文书工作与档案管理.ppt

21世纪高职高专精品教材秘书专业文书工作与档案管理,徐彦戈秀萍何柳主编东北财经大学出版社,第1章总论,1.1文书与档案1.1.1文书）文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。2）文书的作用（1）领导指导作用。（2）行为规范作用。（3）公务联系和知照的作用。（4）凭据记载作用。,1.1.2档案1）档案的概念档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的历史记录。2）档案的特性（1）来源的广泛性。（2）形成的条件性。其一，处理完毕的文件才能作为档案。其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）记录方式和载体形式的多样性。（4）原始的记录性。,【小思考11】,3）档案的类别（1）文书档案（2）科技档案（3）专门档案4）档案的作用（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。（2）历史凭据作用。（3）科学研究的基础和条件作用。,1.1.3文书与档案的联系与区别1）文书与档案的联系（1）两者记录和反映人们社会实践活（3）两者互为因果。2）文书与档案的区别（1）两者的性质和形式不同。（2）两者的目的和作用不同。（3）两者存在和发挥效用的时间不同。,1.2文书工作与档案管理1.2.1文书工作1）文书工作的含义文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。2）文书工作的任务和内容文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。,3）文书工作的基本原则和要求根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。,1.2.2档案管理工作1）档案管理工作的含义与特点档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。就其本质来说，具有以下四个特点：（1）管理性。（2）服务性。（3）机要性。,2）档案管理工作的任务和内容（1）档案管理工作的基本任务是：坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；科学地管理档案，大力开发档案信息资源；逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。（2）档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作，这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。,3）档案管理工作的基本原则和要求（1）档案管理工作的基本原则：中华人民共和国档案法（以下简称档案法）的表述是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”（2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。【小思考12】,1.3文书工作与档案管理的组织机构1.3.1文书工作的组织机构1）文书工作的机构文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是综合职能，因此，文书部门是机关综合机构即秘书部门的一个组成部分。2）文书工作的组织形式文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式，主要有两种形式。（1）集中形式（2）分散形式,1.3.2档案管理的组织机构1）档案管理的工作机构类型（1）档案室（3）档案事业管理机构2）档案管理工作的组织领导,第2章文书的种类、体式与稿本,2.1文书的种类及选用2.1.1文书种类的划分）按公文种类名称是否法定划分（1）法定公文。法定公文是党、政、军机关各自关于公文处理等法规性文件规定的公文种类名称的通称。（2）事务文书。事务公文是法定公文之外的日常处理公共事务的一般性公文种类名称的统称，如计划、总结、简报、调查报告等。,2）按公文的来源去向划分（1）发文。由本机关制发的公文统称发文，按发文方向分为对外发文和对内发文。对外发文是发给外机关的公文，对内发文是发给本机关的内部机构的公文。（2）收文。收文是指本机关收到的外机关发送来的公文。按来源划分，收文又可分为上级机关来文、下级机关来文、同级机关来文和非隶属机关来文。,3）按公文的行文方向划分（1）上行文。上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请示和报告。（2）下行文。下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指示、决定等。（3）平行文。平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。最常用的平行文是函，少数通知、会议纪要也属于平行文。,4）按公文阅读范围和机密程度划分（1）公布的公文。这是向人民群众或国内外公开发布的公文，如公告、通告、公报等。这类公文需要广泛宣传，人人周知，可以利用广播、电视、报刊公开发表，也可张贴和口头传达等。（2）内部公文。内部公文是指只在机关或组织系统内部使用的公文。内部公文按是否保密分为普通公文和保密公文。保密公文按机密程度分为绝密、机密、秘密三个等级。,）按公文的使用范围划分（1）通用公文。这是党、政、军各级机关，各社会团体，企事业单位在工作活动中普遍使用的公文。（2）专用公文。相对通用文件而言的，专用公文是指具有专门职能的机关，在其专门的业务范围的工作活动中，根据特殊需要而专门形成和使用的公文。（3）技术公文。技术公文是指在科研、设计和生产建设部门进行自然科学研究、生产技术研究和基本建设活动中形成和使用的公文。,2.1.2文书种类的选用1）在发文机关权限内选用恰当的文种2）在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种3）在明确发文具体目的、要求后选用文种【小思考21】,2.2通用文书2.2.1通用法定公文1）命令（令）根据办法规定，“命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。