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物资采购及管理制度培训 二零零七年七月一十四日 中粮生化能源 公主岭 有限公司 黄绍军 目录 中粮生化能源 公主岭 有限公司 一 目的及适用范围二 基本采购流程三 采购计划的类型四 采购计划的要求五 采购计划的审批六 采购原则七 标书的审核及中标通知书的下发八 合同的拟定及会签九 入库十 保管十一 出库十二 物资盘点十三 材料物资存储的管理组织机构十四 仓储人员的工作纪律 2 一 目的及适用范围 中粮生化能源 公主岭 有限公司 为规范采购行为 加强物资管理 通过有效管理 使各种物资能得到充分的 合理的使用 避免浪费 降低成本 保证质量 特制订本制度 本制度适用于对采购物资及设备出入库的控制及保管 3 二 基本采购流程 中粮生化能源 公主岭 有限公司 采购流程图部门申请计划计划审批招标采购草拟合同合同会签比价采购实施采购 4 三 采购计划的类型 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 设备采购计划 填写固定资产申购单2 材料采购 填写材料计划 要求分类填写包装材料采购计划辅助材料采购计划备品备件采购计划劳动保护用品采购计划油料采购计划玉米采购计划原煤采购计划注 玉米采购计划 原煤采购计划由供应部依据全年需要量及库存情况 制定月份采购计划 其他采购计划由各使用部门提请 其中备件采购计划要依据备件的二级分类提请 3 办公用品采购计划 填写办公用品申购单 5 四 采购计划的要求 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 采购计划由使用部门专业技术员或专业工程师编制 填写前应到仓库认真核实 核查所用材料物资或者可能替代物资的数量与质量等情况 尽量保证优先使用库存材料物资 库管员应配合使用部门核对账目 对库内缺少的 计划编制人员要根据实际使用情况填写材料计划申请表 一式五份 部门留存 库管员留存 采购员留存 财务留存 采购计划员留存 并由库管员进行签字核实 6 四 采购计划的要求 中粮生化能源 公主岭 有限公司 2 填写物资采购计划表必须写清以下条款 物资名称 型号规格 或附图纸 采购数量 所属设备 并写出材料物资到库的最迟时间 一般情况计划提出后不少于五个工作日 如有要求的写出材料物资厂家 采购人员对采购周期负责 确保材料物资按时到库 提计划人员所填材料物资型号必须准确无误 采购数量合理 保证采购材料物资的正确性 3 采购计划每月提一次至两次 特殊情况需经部门经理批准后 可提临时计划 7 五 采购计划的审批 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 月份采购计划 由供应部依据各部门上报的采购计划进行汇总 报公司常务副总经理审批并同时报事业部主管领导 2 设备采购计划 要求填写固定资产申购单 具体审批程序如下表 后附表格 3 材料采购计划 由专业技术员或专业工程师对提请材料物资的准确性负责 经部门经理审核后 报公司总工程师或主管副总审批 审批后将计划申请表交采购部采购员一份执行采购 具体审批程序如下表 后附表格 4 办公用品采购计划 由各部门经办人员填写 经部门经理审核后 报公司主管副总审批 8 固定资产申购单 中粮生化能源 公主岭 有限公司 9 物资材料采购计划表 中粮生化能源 公主岭 有限公司 10 六 采购原则 中粮生化能源 公主岭 有限公司 材料物资需在合格供应方范围内招标或比价采购 1 招标范围 根据国家招标法规定 所有具备招标条件的材料 设备 服务 土建和机电安装工程等都需要委托具有资质的招标公司进行公开招标采购 客观上不具备招标条件 如 实际投标者少于三家以下或独家生产及专利设备等 须由项目建设单位提出申请报告 事业部项目管理部审批后 由项目建设单位组织议标或比价采购 2 合格供应商应符合的条件 1 获得ISO9000认证或社会公认的知名厂家 单位 2 产品质量能够满足要求 11 六 采购原则 中粮生化能源 公主岭 有限公司 3 具有良好的供货业绩和商业信誉 4 服务提供和交付能力能满足本企业的要求 