物业管理实务——招标投标.ppt

物业管理师执业资格考试 中国物业管理师执业资格考试参考教材物业管理实务中国物业管理协会编写李加林周心怡主编中国建筑工业出版社 第二章物业管理招标投标 第二章物业管理招标投标 第一节物业管理招标投标的内容与形式第二节物业管理招标投标的策划与实施第三节物业管理方案的制订 第一节物业管理招标投标的内容与形式 第一节物业管理招标投标的内容与形式 一 物业管理方案的制订二 物业管理招标的类型三 物业管理招标投标的特点四 物业管理招标的方式五 物业管理招标的内容 一 物业管理方案的制订 一 物业管理招标1 物业管理招标的概念物业管理招标 是物业管理服务产品预购的一种交易方式 即由物业的建设单位 业主大会或物业所有权人 以下简称招标人 根据物业管理服务内容 制订符合其管理服务要求和标准的招标文件 由多家物业管理企业或专业管理公司参与竞投 从中选择最符合条件的竞投者 并与之订立物业管理服务合同的一种交易行为 2 物业管理招标主体物业管理招标的主体一般是物业的建设单位 业主大会 单一业主 物业产权人 政府机关或物业产权部门 在业主 业主大会选聘物业管理企业之前的前期物业管理活动中 由物业建设单位负责物业管理服务的招标组织工作 业主大会已经成立的 由业主大会负责实施物业管理权的招标组织工作 二 物业管理投标1 物业管理投标的概念物业管理投标 是对物业管理招标的响应 是指符合招标条件的物业管理企业 根据招标文件中确定的各项管理服务要求与标准 编制投标文件 参与投标竞争的行为 2 物业管理投标的主体物业管理投标的主体一般是指具有符合招标条件的物业管理企业或专业管理公司 以下简称投标人 专业管理公司通常是指具备一定资质 能承接物业管理专项服务的专业化企业 如电 安装 维修 专业公司 楼宇设备专业公司 清洁卫生专业公司 园林绿化专业公司等 就整体的物业管理服务项目而言 投标的主体必须是具有相应资质的物业管理公司 但市场上也存在将一个整体的物业管理项目按内容进行分项投标的情况 参与投标的不仅有物业管理企业 也有相应的专业管理公司 二 物业管理招标的类型 一 按物业类型划分根据物业的不同类型 可以将物业管理招标分为住宅项目招标和非住宅项目招标两大类 其中的非住宅类项目可分为商业区 写字楼 工业区 公用基础设施 如机场 医院 地铁 学校 码头 步行街 等 二 按项目服务内容的实施划分根据物业管理项目的服务内容和招标人的不同要求 可以将物业管理投标分为整体物业管理项目的招标 单项服务项目的招标和分阶段项目的招标等类型 三 按招标主体的类型划分根据物业管理招标主体的不同 可以将物业管理招标分为物业建设单位为主体的招标 业主大会 或单一业主 为主体的招标 物业产权人为主体的招标等类型 四 按项目服务的方式划分根据物业管理服务的方式不同 物业管理招标可以分为全权管理项目招标 顾问项目招标等类型 三 物业管理招标投标的特点 由于物业管理是综合性的服务 服务内容的涵盖范围和领域较广 甚至在一个项目中有时会出现几种不同类型的物业 并要求投标人提供综合性的管理服务 因此 物业管理招标投标具有明显的综合性特点 由于我国幅员辽阔 人口众多 各地经济 地理 人文等方面不尽相同 不同地区的人们对物业管理的认知水平 消费观念 需求标准存在着较大差异 投标人在分析和策划投标活动时应该根据具体情况采取有差异的方式和策略 物业管理招标投标具有一定的行业特殊性 一是招标主体的特殊性 物业管理招标主体可以是业主大会 或单一业主 建设单位 政府机关 或物业产权人 或事业单位 若由使用人组织 则须经产权部门的授权委托 二是物业管理服务内容的特殊性 具有社会公共服务和个体服务特征的群体服务 提供的是全天候 不间断 全方位和多层次的服务产品 四 物业管理招标的方式 一 公开招标公开招标是指招标人通过公共媒介发布招标公告 邀请所有符合投标条件的物业管理企业参加投标的招标方式 招标公告必须载明招标人的名称和地址 招标项目的基本情况和获取招标文件的办法等具体事项 招标文件应当明确开标日期 时间和地点 公开招标的主要特点是招标人以公开的方式邀请不确定的法人组织参与投标 招标程序和中标结果公开 评选条件及程序是预先设定的 且不允许在程序启动后单方面变更 二 邀请招标邀请招标 也称作有限竞争性招标或选择性招标 是指招标人预先选择若干有能力的企业 直接向其发出投标邀请的招标方式 只有接受邀请的企业才是合格的投标人 在投标邀请和招标文件上应明确招标人的名称和地址 招标项目的基本情况和获取招标文件的办法 以及开标日期 时间和地点等具体事项 邀请招标的实施程序对每一个预定的投标人都是公开的 因此具备一定的公开性 五 物业管理招标的内容 一 早期介入和前期物业管理阶段的招标内容早期介入阶段主要是指物业开发设计 施工建设 竣工验收阶段 前期物业管理阶段是指从人住到业主大会聘请物业管理企业承担日常管理前的阶段 物业管理服务的主要招标内容有 对投标物业的规划设计提供专业的合理化建议 对投标物业设施配备的合理性及建筑材料选用提供专业意见 对投标物业的建筑设计 