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公文写作与处理,2012年8月,上海东方泵业（集团）有限公司 吴三江,前言,大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中使用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。 -著名作家、教育家叶圣陶,前言,由工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应当记住。而其中的一条就是：在这个文字密集的社会里，我们比任何时候都更需要具备最基本的读写技能。 -美国著名未来学专家约翰奈斯比特,前言,公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。 公文处理的正确与规范从一个侧面反映企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。,主要内容,一、公文概论 公文的概念、政府文件、种类、特征、作用、语言特点、分类、行文规则、公文格式、处理方法和程序 二、如何写好公文 三、公文写作相关资料 四、公文写作与办理中的常见错误 五、常用公文介绍 六、事务性公文介绍,一、公文概论什么是公文,公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。（广义公文、狭义公文）,企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有约束力和规范体式的文书（包括传真、电报、电子文件等） ，是贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。,一、公文概论广义和狭义之分,狭义的公文 广义的公文,规范性文书,法定性文书,机关事务性文书,日用性文书,各类专业文书,一、公文概论政府文件,*国家行政机关公文处理办法 *中国共产党机关公文处理条例 *国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法 *国家行政机关公文格式 *广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则 *广西壮族自治区人民政府及办公厅公文格式细则 *广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法 *南宁市人民政府及办公厅公文格式细则,一、公文概论公文的种类,公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。,不同的名称的公文能体现出公文制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现公文的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高公文工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,一、公文概论公文的种类,条例规定了14种党的机关公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 办法规定了13种行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 企业常用公文：决议、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、计划、总结、简报。,一、公文概论公文的特征,公文的 特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布,公文必须反映与处理公务活动,公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质,一、公文概论公文的作用,公文的 作用,一是法规和准绳作用,二是领导和指导作用,三是沟通和合作作用,四是宣传和教育作用,五是记录和凭证作用,一、公文概论公文语言的特点,准确：一字入公文，九牛拔不出 简明：句中无余字，篇内无赘语 朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰 庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩,公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、庄重。,一、公文概论公文分类,（一）根据公文的适用范围区分 1通用公文 主要指以下11个文种：通知、通报、报告、请示、公告、通告、决定、意见、批复、函、会议纪要。 2专门公文 也称专用公文，主要有以下6类：司法文书、纪检监察文书、经济文书、外交文书、科技文书、军事文书。,一、公文概论公文分类,（二）根据公文的来源和去向划分 1收文（包括：上级机关来文、下级机关 来文、平级或不相隶属机关来文）。 2发文（包括：对外发文、对内发文）。,一、公文概论公文分类,（三）根据公文所体现的行文关系区分 1上行文： 下级机关单位主送上级机关单位的公文（如议案、报告和请示等）。 2平行文： 发文机关单位主送平级机关单位或不相隶属机关单位的公文（如函、 通知等都可以平行）。 3下行文： 上级机关单位主送下级机关单位的公文（如通知、批复、决定等）。 