令有三类：（1）发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布重要行政法规和规章的文件。（2）行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行政领导与指挥职能的文件，如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令。（3）嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位或人员而发布的，如国务院对王仪轩机组的嘉奖令。,2）决定根据办法规定，决定“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。决定分为三类：（1）法规性决定，适用于发布权力机关制定、修改或试行的法律文件或政府部门制定的行政法规。(2)指挥性决定，适用于对重大问题、事项、行动作出决定，布置有关工作，其突出特点是方针政策性强，要求下级单位坚决贯彻执行.(3)知照性决定，适用于表彰先进，处理事件与人员，机构设置与人事的重要变动，重要会议的召开或其他有关事项的决定，重在宣告、知照，只要求下级机关、单位及人员知道此事就行了。,3）公告根据办法规定，公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。公告有两类：(1)周知类公告，只宣告事项的有关信息，不提出需要遵守的规定和要求，通常以国家机关的名义发布，起到向国内外公布法律文件的作用.(2)事项类公告，多用于有关行政机关依据国家有关法律、法令和行政法规而使用的法定专门事项的公告，如专利公告、商标公告、破产公告、企业法人登记公告、房屋拆迁公告、招考公告等，也用于按照中华人民共和国民事诉讼法规定发布的一系列法院公告，如开庭公告、宣告失踪、死亡公告，财产认领公告等。,4）通告根据办法规定，通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告有两类：(1)执行性通告，公布一定范围内的机关单位或有关人员应当遵守的事项，如沈阳市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告.(2)告知性通告，如因维修线路停水、停电的通告，施工单位修桥、修路要求有关人员或车辆改道通行的通告等。,5）通知根据办法规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知有六类：(1)批转类通知，体现的是领导与被领导关系，即上级机关批转下级机关的公文。(2)转发类通知，体现的是非隶属关系，即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。(3)发布规章类通知，用于告知受文单位，某一规章制度业经批准，现予以发布，这类规章性文件，其作者一般为发文机关自身或发文机关的上级机关。(4)贯彻类通知，用于对上级领导机关发来的文件需要结合本地区、本部门实际情况提出具体执行意见时使用。(5)事项类通知，用于需要下级机关、有关范围或有关人员执行和了解某些事项时使用的文件。(6)任免类通知，主要用于上级机关向下级机关告知对有关人员任免决定和需要下级机关知道上级机关的人事任免情况。,6）通报根据办法规定，通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报有三种：（）表彰通报，表彰群体或个人的先进模范事迹，或企事业单位的典型经验，起到充分调动积极性、开创新局面的作用。（）批评通报，通报重大的事故或批评严重错误，用反面典型和重大事故警诫教育有关部门和人员，以此防患于未然。（）情况通报，传达重要精神或情况，能使有关单位或人员及时了解精神、掌握情况，便于把握工作方向，调整工作部署，改进工作措施。,7）议案根据办法规定，议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项”议案有四类：（）法规性议案（）条约性议案。（）事务性议案。（）任免性议案。,8）报告根据办法规定，报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告有三类：（）工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。（）呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随物呈送的报告。（）建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意见或者建议的报告。,9）请示根据办法规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示的种类有三类：（）求示性请示，如因工作中遇到不易解决的难题、无章可循的新问题，或由于意见分歧无法统一行动时，向上级部门递送的要求给予解决办法的请示。（）求助性请示，如要求增补经费、增加设备、划拨款项、划拨指标的请示。（）求准性请示。,10）批复根据办法规定，批复“适用于答复下级机关的请示事项”。批复的种类有两类：（）专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频率较高。（）普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关，而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。,11）意见根据办法规定，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。按意见内容，可分为两类：（）政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多是党和国家的高级领导机关制发的，如中共中央关于加强和改进思想政治工作的若干意见。