施工是否符合后期物业管理的需要提供专业意见并对现场进行必要监督 提出投标物业的其他管理建议 参与物业的竣工验收 并提出相应整改意见 设计物业管理模式 制订员工培训计划 对经营性物业进行经营策划 制订租赁策略方案和宣传推广方案 建立服务系统和服务网络 制订物业管理方案 办理移交接管 对业主入住 装修实施管理和服务 二 常规物业管理招标内容 项目机构的建立与日常运作机制的建立 包括机构设置 岗位安排 管理制度等 房屋及共用设施设备的管理 环境与公共秩序的管理 包括清洁卫生 环境绿化养护 停车场及安全防范等 客户管理 客户服务和便民措施 精神文明建设 物业的租赁经营 财务管理 包括对物业服务费和专项维修资金的使用和管理 三 物业管理招标中管理方式的确定物业管理项目的承接有全方位服务型管理 顾问服务型管理和合资合作等三种方式 所谓全方位服务型管理方式 是指招标人聘请物业管理企业负责对招标物业进行全方位的常规物业管理服务 由物业管理企业自行负责组织实施和运作 招标人只负责对管理服务的质量和效果进行综合测评 所谓顾问服务型管理方式 是指由物业管理企业派驻相应的管理小组 对招标人的前期物业管理或全方位的常规物业管理进行顾问指导服务 日常运作完全由招标人 或原有的管理方 自行负责 顾问服务管理方式实际上是咨询服务的一种延伸 所谓合资合作方式 是指招标投标双方就招标物业的常规物业管理 物业经营等内容采取合资合作的方式 一般适用于大型的综合性物业 经营型物业或招标人有下属物业管理企业的情况 第二节物业管理招标投标的策划与实施 第二节物业管理招标投标的策划与实施 一 物业管理招标投标的基本要求与原则二 物业管理招标的条件与程序三 物业管理投标的条件 程序与策略技巧 一 物业管理招标投标的基本要求与原则 一 物业管理招标投标的基本要求 参与招标投标的双方应根据相关法律 法规的规定组织物业管理的招标投标活动 即对招标投标方的资格认定以及招标投标的具体实施程序等 都必须符合相关法律法规的要求 并接受有关部门的监督与管理 物业管理招标投标的法律依据主要有 中华人民共和国招标投标法 物业管理条例 前期物业管理招标投标管理暂行办法 及各地方的相关法规政策规定 在物业管理招标投标过程中 无论是招标方还是投标方都应该充分考虑市场要素 招标方应在充分了解和掌握物业管理市场信息的基础上确定招标方式和招标内容 选择投标企业的范围 决定中标结果 确保招标的顺利实施 投标方应在充分把握招标投标活动的信息与动态变化的前提下 对投标项目的可行性和项目外部环境和条件等方面进行综合评估 策划组织投标活动 确保投标的成功 招标方应根据项目的实际情况和业主 或物业使用人 的需求 选择最适合项目运作和业主 或物业使用人 需求的物业管理企业及服务 对投标方而言 不仅要依据项目的实际情况和业主 或物业使用人 的需求制订符合项目要求的物业管理模式和运作方案 还应充分考虑项目运作实施过程中潜在的风险 在投标策略方面也应该结合项目特点与企业自身的条件组织投标活动 按照国际惯例和相关法律法规的要求 应明确招标投标的相关程序和时间安排 确保招标投标活动顺利实施 如组成评标委员会的专家必须从政府专家库中抽取 招标人在发布招标公告或投标邀请书的lo日内必须提交与招标项目和招标活动有关的资料 向项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案等 二 物业管理招标投标的基本原则 中华人民共和国招标投标法 1999年8月30日第九届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过 2000年7月1日起执行 第五条招标投标活动应当遵循公开 公平 公正和诚实信用的原则 物业管理招标由招标人依法组织实施 招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人 不得对潜在投标人进行歧视待遇 不得对潜在投标人提出与招标物业管理项目实际要求不符的过高的资格等要求 在评标委员会的组成以及开标 答辩 记分 评标 定标等程序和方法上 应当严格遵循相关法律 法规和招标文件的要求 公正地对待每一个投标单位 禁止任何人 任何单位在招标投标过程中利用特权或优势获得不正当利益 招标投标活动中的条件 程序 方法 过程 结果及相关信息应保持公开 而且是主动针对所有受众的 应使招标投标活动的每一个环节都保持高度透明 确保招标投标公平 公正地实施 4 在物业管理招标投标过程中 招标投标双方应该严格按照招标投标的程序要求和相关法律规范实施招标投标活动 实事求是 守信践诺 准确履行招标投标义务 具体表现在以下几个方面 招标人不得事先预定中标单位或设定不公平条件 不得在招标过程中以言行影响评标委员会或协助某一投标单位获得竞争优势 招标人不得违反规定拒绝与中标人签订合同 投标人不得与招标人或其他投标人串通投标 损害国家利益 社会公共利益或者他人的合法权益 投标人不得向招标人或者评标委员会成员行贿或以其他不正当手段谋取中标 