物业管理实务-拟写物业常用文书与档案管理.ppt

学习情境六物业常用文书拟写与档案管理 开篇案例 某大厦业主把其物业委托房产代理商租赁 代理商与租户签订了租赁合同 租户到大厦物业管理公司办理入住手续时 因未携带业主委托代理商签订租赁合约的授权书 物业管理公司不同意租户入住 但代理商声称业主一定会认可的 于是物业管理公司为租户办理了入住手续 事后 业主不承认代理商所签订的合同 要求物业管理公司采取措施收回其物业 物业管理公司发出限期搬出的通知后 租户却不同意搬出 并向物业管理公司投诉 要求公司赔偿其装修损失10万元 资料来源 中国物业管理网 思考 1 该租户办理入住时应提交哪些资料 2 建立业主档案对处理本案的意义是什么 3 本纠纷案的主要责任人是谁 4 本纠纷案应如何处理为好 学习目标 了解物业常用文书的基本概念 种类及拟写物业文书应注意的事项掌握物业常用文书的编写要领与技巧掌握物业管理档案资料的来源及分类 档案管理的程序及要求能够拟写格式规范的物业常用文书能够科学合理地进行物业档案管理整理与归类 技能目标 技能目标 能够拟写格式规范的物业常用文书能够科学合理地进行物业档案管理整理与归类 2009年7月2日上午 世纪花园小区的新住户胡先生将家具卸下车后发现 包括电梯在内的公共设施断电了 电梯没电无法运行 一家人不得不爬楼梯将家具扛上11楼 停电影响的不止胡先生一家 据了解 世纪花园小区有900余住户 由于断电 上水加压泵无法运行造成6层以上住户全部停水 宽带网络 公共照明等设施也停止了运行 究其断电原因 该小区业主已拖欠电费88万余元 小区物业管理公司多次向欠费客户发出电费催缴书 停电通知书 资料来源 自中国物业管理网改编 任务1 拟写一份电费催缴书 任务2 拟写一份停电通知书 任务引入 任务分析 物业管理公司接管某住宅小区后 向业主发出了 住户手册 业主没有认真阅读 住户手册 不了解其中物业管理规定的有关内容 比如电费 物业管理费等多久未交则会采取相应措施 但是 重要的还是相关文书的正确拟写与及时告知 物业文书是物业服务企业办理公务 处理业务 交流信息和协调关系必不可少的专用工具 物业管理的职责之一就是让用户或业主及时了解物业的各种情况和企业开展的各项管理活动 比如物业某些重要工程 水箱清洗 电梯维修 电线线路改造等 影响用户或业主生活时应及时通知 某住户已超期未交管理费 要提醒其何时交钱以避免罚款等 这些沟通工作有的是公告性质的 要张贴在物业的公告栏上 有些是针对个别住户的 则要通过信函告知 此外物业企业还需要对一些人进行的查询或投诉做出解释性质的回复 这些都需要从事物业管理工作的人具有良好的书写信函的能力 写一份格式规范 表意准确的文书是物业管理人员的必备素质之一 现在不少物业服务企业在实践中不断摸索 已总结出合乎实际需要的标准信件样本 并形成信函系统 作为日常管理的重要工具 知识链接 一 物业管理有关通知的拟写 二 物业服务企业岗位工作计划的拟写 三 物业服务企业工作总结的拟写 四 物业服务企业规章制度的拟写 五 物业管理中有关合同的拟写 返回目录 通知是用于批转下级单位的公文 转发上级 同级或不相隶属单位的公文 发布行政法规和规章 传达要求下级单位办理或有关单位需要周知及共同执行事项的一种公文 它是一种应用较为广泛的知照性文书 通知具有引导指示 统一规范 依据凭证 联系沟通等作用 一 通知的概念 通知一般分为指示性通知 批转性通知 事务性通知 任免性通知 转发性通知 发布性通知等 1 指示性通知具有命令 强制执行的涵义 一般用于上级对所属下级指示 部署工作 阐明工作活动的指导原则和方法 传达上级决定和指示 布置需要执行或办理的工作事项等 正文内容 通知依据 原因 目的和意义 通知的主体部分 具要精练 2 批转性通知用于上级机关批转下级机关的公文 给所属人员 让他们周知或执行 3 事务性通知又称一般性通知 用于处理日常工作中带事务性的事情 常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众 4 任免性通知用于任免和聘用干部 5 转发性通知用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员 让他们周知或执行 6 发布性通知又称告知性通知 包括事务性的 会议及任免通知 在传达和告知需要下级单位 平行单位 不相隶属单位知道或办理的事项时使用 用法上较简单 常用于发布有关规定 规则 条例 办法等规章制度 用于发布行政规章制度及党内规章制度 二 通知的分类 通知一般由标题 正文 落款和日期构成 1 标题通知的标题一般由发文部门 事由和文种组成 也可以省略发文机关 由主要内容 文种组成标题 有时还要根据具体情况特别标明 紧急通知 重要通知 等 发布规章的通知 所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分 并使用书名号 批转和转发文件的公文 所转发的文件内容要出现在标题中 但不一定使用书名号 如 国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知 三 通知的结构和基本内容 2 正文通知的正文由通知缘由 通知事项 通知要求三部分构成 1 通知缘由发布指示 安排工作的通知 这部分的写法跟决定 指示很接近 主要用来表述有关背景 根据 目的 意义等 批转 转发文件的通知 根据情况 可以在开头表述通知缘由 但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头 无需说明缘由 发布规章的通知 多数情况下篇段合一 无明显的开头部分 一般也不交代缘由 2 通知事项这是通知的主体部分 所发布的指示 安排的工作 提出的方法 措施和步骤等 都在这一部分中有条理地组织表达 内容复杂的需要分条列款 3 通知要求发布指示 安排工作的通知 可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求 