付款审批制度

内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                  深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司   第  1 页  共  9 页付 款 审 批 制 度为 了 加 强 公 司 的 财 务 管 理 ， 提 高 资 金 的 使 用 效 率 ， 强 化 资 金 的 内 部 控 制 ， 严 格 贯 彻公 司 制 定 的 预 算 标 准 ， 明 确 各 项 资 金 支 付 的 审 批 权 限 及 审 批 程 序 ， 有 效 按 制 公 司 的 各 项 费用 成 本 及 资 金 风 险 ， 特 制 定 本 制 度第 一 章 借 款 管 理 规 定 及 借 款 流 程一 借 款 管 理 规 定（ 一 ） 出 差 借 款 ： 出 差 人 员 凭 审 批 后 的 出 差 申 请 表 按 批 准 额 度 办 理 借 款 ， 出 差 返 回 后 7个 工 作 日 内 办 理 报 销 还 款 手 续 。（ 二 ） 工 作 临 时 借 款 ： 业 务 费 、 购 买 零 星 设 备 等 ， 借 款 人 员 应 及 时 报 帐 ， 在 工 作 事 项 完 成 后5 日 内 必 须 办 理 报 销 手 续 ， 除 周 转 金 外 其 他 借 款 原 则 上 不 允 许 跨 月 借 支 。（ 三 ） 员 工 借 用 生 活 费 用 ： 原 则 上 公 司 不 予 借 款 ， 特 殊 情 况 情 下 当 月 借 款 ， 当 月 领 取 工 资 时归 还 。二 、 借 款 销 账 规 定（ 一 ） 借 款 销 帐 时 应 以 借 款 单 为 依 据 ， 据 实 报 销 ， 超 出 借 款 单 范 围 使 用 的 ， 须 经 部门 领 导 批 准 ， 否 则 财 务 人 员 有 权 拒 绝 销 帐 ；（ 二 ） 借 款 未 还 者 原 则 上 不 得 再 次 借 款 ， 逾 期 未 还 者 转 为 从 借 款 从 当 月 工 资 中 扣 回 。三 、 借 款 流 程借 款 人 按 规 定 填 写 借 款 单 ， 必 须 注 明 ：拟 制 部 门 财 务 部 拟 制 日 期 2013-10-26 拟 制 人文 件 编 号 JL-CW-001 审 核 日 期 审 核 人版  本  号 1.0 生 效 日 期 2014-1-01 批 准 人密     级 普 总 页 数 共 7 页 发 文 范 围 全 员 阅 签内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 2 页   共 9 页 1、 借 款 事 由 ；2、 借 款 金 额 （ 大 小 写 须 完 全 一 致 ， 不 得 涂 改 ） ；3、 预 计 报 销 日 期四、审批流程（一）出差借款及工作借款审批流程：主管部门负责人审核签字财务部门复核 总经理审批。（二）员工借用生活费用审批流程：部门负责人审核签字行政部经理审核签字财务部门复核公司总经理审批。五、财务付款凭总经理签字的借款单，出纳按照对应金额转账到员工对应的工资卡里。第 二 章 日 常 费 用 报 销 规 定 及 流 程一、日常费用范围主要包括差旅费、电话费、水电费、交通费、办公费、餐费、经营需要的低值易耗品及机器设备的零星备品备件、业务招待费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。二、费用报销的一般规定(一) 财务部对费用报销规定一个星期报账一次，在每周的周二统一报帐。各项报销报财务审核其合法性，真实，核算金额无误后，递交上级审批，审批完后出纳在规定的支付日付款，报销人在填写费用报销单时需在报销申请单上的领款人处签字。出纳支付报销后，归集报销单据递交财务入账.内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 3 页   共 9 页 （二）报销时需要正确填写费用报销单，报销单附件必须是正规定的发票且要分类整理粘贴好。（三）原则上当月发生的费用务必在当月内报销完毕，否则将按照对应扣罚标准来执行。（四）必须按照实际发生的金额报销，报销金额不得超出票面金额。（五） 对违反规定用途和不符合标准的支出，财务不予报销，由报销人自行承担。