4 泛行文： 指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公 告和通告就属此类。,一、公文概论公文分类,（四）根据公文内容的秘密程度及阅知范围区分 1绝密文件，指内容涉及党和国家重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文，为密级最高的公文。 2、机密文件，指内容虽不涉及党和国家重大核心秘密，但在一定时期、一定范围内需要严格保密的公文。 3、秘密文件，即虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。 4普通公文，指不涉及机密事项的公文，即通常所说的普发文。,三密件须按保密法要求办理,一、公文概论公文分类,（五）根据办文的时限要求区分 1限时文件（包括特急、急）。 （条例为特急、加急） 2非限时文件（也称平件、普通文件）。,当日办复,三日内办复,7-10日内办复,一、公文概论公文行文规则,一、确有必要，注重效用 二、依法行文，党政分开（党政机关应在各自的系统内制发公文） 三.联合行文 1、联合行文的前提是同级 2、联合行文一定要协商一致的原则 3、联合行文确有必要 四、抄送规则 1、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关 2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,一、公文概论公文行文规则,五、请示规则 1. 一文一事。 2、只写一个主送机关 3、不得抄送其下级机关。 4、不直接送领导者个人。 5、报告中不得夹带请示事项。 6、一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。 六、协商原则 办法十九条：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”,一、公文概论公文行文规则,七、企业部门行文 1、企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。 2、企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。 3、部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文。,一、公文概论公文格式,眉首： 印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 主体： 标题、主送机关、正文、附件说明（附件）、发文机关、成文时间、印章、附注。 版记： 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。,眉首,主题,版记,排印格式,一、公文概论公文格式,* 公文中的颜色 一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 * 排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,份号,秘密等级 和保密期限,空一字,平行文和下 行文发文机 关标识位置,不卑 不亢,上行文发文机 关标识位置,放低 姿态,上下 居中,公文首页必须显示正文， 发文机关过多只能挤发文 机关,不能挤正文，可将发 文机关字号缩小,行距缩小, 直至保证公文首页显示正 文为止。,机关 代号,年份,序号,居中, 六角括号,一、公文概论公文格式,成文时间： * 国标规定，成文时间用小写汉字，“零”写为“”. * 正常情况，成文时间与正文文字间空4行，右空4字。 * 成文时间以领导签发日期为准。 * 联合发文，以最后签发机关的签发日期为准。,正确：二五年十月二十七日 数字：二00五年十月二十七日 英文：二OO五年十月二十七日,位于成文日期左下方、主题词之上，用（）标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标 识在成文日期下一行。,用3号黑体字，居左顶格 标识,后标全角冒号；词 目用3号小标宋体字，词 目之间空1字，词语中间 不用顿号而是空格,数量 为35个,版记部分,主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋 体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,版记部分,印发机关和印刷日期同一行。打字校 对人员姓名和印刷份数同为最末一行。 用3号仿宋体字。印发机关左空l字， 印发日期右空1字。印发日期以公文 付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,一、公文概论公文处理方法和程序,三大环节： 1.发文处理 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2.收文处理 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办- 办复 3.公文管理 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,说说看,怎样才是一篇“好的公文”？ 制拟合法 运用合体 作用合适 语言简明,二、如何写好公文,1、参与实践、提高整体素质 2、学习写作知识，熟悉常用文体 3、多读古今中外优秀范文，巧于借鉴 4、善用网络 5、换位思考 6、打好腹稿 7、反复修改,行文目的和内容反映得好不好，是评价公文 的主要方面。 