（）工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作所提出的意见，如中共中央关于在县级以上党政领导班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正气”为主要内容的党性党风教育的意见。这类意见的布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。,12）函根据办法规定，函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函有四类：（）商洽函，是不相隶属机关之间商量工作时所用的函。（）询问函，是不相隶属机关之间，或上级机关对下级机关，对有关事宜不清楚、有疑问时发出询问的函。（）请准函，是不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项时所用的函。请准函与请示的选用要根据本单位与受文单位的行文关系来确定。向有直接隶属关系的上级机关请求指示、批准用请示，向没有隶属关系的有关主管部门请求批准则用函。（）答复函，是机关收到商洽函、询问函、请准函时给予对方答复时使用的函。,13）会议纪要根据办法规定，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。会议纪要的种类：按会议的性质和内容分，有决议性会议纪要和情况信息性会议纪要；按会议的形式分，有办公例会纪要和座谈会纪要；按会议的任务分，有综合会议纪要和专门会议纪要。【小思考22】【小思考23】,2.2.2通用事务公文通用事务公文是法定公文之外的通用于各类各级机关、团体、企事业单位处理日常公共事务的一般性公务文书。1）计划计划用于对今后一定时期将要开展的活动事先制定目的、任务、步骤、措施、要求等的方案。计划有不同种类，具体为：（1）按性质分，有综合型计划，如公司2005年工作计划；有专题性计划，如公司2005年经营体制改革计划。（2）按时期分，有短期计划、中期计划、长期计划。（3）按形式分，有文字计划、图表计划、文字图表计划。（4）按范围分,有单位计划、部门计划、中央计划、系统计划、地区计划等。,2）总结总结用于事后对一定时期内的工作任务完成情况作出回顾、检查、分析、评价，找出经验和教训，肯定成绩和认识不足，作为今后工作的借鉴。工作总结一般分为两类：（1）综合性总结，如省文化厅2005年上半年工作总结；（2）专题性总结，如在直属企业开展统计法规执行情况大检查的工作总结。,3）调查报告调查报告用于反映对某一事物、问题和事件经过调查研究所得到的情况和结论。调查报告按内容性质可分为四类：典型经验的调查报告、反映情况的调查报告、揭露问题的调查报告、科学研究的调查报告。4）简报简报用于简要、迅速地报道内部事务、重要会议的情况。简报还有其他名称，如简讯、内部参考、情况反映、情况交流等。简报按内容和性质分为三类：工作简报、会议简报、动态简报。,5）协议协议，又称协议书，是双方或数方为了协作并保障共同的和各自的合法权益，经过协商达成一致意见后签订的文书。协议应用范围广泛。6）规章制度类这类文书具有规范、约束行为的作用，须经过一定的审议程序后公布施行，主要有11种：规则、通则、准则、细则、守则、规程、规范、须知、章程、办法、制度。,7）记录类（1）会议记录：用于记录会议的组织情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决定等内容。（2）电话记录：用于记录通过电话传递来的会议、工作等事项。重要的电话记录要迅速送给有关领导人和部门阅批、办理。（3）来访记录：用于记录人民群众来访面谈的关于举报、控告、申诉、批评、建议等内容、事项。对来访者所提出的问题，应按照有关制度交有关部门处理。（4）大事记：用于按照时间顺序记载本单位等一定范围内发生的重大事件和重要活动。（5）日志：用于记载每天的工作和活动情况。常见的日志有工作日志、会议日志、生产日志、教学日志、科研日志等。,8）讲话稿类讲话稿是讲话者为了在各种会议、场合及仪式上讲话而事先写成的各种文稿的总称。讲话稿主要有以下两种：（1）报告，也称讲话、发言、演讲，是用于领导人等讲话者在会议上或郑重场合作报告或发言的讲话稿，事后可书面发表。报告有指导性报告、号召性报告、总结性报告、工作报告、动员报告、形势报告、纪念报告、述职报告等。（2）致辞，用于隆重会议或某种场合的仪式的讲话稿。致辞主要有开幕词、闭幕词、欢迎词、祝词、欢送词、誓词、悼词、解说词。,9）书信类用于处理公务的书信类文书，主要有聘请书、倡议书、喜报、捷报、介绍信、证明信、公开信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、致敬信、唁函、邀请书。10）启事、海报及表格,2.3专用公文专用公文的主要特点有：一是使用于一定的专业领域或组织系统；二是大多具有特定的格式；三是制发程序和语言运用方面有独特之处。2.3.1中国共产党专用法定公文1）公报公报用于公开发布重要决定或者重大事件。公报分为会议公报和新闻公报两类。2）决议决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。这里的会议是指党章规定的具有权威性的会议，如党的各级代表大会和各级委员会全体会议。决议按内容可分为两类：一是方针政策性决议，如中国共产党中央委员会关于新中国成立以来党的若干历史问题的决议；二是专门问题的决议，如中共中央关于增强党的团结的决议。,3）条例条例用于党的中央组织制定、规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度，如中国共产党机关公文处理条例（以下简称条例）。4）规定规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，如中共中央办公厅、国务院办公厅关于在国内公务活动中严禁用公款宴请和有关工作餐的规定。,2.3.2行政机关专用法定公文1）公告（参见通用法定公文（3）2）议案（参见通用法定公文（7）,2.3.3军事专用法定公文1）通令根据中国人民解放军纪律条令的规定，通令用于向部属宣布奖惩事宜（不包括授予荣誉称号）。2）布告中国人民解放军机关公文处理条例指出，布告用于向军民公布应当普遍遵守或周知的重要事项。,2.3.4法律公文法律公文是法律行为主体按照法律规定为实现其权利或履行其义务而制作的具有法律意义的文书总称。