三、 费用报销的一般流程（ 一 ） 报 销 人 整 理 报 销 单 据 并 完 整 填 写 对 应 费 用 报 销 单 ， 须 办 理 申 请 或 出 入 库 手 续 的 应附 批 准后 的 申 请 单 或 出 入 库 单 ；（ 二 ） 审 批 流 程 ： 部 门 经 理 审 核 签 字 部 门 负 责 人 审 批 财 务 部 门 复 核 公 司 总 经 理 审 批 出 纳 处 报 销 入 账四、办公用品的采购、保管及领用相关规定（ 一 ） 办 公 用 品 的 采 购1、  办 公 用 品 的 购 买 由 需 求 人 员 拟 报 需 求 计 划 表 于 每 个 月 的 3 号 前 报 到 人 事 行 政 部 ， 由人 事 行 政 部 专 人 负 责 购 买 和 实 物 管 理 ， 由 财 务 部 负 责 审 核 监 督 计 划 执 行 ， 凡 超 出 计 划 或 未经 财 务 、 公 司 总 经 理 审 核 的 一 律 不 予 报 销 。2、 办 公 用 品 购 进 原 则 上 归 口 部 门 为 公 司 人 事 行 政 部 ， 任 何 部 门 及 个 人 不 允 许 自 行 采 购;对 于 异地 办 事 处 及 分 公 司 需 采 购 办 公 用 品 的 ， 应 事 先 在 OA 上 填 写 综 合 申 请 单 ， 经 批 准 后 由 专 人自 行 采 购 ， 报 销 时 必 须 附 上 办 公 用 品 明 细 清 单 ；3、 采 购 办 公 用 品 应 采 取 询 价 制 ， 在 同 等 质 量 、 价 格 低 廉 前 提 下 采 取 定 点 、 定 期 结 算 。 人 事行 政 部 要 定 期 上 报 综 合 申 请 单 （ 附 拟 采 购 明 细 表 ） ， 由 公 司 总 经 理 （ 或 授 权 ） 审 批 ， 方可 购 买 。 每 次 采 购 完 后 ， 要 及 时 将 发 票 、 入 库 单 及 实 际 采 购 清 单 等 资 料 到 财 务 部 报 账 ， 以此 作 为 定 期 支 付 办 公 费 的 依 据 ；内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 4 页   共 9 页 4、 凡 各 部 门 自 行 申 请 购 买 与 工 作 业 务 相 关 的 书 籍 ， 一 律 视 为 公 司 购 买 的 办 公 用 品 ， 员 工 报销书 籍 时 ， 先 由 人 事 行 政 部 办 理 登 记 入 库 领 用 手 续 ， 后 方 可 到 财 务 部 门 报 销 。（ 二 ） 办 公 用 品 的 保 管 及 领 用1、 人 事 行 政 部 对 购 入 的 办 公 用 品 要 设 专 人 管 理 ， 货 到 时 办 理 入 库 填 制 办 公 用 品 入 库 单,领 用 时办 理 出 库 手 续 ,并 建 立 收 、 发 、 存 备 查 帐 ， 以 备 查 验 ， 每 季 度 末 按 要 求 将 本 季 度 领 用 及 实 际结 存 （ 盘 点 表 ） 明 细 表 报 公 司 财 务 部 ， 纳 入 公 司 统 一 财 务 核 算 范 围2、 一 些 应 急 用 办 公 用 品 （ 如 ： 矿 泉 水 、 一 次 性 水 杯 、 面 巾 纸 等 ） 、 清 洁 用 品 （ 如 ： 洗 洁 精 、香 皂 、 洁 厕 灵 等 ） 等 支 出 ， 根 据 需 要 人 事 行 政 部 可 直 接 进 行 采 购 ， 在 商 场 采 购 的 ， 需 有 与发 票 相 对 应 的 电 脑 小 票 ， 凭 单 据 统 一 按 公 司 报 销 程 序 ， 经 审 批 后 交 财 务 部 报 销 。五、员工工作餐及会议餐的报销规定1、 原 则 上 公 司 员 工 加 班 不 执 行 工 作 餐 制 度 ；2、 由 公 司 牵 头 的 员 工 工 作 餐 及 会 议 餐 ， 应 由 经 办 人 填 写 工 作 餐 申 请 表 ， 经 总 经 理 签 字 后 ，提 交 到 行 政 部 ， 由 行 政 部 统 一 按 标 准 统 计 叫 餐 ；3、 员 工 工 作 餐 及 会 议 餐 报 销 标 准 ： 普 通 员 工 的 工 作 餐 ， 每 人 每 餐 15 元 ； 部 门 经 理 及 部 门 总 监的 工 作 餐 每 人 每 餐 20 元 ；4、 员 工 工 作 餐 及 会 议 餐 报 销 时 ， 需 附 上 总 经 理 签 字 的 工 作 餐 申 请 表 及 相 应 的 发 票 。