二 物业管理招标的条件与程序 一 物业管理招标的条件1 主体条件招标人为业主委员会的 须经业主大会授权 同时应将招标投标的过程和结果及时向业主公开 招标人为建设单位的 必须符合相应的法律法规规定的其他条件 招标项目为重点基础设施或公用事业物业的 招标人必须经相关产权部门的批准 授权 有能力组织和实施招标活动的招标人 可以自行组织实施招标活动 也可以委托招标代理机构办理招标事宜 1 招标人自行组织招标自行组织实施招标活动的招标人应当成立专门的招标组织 负责招标活动的具体实施 审定招标条件 标底 评标程序和定标办法等 自行组织物业管理招标活动的招标人应具备以下条件 拥有与招标项目相适应的技术 经济 管理人员 具有编制招标文件的能力 具有组织开标 评标及定标的能力 2 招标人委托招标代理机构办理招标委托招标代理机构招标常见于公开招标和大范围邀请招标 如2003年湖南省某政府物业 广东省某政府物业等均采取的是委托招标代理机构进行招标的形式 由于招标代理机构具有较强的专业水平 广泛的市场信息和熟练的招标投标技巧 因此 这种招标方式能够提高招标投标工作的效率和质量 使招标机构与投标人之间信息充分对称 有利于招标人选择最符合要求的物业管理企业 招标人应根据自己的意愿和物业自身情况选择招标代理机构进行招标 招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系 因此 招标代理人应当在招标人委托的范围内办理招标事宜 并遵守有关针对招标人的法规规定 2 项目条件按照 物业管理条例 和 前期物业管理招标投标管理暂行办法 规定 住宅及同一物业管理区域内非住宅的建设单位 应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业 投标人少于3个或者住宅规模较小的 经物业所在地的区 县人民政府房地产行政主管部门批准 可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业 国家提倡建设单位通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业 因此 必须通过招投标方式选聘物业管理企业的项目 仅为新开发的住宅及同一物业管理区域内非住宅 新开发的非住宅项目 以及业主人住后由业主大会选聘物业管理企业的情况下 既可采取招投标方式 也可采取其他方式 物业管理招标的程序1 成立招标领导小组2 编制招标文件3 公布招标公告或发出投标邀请书4 发放招标文件5 投标申请人的资格预审6 接受投标文件7 成立评标委员会8 开标 评标和中标 二 物业管理招标的程序1 成立招标领导小组招标人在政府房地产行政主管部门指导 监督下 成立招标领导小组 确定招标方式 内容 招标条件和投标企业的范围 并对招标过程中可能出现的问题和不确定的风险进行预测 制订相应的防范控制体系 编制招标文件 发布招标公告或投标邀请书 对投标人进行资格审查 向投标人发放招标文件和提供相关技术资料 组织投标人现场踏勘和答疑 制订标底和评标方法 发布中标结果等 2 编制招标文件招标文件应包括以下内容 招标人及招标项目简介 包括招标人名称 地址 联系方式 项目基本情况 物业管理用房的配备情况等 物业管理服务内容及要求 包括服务内容 服务标准等 对投标人及投标书的要求 包括投标人的资格 投标书的格式 主要内容等 评标标准和评标办法 招标活动方案 包括招标组织结构 开标时间及地点等 物业服务合同的签订说明 其他事项的说明及法律法规规定的其他内容 招标人应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的10日前 提交与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件 招标公告或者招标邀请书 招标文件和法律 法规规定的其他材料 报物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案 3 公布招标公告或发出投标邀请书招标人采取公开招标方式的 应通过公共媒介发布招标公告 并同时在中国住宅与房地产信息网和中国物业管理协会网上发布招标公告 招标公告应当载明招标人的名称和地址 招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等事项 招标人采取邀请招标方式的 应当向3个以上物业管理企业发出投标邀请书 投标邀请书应当包含上述招标公告载明的事项 4 发放招标文件招标文件的发放应当按照招标公告或投标邀请函规定的时间 地点向投标方提供 也可以通过网络下载的方式进行 除不可抗力的因素外 招标人或招标代理机构在发布招标公告和发出投标邀请函后不得终止招标 在进行规模较大 比较复杂的物业项目招标时 通常由招标人或招标机构在投标人获得招标文件后 统一安排投标人会议 即标前会议 标前会议一般安排在投标物业现场 在投标人进行现场踏勘后召开 