法律公文包括司法机关制作的法律公文和司法机关以外的国家机关、法人、自然人制作的法律公文，主要有四类：侦查预审类、检察类、审判仲裁类、诉讼辩护类。,2.3.5经济公文经济文书的种类很多，主要有市场预测报告、经济活动分析报告、企业管理类、统计分析类、生产报表类、招标投标类、税务类、工商管理类、商业类、对外经济贸易类、财政会计类、审计类、基建类、企业联合类、经济合同纠纷类、金融类。,2.3.6科技公文科技公文的主要种类有：技术文件类、科研报告类、科技协调类。2.3.7外交公文外交公文是用于国际间的访问、谈判、交涉、缔约、参加国际会议和国际组织等外交、外事活动的文书，主要种类有：缔结类、交往类、证书类。2.3.8教育公文教育公文主要有：招生计划、招生简章、校历、教学计划、试卷分析报告、准考证、考场规则、教学评估报告、学历证明等。,2.3.9文化公文文化公文的种类主要有：文化名胜类、图书馆类。2.3.10医疗公文医疗公文的主要种类有：临床类、医学交流类、医政管理类。,2.4文书的格式现行国家行政机关公文格式，就是指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标志规则。通常，我们将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,2.4.1眉首眉首的特点是位置相对固定。掌握了公文格式对眉首所含各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分。眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、会签人等部分组成。1）公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般来说，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位，即“1”应编为“01”。,2）秘密等级和保密期限秘密等级是标志公文保密程度的一种标志。根据办法的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中，应按照上述要求在公文中标志公文的秘密等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文制发单位知道保密期限，可按照国家保密局的要求在秘密等级后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。例如，“绝密1年”，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为1年，过期即可解密。,3）紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据办法规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各行政机关主管自行确定。在表示紧急程度时应注意：一是不要随意将公文的紧急程度升格；二是紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。,4）发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，也有由本机关自定的，但一定要明示其他行政机关。联合行文在排列时还应注意：第一，同级机关联合行文时，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头。第二，联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。,5）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标志下空2行，居中排布。“机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关、部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。代字可取机关名称前一个或两个字，在其后面加“发”、“文”或“函”字组成。一般代字后加“发”字的多用于下行文，加“文”字的多用于上行文，加“函”字的多用于平行文。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字；第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如国务院文件的机关代字有“国办”，“国”代表国务院，“办”代表办公厅。,6）签发人在文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容负责。上报的公文须标注签发人姓名，如联合行文还须标注会签人姓名。“会签人”及会签人姓名置于“签发人”及签发人姓名之下，其标志方法与签发人的相同。,2.4.2主体主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。1）标题公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，是整个公文内容的总括，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，通常称为公文标题“三要素”。从语法结构上看，公文标题是以文种为中心词，以发文机关、事由为限定修饰成分的偏正词组。其中，在作者与事由之间，通常用“关于”、“对”等介词连接，组成一个介词结构，作为文种的定语。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，不能只写原文的发文字号。【补充阅读材料21】,2）主送机关主送机关又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。标志主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”就是用顿号、逗号将各机关的性质、级别分隔，加以区别。,3）正文正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。在逻辑结构上，正文应遵循的规律是：提出问题分析问题解决问题。