程序文件2018新版WORD版

程序文件（XXXX-CX-2018）XXXXXXXXXXXX 有限公司二零一六年二月1文件编号: XXXX-CX001-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 1 页 批准页 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日程 序 文 件版 本 号：第二版颁布日期：二零一六年二月十五日生效日期：二零一六年二月十五日文件状态： 受控 非受控编 号： 002 拟 制 人： 审 核 人： 批准人： 日 期：二零一六年二月十五日2目 录 序号 文件名称 文件编号01 第 2 版前言 XXXX-CX003-201802 发布令 XXXX-CX004-20181 保护客户机密信息程序 XXXX-CX01-20182 保证检测公正性程序 XXXX-CX02-20183 文件控制程序 XXXX-CX03-20184 合同评审程序 XXXX-CX04-20185 检测工作分包程序 XXXX-CX05-20186 采购管理程序 XXXX-CX06-20187 处理投诉程序 XXXX-CX07-20188 不符合检测工作管理程序 XXXX-CX08-20189 实施纠正措施程序 XXXX-CX09-201810 实施预防措施程序 XXXX-CX10-201811 记录控制程序 XXXX-CX11-201812 内部审核程序 XXXX-CX12-201813 管理评审程序 XXXX-CX13-2018 14 人员培训程序 XXXX-CX14-2018 15 设施与环境条件控制程序 XXXX-CX15-201816 内务与安全管理程序 XXXX-CX16-201817 允许方法偏离控制程序 XXXX-CX17-201818 检测方法的选择与确认程序 XXXX-CX18-201819 开展新项目评审程序 XXXX-CX19-201820 电子文件及数据控制程序 XXXX-CX20-201821 检测工作的监督控制程序 XXXX-CX21-201822 仪器设备管理程序 XXXX-CX22-201823 测量可溯源程序 XXXX-CX23-201824 标准物质管理程序 XXXX-CX24-201825 仪器设备和标准物质期间核查程序 XXXX-CX25-201826 样品管理程序 XXXX-CX26-201827 检测结果质量控制程序 XXXX-CX27-201828 结果报告管理程序 XXXX-CX28-201829 现场采样程序 XXXX-CX29-201830 安全作业程序 XXXX-CX30-2018文件编号: XXXX-CX002-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 2 页 目 录 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日331 环境保护程序 XXXX-CX31-201832 测量不确定度评定程序 XXXX-CX32-201833 实验室间能力验证管理程序 XXXX-CX33-201834 服务客户程序 XXXX-CX34-2018文件编号: XXXX-CX002-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 3 页 目 录 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4前 言程序文件是实验室实施质量管理的基础，是规定实验室质量活动方法和要求的文件，也是质量手册的支持性文件。本公司按照 2018 年 1 月 1 日起开始实施的检验检测机构资质认定的要求，结合本公司工作实际，制订第 2 版程序文件。 第 2 版程序文件共包括 34 个程序文件，内容覆盖了管理体系的适用要素、有关质量活动以及对质量活动的控制要求。编写时遵循系统性、协调性、逻辑性、可操作性的原则，以求更有效地指导公司的各项检测工作，提高质量管理工作的实效。二零一六年二月十五日文件编号: XXXX-CX003-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 1 版 第 4 页前 言 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日5文件编号: XXXX-CX004-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 5 页 发布令 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日发 布 令本公司依据第 2 版质量手册编写了第 2 版程序文件，经审核，符合检验检测机构资质认定要求，现予批准颁布，自 2018 年 2 月 15 日起实施。程序文件是质量手册的支持性文件，本公司的一切质量活动都必须严格执行程序文件，以实现科学、公正、准确、及时、满意的质量方针。实验室主任： 二零一六年二月十五日6文件编号: XXXX-CX01-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 1 页01 保护客户机密信息程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的为了保护客户机密信息和所有权。2.范围本程序文件包括了以下领域的机密：2.1 客户提供的样品及其技术资料；2.2 客户的专利权；2.3 对客户送检样品检测结果的所有权；2.4 对参加本公司间比对的检测结果进行保密。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 落实保护客户机密信息和所有权的各项措施所需的资源和责任人。