标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题 招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间 公开招标的物业管理项目 自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止 最短不得少于20日 招标人需要对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的 应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前 以书面形式通知所有的招标文件收受人 该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分 5 投标申请人的资格预审实行投标资格预审的物业管理项目 招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的办法 资格预审文件一般应当包括资格预审申请书格式 申请人须知 以及需要投标申请人提供的企业资质文件 业绩 技术装备 财务状况和拟派出的项目负责人与主要管理人员的简历 业绩等证明材料 经资格预审后 公开招标的招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书 告知获取招标文件的时间 地点和方法 并同时向不符合资格的投标申请人告知资格预审结果 在资格预审合格的投标申请人过多时 可以由招标人从中选择不少于5家资格预审合格的投标申请人 6 接受投标文件投标人应按照招标文件规定的时间将投标文件送达投标地点 投标人在送达投标文件时 招标人应检验文件是否密封或送达时间是否符合要求 符合者发给回执 否则招标人有权拒绝或作为废标处理 投标书递交后 在投标截止期限前 投标人可以通过正式函件的形式调整报价及作补充说明 招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称 数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况 7 成立评标委员会评标委员会由招标人的代表与物业管理专家组成 专家从房地产行政主管部门建立的物业管理评标专家库中采取随机抽取的方式确定 评标委员会的人数一般为5人以上单数 评标委员会成员的名单在开标前应严格保密 与投标人有利害关系的人员不得作为评标委员会的成员评标委员会成员应当客观 公正地履行职责 遵守职业道德 对所提出的评审意见承担个人责任 评标委员会成员不得与任何投标人或者与招标结果有利害关系的人进行私下接触 不得收受投标人 中介入 其他利害关系人的财物或者其他好处 8 开标 评标和中标 开标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行 开标地点应当为招标文件中预先确定的地点 投标文件的密封情况 经确认无误后 由招标人当众予以拆封 评标开标过程结束后应立即进入评标程序 评标由评标委员会负责 除现场答辩部分外 评标应当在严格保密的情况下进行 评标一般采用综合评议和百分制量化的评分方法 中标及签订合同招标人应当在投标有效期截止时限30日前确定中标人 招标人应当自确定中标人之日起15日内 向物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内 按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同 招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议 三 物业管理投标的条件 程序与策略技巧 一 参加物业管理投标的条件1 法律法规规定的要求根据相关法律 法规的要求 参与物业管理投标应当是具有相应物业管理企业资质和承担招标项目能力的法人企业 物业管理企业在国内参与投标业务的 必须取得 企业法人营业执照 和政府行政主管部门颁发的 物业管理企业资质证书 具体可参照建设部2004年3月颁布的中华人民共和国建设部令第125号 物业管理企业资质管理办法 的相关规定 2 招标方规定的要求在物业管理招标投标中 招标方在招标条件中除要求投标人具备相应的物业管理企业资质 一般还会要求投标方具有管理与投标物业类似项目的经验与业绩 并对投标人在资金 管理和技术实力 投标人的商业信誉 派驻项目的负责人 管理团队的条件 物业管理服务内容和服务标准 投标书的制作 技术规范和合同条款等方面作出明确具体的要求 物业管理投标的程序1 获取招标信息2 项目评估与风险防范3 登记并取得招标文件4 准备投标文件5 送交投标文件6 接受招标方的资格审查7 参加开标 现场答辩和评标8 签约并执行合同 二 物业管理投标的程序1 获取招标信息根据招标方式的特点 投标人获取招标信息的渠道 一是从公共媒介上采集公开招标信息 二是来自招标方的邀请 2 