第 三 章 工 薪 福 利 及 相 关 费 用 支 出 规 定 及 流 程   一、 工薪福利等支出范围包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 5 页   共 9 页 二、工资福利支付流程（一）、职工工薪收入支付流程：1、每月 3 日前，由行政部将本月员工的出勤考核情况表发放给对应人员，对应人员签字确认后提交到部门领导，由部门领导复核签字确认。2、每月 5 日前，由对应部门人员将本部门经领导签名确认的出勤考核情况表统一交回给行政部。3、每月 7 日前，行政部将经各领导签名确认的出勤考核情况统计表及本月职工工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金、缓发工资员工名单等信息）提交给财务部核算工资人员。4、每月 8 日前，各部门进行绩效考核评审，经部门负责人审批后编制绩效考核表提交到行政部。5、每月 8 日前，行政部根据各部门交来的绩效考核表，进行复核审查，6、每月 10 日前，行政部将复核无误后的绩效考核表打印出来，给各部门负责人签字确认，经各部门负责人签字确认后再提交给公司总经理审批；最后再把经各部门负责人确认，总经理审批的绩效考核表递交到财务部核算工资人员处7、每月 11 日左右由财务部将计算好的员工工资明细表，发给相应领导复审；经复审后的工资表打印出来，经行政人事部、财务部、总经理签名确认8、每月 12 日，财务依照经总经理签名确认的员工工资明细表发放员工工资；同时行政部依照此表发放员工工资条9、每月 15 日前员工到行政部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（二）临时工资支付流程1 试用期工资或其他临时工资审请：由所在部门主管填写员工工作情况表提交到部门负责人签属意见，再提交到行政部内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 6 页   共 9 页 2、行政部将相关的考勤统计表及工资发放标准提交财务部3、财务部根据人事部提供的资料编制临时工资表，经公司总经理审批后，出纳处发放（三）社会保险及其他员工福利等1、行政部根据各项费用的统计表和相关申请，填写付款申请书，经财务部复核，公司总经理审批后出纳付款或银行扣款第 四 章 专 项 支 出 财 务 报 销 规 定 及 流 程一、 专项支出的范围主要包括购置固定资产、网络设备、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。二、专项报销制度及流程(一 ) 填 写 购 置 申 请 和 专 项 资 金 申 请 ：1、购置固定资产及网络设备按公司固定资产管理制度相关规定在 OA 填写采购申请单并按照规定程序报批；3、支付咨询顾问费及广告宣传活动费等其他相关费用，需要签订对应合同或协议，并且合同或协议上需注明付款金额及相应的支付期限等要求；4、专项金额小于或等于人民币 2000 元的需要部门负责人审批，金额高于人民币 2000 的需要总经理终批；(二) 报销标准：相关的的合同协议及批准生效的 OA综合申请表。(三) 结账报销：1、资产验收（设备应安装调试）无误后，经办人凭发票、送货单或合同等资料办理出入库手续，按规定填写付款申请单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 7 页   共 9 页 2、除固定资产外的，经办人凭相关有效的合同协议、发票、综合申请表等相关资料填写付款申请单；3、财务部根据所附的合同等相关资料对付款申请书进行复核，再提交公司总经理审批4、出纳根据审批后的付款申请书以银行转账形式付款；4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在 5 个工作日内办理报销手续。5、需要分期付款的，则按照合同分期支付。6、对于付款申请单，要求必须提供相应金额的发票，对于无发票的，财务有权拒收。