如无必要 可以没有这一部分 其它篇幅短小的通知 一般不需有专门的结尾部分 1 发布性通知的正文一般很简短 写明发布的意义和目的 提出执行的要求 如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称 可直接将所发布的文件附在通知后面 2 指示性通知的正文通知的正文包括两部分 开头部分写明通知的缘由 可以写当前存在的问题 发布通知的意义 也可以写 特发本通知 或 特通知如下 转入通知的内容 通知的内容大多采用分条发 具体地提出要求 措施和办法 指示性通知一般不单独结尾 以正文的完结而结束 3 会议通知的正文要具体全面 一般包括 召开会议的部门 会议名称 会议开始时间 地点 会议内容和任务 参加会议的人员范围和人数 入场凭证 报道事件及地点 参会人员需要带的其他材料 4 一般性通知所涉及的事项比较具体 正文主要交待要办什么事 什么时间完成和要求等 不同种类通知的正文写作上有所不同 3 落款和日期在正文右下方签署发文单位和发文日期 四 物业管理通知例文 入住通知书 范本 尊敬的 先生 女士 您好 欢迎您入住本小区 为了您能顺利地办理入住手续 现将办理入住手续的有关事项说明如下 1 收楼时间 年月日至年月日 2 收楼地点 3 办理入住手续时应携带的资料 1 入住通知书 2 业主身份证及复印件 3 业主一寸免冠彩色照片两张 4 业主委托书 被委托人的身份证原件和复印件 委托他人办理时 5 营业执照副本及复印件 公司购房时携带 6 地产公司开具的业主收楼证明 7 未满16周岁的业主应加带户口本原件和复印件 4 请您于接到入住通知的一个月内 到管理处办理入住手续 逾期不办理的 视为入住5 办理入住手续流程图 略 6 入住时应交纳的费用 略 7 如有疑问 请致电 我们真诚期待您的光临 物业服务公司 物业管理处年月日 催缴管理费通知书 第三次催缴 范本 尊敬的先生 女士 有关事宜本公司于年月日致住户信件提及月份的费共人民币元 迄今您这户仍未付清 直至目前为止包括本月的费用总和应总付款额为人民币元 假如本公司于 日期 前仍未收到您这户金额 人民币 元的付款 本公司将在无法选择的情况下将此案转交律师诉讼法院 并采取一切适当的行动追讨上述欠款而毋须作另行通知 为避免对住户造成 本公司希望在迫不得已进行下 步行动之前 住户能尽力缴清上述欠款 此致公司年月日 通知住户暂停公共服务的信函 范本 尊敬的住户 暂停电力及饮用水供应的通知现接到供电部门的通知 由于需要对地点的主要电力系统进行检修 小区内电力供应将于至暂停 而小区内的供水系统在上述期间也因此暂停供应 本公司对上述过程可能导致的不便 深表歉意 此致 公司年月日 返回目录 物业服务过程中的计划主要是指 为完成某项任务或采取某种行动之前 根据实情而事先拟订目标 要求及其相应的措施 方法 步骤 时限等所形成的文字资料 计划有利于明确企业奋斗目标 有利于合理配置企业资源 可以督促人们的行为 并成为检查 评价 考核的依据 一 计划的概念 计划是统称 如 规划 安排 打算 要求 方案 等都归于计划的范畴 按照不同的标准 计划可以分为不同的种类 1 按性质划分 有生产经营计划 学习计划 工作计划 销售计划 服务计划等 2 按范围划分 有国家计划 部门计划 单位计划 个人计划等 3 按时间划分 有长期计划 中期计划 短期计划如年度计划 季度计划 月度计划等 4 按内容划分 有综合性计划 专题计划 项目计划等 5 按形式划分 有条文式计划 表格式计划 混合式计划等 上述分类一般是重合的 如 物业管理公司 管理处2009年第一季度工作计划 就分属工作计划 单位计划 季度计划的混合式计划 二 计划的分类 1 岗位工作计划的结构和基本内容岗位工作计划属于普通计划 在写法上比较灵活 自由 一般由标题 正文 结尾三部分组成 1 标题 计划的标题通常由单位名称 隶属时间 事由和文种组成 2 正文 正文是计划的主体 正文的开头需简明扼要地说明计划的目的和依据 主体部分分条阐明计划的内容 措施 方法 步骤 时限等 内容要具体 明确 周密 主要包含指导思想 任务要求 具体指标 实施办法 注意事项等 3 结尾 结尾一般用来表明态度和决心 或说明注意事项和检查执行计划的方法等 三 岗位工作计划的拟写 2 拟写工作计划的要求 1 服从大局 有准确的预见性 岗位工作计划应纳入物业管理企业的工作计划之中 应正确处理好整体与局部 当前与长远 个人与集体的关系 而且计划针对的是尚未进行的工作 计划只要符合物业管理企业正确的发展方向 就能充分发挥积极作用 并对行动具有较强的指导性和约束力 2 实事求是 有明确的目的性 制定岗位工作计划 一定从本岗位的实际出发 既要与上级的计划保持一致 又要忌照抄照搬上级主管部门的计划 在一定的时间内完成什么任务 实现什么目标 达到何种预期的效果 都应在计划中表明 这是计划类文书的核心内容 没有目标 任务和要求 计划类文书也就失去了价值 3 清晰具体 有可行的操作性 计划是要执行的 写的越具体清晰 就越具有操作性 无论是任务 要求 指标 还是措施 办法 步骤 都应当写得清清楚楚 切实可行 一旦目标定得过高 跨度过大 计划无法执行 就会变成空想 不利于目标的实现 因此 制定计划时指标尽量量化 以便于执行和检查 提高工作效率 四 岗位工作计划例文 物业公司公共秩序维护部 年第一季度工作计划 例文一 根据公司的要求 为了进一步改善物业管理区域内的条件 为使用者提供安全 优美 舒适的环境 特制定如下工作计划 一 任务与要求 一 搞好调研工作 具体要求 1 调查群众对物业管理公共秩序维护部的意见 建议和要求 2 分析找到本部门目前存在的主要问题 二 加强保安工作队伍建设 提高保安人员的责任心 三 把失窃案件 降低70 二 具体措施 一 解聘经过培训仍不称职的公共秩序维护员 通过公安部门招聘新的 二 加强员工上下班时间的巡逻工作 三 封闭小区以下几个行人较少的小门 物业公司年月日 商场2009年物业管理计划 