项目评估与风险防范在获取招标信息后 投标人应首先组织经营管理 专业技术和财务等方面的人员对招标物业进行项目评估 预测中标成功的可能性和存在的风险 对投标活动进行策划 制订相应的投标策略和风险控制措施 确保投标的成功或避免企业遭受损失 1 项目评估项目评估一般分为两个阶段 即初选阶段 准备和实施阶段 初选阶段的评估主要是在调查 研究资料的基础上对项目进行分析 预测和评定 目的是确定是否参与投标 准备和实施阶段的评估主要是对投标物业进行深入的调查和进行技术 经济论证 并在此基础上确定最佳投标策略和管理方案 项目评估主要包括以下几个方面的内容 投标物业的基本情况物业管理企业可以通过招标文件 现场踏勘 标前会议等渠道获取招标物业项目的基本资料 为项目的组织架构设计 人员及岗位的设置 费用测算等提供准确的依据 招标物业项目的定位分析招标物业项目的定位要从投标物业项目的内部条件和外部环境入手 了解物业的功能定位 形象定位和市场定位 业主的需求招标物业项目的业主对物业管理服务的需求包括业主需求的内容 物业管理消费的承受能力等 为制订物业管理方案中的服务重点和管理措施提供决策依据 建设单位 物业产权人 物业使用人的基本情况建设单位 物业产权人 含业主 物业使用人的基本情况包括其背景资料以及是否具有诚意合作并具备履行合同的实力 招标条件和招标过程对招标方要求的条件要进行深入分析 预测中标的可能性 对在招标文件和招标过程中出现的异常要求和情况要进行分析判断 调整招标策略 避免因招标方或竞争对手使用违规手段操纵招标活动 使企业蒙受不必要的损失 竞争对手分析对竞争对手的分析评估包括了解竞争对手的规模 数量和企业综合实力 竞争对手现接管物业的社会影响程度 竞争对手与招标方是否存在背景联系 在物业招标前双方是否存在关联交易 竞争对手对招标项目是否具有绝对优势 竞争对手可能采取的投标策略等 企业自身条件的分析对企业自身条件的分析内容包括 招标项目的性质 所在区域 规模是否符合企业发展规划 项目类型是否符合企业确定的目标客户 常规预测的盈利 项目风险控制是否在企业可以承受的范围内 投标企业现有的人 财 物等资源条件满足项目需求的能力 2 投标风险的防范与控制物业管理投标的主要风险来自于招标人和招标物业 投标人 竞争对手等三个方面 来自于招标人和招标物业的风险有 招标方提出显失公平的特殊条件 招标方未告知可能会直接影响投标结果的信息 建设单位可能出现资金等方面的困难而造成项目无法正常进行 因物业延迟交付使用而造成早期介入期限延长 招标方与其他投标人存在关联交易等 来自于投标人的风险主要有 未对项目实施必要的可行性分析 评估 论证 从而造成投标决策和投标策略的失误 盲目作出服务承诺 价格测算失误造成未中标或中标后亏损经营 项目负责人现场答辩出现失误 投标人采取不正当的手段参与竞争 未按要求制作投标文件或送达投标文件造成废标等 来自竞争对手的风险主要有 采取低于成本竞争 欺诈 行贿等不正当的竞争手段 具备相关背景或综合竞争的绝对优势 窃取他人的投标资料和商业秘密等 3 登记并取得招标文件物业管理企业在确定参加投标后 按招标公告和投标邀请书指定的地点和方式登记并取得招标文件 4 准备投标文件投标人应严格按照招标文件的要求编制投标文件 并对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应 投标文件又称标书 分为商务文件和技术文件两大类 1 商务文件 或称物业基本情况 公司简介 包括投标公司的资质条件 以往业绩 人员等情况 公司法人地位及法定代表人证明 包括资格证明文件 营业执照 税务登记证 企业代码 资质等级证书等 投标报价单及招标文件要求提供的其他资料 2 技术文件技术文件又称技术标 主要是物业管理方案和招标方要求提供的其他技术性资料 5 送交投标文件全部投标文件编制好以后 投标人应按招标文件要求进行封装 并按时送达招标单位 6 接受招标方的资格审查投标人应按招标文件规定的要求准备相应资料 接受招标方的资格审查 7 参加开标 现场答辩和评标投标人在接到开标通知后 应在规定的时间到达开标地点参加开标会议和现场答辩 并接受评标委员会的审核 8 签约并执行合同投标人在收到中标通知书后 应在规定的时间内及时与招标人签订物业管理服务合同 同时 投标人还要同招标单位协商解决进驻物业区域 实施前期物业管理的有关问题 投标结束后 要对投标活动进行分析总结 结算投标有关费用 对招标投标资料进行整理 归档 三 投标的策略及技巧1 投标的组织策划物业管理投标活动的策划实施 其主要任务是项目分析评估 标书编制 投标策略的制订 参与现场踏勘 开标 评标 现场答辩 签约谈判等 根据招标物业项目的情况选择企业骨干力量组成投标小组 确保投标活动的质量和效率的基础 对招标方 招标物业基本情况和竞争对手要进行深入细致的调查 正确评估 预测并降低投标的风险 正确编制标书 根据招标文件的要求制订物业管理方案 包括工作重点 服务特色 管理目标 方式及实施措施等 在科学分析和准确计算的前提下测算服务成本和报价 