第 五 章 产 品 采 购 付 款 规 定一、产品包房付款流程产 品 经 办 人 填 写 付 款 申 请 书       产 品 部 负 责 人      财 务 复 核       公 司 总 经 理 审 批      出 纳 付 款1、 产 品 经 办 人 需 要 按 照 对 应 的 合 同 ， 按 照 要 求 提 前 10 天 填 写 付 款 申 请 书 ， 提 交 到 财 务 部 。付 款 申 请 书 上 必 须 写 清 楚 付 款 原 因 、 付 款 金 额 、 付 款 期 限 等 相 关 信 息2、 财 务 依 据 所 附 合 同 等 信 息 对 付 款 申 请 书 进 行 复 核 ， 对 于 付 款 不 合 理 的 或 信 息 不 符 的 ， 有权 拒 收 或 退 回3、 提 前 10 天 提 交 付 款 申 请 书 的 包 房 款 ， 财 务 会 在 要 求 付 款 期 限 内 付 款 ； 对 于 临 时 紧 急 付 款的 包 房 款 ， 产 品 人 员 需 要 说 明 原 因 ， 经 部 门 负 责 人 签 属 意 见 后 ， 经 总 经 理 审 批 财 务 方 可 安 排付 款 ；4、 包 房 房 款 支 付 后 ， 产 品 人 员 要 求 对 采 购 产 品 使 用 的 情 况 进 行 跟 踪 ， 次 月 初 将 上 月 包 房 出售 完 成 情 况 进 行 统 计 汇 总 ， 对 于 未 出 售 完 成 的 ， 填 写 包 房 房 损 情 况 统 计 表 ， 经 部 门 负 责人 签 字 后 ， 提 交 财 务 部 ， 以 便 于 财 务 进 行 账 务 核 对 和 核 算 。内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 8 页   共 9 页 二、产品押金付款流程产 品 经 办 人 填 写 付 款 申 请 书       产 品 部 负 责 人      财 务 复 核       公 司 总 经 理 审 批      出 纳 付 款1、 产 品 人 员 填 写 付 款 申 请 书 时 ， 要 求 附 上 有 效 的 合 同 或 协 议 复 印 件 ， 并 在 付 款 申 请 书 上 写明 结 算 周 期 、 付 款 理 由 等 相 关 信 息 ， 同 时 附 上 我 司 与 该 酒 店 或 供 应 商 合 作 的 近 期 三 个 月 的 销售 额 。2、 对 于 付 款 申 请 书 填 写 不 符 合 要 求 或 无 附 件 或 附 件 无 效 的 ， 财 务 有 权 拒 收 或 退 回 ；3、 产 品 人 员 有 责 任 在 支 付 押 金 后 20 个 工 作 日 内 追 回 对 应 的 押 金 条 ， 如 果 产 品 人 员 未 追 回 的押 金 条 ， 财 务 将 停 止 支 付 该 酒 店 或 该 供 应 商 的 的 房 费 。4、 在 与 对 应 酒 店 或 供 应 商 停 止 合 作 时 ， 产 品 人 员 应 第 一 时 间 知 会 财 务 部 ， 并 配 合 财 务 部 追回 已 付 押 金 和 预 付 款5、 在 每 年 的 第 一 个 季 度 ， 产 品 人 员 需 要 配 合 财 务 人 员 对 前 一 个 年 度 的 的 押 金 余 额 和 对 应 的供 应 商 及 酒 店 进 行 确 认 ， 并 负 责 追 回 确 认 函 。三、正常房费的结算流程供 应 商 按 结 算 周 期 出 具 账 单       财 务 核 对 账 单        财 务 经 理 审 批        总 经 理 审 批       出 纳 付 款1、 正 常 房 费 的 结 算 要 求 严 格 按 照 双 方 签 订 的 合 同 或 协 议 的 结 算 方 式 和 结 算 周 期 执 行 ， 不 得提 前 付 款 ， 特 殊 情 况 除 外 ；2、 对 于 不 能 按 照 相 应 协 议 付 款 的 供 应 商 ， 财 务 定 期 反 馈 到 产 品 部 相 关 责 任 人 ， 产 品 人 员 有责 任 和 义 务 和 对 应 供 应 商 沟 通 解 决 问 题 。3、 财 务 在 结 算 房 费 时 ， 对 于 有 预 付 款 的 ， 要 先 冲 抵 后 再 付 余 款 。内 部 文 件 ， 各 收 文 部 门 妥 善 保 存 不 得 外 传                                深 圳 市 捷 旅 国 际 旅 行 社 有 限 公 司     第 9 页   共 9 页 附 件  1、 借 款 单2、 付 款 申 请 书