例文二 2009年是 商场调整 改造的一年 也是商场实现新的经济增长点的一年 为此 我们要以招商调整 抓经济效益为中心 以人为本 创好两个队伍建设为核心 以商场为重点 以商户为主体 走出一条适合我商场新型业态的管理模式 以大厦物业管理为基础 全面做好物业管理工作 以消防安全为大事 杜绝大小事故发生 以 观念创新 强化服务 爱岗敬业 真抓实干 为宗旨 全面完成2009年公司制定的各项任务和经济指标 一 计划内容1 按 客户入住手续办理要求 作好新入住客户的入驻手续办理及安全宣传工作 2 做好商场大楼的安全放到防火工作 按商场服务手册的内容要求进行日常巡逻 安全隐患排除等 并填好 商场日常巡逻记录 3 做好大楼的统一对外宣传工作 使商铺出租率均达到98 以上 4 做好日常管理工作 提高商户满意率 争取满意率比去年同期提高5 以上 达到95 以上 二 具体措施1 每天保证对整个商场巡逻达到10次以上 每周对消防设施检查一次 作好记录 2 在地方有影响力的电视台做3次统一宣传 3 加强公共部位管理 创作一个良好的购物环境 商场年月日 返回目录 总结是立足现实 回顾过去 展望未来 是对过去一定时期内的时间活动或某一方面工作进行回顾 分析 评价后所写的一种事务文书 能否正确撰写总结也是衡量 评价物业管理人员基本素质的标准之一 总结作为人们认识客观事务 掌握客观事务规律的一种手段 是寻找工作规律 提高工作成绩的有效方法 一 总结的概念 总结是一个通称 在日常工作 学习中还有 小结 和 经验体会 等 总结根据不同划分标准 可以有不同的种类 常见的分类方法如下 1 按总结的性质分类 有学习总结 思想总结 工作总结等 2 按总结的时间跨度分类 有年度总结 季度总结 学期总结 阶段总结等 3 按总结的实际要求分类 有综合性总结和专题性总结等 二 总结的分类 总结一般有标题 正文和落款三部分组成 1 标题标题一般由单位或部门名称 时限 文种组成 2 正文 1 正文开头可以简述总结的背景 包括时间 地点 基本情况等 既可概述所取得的工作成绩及其原因 也可概述总结的要点 以利于抛砖引玉 展开叙述 2 正文的主体部分 一般可采取两种结构方式 一为纵式结构 即介绍基本情况 说明指导思想 叙述具体成绩 概括成功经验 指出存在问题和今后努力的方向等 这是常见的总结方式 二为横式结构 即把成绩 经验 教训 问题 措施等因素综合起来 按照内容的不同性质分成几个模块来写 结尾时作归纳总结 三 岗位工作总结的结构和基本内容 花园2009年工作总结在过去的一年里 我管理处本着 维护业主利益 维持物业完好 的经营宗旨 开展日常物业管理服务工作 无论是在治安防范 环境卫生 配套设施的完善 小区绿化的培植养护 还是在社区文化的开展等方面都得到广大业主 住户及业主委员会的大力支持与配合 使我们的工作都已有条不紊地开展 在此表示衷心的感谢 现对一年的工作总结如下 一 治安防范方面 为使业主能有一个安全的居住环境 针对本区实际情况 我管理处公共秩序维护部对小区治安加强管理力度 实行来访登记制度 尽量把安全隐患减小 二 环境卫生 绿化方面 为给业主提供一个优美 整洁 舒适 雅致的生活环境 我管理处投入了大量人力 物力 财力 安排专人对卫生状况进行监督落实 并积极听取业主 住户 的意见及建议 对工作中出现的问题积极整改 做到生活垃圾日产日清 对小区树木花草进行修整成型 培植补种 为业主提供生态居住小区 三 物业服务方面 本小区产权呈多元化格局 各种关系纷繁复杂 业主素质 家庭经济状况参差不齐 给物业服务带来很多不便 对此 我们提出了 真诚解民忧 服务暖人心 的口号 接待投诉率 处理投诉率均达到100 业主的满意率直线上升 四 配套设施方面 略 五 社区文化方面 略 一年来的工作经验告诉我们 要管好一个小区 关键是坚持 业主至上 的原则 为业主服好务 千方百计为其排忧解难 以赢得业主对物业管理工作的真心支持与积极配合 树立企业良好的公众形象 为今后进一步拓展市场打下坚实基础 同时加强集体的凝聚力 发挥员工团队合作精神也是实现企业经营目标的必要保证 花园2009年月日 四 工作总结例文 规章制度企业为建立正常的工作 劳动 管理秩序 依照政策 法律 法规制定的具有指导性和约束力的文书 是企业章程 制度 守则 公约的总称 规章制度是物业管理的准绳 依据 调节器 是企业与员工权利和义务的规定 是促使物业管理健康发展的可靠保证 规章制度是一个统称 物业服务企业的规章制度常见的种类有公约 章程 制度 规定 规则 守则 办法 细则等 一 规章制度的概念 二 规章制度的分类 1 业主共同遵守的规定 权利义务 住户手册2 开发商 管理者 业主共同遵守的规定3 规定实施管理的原则及应负的法律责任4 住宅区管理规定5 业主委员会章程6 物业管理企业规章制度 服务使用维修 设备运行 治安消防 绿化 清洁卫生管理制度等 7 各岗位责任制 分部门及岗位 8 工作秩序9 考核条例10 员工守则 三 规章制度的内容 1 公司内部行政管理方面的管理制度 1 劳动人事管理制度 2 设备的物质管理制度 3 组织管理制度 4 决策与领导制度 5 财务管理制度 6 后勤服务制度及其它 综上所述 物业公司的管理制度的内容是十分广泛的 但概括起来 主要有四个方面 2 物业管理方面的管理制度 1 物业产权产籍 档案制度 2 物业交接验收制度 3 物业维修 保养制度 4 装修须知 5 管理费收取标准与管理方法 6 环境卫生管理条例与绿化 7 保安管理 8 小区车辆管理 9 从业人员岗位标准与操作规范 10 其它有关规定 3 为住户服务的管理制度 1 服务费收取标准与管理办法 2 服务人员从业准则 3 信访 走访制度 4 按服务项目制定的有关部门管理办法 5 住户须知 6 其它 如合同管理等 4 物业公司内部经济责任制物业公司内部责任制 按责 权 效 利相结合的原则 把完成公司目标的经济责任层层分解到各职能部门 班组和个人的一种综合性企业管理制度 1 物业公司内部经济责任制的基本原则责 权 利 