灵活运用公共关系 多渠道获取相关信息 确保报价的合理性 选择最能体现企业优势的物业作为招标方考察的对象 加强与招标方的沟通 了解招标方的需求 及时掌握投标过程中出现的变化情况并采取相应的应对措施 周密安排招标方的资格预选和评标过程中的答辩活动 2 项目的现场踏勘在踏勘现场过程中 招标人还会就投标公司代表提出的问题作出口头回答 但这种口头答复并不具备法律效力 只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人作出书面答复时 才能产生法律约束力 投标人应对现场物业进行详细的踏勘 查勘现场物业与投标报价是否存在外在风险条件 具体包括以下方面 物业建筑及安装施工进度 新建物业 物业当前使用情况及陈旧老化程度 旧有物业 物业配套设施设备及其分布情况 周边道路交通及停车场情况 园林绿化及环境标识情况 内部公共使用区域及通道分布情况 物业管理用房等 主要业主情况 包括客户定位 主要服务要求与所需特殊服务 物业服务费的承受能力等 这些情况可由投标人自行安排人员与时间进行调查 物业所在地的气候条件 经济环境 人文环境 消费需求和市场变化情况以及与物业管理相关的政策法规等 3 投标文件的编写物业管理投标文件除了按规定格式介绍物业管理要点和物业管理服务内容 服务形式和费用 1 投标文件编写的基本要求 作为评标的基本依据 投标文件必须具备统一的编写基础 以便于评标工作的顺利进行 使用国家统一的行业标准计量单位 使用统一的货币 应按招标文件的规定执行 使用国家统一颁布的行业标准与规范 使用准确的表述方式 图纸 表格的编写要做到前后一致 风格统一 符合招标文件的要求 最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册 并和投标文件中的文字表述保持一致 确保资料的真实性 2 投标文件编写中应注意的问题 确保填写无遗漏 无空缺 投标文件中的每一空白都需填写 不可任意修改填写内容 投标人所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字 若填写中有错误而不得不修改 则应由投标方负责人在修改处签字 填写方式规范 除投标方对错处作必要修改外 投标文件中不允许出现加行 涂抹或改写痕迹 不得改变标书格式 若投标人认为原有招标文件规定的格式不能表达投标意图 可另附补充说明 但不得任意修改原招标文件规定的格式 计算数字必须准确无误 投标公司必须对单价 合计数 分步合计 总标价及其大写数字进行仔细核对 报价合理 投标人应对招标项目提出合理的报价 包装整洁美观 投标文件应保证字迹清楚 文本整洁 纸张统一 装帧美观大方 做好投标文件的保密措施 4 投标报价的策略和技巧投标报价是技术性 技巧性极强的工作 在投标的过程中 需要不断调整策略 使报价更接近标底 投标报价策略主要有 对项目运作的经营管理成本进行准确测算 确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间 在此基础上预测标底和竞争对手的报价范围 密切关注 正确分析竞争对手的报价 补充一些投标人有能力承担的优惠条件作为报价的附加 在投标过程中 投标人采取的报价技巧主要有 多方案报价 在邀请招标或议标的方式中 由于招标文件不明确或项目本身有多方案存在 投标人对项目原方案提出在经济上 技术上更合理可行的方案 即准备两个或两个以上的报价 最后与招标方进行协商处理 保本报价 即按成本报价 适用于规模大 远景效益好的项目或业主大会委托业主委员会组织的招标项目 5 现场答辩的技巧 应选择经验丰富 性格沉稳 对项目情况熟悉的答辩人 对重点问题 难点问题 普遍性的问题一一准备答辩要点 开标前 答辩人员应该保持良好的精神状态 在正式开标时 一般要求在规定的时间内完整地将标书主要内容 特点作一概要性介绍 答辩人员应当围绕招标方和评委普遍关注的问题集中阐述 重点突出 难点讲透 特色鲜明 从而体现投标企业的信心和实力 感染并打动招标方和评委 6 签约谈判的技巧 在签约谈判时要准确把握对方的真实意图 准确判断对方履行合同的诚意和能力 对进驻物业和实施常规物业管理必备的条件应明确约定 慎重考虑物业管理目标 前期投入费用及奖罚条件等方面的任何承诺 如对管辖区域刑事案件 业主 或物业使用人 人身和财产安全损失等的承诺 预测承接物业后可能出现的各种风险 将其列入相应的合同条款中加以规避 第三节物业管理方案的制订 第三节物业管理方案的制订 一 制订物业管理方案的一般程序二 制订物业管理方案的要求三 制订物业管理方案的要点及方法 一 制订物业管理方案的一般程序 组织经营 管理 技术 财务人员参与物业管理方案的制订 对招标物业项目的基本情况进行分析 收集相关信息及资料 根据招标文件规定的需求内容进行分工 协作 确定组织架构和人员配置 根据物业资料及设施设备技术参数 组织架构及人员配置 市场信息 管理经验等情况详细测算物业管理成本 根据招标文件规定的物业管理需求内容制订详细的操作方案 