1、切实领会好领导意图 2、系统储备素材和观点 3、撰稿注意双层思维 4、努力深化公文主题 5、语言使用要得当,二、如何写好公文,1、切实领会好领导意图 （1）公文写作与领导意图的关系 （2）怎样领会领导意图 （3）熟悉领导者的领导习惯,二、如何写好公文,（1）公文写作与领导意图的关系 领导的认可程度和满意程度公文成功与否 公文写作任务下达情况： 职守写作 授命写作,二、如何写好公文,（2）怎样领会领导意图 学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。 主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。 积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。 直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。,二、如何写好公文,（3）熟悉领导者的领导习惯 感受并分析讲话人的思维特征。 感受并分析讲话风格。 感受并分析讲话人的观点和工作方式。 感受并分析讲话人的理论层次。 感受并分析讲话人的分析综合能力。,二、如何写好公文,2、系统储备素材和观点 （1）平时注意收集分析材料 以前的和最近的 正面的和反面的 点上的和面上的 （2）注意加强对材料的系统分析 （3）系统思索储蓄观点,二、如何写好公文,3、撰稿注意双层思维 （1）设计好文章结构（熟悉常用文体） （2）雕琢好文章品质,二、如何写好公文,（1）设计好文章结构 结构安排原则：不板不乱 纲目清楚、思路贯通 层次清晰，段落完整 衔接紧密，符合逻辑 开头明快，结尾有力 结构安排应考虑： 全面考虑阐述、分析、解决问题的需要层次段落要围绕主旨，按表现事物本质和特征的需要条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受各部分、各层次间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体,二、如何写好公文,（2）雕琢好文章品质 深入发掘主题 认真搞好修辞 注重改良文风,二、如何写好公文,4、努力深化公文主题 （1）公文深化主题的重点 （2）主题深化的方法,二、如何写好公文,（1）公文深化主题的重点 深化领导意图 对客观事物的再认识 政策策略的具体完善,二、如何写好公文,（2）主题深化的方法 敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。 深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。 标本兼治提出措施，正确合理解决问题。,二、如何写好公文,5、语言使用要得当 语法： 也叫“文法”，是语言的结构规律， 包括词法、句法等。 语气： 语法范畴之一。,二、如何写好公文,用好语法语气注意项： 1、确定预期基调 （文种格式、对象、事物的重要程度） 2、注意语气搭配 （表达的主题、行文方向、重要观点） 3、把握语气变化 （强制与说服结合、理性与感性结合、说理与启发结合）,二、如何写好公文,三、公文写作相关资料,公文常用特定用语简表 公文常用特定用语解释 公文写作常用习惯用语汇编 公文写作知识汇总,四、公文写作与办理中的常见错误,（一）行文错误 1、滥发文件 （1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。 2、行文关系混乱 （1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。,四、公文写作与办理中的常见错误,（二）文种使用中的常见错误 1、自制文种（生造文种并正式行文，如“申请”） 2、误用文种 （将事务文书中的文种作正式文种，如“工作要点”） 3、混用文种（如请示与报告、复函与批复） 4、越权使用文种（如条例，企业单位可以“规定”、“细则”等应用文种，并以转发通知的形式发布） 5、降格使用文种（应该用命令、指示发布的公文而用通知发布）,四、公文写作与办理中的常见错误,（三）版头使用中的常见错误 1、版头混用 将下行文版头用于上行文；使用“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。 2、使用非标准版头 使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。 3、使用没有版头的白纸印发文件,四、公文写作与办理中的常见错误,（四）发文字号中的常见错误 年号不全 括弧不对 常见错误 位置不当 序号累赘 一文多字号或一字号多文 跳号 字第搭配不当 自制发文字号,四、公文写作与办理中的常见错误,（五）签发人标注中的常见错误 上行文未标注签发人姓名 常见错误 下行文也标注了签发人姓名 标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它 们之间空两个字） 签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致 “签发人”与签发者姓名之间未加冒号,四、公文写作与办理中的常见错误,（六）公文标题中的常见错误 1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称， “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。 