申报材料等文档撰写规范.doc

申报材料等文档撰写规范邮箱里收到全系几十份优秀团员（团干）申报材料，材料名称多数皆为：“个人事迹”、“优秀团员申报表”，部分邮件从标题到正文，看不出是哪个班级的哪个同学发来的。更有甚者，直接在邮件正文里写个人事迹，没有合理的分段，没有排版，邮件标题：无主题这些都是优秀团员、优秀团干啊，不是初次接触电脑，初次给人发邮件吧我的承受能力经受无数次的考验。冷静，深呼吸烦躁之余，列个此类材料撰写的一般要求吧，希望能起到“格式刷”的作用。申报材料撰写的基本要求：1、材料应有标题，可以设主、副标题，格式居中。标题一般可采用黑体，主标题字号略大，可用三号，副标题略小一些。可以根据字数多少和版面布局作适当调整。标题样例：张三同学“优秀团干部”申报材料；因为付出，所以快乐09新闻本1李四“雷锋奖”申报材料；诸如此类。2、正文要求：宋体，小四，1.5倍行距，段落首行缩进2个字符。也可根据字数和版面需要，作适当调整。3、标点符号应为中文（全角）状态下输入，如“、，。”而非英文半角状态，如,. 省略号不能打成。4、规范书写数字，正确区分使用汉字与阿拉伯数字的情况。同一词汇在同一篇文档中书写应统一，根据我校文档样式，年级和班级一般使用阿拉伯数字，例如：09新闻本科1班，填表时，“年级”栏一般写“09（级）”，而不写“大一”。年份一般应写完整，如XX年，不要简写成12年。5、评优评先的申报材料一般使用第三人称写，正文语言不应过于口语化。如果是要求提交个人小结、自荐材料，则用第一人称。6、申报材料一般采用“总分总”布局，正文部分首先简要介绍姓名、年级专业班级、担任职务等基本信息。7、先进事迹、个人小结等文档采用word程序撰写（后缀.doc），而非记事本（.txt），按照规范对文字、段落等进行排版。8、如果是从网上下载的表格（模板），填写完个人信息后，保存时文档应重命名，可以按“班级-姓名-申报项目”格式命名，如“09新闻本1-张三-优秀团员申报材料”。文件名中应包含个人信息，以区别于他人，从而便于接收方快捷地处理附件。9、如是发送邮件，应将文档以附件发送，而非在邮件正文中直接撰写申报材料。10、曾获荣誉填写样例，仅供参考：XX年9月 获 上海建桥学院 军训“优秀学员”称号XXXX学年 获 文化传播系 “优秀学生干部”称号XX年度获 校“弘扬雷锋精神优秀学生”铜质奖章第 2 页 共 2 页