3.2 技术负责人3.2.1 对各项保密措施的实施进行监督检查。3.3 综合部经理3.3.1 了解和掌握客户对机密信息和所有权的要求;3.3.2 对本公司保密设施进行检查，并提出改进意见和监督实施。3.4 样品管理员3.4.1 认真做好对客户的样品和相关资料在接收和传递过程中的保密工作，记录客户对样品及相关资料的保密要求；3.5 资料管理员3.5.1 做好对有保密要求的文件和资料的管理,防止保密文件丢失、损坏和随意借阅。3.6 其他有关人员3.6.1 自觉遵守本公司的保密规定，做好本公司的保密工作；4.工作程序4.1 样品和技术资料的交接 4.1.1 本公司在接受客户的检测任务时，样品管理员应向客户详细询问对样品及技术资料的保密要求，并记录委托人提交的所有样品、附件、技术资料和其它随带物品，客户有特殊要求时，样品管理员应按照客户的保密要求安排存放7技术资文件编号: XXXX-CX01-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 2 页01 保护客户机密信息程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日料和样品。4.1.2 样品管理员应主动询问客户样品是否需要保密，若需进行保密时，应在委托单下方注明“保密”字样。4.1.3 样品管理员在与客户完成样品以及技术资料的登记和交接后，双方应在委托单上签署交接人的姓名，在客户取回样品和技术资料之前，接收人应对此期间的保密承担责任。4.1.4 样品管理员应对需要保密的资料和样品，采取保密的隔离保管措施，对需要进行传递的与检测相关的文件资料，应由交接双方做好登记、签字的交接记录，防止在交接中出现丢失和泄密。4.1.5 传递中的接收人应按照本公司的保密要求和规定保管检测样品及其技术资料。4.1.6 本公司建立提供保密工作和保密要求的工作环境和条件，并落实专人负责。综合部经理应经常对这一保密设施的要求进行检查。4.1.7 检测后样品及技术资料应及时返回给样品管理员，由样品管理员按照客户的保密要求处置和保存。4.1.8 在确保其他客户机密信息的前提下，允许客户监视与其相关的检测和资料。4.2 保护客户的专利权和所有权4.2.1 本公司承诺保护客户的专利权和所有权。对客户提交的检测样品和技术资料未经客户的书面允许不得对样品和技术资料进行复印、拍照、录像或带离工作区域，不允许与检测无关的人员参观。4.2.2 分包检测时，本公司应对分包本公司提出保密责任要求，并对分包检测实施保密监督。4.2.3 本公司出具的检测报告的所有权属客户，未经客户书面同意，本公司承诺不公开和复制检测结果，不引用检测数据，不用于本公司和其他地方的科研与开发。4.2.4 本公司向客户出具的检测报告的著作权属本公司。员工根据需要可借阅，借阅时必须向质量负责人提出申请，经批准后，方可在本公司阅读，不允许将8资料私自带离本公司。文件编号: XXXX-CX01-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 3 页01 保护客户机密信息程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.2.5 未经本公司书面许可，客户不得部分复制检测报告和部分引用检测数据或结果（全文复制和引用除外）,否则本公司将视为客户侵害了本公司检测数据的著作权。4.2.6 监督检测的结果，在有关行政部门向外发布以前，任何人不得向外泄露。4.3 发送检测结果的保密要求4.3.1 本公司向客户发送检测结果时，一般采用客户当面办理领取手续。4.3.2 当客户要求用电话、传真或电子邮件的手段来传送检测结果时，业务部经理应先和客户确定传递方式、传送地址和经办人，并注意数据传输的完整性。不得在有外来人员在场的情况下进行传递，以便为客户保密。4.4 本公司间比对结果的保密4.4.1 参加本公司间比对的本公司所提供的检测数据和结果的所有权属于该参本公司，本公司对参加本公司间比对的数据和结果承担保密责任。4.4.2 负责本公司间比对的人员，应为参加的本公司所提供的样品和技术资料保密，相关样品和文件应登记造册，并放置在安全的地方，防止无关人员接触。4.5 电子存储、电子传输结果的保密本公司对保存在计算机内的客户机密信息和以电子形式传输结果报告时，实施同样的保密措施，详见电子文件及数据控制程序。4.6 监督检查和处罚4.6.1 全体员工必须自觉执行本程序文件制定的全部规定和要求。4.6.2 技术负责人负责对保密工作每年进行一次监督检查（见保护客户机密信息检查记录表），发现有违反保密规定的现象应予以及时的纠正和制止，防止偏离的进一步蔓延。4.6.3 对违反保密规定的人员，本公司将采取纠正措施，情节严重者将进行行政或司法处理。5.相关文件5.1记录控制程序 XXXX-CX11-201895.2电子文件及数据控制程序 XXXX-CX20-20186.记录无文件编号: XXXX-CX02-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 4 页02 保证检测公正性程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的为保证和维护本公司的检测能力公正性和诚实性。2.范围本公司检测能力的维护和行为规范的贯彻、执行与监督。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 批准和领导本公司的全体员工贯彻执行保证公正性措施；3.2 技术负责人3.2.1 协助公司总经理维护本公司检测资源有效配置；3.2.2 不断努力提高检测技术水平，监督检测技术活动和结果的有效性；3.3 质量负责人3.3.1 协助公司总经理维护管理体系文件并保持其现行有效；3.3.2 调查违背公正性、诚信度的行为，并向公司总经理报告工作。