测算物业管理服务费用 合同总价和单价 对拟订的物业管理方案进行审核 校对 调整 排版 印制 装帧 二 制订物业管理方案的要求 物业管理方案的内容 格式 投标报价必须响应并符合招标文件 包括答疑文件 中对物业管理服务需求的规定 不能有缺项或漏项 方案的各项具体实施内容必须是根据招标物业的基本情况和特点制订 整体方案必须是在调研 评估的基础上制订 方案的内容必须符合国家及地方法律 法规的规定 方案中对招标文件要求作出的实质性响应内容必须是投标企业能够履行的 包括各项服务承诺 工作目标及计划 具体项目的实施方案等 制订物业管理服务费用价格必须合理 具体实施内容应该在满足招标方 或业主 需求的基础上制订设计科学 运行经济的方案 如对于实行酬金制的物业管理项目 投标方不能为了取得稳定的利润而制订加大成本投入的方案 实行包干制的物业管理企业不能为了控制经营风险而制订影响服务质量的方案 三 制订物业管理方案的要点及方法 一 物业管理方案的基本内容物业管理方案的基本内容主要包括招标物业项目的整体设想与构思 管理方式与运作程序 组织架构与人员配置 管理制度的制订 档案的建立与管理 早期介入及前期物业管理服务内容 常规物业管理眼务综述 费用测算与成本控制 管理指标与管理措施 物资装备与工作计划等 其作用为 1 关键性内容 项目的整体设想与构思 包括项目总体模式与物业管理服务工作重点的确定 组织架构与人员的配置 费用测算与成本控制 管理方式 运作程序及管理措施 以上是体现物业管理企业管理理念 管理优势和企业综合竞争实力的关键内容 因此 在物业管理方案的制订过程中 需要认真研究招标文件 深入调查分析招标项目的墓本情况和业主的服务需求 运用科学 合理的方法编制切实可行的实施方案 2 实质性内容 管理制度的制订 档案的建立与管理 人员培训及管理 早期介入及前期物业管理服务内容 常规物业管理服务综述 管理指标 物资装备 工作计划 以上内容一般是对招标文件中物业管理服务需求的具体响应 也是具体实施物业管理各项服务的实质性方案 在制订方案时要结合物业的实际情况 在满足招标文件的规定和招标人需求的基础上 综合反映企业的管理服务水平和管理特色 并注意不能缺失或遗漏 包括细节或单个项目的阐述 制订物业管理方案的要点1 招标物业项目的整体设想与构思2 管理方式与运作程序3 人员的配备 培训与管理4 管理指标与措施5 管理制度的制订6 档案资料的建立与管理7 早期介入及前期物业管理服务内容8 常规物业管理服务综述9 工作计划10 物资装备11 费用测算12 成本控制 二 制订物业管理方案的要点及方法1 招标物业项目的整体设想与构思对招标物业项目的整体设想与构思必须在对项目进行详尽深入的调查 分析 才能制订出科学 合理 可行的方案 项目简介物业占地面积 建筑面积 物业的性质 类型与使用功能 客户服务需求分析介绍包括客户群体的定位及服务需求特征等内容 项目的可行性研究与定位概括招标物业的市场定位 投标企业承担该项目的管理服务优势 物业管理服务的重点及难点 物业管理服务模式确定最符合物业实际情况和业主需求的功能定位 客户定位和服务需求定位三方面的内容 2 管理方式与运作程序 组织架构的设置组织架构的设置需要综合考虑物业的规模和服务内容 在确保最大限度满足业主服务需求的前提下 设计高效的组织架构 运作程序与支持系统的设计运作程序包括项目整体运作流程 内部运作流程与客户服务及需求信息反馈流程 一般采用流程图的方法进行展示 流程设计要遵循全面 高效 合理的原则 准确 真实地反映组织架构的功能和运作方式 管理机制的确定管理机制是反映物业管理企业实现项目物业管理服务目标的基础 一般由目标管理责任制 激励机制 监督机制组成 其中目标管理机制就是将项目的管理目标 经营目标 竞争目标以量化的形式作为重要职责交给项目的管理团队 将目标的实现与管理团队的切身利益挂钩 激励机制是在目标管理机制的基础上设计相应的激励办法 监督机制是通过政府 业主 社会舆论和企业内部管理等渠道来实现对项目运作的监督 3 人员的配备 培训与管理 人员配备人员配备包括拟为项目配置的各类人员 各部门 各岗位的人员编制与专业素质要求等 人员配备一般依据物业类型 规模 服务内容及需求标准 工作重点来确定 并可参照物业所在地区政府制订的物业管理服务收费指导标准和同类物业的管理经验 人员培训人员培训方案要对各类管理人员的培训内容 培训计划 方式 目标进行详尽的描述 可以采取综合性阐述与相关表格 流程图相结合的方式 人员管理人员管理包括录用与考核 竞争机制 协调关系 服务意识 量化管理及标准化运作等 一般根据招标文件的要求进行描述 4 管理指标与措施 管理指标管理指标通常由物业管理质量指标和经济效益指标两部分组成 在招标文件中一般都有具体的要求 在物业管理方案中要对招标人提出的各项管理指标进行明确的响应 管理措施管理措施是物业管理企业为完成招标文件规定的各项管理指标和承诺拟采取的措施 可以采用表格的形式将管理指标与主要的管理措施相对应 进行详细的阐述 5 