5 具备必须的资质要求 6 合格供应方原则上是生产厂家 若代理商必须具备厂家直接颁发的代理文件 3 供应商资信评价由供应部 财务部 各使用部门进行综合评价 并由供应部建立供应商档案 12 七 标书的审核及中标通知书的下发 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 招标文件技术部分由各部门和质量技术部负责 商务部分由财务 审计 法律 采购部门审核 2 公开招标的 中标通知书 由招标公司负责下发 议标属于 竞争性谈判 中标不发 中标通知书 13 八 合同的拟定及会签 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 设备合同由各使用部门的专业工程师负责拟订 材料物资合同由供应部负责拟订 土建及安装合同由土建或安装造价师负责拟订 2 对合同标的的要求 要求合同与标书 实物及即将结算的入账发票相一致 包括名称 数量 规格型号等 3 合同的会签 执行合同会签审批程序 具体程序见下表 后附表格 14 八 合同的拟定及会签 中粮生化能源 公主岭 有限公司 所有合同签订 需履行合同会签程序 以下合同的签订需要事业部主管领导审批 1 土建 安装 非标制作 项目设计 车辆 小车 玉米 煤 财产及设备租赁合同 劳务 如雇用吊车等 合同 借款合同 2 除上述以外的材料 设备采购 单笔合同金额20万元 含20万元 以上的 3 对设备 车辆等资本性支出合同 如报告已签批 且合同与报告 数量 金额等 相一致 则合同可不签批 4 其他属于重大事项的合同 无论金额大小 需报事业部主管领导审批 15 八 合同的拟定及会签 中粮生化能源 公主岭 有限公司 16 对于采购金额小于5万元的材料物资合同会签 可采用简易程序 八 合同的拟定及会签 中粮生化能源 公主岭 有限公司 合同会签流程 1 经办人填写会签单主要内容2 部门经理 专业总工程师 主管副总经理针对技术条款签署意见3 财务部门针对结算条款签署意见4 法律人员针对合同文字表述及其他法律有关条款签署意见5 常务副总经理审批 17 九 入库 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 设备入库 1 设备进厂后 由库管员负责外观 数量验收 使用部门技术人员负责质量验收 质量技术部指定计量检定人员验收 关键设备以及进口设备验收时 必须有供货方人员参加 另外 设备所属分项目必需有专业工程师参加设备开箱验收 采购员负责填写设备开箱验收信息 并出具 设备开箱验收单 验收后 参加设备验收人员在 设备开箱验收单 中共同签字确认 验收出现不合格项时 执行合同规定的有关条款 设备开箱验收合格后质量技术部组织建档 并保存全部的技术资料 设备档案一般包括 设备出厂检验或合格证 设备到厂验收单 设备安装工程记录单 设备的全套图纸 设备说明书等 18 九 入库 中粮生化能源 公主岭 有限公司 2 固定资产中属于监视测量装置的 质量技术部根据情况确定是否做入厂校验 如做入厂校验需校验合格后再办理入库手续 并负责录入 项目监视和测量装置台帐 2 材料物资的入库 1 物资进厂后 对需要检验的材料物资由采购员通知进厂材料检验人员 库管员依据入库数量及 检验报告单 办理实物接收 检验报告单 一式四份 库管员 采购员 财务 质量技术部各一份 2 检验人员需验证供货方的生产厂名 产品名称 规格 型号 产品合格证书和必要的随机文件等证件 19 九 入库 中粮生化能源 公主岭 有限公司 3 需要检验而未经检验或不能满足使用要求的物资不得入库 不得使用 4 物资入厂后 由采购员或供货厂家填写 物资到货清单 具体格式如下 后附表格 5 采购员依据 物资到货清单 填写入库单 办理入库手续 如果本月发票到 与入库单进行结算 如果本月发票未到 此入库单按估价入库手续办理 保证账面与实物相符 6 库管员对发票与到货清单进行对比确认 如发现不一致 应不给予入库确认 尤其对于没有到货清单而只有发票的严禁给予入库确认 20 九 入库 中粮生化能源 公主岭 有限公司 21 物资到货清单 要求由采购员 库管员 供应商或送货人员签字确认 如果是对方邮寄到货的材料 