正文的写作要求是：第一，正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接。第二，正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际、切实可行。第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文字表达上，要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层次结构序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。,4）附件附件是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。在内容上，附件是对正文的有关问题起补充和参考说明作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一个完整的公文。附件一般包括图表、目录、名单及其他有关文件材料。附件位于正文的左下方，公文生效标志之上，注明所附文件材料的名称及件数。然后，在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。,5）成文日期成文日期是指文件的制成时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。公文成文日期的标注位置一般在发文机关名称的左下方，公文成文日期用汉字年、月、日标全，一般置正文右下方（具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定）,6）印章印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。应加盖印章的公文，除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导签名章外，均加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。,7）附注附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。公文如有附注用号仿宋体字，居左空字加圆括号标志在成文日期下一行。机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。【小思考24】,2.4.3版记版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。1）主题词（1）主题词的概念。主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。（2）主题词的特点。第一，单义性。第二，规范性。（3）文件标注主题词的作用。（4）文件标注主题词的步骤。第一，主题分析。第二，主题词标注。第三，主题词誊录。最后由文件审核人审定，文件签发人批准。（5）标注主题词应注意的问题。第一，必须在主题词表中选用主题词。第二，主题词的选用不受类别限制。第三，主题词的标引次序应根据主题词的含义由小到大、从内容到形式来排列。,2）抄送机关抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。第一，抄送要限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关。第二，向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄发下级机关。第三，向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再报上级机关。第四，在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。第五，受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。,3）印发机关和印发时间印发机关和印发时间是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。印发机关和印发时间位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明制发时间，行尾空一个字。然后在下方画一条与版心等长的间隔作底线，底线下面右侧标注印刷份数。,2.5文书的稿本2.5.1文书的文稿文书的文稿包括草稿、定稿两种。1）草稿草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿按其文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。2）定稿定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。,2.5.2文书的文本同一文件根据它们的不同用途，又可分为正本、副本、存本、复制本。1）正本正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。（1）定型本，指一次定型、长期有效的文本，如法律、法规。（2）试行本，指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。（3）暂行本，指发文机关一时来不及制订供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，在暂行期内具有法定效力。（4）修订本，指对已发布生效的规范类文书，经时间检验重新予以修改补充后再行发布的文本。,2）副本副本是指公文形成之后，由于实际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本。这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本，又称抄本。3）存本公文的存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿、定稿以外的印制本。存本是根据正本印制甚至是与正本同时印制出来的，除印章和签署外，具有正本所有的文件格式和附加标记。