2、用发文字号代替文件名称，如：“关于字1997第号文的批复”。 3、文字累赘，如：人民政府关于认真贯彻落实政发 号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰 收的情况的报告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由 可概括，改为关于春耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常 出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻通知的通知的通， 应为关于贯彻通知的通知；又如关于请求解决的 请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就 是多余的。,四、公文写作与办理中的常见错误,4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复，标题中加书名号是错的。 5、缺少文种如市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：大学一九九年重点抓的八件实事就缺少“决定”这一文种。 6、发文机关简称不规范如：市计委二年工作计划，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。,四、公文写作与办理中的常见错误,（七）主送机关中的常见错误 1、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必 须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。 2、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。,四、公文写作与办理中的常见错误,3、多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。 4、主送个人 公文不得主送领导者个人。 5、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。,四、公文写作与办理中的常见错误,(八)正文中常见的错误 1、错别字(易错字词辨析) 2、标点符号错误（如何正确使用） 3、数字使用不规范，应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。,四、公文写作与办理中的常见错误,4、随意简称，如将“社会主义精神文明建 设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称 为高速公司”。 5、引文标注错误，未按所引用公文的发文 时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校 校字1997第号文件（关于的请 示）收悉。”,四、公文写作与办理中的常见错误,6、随意使用字体字号，正确的是使用3号或4号仿宋体。 7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。,四、公文写作与办理中的常见错误,（九）无正文说明标识中的常见错误 常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十）附件标识中的错误 1、有附件不标注。 2、附件名未标全称。 3、标注不规范，“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 4、内容不适，在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十一）发文机关标识中的错误 1、未标发文机关名称，用印章代替。 2、发文机关未用全称或规范化简称。 3、位置不当，常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十二）成文日期标识中的常见错误 1、将拟稿日期作为成文日期。 2、将打印日期作为成文日期。 3、汉字和阿拉伯数字乱用，在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”。（行政系统用汉字，党委系统用阿拉伯数字） 4、标识不全，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。 5、位置不当或与落款不协调，总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。 6、将月日写成“分子式” 如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十三）机关印章使用中的常见错误 1、当用不用，干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。 2、不当用却用了，印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。 3、位置不当，用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。 4、模糊不清，未及时清洗印章，使印记模糊不清。