3.4 其他人员3.4.1 严格按照国家现行技术法规进行各项检测和其他活动，自觉抵制来自内部、外部的不正当的商业、财务、权利和其他方面的影响，保证检测工作的正常运行。4.工作程序4.1 为维护客户合法权益，保护客户对本公司的良好信心，公司总经理颁布了公正性声明，表明本公司不从事任何可能影响判断独立性和工作诚实性的活动，（详见质量手册）。本公司制定并发布了员工行为规范（详见质量手册），规定了对员工遵守法律、法规，抵制干扰、秉公办事，保护客户机密信息，保证数据的真实性和判断的独立性的要求，员工行为规范的控制10实施，确保公正性、诚实性的实现。本公司质量方针、质量目标中明确提出了公正性和诚实性的要求，全面贯彻和落实本公司质量方针、目标，将确保公正性、诚实性控制的实现。本公司向社会、客户做出的服务承诺，接受客户的监督，保证控制要求的实现（详见质量手册）。文件编号: XXXX-CX02-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 5 页02 保证检测公正性程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.2 自律、公正行为和诚实性的贯彻4.2.1 本公司将自律、公正行为准则、诚实性和质量方针作为全体员工的培训课程，对全体员工进行培训。4.2.2 全体员工应熟悉、理解和自觉遵守本公司的自律、公正行为和诚实性准则、质量方针，执行中如发现需要改进、提高和补充内容，可以及时向公司总经理报告，并提出合理的修订、补充建议。4.2.3 落实管理职责，明确授权签字人的职责范围，保证出具的检测报告和结果的一致性，准确、科学和公正反映被检产品的实际质量。4.2.4 设置足够的质量监督员，发挥其质量监督作用，对检测过程实施全过程的监督，形成有效的监督机制，保证公正性的实现。4.3 监督检查4.3.1 质量负责人应对本公司自律、公正行为和诚实性准则、质量方针的执行情况每年进行一次检查，并填写检测公正性检查记录表。4.3.2 检查中发现员工存在理解、掌握问题时，应组织培训。4.3.3 检查中发现员工有意违背自律、公正行为和诚实性准则、质量方针，质量负责人应报告公司总经理，对其培训教育、批评帮助、警告或其他行政、司法处理。4.3.4 对自觉遵守维护本公司自律、公正行为和诚实性准则、质量方针且能够提出合理建议的，应予以表扬和奖励。4.4 检测能力的维护4.4.1 公司总经理应经常听取技术负责人关于本公司技术资源配置和检测能力的情况，并对存在的问题和纠正、改进的措施提出要求。4.4.2 对技术资源配置和检测能力中存在的问题，公司总经理应给予积极协调11和解决，对纠正和改进计划和活动中出现的延迟给予积极负责的解决。4.4.3 公司总经理应充分重视能力验证、本公司间比对计划，将该项工作的计划和实施列入本年度的重点工作计划，并力争始终保持满意的程度。4.4.4 公司总经理应经常召集各部门负责人研究管理体系内部审核和评审的情文件编号: XXXX-CX02-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 6 页02 保证检测公正性程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日况，推进管理体系运行的水平，始终保持管理体系的符合性、有效性和适应性。4.5 检测能力的提高4.5.1 公司总经理应了解本公司的检测要求，了解国家法律法规对本公司的强制、推荐性技术和标准的要求，确定本公司的发展方向并策划本公司的发展计划。4.5.2 公司总经理应经常听取、了解有关客户利益的要求，从而分析本公司可能涉及到的法律责任和后果，及时采取积极的化解、预防和改进措施，防止酿成不良的后果。4.5.3 质量负责人应经常向公司总经理报告管理体系运行中存在的技术问题，并将本公司的发展策划转变为实施计划。4.5.4 质量负责人应经常保持与公司总经理的沟通，负责跟踪本公司认证标准和评审机构的要求，及时反映管理体系建设和运行中存在的实际问题，积极协助公司总经理维护本公司管理体系的完整性、符合性、有效性和适应性。5.相关程序5.1保护客户机密信息程序 XXXX-CX01-20185.2实施纠正措施程序 XXXX-CX09-20185.3实施预防措施程序 XXXX-CX10-20185.4内部审核程序 XXXX-CX12-20185.5管理评审程序 XXXX-CX13-20186.记录无121.目的为使管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。2.范围适用于本公司与管理体系所有文件的控制。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 批准质量手册、程序文件等重要的质量管理文件和和本公司外发文件的签发、上级来文的批阅。3.2 质量负责人3.2.1 负责组织编制质量手册、程序文件和管理类作业指导书；3.2.2 负责质量手册、程序文件和管理类作业指导书的审核；3.2.3 负责维护质量手册、程序文件的有效性。3.3 技术负责人3.3.1 负责组织编制、审批各种技术作业指导书；3.4 资料管理员3.4.1 负责管理体系文件的保管和发放.3.5 其它3.5.1 本公司的所有记录格式随导出文件一起由相关人员编制,审核和批准.4.工作程序4.1 文件范围4.1.1 内部文件：本公司内部编制的文件。包括：质量手册、程序文件，各类作业指导书和表单记录等。4.1.2 外部文件：与检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、文件编号: XXXX-CX03-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 7 页03 文件控制程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日13软件、指导书、教科书、备忘录、上级文件等。