效相结合的原则 兼顾国家 公司 集体 和个人三者利益的原则 2 物业管理公司内部经济责任制的内容由 标准 考核 奖惩 组成三位一体的内容体系 由领导层 职能层 作业层和岗位个人经济责任制等构成内部经济责任制层次体系 3 物业管理公司内部经济责任制的形式逐级承包 专项承包 单指标承包 后勤服务承包 整幢大楼管理承包 计时承包 规章制度一般由标题 正文 署名和日期组成 五 规章制度的拟写 1 制度 公约的写法 1 标题公约的标题有三种写法 一是适用人加文种 如 管理规约 二是适用范围加文种 如 花园小区公约 三是涉及事项加文种 如 环境卫生管理公约 2 正文公约的正文由引言 主体和结尾组成 引言 主要用来写明制定公约的目的 意义 常套用 为了 特制定本公约 的固定格式 主体 条文式写法 将具体内容一一列出 这部分最重要 一定要做到系统完整 层次清楚 言简意明 朴实通畅 结尾 用来写执行要求 生效日期等 如无必要 可免除这一部分 3 署名与日期对于有些公约而言 署名是很重要的一项 因为署名就意味着承诺 表明遵守公约的意向 表明愿意为违背公约承担责任 特别是行业公约 这一点显得更为突出 1 标题制度的标题主要有两种构成形式 一种是以适用对象和文种构成 如 交接班制度 用户档案管理制度 另一种是以单位名称 适用对象 文种构成 如 管理处便民服务制度 社区文化活动工作制度 2 正文制度的正文有多种写法 主要可以概括为三种情况 引言 条文 结语式 先写一段引言 主要用来阐述制定制度的根据 目的 意义 适用范围等 然后将有关规定一一分条列出 最后再写一段结语 强调执行中的注意事项 通篇条文式 将全部内容都列入条文 包括开头部分的根据 目的 意义 主体部分的种种规定 结尾部分的执行要求等 逐条表达 形式整齐 多层条文式 这种写法适用于内容复杂 篇幅较长的制度 特点是将全文分为多层序码 篇下分项 项下分条 条下分款 3 制发单位和日期如有必要 可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期 其位置也可以在正文之下 相当于公文落款的地方 制度的写法 2 规章制度的拟写要求 1 维护建章立制的权威性 2 考虑条文内容的可行性 3 讲求体式结构的规范性 4 重视定稿过程的完整性 市 管理公约 范本 为加强 物业 的物业管理 维护全体业主的合法权益 保障物业的安全与合理使用 维护公共秩序 创造优良的环境 签约各方同意签订本公约 并共同遵守 一 业主的权利与义务1 业主的权利 略 2 业主的义务 略 二 业主大会和业主委员会 略 三 违约责任 略 四 其他事项 略 住宅 栋号商业用房 栋号 店 铺 所在单位 电话 宅 办公室 业主 签章 年月日 3 规章制度例文 返回目录 合同是指当事人 平等的自然人 法人 其他组织 之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 也称契约 物业管理过程中经常用到的合同有两类 一类是物业服务合同 另一类是租赁合同 一 物业服务合同 1 含义物业管理公司接受开发商 或业主大会 的委托从事物业服务 应当与委托人签订物业服务合同 物业服务合同属于我国合同分类中提供劳务类合同中的委托合同 物业服务合同是指物业管理中的当事人 开发商 业主委员会 物业公司 专业公司 之间为达到权利与义务的统一而订立的合同 它明确了物业管理中的当事人各自享有的权利和承担的义务 是建立物业管理中的当事人关系的法律文件 提供了当事人双方活动的范围和准则 是当事人的权利保障书 在整个物业管理活动中处于核心地位 2 物业服务合同的分类物业服务合同有两种 一是新建物业的出售单位与物业管理企业签订的物业管理前期物业服务合同 一是业主或业主委员会与物业管理企业签订的物业服务合同 3 物业服务合同的特征 1 物业服务合同是典型的民事合同 是市场经济发展过程中产生 2 物业服务合同是有偿的 3 物业服务合同是要式合同 4 物业服务合同的订立时以当事人相互信任为前提的 5 物业服务合同的内容必须是合法的 应体现当事人双方的权利 义务的平等与一致 并不得与现行物业管理法规相抵触 否则 合同将不受法律保护 6 物业服务合同既是诺成合同又是双务合同 7 物业服务合同实现了所有权与管理权的分离 8 须在房地产行政管理部门备案 4 合同格式 合同一般根据示范样本结合物业区域的具体情况商定 合同文本有表格式和条款式两种 其包括标题 当事人 正文 序言 主要内容 协议内容 经济责任 法律责任 合同有效期限 合同份数与保存 落款 签约 署名 日期 签章 电传 邮编等 合同要做到三个明确 合同标的 双方权利义务 不履行责任明确 5 物业服务合同的主要内容 1 合同当事人 委托方 受托方 的名称和住所 物业服务的范围 包括物业类型 坐落 建筑面积 占地面积及委托管理物业的细目等 2 委托管理事项 包括房屋建筑共同部位的维修 养护和管理 共用设备实施的维修 养护 运行和管理 配套设施的维修 养护和管理 绿化 环卫 交通管理 物业服务费等 3 委托管理期限 4 双方的权利和义务 5 物业服务质量 主要说明物业管理公司应在委托管理项目上所达到的服务质量标准 6 物业服务费用 物业项目的收费标准 收取办法 物业管理区域内公用设施和服务性设施的收费标准等 7 专项维修资金的管理与使用 8 违约责任 9 合同终止和解除的约定 10 当事人双方约定的其他事项 在签订服务委托合同时 应参照政府行政主管部门制定的 前期物业服务合同 示范文本或 物业服务合同 示范文本 6 物业服务合同例文 前期物业管理服务合同 范本 第一章总则 第一条本合同当事人委托方 以下简称甲方 组织名称 法定代表人 注册地址 联系电话 受委托方 以下简称乙方 企业名称 物业管理公司法定代表人 注册地址 联系电话 根据有关法律 法规 在自愿 平等 协商一致的基础上 甲方将 物业 委托乙方实行物业管理 订立本合同 6 物业服务合同例文 第二条物业基本情况物业类型 坐落位置 市区路 