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十四）主题词标识中的常见错误 1、不标引主题词。 2、将标题简单切后分当主题词。应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。 3、任意生造主题词，不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的主题词表中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。 4、未先标类别词。 5、任意组配。 6、乱用标点符号，两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十五）抄送机关标识中的常见错误 1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。 2、抄送个人，公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。 3、抄送主送机关，既是主送机关就不必再抄送了。 4、滥抄滥送，将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。 5、标识不规范，抄送机关未分类或标点符号使用不当。,四、公文写作与办理中的常见错误,（十六）公文处理的误区 1、按照老一套标准和规范办文。 2、不加分析地把上级来文作为范文。 3、发往国外的函件用外文。 4、发往港澳台的函件用繁体汉字 。 5、以领导人签发代替办公（厅）室核稿。 6、用计算机起草公文时仅将定稿归档。 7、用传真件代替正式文件发文或归档。,五、常用公文,决定 决议 通知 通报 会议纪要 报告 请示 意见 函,五、常用公文决定,（一）适用范围：对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定。 嘉奖决定 （二）种类 处分决定 重大行动/安排重要事项决定,模版,XXXX公司关于XXXXXX(事由)的决定 XXXX(主送单位): 为了XXXXXX(目的),根据XXXXXXX(依据),经研 究,决定XXXXXXX(决定事项)。 一、XXXXXXXX。 二、XXXXXXXX。 （决定的具体内容） （印章） XXXX年X月X日,模版,XXXX公司关于表彰XXX的决定 XXXX(主送单位): 最近，XXXXXXX(被表彰人员或单位的事迹)。XXXX (被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神)。 为了XXXXXXX（表彰目的），根据XXXXXX（表彰依 据），决定对XXX等予以表彰（或授予XXX等XXXXX称 号。） 希望XXXXXXX（号召向先进学习，提出更高的工作要 求和希望）。 （印章） XXXX年X月X日,模版,XXXX公司关于对XXX处分的决定 XXXX(主送单位): 最近，XXXXXXX(违规违纪事实)。XXXXXXX（造 成的危害和产生的不良影响）。 根据XXXXXXX（处分依据），为了XXXXXX（目的 主旨），经研究，决定给予XXX（受处理的人或单位） XXXXXXXX（处分决定）的处分。 （印章） XXXX年X月X日,五、常用公文决议,（一）适用范围 决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其 决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。 事项性决议(事项性决议是对会议 讨论通过的具体事项的决议) （二）分类 重大问题决议(对会议关于重大问 题讨论后作出的总结性决议) 股东会决议格式范文,五、常用公文通知,（一）适用范围： 适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用 干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项等。 批转和转发性通知 传达或部署性通知 （二）种类 周知性通知 会议通知 人事任免通知,模版,关于印发XXXXX规定的通知 XXXX（主送机关）： 为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依 据），制定了XXXX规定，现印发给你 们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有 任何问题，请及时反馈XXXXX。 （印章） XXXX年X月X日,模版,关于XXXXXX（拟采取的措施）的通知 XXXX（主送单位）： 近期，XXXX（分析形式和存在问题）。根据XXXX（依据）， 为了XXXXX（目的），经研究，决定XXXX（拟采取措施），现就 有关事项通知如下： 一、XXXXXXXX。 二、XXXXXXXX。 三、XXXXXXXX。 XXXXX（希望和要求）。 （印章） XXXX年X月X日,模版,关于成立XXXXX（机构）的通知 XXXX（主送机关）： 为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据）， 决定成立XXXX（机构），负责XXXXXXX工作。现将 有关事项通知如下： 一、XXXXXXXXX。 二、XXXXXXXXX。 （印章） XXXX年X月X日,模版,关于召开XXXXX会议的通知 XXXX（主送机关）： 为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），XXXXX（主 办单位）决定于XXXX年X月X日在XXXX（地点）召开XXXXXXX 会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容：XXXXXXX。 二、参会人员：XXXXXXXXX。 三、会议时间、地点：XXXXXXX 四、其他事项： （印章） XXXX年X月X日,五、常用公文通报,（一）适用范围：适用于表彰先进，批评错 误，传达重要精神或者情况。 表彰通报 （二）种类 批评通报 情况通报,模版,关于表彰XXX（集体或个人）的通报 XXXX（主送机关）： XXXXXX（受表彰对象的先进事迹）。XXXXX（产生 的积极影响和表现出的精神）。为了XXXXX（目的），根 据XXXX（依据），经研究，决定对XXXX等予以通报表 彰。 希望XXXXXXXXX（号召向先进学习，提出更高的工作 要求和希望）。 （印章） XXXX年X月X日,模版,关于XXXXXXX问题的通报 XXXX（主送机关）： XXXXXX（违规违纪的事实和做法）。 经查，XXXXX（调查结果）。 为了XXXXX（目的），根据XXXX（依据），经研 究，XXXX（对通报对象的结论和处理意见）。 希望XXXXXXXXX（警示教育和杜绝措施）。 （印章） XXXX年X月X日,模版,关于XXXXXXX情况的通报 XXXX（主送机关）： XXXX年X月X日，XXXX（单位）在XXXX（地点）发XXXXXXX 事故（事件）。XXXXXXXXX（事件的性质）。为XXXXXXXX（目 的），进一步加强XXXXXXX工作，防止此类事故（事件）的发生， 现将XXXXXX事故（事件）情况通报如下： 一、XXXXX（事故或事件的原因分析）。 二、XXXXX（对有关单位或人员的处理情况）。 三、XXXX（应吸取的教训和拟采取的措施）。 （印章） XXXX年X月X日,五、常用公文请示,请示，是向上级机关请求指示、批准时所使用 的公文。 请求性的上行文 事前行文（在工作、事情进行之前或采取措施之前）,上级机关不管同意与否都必须及时给予批复,五、常用公文请示,（一）适用范围 第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循 而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时 候，要用请示。 第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时， 因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机 关批准时，要用请示。,五、常用公文请示,第三，下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的 办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能 力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请 示。 第四，下级机关对有关方针、政策和上级机关发布 的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要 用请示。 第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分 歧，需要上级机关裁决时，需要请示。,五、常用公文请示,（二）种类 请求指示的请示：要政策、要办法 请求批准的请示：方案、规划、措施 请求帮助的请示：人、财、物,五、常用公文请示,请示的结构和写法 发文机关、事由、文种 只写发文事由和文种 标题： 不能只写文种 要准确点出请示事项。 主送机关： 坚持“主送一个机关”的原则。特殊情况可 分别行文或以“并”字区分主办机关 请示缘由（原因、背景、依据、理由） 请示 正文 请示事项、问题（具体、清楚、一目了然） 收尾，即批复的要求（妥否，请批示等） 落款 写明制发机关名称 日期,引起重视和关 切、迫切感,便于上级判断、 表明态度,模版,XXXX（单位）关于XXXXXXX（事由）的请示 XXXX（主送机关）： 为了XXXXXX（目的）， 根据XXXXX（依据），我单位拟XXXXXXX （意图主旨）。XXXXXX工作进行了认真总结。现将有关情况和意见 请示如下： 一、XXXXXX（工作基本情况）。 二、XXXXXXX（请示事项的必要性和可行性及其意义）。 三、XXXX（具体方案和请示事项）。 妥否，请批复。 （印章） XXXX年X月X日 （联系人及电话：XXX XXXXXXXX）,五、常用公文意见,（一）适宜范围：对重大问题提出见解，对重 要事项提出解决办法。 直接指导性意见 （二）种类 按作用分 批转行意见 建议性意见 上行意见（求批型） 按行文方向分 平行意见（供参考） 下行意见（具有强制性）,五、常用公文意见,意见的结构和写法,.标题：“发文机关+发文事由+文种”、 “发文事由+文种” 国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见 .主送机关：上行或平行的“意见”其主送机关一般只写一个 下行“意见”可一一写明，亦可泛称 .