4.1.3 以上文件可能是硬拷贝、电子媒体及数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。4.2 管理体系文件的层次4.2.1 第一层：质量手册是本公司管理体系运行的纲领性文件，描述本公司质量方针、目标和管理体系各要素的要求、职责及途径；4.2.2 第二层：程序文件是质量手册的相关文件，对管理体系运行中各项质量活动的详细、明确描述。4.2.3 第三层：作业指导书是对完成各项质量/技术活动的规定，供人员作业执行。4.2.4 第四层：表单记录是管理体系各项质量活动的证据。4.3 管理体系文件的编制、审批和发布4.3.1 质量方针、目标应由公司总经理亲自主持制定，经领导层集体讨论后由公司总经理颁布。发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本公司的每一个具体岗位上。4.3.2 第一层次和第二层次文件由质量负责人组织编写和审核，公司总经理批准发布，表单记录随导出文件一起进行审核和批准。4.3.3 第三层次文件分根据类别不同分别由质量/技术负责人组织编制和审核,由总经理批准。4.4 管理体系文件的修订和维护4.4.1 第一层次文件应由质量负责人根公司总经理的要求安排修订，并维护其现行有效性。4.4.2 第二层次文件应由质量负责人根据公司总经理的要求和文件运行的问题安排修订，并维护其现行有效性。4.4.3 第三层次文件应由技术负责人根据检测能力的要求组织修订，并维护其现行有效性。4.4.4 质量记录由质量负责人组织修订，并维护其现行有效性；技术记录由技术负责人组织修订，并维护其现行有效性。4.5 管理体系文件的发放文件编号: XXXX-CX03-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 8 页03 文件控制程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日144.5.1 质量负责人批准管理体系文件的发放范围，资料管理员应建立所有文件、资料的帐目及明细（见内部受控文件登记表外来文件资料登记表）。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。4.5.2 资料管理员应建立保存有效的文件发放清单（见文件发放回收登记表），防止使用失效文件，使下发的文件始终处于受控状态。4.6 管理体系文件的更改和现行修订状态4.6.1 文件更改前，提出更改申请的人员应说明更改的理由（见体系文件更改审批表），必要时应提出书面依据及背景资料，报质量负责人批准。4.6.2 更改的审批应由该文件原审批部门或负责人组织进行，若因客观原因不能由原审批人审批时，可由相应职务的人员或指定人员进行审批，但必须具有相应的职责权限。4.6.3 本公司的所有文件不允许任何人进行手写修改,文件的修改由资料管理员采取换页等形式进行，修改的内容必须在文件修订页上予以体现.4.6.4 现行修订状态采用页眉或首页“版本号”和“修订次数”进行识别。4.6.5 文件修订后由质量负责人组织大家学习4.7 管理体系文件的作废、处理4.7.1 对失效和作废的文件，由资料管理员按原发放的范围和场所及时收回，防止误用。4.7.2 需作资料参考或出于法律和知识保存的，加盖“作废”标识章，以示区别，尤其在合订本标准中，有效文件应予以标明。4.7.3 资料管理员应对作废的文件及时清理，集中管理。需要销毁的文件执行本文件的 4.8.7 条规定。4.8 管理体系文件的保管和归档4.8.1 管理体系文件均应保存适当的期限。保存期限将根据文件的重要程度而定，一般为 1-3 年,其中质量手册和程序文件保存三年,作业指导书保存一年。4.8.2 管理体系文件的归档应同时满足记录控制程序的有关规定。4.8.3 管理体系文件应安全储存，防潮、防火、防虫、防丢失，编号登记保管。4.8.4 本公司人员借阅文件应经综合部经理批准，保密资料的借阅应经技术负文件编号: XXXX-CX03-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 9 页03 文件控制程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日15责人批准，外部人员借阅应经质量负责人批准，所有借阅均应办理借阅手续（见文件借阅登记表）。4.8.5 文件破损，影响使用时，可由使用者向资料管理员提出申请置换（见文件置换申请表），经质量负责人批准后，补发完好的有效文件，补发时，采用原编号，上交破损的体系文件，并由资料管理员负责按作废文件处理。4.8.6 文件丢失，应向资料管理员说明原因，提出书面申请（见体系文件置换申请表），经质量负责人批准后补发，补发时，采用新编号，原体系文件同时作废，丢失的文件一旦找到，应立即交资料管理员统一处置。4.8.7 超过保存期的档案资料和作废文件，由资料管理员填写文件销毁记录表，报质量负责人批准后销毁。4.9 管理体系文件的保密4.9.1 本公司保密文件管理应执行保护客户机密信息程序4.9.2 所有原始观测记录、计算和导出数据、检测/校准记录、报告/证书副本等资料均应为客户保密。4.9.3 需要保密的文件应由资料管理员专柜保管，网络文件由资料管理员实施保密监督。4.9.4 保密文件不允许上网运行，不得复制，不得个人保存。4.9.5 保密文件的借阅应向技术负责人提出申请，得到批准后在资料管理员的监督下查阅，不得带离。4.9.6 所有受控的管理体系文件的所有权和著作权归本公司所有，未经质量负责人批准，任何人不得私自向外界借出，不得转抄或复印。