由采购员填写 物资到货清单 由库管员确认 十 保管 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 材料物资应单独设库房保管 对于存放于施工现场的物资 应与外部单位物资严格分开 以保证工程物资的安全 完整 2 按照物资性能采取相应的保管方法 按照物资不同的质地 规格定位存放 发放时做到材质不混 数量准确 3 库管员应随时检查存储物资有无发生过期变质 残损 超储积压 短缺 包装破损 如有发现 库管员应及时报告主管人员 会同有关部门进行处理 22 十 保管 中粮生化能源 公主岭 有限公司 4 库管员应定期或随时检查各种存货储存的防水 防火 防盗安全设施 检查时 发现属于易燃 易爆危险存货 应立即采取措施 存放到安全场所 予以隔离 如发现安全设施损坏或失效 应及时报告主管人员处理 5 设备 含随机备件 进厂履行入库手续后 库管员按保管的相关规定负责设备的防冻 防潮 防腐等处理 设备的储存 搬运和安装应严格按 设备说明书 及相关的技术要求进行 23 十一 出库 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 出库原则 1 严禁任何物资未通过入库环节直接送给使用部门 如果必须存放在使用部门的 也要由库管员与使用部门共同确认接收数量 2 严禁任何物资无凭据 物资领料单 出库 3 严禁各部门领料时不通知库管员自行领料 4 不允许有白条抵库的现象 2 工程设备出库 要标明设备的具体名称 设备安装的位号等内容 3 工程物资出库 要标明物资的标准名称及规格型号 数量 在用途栏中注明已立项的具体工程项目名称 如果属于甲供材 由安装公司负责安装的 应有安装公司在领料单上签字盖章确认 4 用于生产的各种辅料出库 由各部门填写领用单 在用途栏中注明用于生产何种产品 产品名称应按公司规定的统一名称填写 5 其他生产或维修用材料出库 要求按公司下发的各部门的二级部门进行填列 24 十二 物资盘点 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 材料物资保管部门应做到物资实物入库与登记保管账同步进行 做到日清月结 应由质量技术部 财务部 储运部保管处对材料物资进行定期盘点 并做出盘盈 盘亏报告 2 对盘亏 报废 毁损的库存物资由物资保管部门提出申请 库管员出具关于程物资盘亏 报废 毁损报产生原因及处理见的报告 经部门经理审核 对于报废 毁损的工程物资还要经过技术定部门鉴定 财务负责人复核 主管副总经理和总经理签批 上报事业部财务部审批后方可处理 25 十三 材料物资存储的管理组织机构 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 仓储人员应职能分立 应将仓库验收 保管 发货 等职能进行合理分配 明确规定职责权限 工作范围与任务 2 实行交接制度 人员调动应做好交接工作 明确交接人员的责任 交接时 须由上一级人员监督交接 交接清单由双方签证后存档备查 26 十四 仓储人员的工作纪律 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 不准仓储人员在仓区内吸烟和带入火种 不准仓储人员带领非仓库人员入库 严禁仓储人员无证出货 2 严禁将含毒 易燃 易爆 易腐蚀商品 材料物资与一般的商品 材料物资存放在一起 上述商品 材料物资必须另指定地点存放和保管 3 严禁仓储人员违反劳动纪律 随意损坏或挪用存储的商品 材料物资 严禁隐匿不报或谎报仓储工作中发现或发生的问题 27 十五 其他几点要求及建议 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 对于没有办理入库的采购 在财务报销环节 要有采购人 验收人 采购部门领导及使用部门领导签字确认 2 建议由采购部门下发一个标准材料名称及规格 规范材料物资 3 建议采购部门规范材料采购计划 如提请时间要求 填写要求 4 各部门的领料人员要对材料比较了解 使用用途要清楚 28 十六 讨论环节 中粮生化能源 公主岭 有限公司 1 希望大家提出宝贵建议 29 30 谢谢