正文：开头说明发文缘由情况、问题、依据、目的、意义等 主体分成若干小点写，每一点概括一个小标题（或段旨句） 分述目标任务、实施要求、措施办法或建议事项、见解看法 结尾呈转性意见：“以上意见如无不妥，请批转执行” 呈报性意见：“以上意见供领导决策参考”，“以上意见供参考” 指导性意见：“以上意见，请结合实际情况贯彻执行” 4、成文日期加印章,注意： 不能同时省去发文机 关和发文事由，只写 “文种”,有些结尾可事终墨断，自然收笔,五、常用公文报告,（一）适用范围 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建 议，答复上级机关的询问或交办的事项、上报有关材 料等。 呈报性报告 下级把工作情况及意见直接呈报上级，使其了解的报告 （二）种类 承转性报告 下级把某项工作情况和有关此工作的意见、措施呈报上 级，使其了解并要求其批转有关部门参考、执行的报告,五、常用公文报告,报告的结构与写法 (一) 报告的标题，如不写发文机关，只写事项和文种或者只写文种，必须在落款处写明制发机关的名称。 首先 报告的原因和目的 呈报性报告的正文 其次 报告内容 最后 以“特此报告”、“以上当否，请指正”之类结尾 首先 报告的原因 呈转性报告的正文 其次 具体阐述工作安排的有关规定、措施和方法 最后 用“以上报告如无不妥，请予批转执行”等结尾 落款： 在正文之后的右下角写明制发机关的名称，如标题中已写明，则可省略,模版,XXXX（单位）关于XXXXXXX工作的报告 XXXX（主送机关）： 根据XXXXX要求（或XXXX以来），我们XXXXXXXX（概述工 作背景或基本情况），对XXXXXX工作进行了认真总结。现将有关 情况报告如下： 一、XXXXXX（工作基本情况）。 二、XXXXXXX（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产 生的效果等）。 三、XXXX（存在问题及拟采取的对策措施）。 四、XXXXX（下一步工作安排和思路）。 （印章） XXXX年X月X日,常用公文请示、意见和报告的区别,常用公文请示、意见和报告的区别,常用公文请示、意见和报告的区别,常用公文请示、意见和报告的区别,五、常用公文函,五、常用公文函,模版,关于征求XXXXXXX意见的函 XXXX（主送机关）： 为了XXXXXX（目的）， 根据XXXXX（依据），我们拟 XXXXXXXX（或我们研究制定了XXXXXXX）。现就 XXXXXXXX有关问题征求你们意见，请研究提出修改意见， 于XXXX年X月X日前函告XXXXXXX。 联系人：XXX 电话：XXXXXXX （印章） XXXX年X月X日,模版,关于XXXXXXX有关意见的复函 XXXX（主送机关）： 你们关于征求XXXXXXX意见的函（文号）收 悉。经研究，现将有关意见函复如下： 一、原则同意XXXXXXXX。 二、XXXXXXXX（具体意见）。 （印章） XXXX年X月X日,五、常用公文批复,（一）批复含义和特点 批复，是答复下级机关的请示事项所使用的公文。 批复属于下行文，一般是一个申请一个批复，不涉及请示以 外的事项或问题。 针对性（一问一答，一求一应） 特点 权威性（代表上级的权力和意志，具有约束力） 简要性（只有结果，没有分析和阐述）,越权批复 无效,五、常用公文批复,（二）批复的结构和写法 1、标题：发文机关发文事由文种 或 发文事由文种 2、主送机关：发出请示的下级机关（有时也抄送少数有关机关） 3、正文： 批复引据（通常引用请示的来文日期、文号和标题收悉 ） 批复事项（逐点列出，态度明朗，不能含糊其辞） 执行要求或结语（如“请遵照执行”等，也可省略） 4、落款：在正文之后的右下角写明制发机关的名称，标题中已 写明发文机关的，可不用落款 5、日期：写明制发批复的年、月、日,不能只写 文种,模版,关于XXXXXXX有关问题的批复 XXXX（主送机关）： 你公司关于XXXXXXX的请示（文号）收悉。 根据XXXXXXXXX（依据），经研究，同意你们关于 XXXXXXX（主旨）。请你们XXXXXX（提出进一步 做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关 要求）。 （印章） XXXX年X月X日,范例,中国保险监督管理委员会 关于设立广州国汇保险经纪有限公司的批复 ： 你们提交的广州国汇保险经纪有限公司设立申请材料收悉。经审核，批复如下： 一、批准设立广州国汇保险经纪有限公司。 二、公司注册资本：人民币500万元。其中，陈戎出资200万元，出资比例为40%； 何伟生、阮广杰各出资150万元，出资比例各为30%。 三、公司业务经营区域：中华人民共和国行政辖区（不含港、澳、台）。 四、公司住所：广州市越秀区农林下路5号亿达大厦701室。 五、公司可经营下列业务： 六、核准陈戎的董事长任职资格，核准何伟生的总经理任职资格。 七、公司须持本批复及中国保监会颁发的保险经纪机构法人许可证，到工商行政 管理部门办理有关工商登记手续，方可开业。 八、公司应依法经营，并执行中国保监会的有关政策，相关内容可登录中国保监会网 站查询。 二七年十月三十一日,五、常用公文会议纪要,（一）适用范围 适用于记载和传达会议情况和议定事项。（一般的事务性会议不需要写纪要） （二）作用 1、向上级汇报，以便及时得到指导 2、向下属单位传达会议精神和会议决议，以更好地贯彻会议精神，指导具体工作，解决相关问题。 决议型会议纪要 （三）分类： 重要工作会议纪要 学术会议的会议纪要,五、常用公文会议纪要,（二）会议纪要的结构和写法 1、标题：一般在“纪要”之前冠以会议名称 2、会议概况：召开会议的根据和目的、起止时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。 