若发生此类问题，本公司将究责任者的责任。4.10 文件的媒体形式4.10.1 文件可以呈任何媒体形式，如纸张、硬拷贝或光电媒体等。计算机文件管理按计电子文件及数据控制程序执行。4.11 每次会议应填写质量活动/员工培训签到表4.12 管理体系文件分类、编号及标识规定（见附录 1）5.相关文件5.1保护客户机密信息程序 XXXX-CX01-2018文件编号: XXXX-CX03-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 10 页03 文件控制程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日165.2记录控制程序 XXXX-CX11-20185.3电子文件及数据控制程序 XXXX-CX20-20186.记录6.1受控文件清单 XXXX-GLJL07-20186.2受控文件发放、回收记录表 XXXX-GLJL04-20186.3文件借阅登记表 XXXX-GLJL06-20186.4文件修改申请表 XXXX-GLJL05-20186.5文件销毁记录表 XXXX-GLJL03-2018文件编号: XXXX-CX04-2018职业安全检测检验实验室第 2 版 第 12 页 04 合同评审程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的通过对要求、标书和合同进行评审，明确客户的要求，选择适宜的检测方法，确定满足客户要求的能力。2.范围2.1 客户与本公司达成的任何形式的合同或协议；2.2 为履行合同或协议所安排的评审；2.3 合同或协议履行期间客户提出的必要的修订。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 负责新项目、复杂、先进的或重大的项目合同的批准。3.2 技术负责人3.2.2 主持新项目、复杂、先进的和或重大的项目的要求、标书、合同的评审。3.3 业务部业务员3.3.1 负责组织对常规的、简单的检测项目的评审。4.工作程序4.1 合同签订4.1.1 业务部业务主任负责检测业务的开发,洽谈,合同的拟订,合同须经总经理签字后方为有效4.2 合同的分类4.2.1 按繁简程度分：174.2.1.1 常规的、简单的检测项目合同；4.2.1.2 新的、复杂的、先进的或重大的检测项目合同。4.2.2 按形式分：4.2.2.1 口头的要求或协议；4.2.2.2 书面的要求、合同（协议）。4.3 评审的内容技术负责人或业务部经理组织参加合同履行的综合部，业务部,财务部,检测部相关人员对草拟的合同进行评审，评审可从以下方面着手：4.3.1 技术要素（本公司是否具有相应的检测能力）；4.3.2 财务要素；文件编号: XXXX-CX04-2018职业安全检测检验实验室第 2 版 第 13 页 04 合同评审程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.3.3 检测（评价）报告交付要素；4.3.4 双方放弃权利和要求的声明；4.3.5 传送检测（评价）结果的要求；4.3.6 根据检测结果提供评价意见和建议的要求；4.3.7 合同变更或偏离的要求；4.3.8 其他要求（如在检测报告中给出测量不确定度的要求）等。4.4 评审的实施4.4.1 评审时机所有评审工作均应在要求、标书、合同承诺或签定以前完成。4.4.2 评审方式4.4.2.1 对于在本公司检测能力范围内的常规的、简单的检测项目，由业务部业务员对样品验收合格后在委托单上签字确认、注明日期即视为简单合同评审；4.4.2.2 对于新的、复杂的、先进的或重大的检测项目合同，由技术负责人组织相关人员对此项目的要求、标书、合同进行评审（见合同评审记录表），保留评审记录。根据评审结果，由公司总经理批准合同。4.4.2.3 对于顾客口头提出的要求，技术负责人负责组织人员用专业术语整理成书面材料。在评审过程中，对客户的要求出现的偏离，综合组负责与客户及时沟通，并在合同签定之前得到解决。4.4.2.4 对承接分包项目的分包方能力进行评审，其评审的依据为对分包方评18价的结果。对分包方的评价按检测工作的分包管理程序执行。4.4.3 合同内容应以本公司和客户双方均能接受为原则。4.5 合同修订4.5.1 技术负责人应及时了解合同的履行情况，当本公司或客户提出修订合同时，技术负责人及时组织有关部门/人员评审，修订合同，保留评审记录和补充合同。4.6 合同的偏离4.6.1 合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，技术负责人应及时向客户进行通报，以保证能得到客户理解或更改要求。4.7 沟通4.7.1 当合同或补充合同签定后,技术负责人及时将有关信息通知检测部.文件编号: XXXX-CX04-2018职业安全检测检验实验室第 2 版 第 14 页 04 合同评审程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.7.2 技术负责人负责将检测的进展情况与客户沟通。当合同需要修订时，应与客户联系及时解决，并将合同修订的信息通知给与之相关的所有人员。4.8 记录保存4.8.1 合同和合同修订文件、检测原始记录、检测报告副本及其他必要文件按文件控制程序归档保存。5.相关文件5.1文件控制程序 XXXX-CX03-20185.2检测工作的分包程序 XXXX-CX05-20185.3记录控制程序 XXXX-CX11-20186.记录6.1合同评审记录表 XXXX-GLJL08-201819文件编号: XXXX-CX05-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 15 页05 检测工作分包程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的为防止引入外来风险，规范分包检测活动，特编制本程序。