管理制度的制订管理制度主要由公众制度和内部管理制度两大部分组成 其中公众制度主要包括精神文明建设 业主公约 装修管理 消防管理 人住管理 电梯使用管理 物业接管验收管理 公用设施维护管理 临时用水电管理 清洁卫生及垃圾处理等内容 内部管理制度包括岗位职责 员工考核 行政管理 财务管理 客户服务 工程技术管理 安防管理等内容 一般在方案中以表格的形式列出各项制度的目录即可 招标文件有具体要求的除外 6 档案资料的建立与管理档案资料应采取系统 科学的方法进行收集 分类 储存和利用 分类应严格按照建设部 关于修订全国物业管理示范大厦及有关考评验收工作的通知 的标准执行 档案资料的体系内容可以用表格的形式进行阐述 具体的管理可以采用流程图与文字表述相结合的方式 对于政府类型的物业 在档案资料的管理方案中应重点突出保密性的管理措施 7 早期介入及前期物业管理服务内容前期介人工作流程 施工期物业管理工作 设施设备调试期物业管理 项目竣工验收及接管验收期物业管理 其他前期准备工作 人驻准备预案 二次装修管理 物业接管工作进度计划 后续工程的前期介入管理等 8 常规物业管理服务综述在编制常规物业管理服务综述中需要把握的重点是将各项管理服务内容的工作要求 重点 运行管理及应急方案 计划等进行详细阐述 对于招标人或招标物业有特殊性服务需求的要进行突出的描述 常规物业管理服务需求内容中房屋及共用设施管理 机电设施设备管理 安全管理 绿化管理 清洁管理进行分项阐述 并对重大活动等项目列出详细的实施方案 9 工作计划工作计划的内容一般采用表格的方式进行表述 筹备期的工作计划内容 主要包括拟订物业管理方案 拟订财务预算 签订前期物业管理协议 筹建项目机构 招聘培训员工 完善办公住宿条件 前期介人参与设备安装调试及建筑质量把关 提供专业意见 制订交接验收计划及作好相关准备 物业管理供应商的评审和确定等 交接期的工作计划内容 主要包括签订 前期物业管理协议 或 物业管理委托合同 制订 业主临时公约 完善物业管理方案 建筑物本体和设备资料的接收建档 楼宇设施设备的交接验收试运行 用户人住搬迁服务 档案建立分类管理等 正常运作期的工作计划内容 主要包括员工常规培训 物业管理方案的实施 设施设备管理的全面实施 社区文化活动的实施 便民服务的开展 用户意见调查评估 财务收支情况分析报告 质量管理体系的导人 配套服务项目启动 国家省市物业管理优秀小区 大厦等的创建基础工作等 10 物资装备物资装备必须以满足项目管理需要为目的 在制订物资装备计划时 应该围绕物业管理的开展为核心 从作业工具 项目机构的交通工具 员工办公生活用品等方面进行合理配置 综合考虑 工作计划的内容一般采用表格的方式进行表述 11 费用测算 费用测算的依据在测算费用的过程中 物业管理企业要依据所接管的物业类型 性质 市场定位 配套设施设备的具体情况及管理要求和服务项目 并参考招标物业所在区域物业管理市场同类同质物业的收费标准及企业现有日常综合管理的经验数据进行全面 具体的测算 费用测算的内容测算的主要内容包括项目所需的人力资源成本和日常管理成本的预测 物业收入项目的预测 管理风险 经营风险和未来通货膨胀率的评估 预测 3 费用测算的方法1 根据管理成本推算物业管理服务费单价 首先依据招标物业的基本资料 招标方的物业管理服务需求 组织架构和人员配置方案估算项目的各项管理成本 然后测算房屋保险 设备保险 公众责任险等费用 并对管理期间可能出现的各种风险进行预测 估算不可预见费用 一般按其他各项管理成本之和的2 5 的比例进行估算 最后根据上述各项推算出项目的盈亏平衡点 估算出在盈亏平衡点区间的物业管理服务费标准 在此标准的基础上根据投标策略进行相应调整 测算出最接近标底的投标报价 2 根据预定的物业管理服务费用标准测算物业管理成本 采用这种费用测算方式一般有两种情况 一种是在实行政府指导价的物业管理项目进行招标时 通常需要在预定的物业管理服务费用标准下制订相应的成本 费用测算方案 如城市居民经济适用房 政府公用基础设施等 另一种是在单一业主的招标项目或小范围的邀请招标与协议招标的 由招标方根据市场价格预定一个物业管理服务费用 或预定某一区间的价格 要求投标方在此价格的基础上制订方案 再根据方案进行评比 筛选 12 成本控制 成本费用控制在充分调动全体职工控制成本费用的积极性的基础上 将成本费用控制贯穿于成本费用形成的全过程 而不仅仅是对于部分费用支出的控制 成本费用控制应与提供优质的物业管理服务相结合 不能为控制而控制 即不能为降低耗费而不提供或少提供服务 在成本控制方案中 应明确规定各部门和有关人员应承担的责任 赋予其相应的权限 并通过考核其责任履行情况 予以相应的奖罚 使成本费用控制的目标及相应的管理措施真正落到实处 在成本全面控制的基础上 对一些重要的 不正常的 不符合常规的关键性成本费用差异 例外情况 进行重点控制 其中 例外情况的常用判断标准为金额的大小 持续时间的长短以及是否可控等 在实际操作中 这一原则主要应用于成本费用的日常控制中 因此在方案中应综合体现 谢谢大家