4）复制本复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。,第3章文书的处理,3.1组织和机关3.1.1国家机构国家机构是统治阶级为行使国家权力而建立的一整套国家机关的总称。我国现行国家机构主要有以下五类。（1）国家权力机关：全国人民代表大会、地方各级人民代表大会。（2）国家行政机关：国务院、地方人民政府。（3）国家军事机关：中华人民共和国中央军事委员会。（4）国家审判机关：人民法院。（5）国家检察机关：人民检察院。,3.1.2政党和社会团体政党是代表某个阶级、阶层和集团并为实现其利益而进行政治斗争的政治组织。社会团体是各种群众性组织的总称。1）中国共产党（1）党的最高领导机关：党的全国人民代表大会和由它产生的中央委员会。（2）党的地方领导机关：党的地方各级人民代表大会和由它产生的委员会。（3）党的基层组织：根据工作需要和党员人数，经上级批准，各企事业单位、人民解放军连队等，分别设立党的基层委员会、总支部委员会、支部委员会。2）民主党派3）中国人民政治协商会议4）社会团体,3.1.3企业、事业组织企业、事业组织，通常也称企业、事业单位。企业单位指从事商品的生产、流通或从事各种服务性活动的经济组织，实行自主经营、自负盈亏、经济核算。事业单位指不从事物质生产、没有生产收入、一般不进行经济核算、由国家经费开支的社会组织。3.1.4组织内部的机构,3.1.5组织机构之间的组织关系组织机构之间的组织关系指组织机构是否属于同一组织系统，有无领导与被领导关系、指导与被指导关系等。1）机关之间的组织关系（1）同一组织系统内机关之间的组织关系。（2）非同一组织系统机关之间的关系。2）政府职能部门（机关）与企事业单位之间的关系（1）政府职能部门与企业之间的关系。（2）政府职能部门与事业单位之间的关系。,3.2行文制度行文制度是指机关和机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定。行文必须遵守严密的行文关系,按照一定的行文方向,通过相应的行文方式进行,所以行文关系、行文方向、行文方式构成了行文制度。,3.2.1行文关系行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系，也就是说机关、组织之间的相互关系体现在行文过程中即为行文关系。我国行政机关的行文关系一般包括两个类别：1）隶属关系同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间就构成了领导与被领导的隶属关系。2）非隶属关系非隶属关系指行文机关之间，不是上下级关系，没有领导与被领导关系。非隶属关系包括以下三种关系：（1）上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系；（2）非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，是不相隶属的关系；（3）不同系统的同级机关之间和同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。,3.2.2行文方式1）逐级行文逐级行文是指向直接的上级机关或直属的下级机关行文，即一级一级地向上级机关或下级机关行文。2）多级行文多级行文是指向两个或两个以上级别的机关行文。3）越级行文越级行文是指越过直接的上级机关向更高一级的机关行文。4）直达行文直达行文，也叫通行行文，指向本机关所管辖范围内的所有各级机关、单位行文。,在下述特殊情况下可以越级行文：（1）发生特别紧急的情况，若逐级上报会延误时机，造成损失。例如，爆发战争，遭到严重自然灾害等。（2）多次向直接上级机关请示，但问题长期得不到解决。（3）上级机关交办并指定越级上报材料。（4）对直接上级机关进行检举、揭发和控告。（5）与直接上级机关有无法解决的争议事项。（6）询问或联系无须经过直接的上级机关或下级机关的某些具体事项。例如，询问和解答问题，催办，联系调查、参观等具体事项。,3.2.3行文规则行文规则，指撰拟公文及发送公文时必须遵守的规定和准则。办法规定的行文规则内容如下：（1）行文应当确有必要，注重效用。（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（3）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、审批事项，以及询问或答复问题外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（4）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体及具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明“经政府同意”。,（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。（7）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。（8）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（9）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。（10）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（11）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。,3.3.1文书处理程序的概念文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。一般地说，机关文书处理工作通常可以分为收文处理、发文处理和文件管理三个运转处理程序。3.3.2文书处理程序的特点1）确定性2）连续性3）规范性,3.4发文处理发文处理是公文形成的重要阶段，是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。其具体环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。3.4.1草拟草拟即拟写文稿，它是整个发文处理过程的第一个环节。