2.范围分包合同的签订，对分包本公司质量的审核，分包检测的实施，对分包工作的保密要求。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 与分包本公司签订分包合同；3.1.2 负责批准合格分包方名册。3.2 技术负责人3.2.1 审核合格分包方名册。3.3 实验室主任3.3.1 组织对分包方进行评价,建立合格分包方名册；3.3.2 提出分包申请,组织分包的实施,对分包检测活动进行监督；4.工作程序4.1 检测分包的提出4.1.1 分包的条件204.1.1.1 本公司因工作量较大，暂无不具备检测技术而无法按常规完成检测的项目；4.1.1.2 暂时不具备能力（如设备检修期间，专业人员暂时离开）；4.1.1.3 长期分包、代理或特殊协议的检测项目；4.1.2 根据本公司检测工作的实际需要，检测部化验员提出需分包申请。4.2 分包方的评审与选择4.2.1 分包本公司应满足以下原则和条件：4.2.1.1 有合法的法律地位及合格的质量资质；4.2.1.2 固定的检测场所；4.2.1.3 有满足检测标准要求的检测设备；文件编号: XXXX-CX05-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 16 页05 检测工作分包程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.2.1.4 有完善的管理体系；4.2.1.5 有能力承担经济责任；4.2.1.6 有合格的操作人员；4.2.1.7 有满足检测要求的设施和环境条件；4.2.1.8 承诺保守秘密和履行合同。4.2.2 调查、评审4.2.2.1 在对分包本公司进行调查评审前，最好征求客户的意见和对分包工作的质量要求，当得到客户同意的书面答复后，将客户的质量要求一并纳入对分包本公司的调查评审的要素。4.2.2.2 实验室主任负责组织有关人员在选用分包方前对拟选用的分包方进行调查（见检测分包方能力调查表）、收集分包方的营业执照、资质等级证书及其他能力的证实材料，必要时对分包方进行管理体系审核，管理体系审核应执行内部审核程序。4.2.2.3 管理体系审核中出现可能影响到分包检测的问题，实验室主任应向分包本公司提出尽快整改的要求并跟踪实现。4.2.2.4 由实验室主任组织相关人员对分包方进行评审（见检测分包方审批表），建立合格分包方名册，经技术负责人审核,公司总经理批准后，此21名册将作为分包方选择的依据。4.2.3 选择4.2.3.1 实验室主任将根据具体项目在经批准的合格分包方名册中选用合适的分包方，实验室主任应将分包的情况以书面形式通知客户；4.2.3.2 实验室主任组织拟定分包协议书，与分包本公司签订分包合同，分包合同书中应包括：4.2.3.2.1 甲乙双方本公司名称；4.2.3.2.2 分包内容（检测项目）；4.2.3.2.3 检测方法的规定；4.2.3.2.4 完成时间和分包的操作人员（若有严格要求时）；文件编号: XXXX-CX05-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 17 页05 检测工作分包程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.2.3.2.5 分包仪器设备的配置和保证；4.2.3.2.6 分包的检测工作环境条件；4.2.3.2.7 对分包方管理体系的要求及证明文件（最好是在通过本公司认可的本公司或通过资质认定的本公司中间选择）；4.2.3.2.8 对分包方管理体系的审核（若没有管理体系证明）；4.2.3.2.9 检测报告的内容、形式；4.2.3.2.10 检测收费的价格；4.2.3.2.11 双方的责任和义务（如对样品及资料的完整性、安全性及保密性的要求）；4.2.3.2.12 分包方授权签字人的资格确认（分包合同的签字和分包报告的签字）；4.2.3.2.13 合同签订日期和有效期；4.2.3.2.14 合同审定后实验室主任签订分包合同。4.2.3.3 执行协议过程中，若分包方的条件发生变化，不能满足原协议的要求时，应及时中止协议，另选其他分包方。将分包变动情况以书面形式通知客户，得到客户的准许；4.3 分包检测的实施和监督224.3.1 实验室主任应组织分包检测的实施，分包检测实施前实验室主任应准备好有关技术标准、检测细则和样品制备的指导文件以及被检样品。4.3.2 为保证分包本公司出具的检测数据准确可靠，必要时由实验室主任或委托化验员到达分包检测现场，指导分包检测并对分包检测的过程进行监督，对原始记录进行校对。对校核中发现的问题，实验室主任应与分包本公司及时取得联系，并由其证实检测结果的准确性，否则重新进行检测；不定期对分包本公司进行技术对比检测或验证。4.3.3 分包检测工作结束后，实验室主任应验收分包检测报告的有效性和正确性，以及清点被检样品和文件。4.3.4 分包本公司出具的检测报告，提供给本公司的原始记录，必须符合规定要文件编号: XXXX-CX05-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 18 页05 检测工作分包程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日求，盖章生效。分包本公司的检测结果必须在本公司的检测报告中明显地表示出来。4.4 对分包工作的保密要求4.4.1 实验室主任应监督分包方履行保密的承诺。分包检测报告的所有权归客户，本公司和分包本公司未经客户书面允许不得引用分包检测的数据和结果。4.4.2 实验室主任不得将属于保密的技术资料留在分包本公司。