街道 号 占地面积 建筑面积 第三条乙方提供服务的受益人为本物业的全体业主和物业使用者 本物业的全体业主和物业使用者均应履行本合同 承担相应的责任 第二章委托管理事项 第四条甲方就住宅区域内的下列物业管理事项委托乙方管理 1 房屋共用部位 共用设备的修缮和管理 2 公共设施的修缮和管理 3 社区服务配套设施的经营和管理 4 房屋修缮基金 高层住宅电梯水泵大修更新基金和街坊公共设施修缮基金的账务管理 5 物业档案资料管理 6 建筑管理 7 公共环境卫生 8 保安 9 高层住宅电梯 水泵运行服务管理 第三章委托管理期限 第五条本合同自年月日至年月日止 第四章双方权利义务 第六条甲方权利义务1 负责制定 住宅使用公约 和 住宅使用说明书 并将其作为房屋租赁合同的附件要求业主和物业使用者遵守 2 审定乙方制定的物业管理方案 3 检查监督乙方管理工作的实施及制度的执行情况 4 审议乙方在小区的年度管理计划 资金使用计划及决算报告 5 保修责任范围内的房屋 设施和设备的维修养护 按以下第种方式处理 1 甲方负责返修 2 委托乙方返修 支付全部费用 3 其他 6 在合同生效之日起日内向乙方提供平方米建筑面积管理用房 产权建筑面积管理用房 产权仍属甲方 由乙方按下列第项执行 1 无偿使用 2 按建筑面积每月每平方米元租用 其租金收入用于物业管理和服务 7 负责归集物业管理所需全部图纸 档案 资料 并于合同生效之日起日内向乙方提供 8 当业主和物业使用者不按规定缴纳物业管理费时 负责催交或以方式偿付 9 协调 处理本合同生效前发生的管理遗留问题 10 协助乙方做好物业管理工作和宣传教育 文化活动 11 其他 第七条乙方权利义务1 根据有关法律 法规及本合同的约定 制定物业管理方案 2 对业主和物业使用者违反法规 规章的行为 提请有关部门处理 3 按本合同相关的约定 对业主和物业使用者违反业主公约的行为进行处理 4 选聘专营公司承担本物业的专项管理业务 但不得将本物业的管理责任转让给第三方 5 负责编制房屋 附属建筑物 设施 设备 绿化的年度维修养护计划 经双方议定后由乙方组织实施 6 向业主和物业使用者书面告知物业使用的有关规定 当业主和物业使用者装修物业时 书面告知有关限制条件 并负责监督 7 每个月向全体业主和物业使用者公布一次维修养护费用收支使用情况 8 对本物业的公共设施不得擅自占用和改变使用功能 如需扩建或完善配套项目 须与甲方协商后报有关部门批准方可实施 9 其他 第五章物业管理服务要求标准 第八条乙方须按下列约定 实现管理目标 即业主和物业使用者对乙方的管理满意率达到 1 房屋外观 2 设备运行 3 房屋及设施 设备的维修 养护 4 公共环境 5 绿化 6 交通秩序 7 保安 8 急修 小修 第六章物业管理服务费用 第九条物业管理服务费 略 第十条住宅区域的非居住用房管理服务费按居住收费标准的倍收取 第十一条车位和使用管理费用由乙方按下列标准向车位使用者收取 1 露天车位 2 车库车位 3 其他 第十二条乙方对业户或物业使用者的房屋自用部位 自用设备维修养护及其他特约服务 由业主或物业使用者按实际发生的费用计划 第十三条乙方向业主和物业使用者提供的其他服务项目的收取标准约定如下 自定 第十四条房屋共用部位 共用设备 设施 公共设施的维修 养护费用按以下方式承担 1 保修期内属保修范围内的房屋共用部位 共用设备 设施 公共设施的维修 保养费用由甲方承担 2 不属保修范围内的维修 养护费用由业户按建筑面积承担 第七章违约责任 甲乙双方应严格履行本合同 一方违约 另一方有权解除本合同 违约方同时应承担相应的违约责任 违约金按项目总额的20 由违约方承担 造成一方损失的 应承担相应的赔偿责任 第八章附件 第十五条双方约定自本合同成效之日起天内 根据甲方委托管理事项 办理接管验收手续 第十六条双方可对本合同的条款进行补充 以书面形式签订补充协议 补充协议与合同具有同等效力 但不得修改本合同印制条款的本意 第十七条本合同的附件均为合同有效组成部分 本合同及其附件内 空格部分填写的文字与印刷文字具有同等效力 第十八条本合同正本连同附件共页 一式三份 甲乙双方及物业管理行政主管部门 备案 各执一份 具有同等法律效力 第十九条因房屋建造质量 设备设施质量或安装技术等原因 达不到使用功能 造成重大事故的 由甲方承担责任并作善后处理 产生质量事故的直接原因 以政府主管部门的鉴定为准 第二十条本合同执行期间 如遇不可抗力 致使合同无法履行时 双方应按有关法律规定及时协商处理 第二十一条本合同在履行中如发生争议 双方应协商解决 协商不成时 提请仲裁委员会裁决 当事人双方没达成书面仲裁协议的 可以向人民法院起诉 第二十二条合同期满 本合同自然终止 双方如续订合同 应在该合同期满天前向对方提出书面意见 第二十三条本合同自签订之日起生效 甲方签章 乙方签章 代表人 代表人 日期 日期 1 物业租赁的含义物业租赁是指物业所有者或经营者作为出租方通过合同 契约方式 将物业的使用权交付给作为物业消费者的承租方使用受益 并向承租方定期收取租金 租赁期限届满时收回物业使用权的一种经济活动 物业租赁包括国有土地使用权租赁和房屋租赁两大类 2 物业租赁的特征 1 物业租赁的标的物是作为特定物的房屋 出租人在供应房屋时 只能按合同规定的物业来兑现 而不可以用别的房屋来代替 在租赁合同到期时 承租人也必须将房屋归还业主 而不能用别的物业来代替 2 房屋的租赁关系是一种经济的契约关系 租赁关系的建立 必须以租赁双方的协议或合同为依据 在协议中主要要说明租赁期限 用途 价格 修缮责任 双方的权利和义务 在房屋租赁期间 即使房屋的所有权发生转移 原租赁的合同关系依然有效 3 租赁双方必须是符合法律规定的责任人 出租人必须是房屋所有权人或在产权人的明确授权下的代理人 而作为承租人应当是具有民事行为能力的人 二 物业租赁合同 3 物业租赁合同的含义物业租赁合同是物业出租人和承租人经协商对双方的权利和义务确定的文字协议 4 物业租赁合同内容 1 