1）交拟交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。,2）起草（1）起草。根据办法规定，起草文稿应当做到以下几点：第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定。第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。第三，公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。第四，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。第五，人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,第六，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。第七，应当使用国家法定计量单位。第八，文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第九，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,（2）定式。公文起草完成时，应在本机关发文稿纸上确定公文草稿的体式，称为公文草稿的定式。定式包括两方面内容：一是将修改过的公文草稿誊写在发文稿纸的正文处，或按照公文的格式书写在本机关的稿纸上；二是在发文稿纸上填写有关栏目，包括“缓急、密级、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、附件、主题词、标题”。,表31机关发文稿纸,（3）主题词的标引。主题词，是在公文主题词表中经过规范化了的词，在文件中表达文件的主题，在文件检索中从主题角度表达检索文件的需求。标引，指对文件主题分析，把自然语言转化为检索语言，即对主题分析的结果赋予检索标志。对文件给予分类号标志称为分类标引；对文件给予主题词标志，称为主题标引。主题词标引，指对文件进行主题分析形成主题概念，在公文主题词表中选取一组主题词进行组配表达文件的主题概念，将选取的一组主题词按照一定的顺序标注在公文指定的位置上。,主题词标引的方法与要求：第一步，分析文件的主题，文件的标题通常表达了文件的主题。第二步，选定主题词，第三步，将选定的主题词按顺序填写在文件末页的“主题词”标志之后和发文稿纸的“主题词”栏。词目之间空1个字。,3.4.2审核审核又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。根据办法规定，审核的重点应包括以下几点：（1）是否确需行文。（2）行文方式是否妥当。（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。（4）公文格式是否符合办法的规定。（5）文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。审核完毕，应在拟稿部门意见栏相应的栏目内填写审核意见，并签署姓名与日期。经审核后，修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发。【补充阅读材料31】公文审核把关,3.4.3签发签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文的意见，并签注自己的姓名和日期的环节。领导人签发公文，一般作如下分工：（1）重要的或涉及面广的公文，须由机关正职领导或主持日常工作的领导人签发。（2）一般事务性公务或虽重要但有既定方针、政策的公文，经授权由机关分管该项工作的副职领导人签发。（3）办公厅（室）根据授权发布的公文，由被授权的办公厅（室）秘书长或主任签发。（4）联合发文，须经所有联署机关或部门的负责人，在发文稿纸的“会签”栏分别签署批准发出意见，并签署姓名和审批时间。【小思考31】,3.4.4复核复核是指公文在正式印刷前，文秘部门对其进行复查审核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,复核公文一般由机关秘书部门专职或兼职的公文审核人员承担。复核的任务和内容如下：1）审批、签发手续是否完备2）复核文稿的形式内容3）确定发文字号4）确定文件的分送单位和需要印制文件的总份数5）确定文件的发出方式6）批注印制文件的总份数和文件的发出方式7）下达印制文件任务8）完善文件定稿格式9）发文登记,表32打印任务单,表33发文目录账簿,表34发文明细账簿,3.4.5缮印1）缮印缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程。“缮”指缮写誊清；“印”指印制，有打印、铅印、胶印、复印等方式。缮印应注意以下问题：（1）必须忠实于经过审核签发的定稿，不允许随意改动原稿的文字、标点符号、格式，也不允许调换原稿的段落。（2）版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷等要符合相应的国家标准，符合国家行政机关公文格式中的相应规定等；字体大小得当，疏密相宜，字数和页数的多少相适应，要避免出现末页无正文的现象；缮印过程中要防止出现多页、缺页、倒页的问题。（3）缮印过程中应注意做好保密工作，不得让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件。（4）缮印程序如有必要还应建立相应的登记制度。,2）校对校对，是指以签发的原稿（即定稿）为底本，对缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。校对应注意以下问题：（1）初校与复校相结合。（2）以定稿为依据。（3）校改时文字要牵出版心。（4）校对工作完毕后，还应对文件的格式、各类附加标记作全面的复查，复查无误后，在发文稿纸的校对人栏目中填写校对人的姓名日期，然后付印。【补充阅读材料32】校对的方法,3.4.6用印1）用印用印，是指在印制或缮写好的文件落款处加盖发文机关或部门的印章。以机关领导人名义的发文，应当加盖领导人的名章。用印需注意以下几点：（1）用印必须经有关负责人批准，并由掌管机关印章的专门人员经手进行。