4.4.3 分包本公司不得对被检样品进行照像、测绘，不得复制被检样品的技术资料。4.4.4 对分包工作的保密和违约处罚应执行保护客户机密信息程序。4.5 对客户的责任4.5.1 本公司对分包方的工作向客户负责，保证并证实分包方有能力完成分包任务，如果因分包方的工作质量问题，给客户造成损失，应由本公司直接向客户负责进行赔偿，满足客户的要求。由客户或法定管理机构指定分包方，本公司将不考虑任何责任的分担。4.6 记录管理4.6.1 检测分包的调查、评审、监督的有关记录、分包方完成的工作的相关记23录及分包方提供的数据记录连同原始记录一同存档保存5.相关文件5.1保护客户机密信息程序 XXXX-CX01-20185.2合同评审程序 XXXX-CX04-20185.3内部审核程序 XXXX-CX12-20185.4结果报告管理程序 XXXX-CX28-20186.记录6.1检测分包方评审表 XXXX-GLJL09-20186.2合格分包方名册 XXXX-GLJL10-2018文件编号: XXXX-CX06-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 19 页06 采购管理程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的为防止外部服务和仪器设备及消耗品的质量对检测结果造成影响，特编制本程序。2.范围对外部服务的要求，对仪器设备及消耗品采购、验收和存储的要求。3.职责3.1 公司总经理3.1.1 负责批准合格供应商名册和采购文件。3.2 质量负责人3.2.1 审核采购文件和合格供应商名册。3.3 综合部经理3.3.1 负责制定外部服务和供应品的需用申请计划；3.4 实验室主任3.4.1 组织实施仪器设备、消耗品及服务的验收；提出标准物质的采购计划。3.5 采购员3.5.1 负责对供应商的质量资质进行调查，建立合格供应商名册；3.5.2 负责按经批准的采购文件实施采购4.工作程序244.1 服务和供应品的识别4.1.1 对检测质量有影响的外部支持服务包括：仪器设备的计量检定/校准、仪器设备的搬运、安装、维修、保养、计算机系统维护（包括软件、硬件）及水、电的正常支持；4.1.2 对检测质量有影响的供应品包括：仪器设备及其零配件、检测过程中所需的标准物质、化学试剂及其他消耗材料。4.2 服务和供应品的分类4.2.1 服务包括：仪器设备的计量检定/校准；4.2.2 供应品包括：仪器设备、标准物质及重要的消耗材料。4.3 服务和供应商的评价、选择4.3.1 本公司应对服务和供应品的供应商进行评价和选择。4.3.2 服务即仪器设备的计量检定/校准的评价内容：文件编号: XXXX-CX06-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 20 页06 采购管理程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.3.2.1 仪器设备的计量检定/校准机构的法律资质文件；4.3.2.2 该机构提供的量值溯源的国家计量基准的证明文件（计量检定/校准的能力范围）。4.3.3 供应商(生产厂家)的评价内容4.3.3.1 服务或供货质量、信誉；4.3.3.2 交付进度、技术能力；4.3.3.3 履行合同情况；4.3.3.4 管理体系情况；4.3.3.5 货源是否稳定；4.3.3.6 价格是否合理；4.3.3.7 售后服务；4.3.3.8 包装运输质量；4.3.3.9 经营、生产的相关文件。4.3.4 评价、选择4.3.4.1 为保证外部服务和供应品的质量，试剂管理员负责组织对拟选用的标准物质及重要的消耗材料的供应商（生产厂家、中间供应商）进行调查，收集相关证实材料，设备管理员负责组织对仪器设备的计量检定/校准的机构进行调查，收集相关证实材料，254.3.4.2 采购员根据收集的信息，组织对外部服务和供应品的供应商进行评价，填写供应商评价表，报质量负责人审批；4.3.4.3 根据评价结果，采购员建立合格供应商名册，经质量负责人审核、公司总经理批准后发布使用；4.3.4.4 采购过程中应在合格供应商名册中选用供应商。如果合格供应商名册仍不能满足需要，则按以上要求，对拟选用的供应商进行调查、评价，合格后补入合格供应商名册，以供选择。4.3.5 再评价4.3.5.1 每年 12 月份，采购员组织有关人员对在册供应商在本年度内的供应情况进行评价；4.3.5.2 凡经评价不合格的供应商，将此供应商从合格供应商名册中删除。有新的供应商经评价合格，加入到新名册中，重新整理合格供应商名册，经文件编号: XXXX-CX06-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 21 页06 采购管理程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日质量负责人审核、公司总经理批准后使用。4.4 采购申请4.4.1 采购申请的提出4.4.1.1 检测部根据检测工作的需要，对供应品和标准物质的需求情况提出申请，填写采购申请表。采购申请表中应明确供应品的名称、规格、数量、技术要求等要求，报采购员。4.4.1.2 购置仪器设备时，由需用部门提出申请填写仪器设备购置申请表，写明购置理由及产品的质量、技术性能、指标的要求，报采购员。4.4.1.3 根据仪器设备的计量检定/校准的服务需求情况，设备管理员编制计量检定/校准的服务需求计划。服务需求计划中应明确服务的内容、时间要求、服务方的资质、服务质量等要求。4.4.2 采购的实施4.4.2.1 采购员将采购申请和服务需求计划报质量负责人审核，公司总经理批准后，由综合部采购员负责实施。4.4.2.2 采购员根据采购申请中的要求，选择合适的供应商。对重要的或大宗的供应品，应签定采购合同。