3、主体：反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项。 4、结尾：一般指明方向，提出希望。也可以将纪要内容写完，即自行结束,五、常用公文会议纪要,要注意的问题 1、注意记实性。在忠实于会议主要精神的前提下，可以对会议的内容进行分析归纳，取其精华，摘其要而记之。 2、突出中心。有时一个会议要涉及许多问题，写纪要时一定要抓住这次会议所集中解决的主要问题，形成纪要的中心。 3、纪要涉及的认识和结论应当是经会议讨论统一通过了的，如有保留意见，可另作说明。对于尚未解决的问题，也可以附记于纪要之后。,范例,浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要 时间：2009年2月22日 地点： 主持人： 出席：、 本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内部管 理等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相关证书借 用、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将会议议定事项纪 要如下： 一、会议听取了。 二、会议指出，。 三、会议对解决现阶段的问题作了明确。 1. 2. 浙江欣捷建设有限公司 2008年2月22日,唯一不盖章的公文,五、常用公文特点辨析,几种常用公文文种的特点辨析及其区别,六、事务性文书,计划 总结 调查报告 简报 备忘录 文案策划 会议记录 商业传真,六、事务性文书概述,六、事务性文书计划,六、事务性文书计划,六、事务性文书计划,六、计划的写作结构,六、事务性文书总结,六、事务性文书总结,（二）总结的分类 1.综合性总结 2.专题性总结 （三）总结的结构 1.标题：与“计划”标题写法类似。 ()单位名称时间期限内容范围文种（多用于 工作总结）. 如：公司2010年安全工作总结,六、事务性文书总结,() 类似于一般文章的写法 如: 巩固责任制，发展新农业 以提高经济效益为目标搞好财会工作 市第一机床厂是怎样扭亏为盈的 （）正副标题法 如: 保证质量薄利多销 迎宾楼菜馆2010年改进服务工作总结 白手起家艰苦创业 巢湖地区振兴房地产开发公司创业之路,六、事务性文书总结,2.正文 ()基本情况概述（导言） .概括式 简要介绍基本情况，注意不要求全求详,与中心无关的不写。例 如： 武钢是新中国成立之后建设起来的大型钢铁联合企业，70年代 从国外引进了1.7米轧机系统。1989年末已拥有固定资产总值66 亿元，净值42.6亿元,职工12万人。30多年来生产建设一直在向前 发展,特别是党的十一届三中全会以来的十多年来里，企业面貌发 生了深刻的变化,走出了一条坚持社会主义方向的质量效益型的发 展道路。,六、事务性文书总结,B.提问式 提出问题，点明总结的重点，引起人们的注 意。例如： 一要改革，二要发展，这是当前成人教育面 临的两大问题。怎样改革？如何发展？二者是 什么关系？对这些问题必须认真思考，给予正 确的回答。 （）做法、成绩与经验 （）存在的问题和今后努力的方向,六、事务性文书总结,3.写作要求 ()全面地掌握有关材料（典型材料、有关数字） ()要写出自己的特色 ()要找出规律性的东西 ()叙议结合，语言合体,六、事务性文书调查报告,六、事务性文书调查报告,六、事务性文书调查报告,六、事务性文书调查报告,(二)前言 调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料 的结构顺序来安排，常用的有以下几种类型： 1.提要式 2.交代式 3.问题式,六、事务性文书调查报告,(三)主体 前言之后、结语之前的文字，都属于主体。 1.用观点串联材料 2.以材料的性质归类分层 3.以调查过程的不同阶段自然形成层次,六、事务性文书调查报告,(四)结尾 调查报告常在结尾部分显示作者的观点，对 主体部分的内容进行概括、升华。 1.概括全文，明确主旨 2.指出问题，启发思考 3.针对问题，提出建议,六、事务性文书简报,一.简报的涵义 简报是情况的简要报道。 特点： 1.内容具有汇报性、指导性、交流性。 2.用事实说话。 3.篇幅简短。,六、事务性文书简报,六、事务性文书简报,六、事务性文书简报,六、事务性文书简报,五、简报写作注意事项 * 简报反映的内容要真实，反映的情况要准确。 * 文笔要简洁，要讲究时效。 * 简报不宜编发过多,六、事务性文书备忘录,电话留言,备忘录,六、事务性文书文案策划,企业运作离不开创意性策划，文案策划就是将独特的想法设计成一个切实可行的具体操作方法，并形成计划性文字。 写作要求 1. 围绕主题，点名宗旨和目的 2. 精心构思，搭好框架 3. 逐项设计内容 4. 表达精确、生动，有可操作性 5. 明确工作程序（包括分段目标、人员、资金、实施 步骤和方法,六、事务性文书会议记录,用处真实客观反映会议内容和进程，为日后存 查备考提供历史依据 种类：摘要记录、详细记录、音像记录 格式： 1. 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人） 2. 正文（按会议进程记录内容） 3. 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）,六、事务性文书商业传真,商务传真写法,对外传真，正规封页 填写齐全，不要遗漏 机密文函，注意保密 书写内容，如同信函 有效利用，电脑传真,谢谢大家！,