（2）用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定稿相符，否则不得用印。（3）用印时，印面要端正清晰，用印的位置要正确。（4）要根据发文的印数核实用印的份数，超过印数的不能用印；要防止将印章错盖在漏印的空白纸上。（5）送印刷厂印制的文件，如需套印机关印章时，应派专人送取。（6）通过报刊等发布文件时，签发稿上应加盖印章。（7）文件盖印后，应将文件定稿和存本留下归档。,表35用印登记簿,2）装订装订是制作公文的最后一个环节。装订文件的方法是将文件每张一摞按页码顺序排列放置，按顺序在每摞上拿下一张，组合成一份文件。每份文件不缺页、不多页、不倒页。把每份文件的下边和右边整理齐，在文件左侧装订。每份文件应上下装订两个订书钉。两钉钉锯外订眼距书心上下各1/4处，允许误差4mm。钉锯距离左纸边为35mm。,3.4.7登记登记，是指文件用印之后、封发之前，对文件主要内容进行登记、检查的环节。其作用主要是为了便于对发文的管理、统计和核查。发文登记一般使用簿册式。采用簿册登记，一般以年度为单位，每年使用一册。一个单位常常有三种发文登记簿，即内收发的“发文登记簿”（见表36）、内收发对外收发的“送文登记簿”和外收发的“分发文件登记簿”（见表37）。,表36发文登记簿,3.4.8分发分发，是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。分发环节由文秘部门的内收发担任，工作内容有书写封面、装入文件、封口和发送。文件印制完毕即交内收发，内收发在分发程序进行前，应认真清点待发文件的份数（含附件数），并检查有无遗漏（如漏盖公章等）和错误（如缺页或倒页等）。然后根据主送、抄送机关分别装封，正确书写封皮内容，如有需要，还要加盖密级、急件印戳，经核对封皮及封装的文件之后，将封口封缄。绝密文件还应在封口处加盖专用密封章或粘贴密封标签。,表38发文通知单,发往单位：第一联年月日,发文通知单,发往单位：第二联年月日,3.5收文处理办法指出：“收文处理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核拟办、批办、承办、催办等程序。”3.5.1签收签收是收文处理的首要环节。只有对发送来的文件进行了签收，能对收文进行处理。一般大中型机关、企事业单位，在办公室都设立外收发和内收发。外收发一般设在本单位门岗的收发室，负责签收邮电部门投递来的非保密的挂号件、速递件、电报、传真件和外单位派人送来的非保密的函件。外收发在签收文件时，要进行清点，逐件检查封套上的收件单位名称是否是本单位，若封套破损、散包、被拆封，应当场查明原因，作适当处理。经清点检查无误后，才能签名验收。,3.5.2登记1）收文登记收文登记是指将收到的需要登记的文件的有关特征和日后处理文件的有关情况在“收文登记账簿”（见图39）上进行记载。“收文登记账簿”是收文的总账，记载了收文的基本特征和运转处理过程的轨迹，是收文处理过程中重要的基础环节，目的是为了便于处理和管理好文件、查找统计文件，便于追查问题责任。收文登记要做到“日清日结日分送”。,表39收文登记账簿,2）收文登记的范围需要登记的收文：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的文件。（2）下级单位报送来的请示性、报告性、建议性或批评性的文件。（3）其他单位发来的商洽性或需要答复的来函。（4）上级机关召开会议印发的会议文件材料。（5）带有密级的文件、刊物、资料等。,不需要登记的收文：（1）事务性通知（征订报刊、书籍的通知等）；与本单位无关的人事任免通知和启用印章通知。（2）日常事务性公文（介绍信、请柬、感谢信、回执单、便函、启事等）。（3）无保密要求的内部刊物、资料（工作简报、情况交流、业务通讯、会议简报等）。（4）公开发布的公文和私人信件等。,3）收文登记的方法通常使用簿册式登记，先将收文进行分类，然后按流水顺序登记，每类设一个账簿，或在一个账簿上用口取纸分类，在口取纸上注明文件类别。一般按如下几种类别分类：（1）按来文是否需要保密分类，可分为普通文件和保密文件。保密文件必须单独设立一个登记账簿。（2）按来文机关级别分类，可分为上级来文、下级来文、其他单位（平级、不相隶属机关）来文。（3）按来文的处理要求分类，可分为参阅性公文、承办性公文。,4）收文登记的要求（1）及时、全面。若同一天收文较多，先登记急件和重要件，再登记一般件。在收文处理过程中，对于各个环节的处理情况，也应及时登记，以全面掌握收文处理情况，控制收文的有效运转。（2）登记要字迹工整、清晰，要用钢笔、碳素笔，不能随意涂改文字。,3.5.3审核分送收文的审核指内收发人员对签收、登记的收文进行审查核对，以便分送处理收文。分送收文，指收发人员对收文审核后，按照既定的分发办法和领导人的批示意见，对收文进行分流处理，或将收文分别送达有关领导人和承办部门，供阅文或拟办、批办、承办。收文的审核是分送收文的前提和基础。,1）收文的审核办法指出：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用公文格式是否规范。”收文经审核后，将不符合办法规定的公文，经办公厅负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。,）分送收文的原则（1）按照既定的分发办法和领导人的批示意见分送收文。（2）分送收文要主次分明。首先要分清收文的主次，以保证重要和紧急的收文得到及时、有效地处理；其次要分清分送对象的主次，就要遵循“三主”优先的原则，即主要领导优先、主管领导优先、业务主管部门优先。（3）分送收文要及时准确。分送人员在收文登记、拟办、批办之后，都应及时分送收文，并且严格按照分送的范围分送，不要遗漏和错送。【小思考32】,3）收文的传阅收文的传阅是指分送人员按照办公室主任的指示或领导人的批示，将单份收文按照一定顺序送给几位有关领导人及部门负责人，供阅知或阅批。传阅的收文一般为单份，不准或不便或不必复印收文，又需要分送几位领导人及部门负责人供阅文和阅批收文的情况下，才需要采用传阅方式分送收文。传阅收文主要有4种方式，即轮辐式、集中传阅式、阅文室传阅式、回传式，分送人员应根据具体情况选用合适的传阅方式。对需要传阅的文件，传阅前应填写“文件传阅单”（见表310），将其附在文件前面，随文件一起运转，供领导人阅后签字和填写批示意见。【小