采购合同中应明确供应品的名称、规格、型号、类别、等级、明确的标识、图纸、检查说明、质量要求、质量标准及其他技术26资料、验收时机和方式。4.4.2.3 设备管理员根据计量检定/校准的服务需求编写设备检定计划，经质量负责人审核，公司总经理批准后交采购员负责组织实施。采购员实施时应选择合适的计量检定/校准的服务供应商，并签定服务合同。服务合同中应明确服务的内容、时间要求、质量要求、服务的方式、验收标准及其他要求，明确双方的责、权、利等。4.5 验收4.5.1 购入仪器设备的验收综合部经理根据采购计划中的质量要求组织设备管理员等相关人员进行验收，验收后设备管理员填写仪器设备验收记录。验收包括：4.5.1.1 文件资料验证：合格证、说明书、保修卡、有关技术资料应齐全有效；4.5.1.2 实物验证：包装是否完好，仪器设备有无损坏、规格、型号、外观质量是否符合要求，随机附件是否齐全；文件编号: XXXX-CX06-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 22 页06 采购管理程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.5.1.3 调检测证：安装质量是否符合要求，仪器设备运转是否正常，技术性能、指标是否达到规定要求。4.5.2 其他供应品的验收4.5.2.1 供应品到货后，实验室主任组织样品管理员根据采购计划中的质量要求组织相关人员进行验收，样品管理员负责填写供应品验收单。4.5.2.2 验收内容4.5.2.2.1 资料验收：进货单的规格、型号、数量、质量是否与计划和采购合同一致，合格证、生产许可证和其他质量证明手续是否齐全。4.5.2.2.2 实物验收：是否符合采购合同中所要求的品种、规格型号、技术要求、数量、标识、包装，外观有无变形、过期、破损等。4.5.3 计量检定/校准的服务验收4.5.3.1 服务完成后，设备管理员组织相关化验员对其服务项目进行验收。4.5.4 经验收不合格的，按不符合检测工作控制程序处置，同时通知供应商。4.6 库房管理4.6.1 供应品验收合格后，试剂管理员填写入库单,同时按类别填写物品台帐。4.6.2 领用27化验员需领用物品时，填写领料单，经实验室主任审核，经相关人员批准后领取。试剂管理员按领料单发放物品。有保存期限要求的物品，应作到先进先出，防止过期浪费。4.6.3 贮存4.6.3.1 试剂室、取样器材室内物品分区贮存，有毒、易燃、贵重物品应设专库存放，严禁不同物品混放。4.6.3.2 试剂室、取样器材室应作到防火、防盗、防潮等要求，设置必要的设施并设专人保管。4.6.3.3 试剂室、取样器材室物品应有标识牌，进行正确的标识，作到帐物、卡相符。标识牌应包括物品的名称、规格型号、数量、检测状态。4.6.4 搬运4.6.4.1 物品在搬运过程中，样品管理员注意保护好物品。4.6.4.2 对易燃易爆、易碎、易损、防磁、贵重物品的搬运、应明确搬运方法、工具、人员的要求。文件编号: XXXX-CX06-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 23 页06 采购管理程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日5.相关文件5.1不符合检测工作管理程序 XXXX-CX08-20185.2仪器设备管理程序 XXXX-CX22-20186.记录6.1供应商评价表 XXXX-GLJL11-20186.2合格供应商名册 XXXX-GLJL12-2018 6.3采购申请单 XXXX-GLJL13-20186.4仪器设备验收记录表 XXXX-GLJL14-201828文件编号: XXXX-CX07-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 24 页07 处理投诉程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日1.目的及时收集并正确处理来自客户和其他方面的投诉，改进管理体系，增强顾客的满意程度。2.范围适用于所有来自客户和其他方面投诉的处理。3.职责3.1 质量负责人3.1.1 主持客户投诉处理工作，批准处置措施；3.2 业务部经理3.2.1 负责收集、汇总客户及其代表和其他外部的信息；3.2.2 负责与客户投诉的协调工作；3.2.3 负责组织对投诉的调查。3.3 其他部门3.3.1 负责协助行政部主任收集客户信息和其他外部信息，按本程序实施。4.工作程序294.1 信息受理4.1.1 信息来源：4.1.1.1 客户的投诉；4.1.1.2 走访、调查；4.1.1.3 消费者协会的报告；4.1.1.4 市场调研；4.1.1.5 媒体信息。4.1.2 投诉受理4.1.2.1 由业务部经理负责客户投诉的受理工作。直接与客户接触的人员也应随时了解客户不满意的信息，收集客户投诉和其他外部信息，及时上报业务部经理。4.1.2.2 业务部经理及相关人员应热情主动地接待客户的来访，耐心倾听客户的投诉，详细记录投诉的内容，填写客户投诉登记表。文件编号: XXXX-CX07-2018XXXXXXXXXXXX 有限公司第 2 版 第 25 页07 处理投诉程序 颁布日期: 2018 年 2 月 15 日4.1.2 业务部经理及时拆阅客户来函，仔细阅读来函内容，热情接听投诉电话并准确记录。填写客户投诉登记表，并保留投诉信函。4.2 调查核实4.2.1 业务部经理将收集到的投诉信息进行核实，向客户及其代表进行调查，了解事情的全过程，确定责任方及责任人，保留调查记录。4.2.2 对客户反映本公司工作人员工作纪律、职业道德方面的问题，按 4.3.8条处理。4.2.3 业务部客户专员受理投诉申请，详细记录投诉内容，填写好有关记录，并向质量负责人报告。质量负责人负责