公司档案管理办法.ppt

档案整理办法,前言,为了加强公司档案收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据中华人民共和国档案法、企业文件材料归档范围和保管期限规定结合我公司实际情况，特制定本办法。请各部室根据此意见参考执行并归档进件。,档案管理的职责,1、各部门在日常工作中设有专人负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作。 2、坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于次年移交档案后利用和归档。 3、移交档案室案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、档案室设专人保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、档案室及时对各部门移交的档案进行分类、整理、并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。,归档范围,公司档案归档范围 主要参照附件：企业文件材料归档范围和保管期限规定做为指导依据；结合本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、名册、奖品、影像音资料等)都在归档范围。,归档要求,凡公司收、发的文件，由相关人员收集、整理、 编目、组卷，交由档案专管员归档。 1、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。 2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。,归档要求,3、档案的分类 1）按年度分类； 2）按部门内容分类； 3）按保管期限逐级进行分类。 由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。,归档要求,4、档案的排列 先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按类别分别组卷后，再按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。,归档要求,5、档案的装订 1去掉原来文件上会生锈的金属物（订书钉、曲别针），用细棉线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要托裱在A4纸之上。,归档要求,6、档案的编号 61在每件档案首页右上方的空白处加盖档号章（统一从档案室领取），并填写有关栏目的内容。 62档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A。期限：即保管期限，分三类，填写“永久”或“长期”“短期”。年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。机构：不分机构可不填。件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。,归档要求,工程档案的归档。 当单项工程已完成，取得档案预验收合格证后，由项目经办人员牵头，负责将该项目形成的、经城建档案馆审核完毕、符合归档要求全部工程文件、影像资料，送交办公室档案室专管员归档。 进件人员编制进件明细办理归档，交接清楚，收件人审核完毕，双方签名确认。,档案的利用和统计,档案的利用和统计 档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐以便随时查阅。 认真做好档案统计工作。对档案的收进、调借、利用、整理、鉴定、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。,档案的借阅,借阅档案的必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。 调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明归还时间，并经有权签字人审批，并需有综合办负责人批签后方可借出。到期后，由办公室负责催还。,档案的保管,档案的保护 档案必须用科学的方法保管和保护，最大限度地延长档案的使用寿命。 档案库房要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。 每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作， 做到帐、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。,