合同当事人的基本情况 如 当事人姓名或公司名称及住所 2 标的物的基本情况 如 租赁物业的描述 包括附属设备 设施 3 租赁物业的用途 4 房屋的修缮责任 5 租金及支付方式 6 有关税费的承担 7 租赁期限 8 出租人与承担人的义务 9 转租的规定 10 变更和解除合同的条件 11 违约责任 12 免责条件 13 解决办法 14 当事人约定的其他条款 15 合同生效条件 5 物业租赁合同例文 大厦租赁合同 范本 出租方 以下简称甲方 中文 英文 地址 市区街号营业执照 注册号码 电话 传真 承租方 以下简称乙方 中文 英文 营业执照 注册号码 地址 市区街号电话 传真 甲乙双方根据中华人民共和国法律 法规及市政府有关规定订立本合同 第一条名称 地址 面积大厦是由甲方兴建坐落市区街号的结构大厦 乙方承租该大厦第层型单位 以下简称该物业 该物业建筑面积为平方米 详见平面图 第二条同意根据下列条款将该物业出租给乙方使用 乙方愿意承租 第三条物业内部之所有物物业内部之所有物于租赁期开始之日起 一并交付乙方使用 租金已包括内部所有租赁费用 该物业内部所有物包括全部固定装置 地板 墙壁 天花板 契柱 窗户及设备 清单见本合同附件 第四条租金及租赁期限1 甲乙双方议定该物业每月租金为人民币元 租赁期自甲方向乙方发出该物业的交付使用通知书之日起第十四天开始 共计年 甲方须于年月日或之前向乙方发出该物业的交付使用通知书 如甲方遇下列特殊原因 可延期交付该物业 而不用承担任何违约责任 但甲方应将延期原因书面通知乙方 1 人力不可抗拒的自然灾害或其他事故 2 施工过程中遇到不能及时解决的异常困难及重大技术问题 3 其他非甲方所能控制的因素 4 承建商的延误 5 市政项目配套设施批准及安装延误 6 政府部门延迟批准有关文件 7 图纸更改 8 为执法当地政府的法规而导致的延误 9 来自水 电力 煤气 热点部门未能按时接通 2 租金不包括管理费 市政设施使用费 电话费及其他费用 3 租金每月缴付一次 首月租金于甲方向乙方发出交付使用通知书之日起十四天内缴付 以后于每月的第一日缴付 逾期缴付租金 每逾期一日 乙方应按月租金的3 向甲方缴付违约金 第五条管理费1 租金不包括有关该物业的管理费 管理费由乙方按该物业管理公约的规定 向甲方或甲方聘任的管理公司缴付 2 甲方及 或其聘任的管理公司有权根据该物业管理公约在租赁期间内调整管理费 乙方应按时缴付新调整的管理费 不得异议 3 若因不可抗力 罢工 政府行为或其他非甲方所能控制的原因导致管理服务终止或受影响 乙方不得拒缴管理费用 第六条市政设施使用费 水 电 煤气费 电话费由乙方承担 因乙方逾期缴付而造成被有关部门停水 电 煤气 停止电话 后果由乙方自负 第七条保证金1 乙方应于签署本合同时向甲方支付人民币元的定金 乙方还应在甲方向乙方发出交付使用通知书之日起十四天内向甲方交付下列保证金 1 三个月租金保证金 2 三个月管理费保证金 3 水费保证金 4 电费保证金 5 电话费保证金 甲方有权决定以上 2 至 5 项保证金的金额及增收其他甲方认为需要的保证金项目 在乙方交付上述保证金时 定金将自动转为乙方应缴保证金的一部分 2 定金及以上保证金用作保证乙方履行本合同的所有条款 乙方违反其中任何条款 甲方可于定金及 或保证金中扣除其因此而遭受的一切损失及所支付的开支 3 在乙方全面履行本合同全部条款的条件下 甲方应当于租赁期满或于本合同提前解除及乙方将该物业以空置状态交换甲方或于甲方计清及扣除乙方拖欠甲方款项之日三十天内 将保证金或其余款无息返还给乙方 第八条该物业用途乙方不得将该物业用于本合同规定以外的任何用途 第九条不得分组等未经甲方书面同意 乙方不得将该物业转租 转让 分组 转借给任何第三者或与其相互换房屋使用 第十条装修及改建1 未经甲方书面同意 乙方不得对该物业进行任何扩建或改建 装修及 或改变该物业的外观及结构 或改变及 或增加固定设备 乙方获准进行装修及改建时 应事先将设计图纸交甲方审批同意 遵照大厦装修指南的规定施工 租赁期满后 乙方须将装修及改建后的设施无偿归甲方所有或按甲方的要求恢复该物业的原状 2 若乙方对该物业作出的改动 扩建或拆除 因违反政府法规 被政府有关部门要求恢复原状或作出行政处罚时 不论事先是否已获得甲方同意 均有乙方承担责任 甲方因此所受到任何损失由乙方全额赔偿 第十一条保险乙方必须于收到甲方交付使用通知书之日起十四日内自费向甲方认可的保险公司为该物业购买有关的保险 险种及保额由甲方确定 第十二条正常使用及维修该物业1 乙方应爱护和正常使用该物业及其设备 如发现该物业及其设备自然损坏 应及时通知甲方 否则甲方无需上门维修 乙方应积极配合甲方检查 维修该物业 因延误该物业维修而造成甲方或第三者的人身 财产遭受损害的 乙方负责赔偿 2 因使用不当或人为造成该物业或设备损坏的 乙方应负责赔偿或修复 并负责下列涉及该物业维修项目的费用 1 排水管 厕所 化粪池的清理疏通 2 饮用水池清洗及垃圾池清理 3 门窗玻璃及小五金的更换 分电表或无分电表内电线 电闸 灯头 插座等更换和分水表以内水管 龙头更换 4 室内墙面的粉刷和天花板等粉饰 5 因使用安装超水 电表容量需增容的增容表 3 除以上规定外 乙方亦须自费负责保护及维修该物业内部之所有物 包括但不限于本合同附件列出之所有物 乙方如违反本条或因使用不当或人为造成损坏 应负责修复并赔偿甲方的一切损失 4 甲方有权根据需要于发给乙方事先通知后 于任何时候进入及视察该物业 记录该物业内所有物品及进行任何检查 测量 维修及施工 若乙方不按照甲方的通知立即对该物业进行本合同约定应由乙方负责的维修 甲方可单方面强制维修或进行施工 乙方必须充分合作 有关施工费用由乙方承担 第十三条保护该物业1 乙方应在租赁期内自费负责将该物业及其内部之所有物保持完好状态 要爱护和正常使用该物业及其内部之所有物 并于租赁期满或本合同提前解除时将该物业及其内部之所有物以完好状态交还甲方 2 乙方不得损害该物业的任何部分 如该物业因乙方或乙方的访客 