询问检验科长对生产急需又来不及检验的采购件 如何控制 科长说 这种情况我们称为因急放行 按文件规定我们让供方直接把零件运到车间生产线上 由工人立即组装 以保证按期交货 否则顾客会有意见 13 审核员在销售部抽查上月一份修改过的合同 要求供货量从1000吨增加到1200吨 核对发货记录发现实际只交货1000吨 销售员说 这是我经手的 当时很忙 忘了告诉生产调度和生产车间 现在客户正等着急用 14 审核员在装配车间发现有一间小型冷藏库 车间主任说 因为有一些零件有保存温度要求 不在范围内的时间不能超过12小时 我们从总库里领出零件后 有时当天装不完 就存放在这里 审核员问里面装了什么零件 车间主任从里面取出了三种零件 审核员看了一下 A件的保存温度范围是 10 0 B件是5 20 C件是20 40 15 审核员在成品试验站审核时发现上月有一次数码相机爆光性能严重超标 试验站长说 我们查了发现是一批元器件有问题造成的 审核员问知道是哪一批吗 站长说该元器件是关键件 从电脑上查到了全部编号 已经通知停止生产和销售使用这批元器件的相机 审核员问相机交付过吗 站长说我们追查对 已经交付了1000架 公司决定只要顾客一提出来 我们就包退包换 16 在进货检验站 审核员看到检验员正在检验外购的重要零件 检验员介绍重要零件通常100件为一批 抽5件检验 审核员查看了二批检验记录 都是每批抽5件 结论为合格 审核员进而查看检验指导书 其上规定 重要零件100件为一批 每批抽10件检验 检验站长说 每批抽10件工作量太大 我们抽5件的检验记录很清楚 没有不合格的 17 审核员在某水泥管道工程施工现场审核时发现钢筋绑扎不合格 质量员要求工人返工 当工人返工后找质量员时 施工经理说质量员现在正忙其它项目检验 你们改好就可以了 不用再看了 于是就转入下道工序