雇员 代理人 借用者的行为收到任何损坏 乙方应全额赔偿 3 因乙方的行为或过失引起物业爆炸或溢出水 烟 或或气体而导致大厦任何部分损毁 应由乙方负责修理及恢复原状 有关赔偿 费用及开支应由乙方负责 4 乙方应采取一切防范措施 是该物业免于受火灾 水侵 风暴等或其他类似的破坏 第十四条甲方紧急进入该物业如遇火警或其他紧急情况 甲方及其代表有权未经乙方批准进入该物业处理紧急情况 第十五条服从法规及管理公约1 甲乙双方应共同遵守国家 省 市有关法律 法规及房地产管理的各项规定 接受当地房地产管理机关的监督 管理 2 乙方须遵守及服从该物业管理公约或根据管理公约制定的管理规则 以下简称 管理公约 乙方应全额赔偿甲方因乙方违反以上规定而遭受的任何损失 第十六条乙方赔偿损失1 如因乙方违反本合同任何条款造成或引起甲方或第三者的任何损失 不论是财物或人身 故意或过失 均由乙方赔偿 2 所有乙方的房客 雇员 借用人 代理人的过错及行为 均视为乙方的过错及行为 乙方应负全责 第十七条甲方有权招租在租赁期满前三个月内 甲方有权在该物业的外墙张挂把该物业招租或出售的告示及其他甲方认为学要张挂的资料 乙方不得提出异议或干涉 第十八条合同解除1 如发生下列任何情况 可以解除合同 1 乙方逾期14天仍未缴付 不论甲方增否催交 租金及 或管理费及 或其他本合同项下乙方应缴费用 2 乙方违反本合同的任何条款 经甲方指出后20天未改正的 3 乙方破产或清盘或无力偿还其债务 甲方有权单方面以书面形式解除本合同 本合同解除将不影响甲方所有在本合同项下向乙方请求赔偿的权利 甲方并可从乙方按本合同支付的保证金内扣除甲方因上述情况所受的所有损失及开支 2 如发生上述情况的 1 或 2 甲方有权终止向乙方提供管理服务及市政设施如水 电 煤气等 直至上述情况完全纠正为止 3 租赁期内 如乙方未征得甲方同意而单方面解除本合同 乙方除赔偿甲方的损失外 还影响甲方支付相当于两个月租金的违约金 第十九条交还该物业1 如甲方根据本合同条款解除本合同 乙方应于收到甲方解除通知时搬出该物业并将其恢复至原有的空置状态交还甲方 一切有关费用有乙方负担 2 如甲方因任何理由无法将解除本合同的通知送达乙方 或乙方接到通知后拒绝迁出该物业及 或未能将该物业恢复至原有空置状态交还甲方 或不按本合同向甲方作出补偿及付清欠款 甲方有权以法律规定的程序重新占有该物业并清理家具及其他所有物品并将该物业恢复原状 甲方无须对此作出任何赔偿 乙方应向甲方支付清理和将该物业恢复原状及有关的所有费用 3 甲方可全权处理按上述规定清理的物品 如甲方将其依法变卖 所得收益在扣除乙方拖欠甲方的所有欠款后 将余额退还乙方 乙方不得对甲方变卖物品所得款项提出异议 4 租赁期满后 乙方应自费搬出该物业并将起恢复至原有状态交还甲方 5 租赁期届满或本合同解除之日 双方应共同检查交接该物业及所有物和设备 如发现有损坏的 应在乙方保证金中扣除 不足部分 由乙方负责赔偿 6 甲乙双方在此同意和申明 在租赁期满或本合同解除时 甲方无任何义务向乙方提供任何另觅居处的援助 第二十条支付违约金本合同项下的违约金及其他赔偿金额应在确定责任后三日内付清 否则按逾期付租金的条款处理 第二十一条不可抗力如因不可抗力的原因 造成本合同无法履行时 甲 乙双方互免承担责任 第二十二条税费甲 乙双方应按政府规定支付各自所应承担的登记费 印花税及 或其他费用及税项 第二十三条通知甲方发出任何通知给乙方 应以甲方有记录的乙方最后的通讯地址为乙方地址 经邮局将通知书寄出48小时后 视为送达 如乙方更改通讯地址 必须书面通知甲方 第二十四条适用法律及争议解决1 本合同的订立 变更 解除 终止 争议解决均依照中华人民共和国法律 法规和地方政府有关规定 并受其制约 2 甲 乙双方如在履行本合同中发生争议 应及时协商解决 协商不成时 双方可按下列第 项方式解决 1 申请仲裁委员会仲裁 2 依法向人民法院起诉 第二十五条其他1 甲 乙双方在签订本合同时 双方均具有完全行为能力 对各自的权利 义务清楚 明白 并愿意按本合同规定处罚违反本合同的一方 违约的一方愿意接受 2 本合同的附件为本合同的组成部分 本合同以中文为法定文字 本合同书写与印刷文字均具有同等效力 3 本合同于双方签字之日起生效 4 本合同一式五份 甲乙双方各执两分 送一份往房地产管理机关登记 甲方 乙方 法定代表人 法定代表人 委托代理人 委托代理人 1 简述物业管理规章制度的基本内容 2 简述物业服务合同的特征 3 联系实际说明物业租赁的含义 并阐释物业出租和物业出售的区别 思考与讨论 1 实地调查一物业管理公司 结合该公司的实际 拟写一份 物业管理公司客户服务部 年的工作计划 2 实地调查一物业管理公司 结合该公司的实际 拟写一份 物业管理公司 年的工作总结 实训题 新兴物业管理公司接管某住宅小区后 向业主和使用者发出了 住户手册 业主刘某没有认真阅读 住户手册 不了解其中物业管理规定的有关内容 安装空调室外机时没有按要求装在指定的位置 物业管理公司工作人员前来纠正 请分析在上述过程中 1 业主刘某的做法是否正确 为什么 2 物业管理公司的做法是否正确 为什么 3 住户手册 中主要应写明哪些有关物业管理规定的内容 案例分析 返回 对各类物业档案的整理与归类 任务引入 任务分析 知识链接 思考与讨论 实训题 案例分析 上海浦东某住宅小区 是浦东开发初期建造的安置房 前期物业管理由开发商自行管理 2000年末 该新村成立业主委员会 通过招投标方式 从社会上重新选聘了一家物业管理公司 新来的物业管理公司接手物业管理后 根据有关规定 将对该地区进行天然气通气 此时 有业主反映说 该地区的煤气管道有渗漏现象 物业公司立即进行检查 发现煤气管道都存在不同程度的锈蚀 情况严重的管道表面全部锈迹斑斑 并且有煤气渗漏现象 物业管理公司立即联系天然气公司 对该地区煤气管道再次进行检查 天然气公司专业人员认为 天然气的压力比煤气高 鉴于煤气管道严重锈蚀 建议尽快调换煤气管道 经测算 调换新村煤气管道 所需费用约为122万元 面对严重锈蚀的煤气管道和122万元的巨款 物业管理公司经理心急如焚 情急中他想到了接手该新村时的档案 档案中的资料应该是最完整的 能不能研究资料档案从中获得什么好办法 于是经理立即查阅资料 经查当时归档的案卷 该新村共六个街坊 建造时涉及15家施工单位 其中自来水 煤气管所用管材基本上由施工方供应 六个街坊所用镀锌管的供货商系上海的两家建材公司 它们都是非正规的建材供货单位 所用的管材是国家建设部已明令禁止使用的冷镀锌管 鉴于以上情况 该物业管理公司立即起草了一份 关于某新村某街坊室内煤气管道严重锈蚀的情况 的报告 并附上调查材料 送到了开发商手中 希望他们能予以配合 共同将这一问题解决 开发商有关领导看了调查情况后 认为该物业管理公司的请求完全是合理的 于是请物业管理公司委托天然气公司实地查勘 并报预算 工程费用由开发商列支 物业管理公司随即与天然气公司联系 签订了工程合同 并以最快的速度对所有煤气管道进行了调换 及时消除了事故隐患 资料来源 成都航空职业技术学院物业管理教学资料库 利用档案资料 物业公司为业主省了近百万 任务1 假设你是该物业管理公司的负责人 在查阅档案时找不到文中所提及的管材相关资料时 你会怎样做 任务2 卷内文件材料编号出现错误时 应怎样处理 物业档案管理程序中各个环节的关键问题是什么 返回 档案资料管理对于一个物业管理公司来说 是一笔十分宝贵的财富 物业管理公司在提供管理与服务的过程中 会产生各种各样的文件 资料 这些原始资料是物业管理的基础资料 将它们整理 汇总起来 可以为许多日常管理和服务工作提供资料参考 具体地说设备 设施的台账可以为设备 设施的维修保养提供依据 让维修人员清楚什么时候需要更换零件 什么时候需要维护保养 业主的基本信息 可以使物业公司更好地为他们提供个性化服务 而且在关键时候 这些无声的资料会像证人一样 站 出来 说话 案例中的物业公司正是利用了 当初提供煤气管道的供货商 这一资料 及时地发现了问题的症结所在 找到了解决问题的途径和办法 返回 档案与物业管理档案物业管理档案资料物业管理档案的建立与管理电子档案的管理 任务分析 返回 一 档案的涵义 构成要素及其分类 二 物业管理档案的概念 特征及作用 主要内容 返回 1档案概念2 档案构成要素3 分类 档案的涵义 构成要素及其分类 返回 档案的概念根据1988年1月1日起施行的 中华人民共和国档案法 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图标 声音等不同形式的历史记录 返回 2 档案的构成要素有 1 档案的形成者 国家机构 社会组织和个人 2 档案的内容 所记载的各项工作信息 3 档案的形式 是指文体形式 载体形式 信息记录和表达形式 不论是哪一类档案 其文件形式都可以是公文 合同 证书 书稿等 其载体形式可以是纸张 磁带 胶片等 其信息记录形式可以是手写 印刷 摄影 录音等 其信息表达形式可以是文字 图形 声像等 4 档案的本质 直接的 原始的历史记录 返回 3 分类 1 按档案载体的不同 可以分为纸张 磁带 磁盘及胶片等 2 按档案记录方式的不同 可以分为手写 印刷 复印 晒制 摄影 录音及录像等 3 按档案表达方式的不同 可以分为文字 图像 声音等 4 按档案形式与内容的结合不同 可以分为图 档 卡 册 表 证 计算机软件 声像材料等 5 按档案来源的不同 可以分为物业公司 专业服务公司 业主委员会等 返回 1 物业管理档案的概念 物业管理档案是指国家机构 社会组织和个人从事物业管理活动中所形成的对国家和社会及物业管理具有参考价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 物业形成过程中各种有关立项 登记 审批和购置 建设 维修等图纸文卷以及产权变迁等的原始记录 都是物业档案管理的对象 一般来讲 物业档案是图纸文卷等有条件地转化而成的 具有保存查考的价值 其载体多种多样 从物业档案的记录方式来看 就有文字 图形 表册 符号 声频 视频等 2 物业管理档案的特征 1 档案的形成领域较为局限 物业管理区域内的物业管理活动直接形成了物业管理的档案资料 2 档案的动态性较强 由于物业档案资料管理具有动态性 因此必须建立动态管理机制 凡是管理程序的各个环节 都要进行及时性 经常性 完备性的动态记录 例如 无论数量的变化 结构和用途的改动 设备实施的增减 产权人的更替 使用者的变动等 都需要及时 准确 全面地反映物业管理对象和服务对象的变动状况 3 档案具有基础性 物业档案资料管理是物业管理的基础工作 是物业管理水平的标志 4 物业管理档案还具有其他特性 组成档案的文件材料较为稳定 档案的完整性 与人们的日常生活息息相关 公开性和隐密性并存 内容上记录着物业 业主真实面貌及管理过程的实际反映 3 物业管理档案的作用 物业管理档案是一种及时性 完备性及经常性的动态记录 因而具有凭证作用 参考作用 指导作用 1 凭证作用物业管理过程中形成的档案是物业管理活动的真实的原始记录 是真凭实据 具有法律意义上的凭证作用 例如 物业管理客户入住的原始记录 可以成为日后维修 索赔的凭据 楼宇入驻中的原始记录 可以成为入驻后管理与服务的依据 物业装修管理中档案资料可以成为追究法律责任的凭证 安全监控的录像档案 可以作为查询出入物业管理区域情况的有力凭证 2 参考作用物业档案记录了从物业生成到目前的全部过程 例如 根据用户的基本情况的动态记录 物业管理企业可以了解服务对象的层次和差别 不断增加新的服务项目 有针对性的满足用户的需求 通过全面分析某个物业项目的租赁档案 可以了解该物业项目有关租赁情况 包括租金价位 走势 租赁人群特征及对租赁房屋朝向楼层 面积大小的要求等 从而制定出拓展该物业项目租赁的策略 3 指导作用物业档案不仅记录了物业服务的整个过程的状况 而且记录了物业服务活动的发展以及探索物业服务发展的成果 对人们查考以往情况 总结经验教训