供应商审核技巧和流程.ppt

1,Audit Technique and Consultation,审核技巧和流程,2,What is Supplier Audit (2nd Party Audit),根据统一的标准， 对供应商活动进行客观比较 （Objective comparisons of Supplier activities against agreed standards）,3,供应商考察的关键点（Key Points You Need to Know About Audits）,独立客观：不可存有偏见 系统化：从开始到结束，自始至终 系统化调查系统性的，非个性化的 客观证据的检查评价“真实的”活动，而不是你“想象的” 跟既存的标准做比较这个标准可能是ISO系列，编定的工艺规格或者是相关法规如食品安全程序，如HACCP,HALAL。,4,审核员的角色（Role of an Auditor）,审核员应做到: 有过培训经历 有相关经验 熟悉审核流程，可独立工作 熟悉合同要求和常规要求 没有不良政治动机,5,审核员的其他素质要求（Role of an Auditor）,具有真正的“客户关注”意识 很好的沟通能力，能够得体表达 能提出品质改善建议 能够达到自我满意 友好，有指导能力，善于深入思考 良好的道德,6,审核小组组长的职责（Role of the Lead Auditor）,审核小组组长应负责监察的每个阶段，具体包括： 评价质量系统中的文件，以确定其充分性 组织并精简考察团队 组织启动和总结会议 化解争议 准备并提交考察报告,7,Auditing Technique,审核技巧,8,审核员的行为应该做的,耐心 尽量按计划进行 使用监察记录表 使用笔记本，做好记录 让其他团队成员协助 明确知道自己考察的目的,9,审核员行为不该做的,激进（Aggressive） 傲慢（Arrogant） 轻率的给出意见（Pass instant opinion） 迟到（Be late） 思路受被审核者影响（Be side tracked by Auditee）,10,提问技巧,开放性问题：比如用谁，什么，怎么，为什么，在哪里等开始。 如：你们的客户投诉主要是哪些？ 封闭性问题：引出简短回答，包括是/不是或其他简短的事实回答。 如：这是你们最近的规格吗？这些是你们的部门管理程序吗？ 引导性问题：具有建议性，监察者通常有自己希望的答案，并希望由供应商来说出。 如：你们将在下周进行检查，对吗？ 沉默性问题：检查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，来给供应商更多的时间，给出更深入更全面的回答。,11,聆听技巧,聆听 用10%的时间来说，90%的时间来听 集中精力，不要走神 及时回应，用语言或非语言 能从情绪上把握回应的效果 不要中途打断，保留建议 保持开放，不可武断 创造聆听氛围,12,信息收集技巧,观察 寻找事实证据；根据程序文件和作业指导，观察实际发生的事情 记录 -边走边记，不要过于相信你的记忆！ 有技巧的记笔记 复印文件（先征得供应商的同意） 记录会谈内容 在当时和结束会议上，与供应商核实相关内容,13,感觉,如果你习惯于信任你的内在感觉，尊重它 对某些“看起来正确，但感觉不正确”的事情，这也许是唯一的解决之道 如果无法确定客观证据，那就仅仅记录,14,化解冲突,看看供应商如何采取行动，以达到符合标准的要求,15,Process of Carrying Out an Audit,考察流程,16,初步准备或者计划,浏览过去的审核报告，以便于: 行程安排 了解客户反馈 所有的内/外部审核发现 做笔记,17,确定审核的目的、范围、准则,明确审核范围 准备所有需要的工作文件: 检查表 审核方和受审方达成一致的要求 法令，食品安全法和相关卫生法要求 质量标准 组织结构图 相关质量体系文件。 复印以上和其他相关资料给审核小组的其它成员（如有）。,18,建立审核追溯(Establish Audit Trail),审核应该按照工艺和评价系统的流程进行 正向追溯 从进入某个部门的信息或者产品开始，进行顺势的追溯。 反向追溯 从工艺结束点开始，通过在每一阶段的生产和工艺控制管理进行反向追踪确认. 定点检查 对已经被检查和测试的点，进行详细确认 审核追溯应该关注实际操作和文件记录关联协调的部分，在那些地方容易发生管理真空、控制缺失或重叠。,19,文件应该满足： 及时性和可控性 清晰明白 完整性 符合相关的标准,文件评审（如有必要）,20,检查表 作为审核员所使用的书面工具，可有如下作用： 审核指南 记录问题和审核发现 记录客观证据，以判定其是否符合 以后考察的参考,准备检查表（Prepare Checklist）,21,召开首次会议（Hold Opening Meeting）,首次会议 的作用： 自我介绍 让参与人员互相熟悉。 达成共识 双方在审核发现上达成共识。 明确审核范围，目的和程序。 简短说明考察程序。 申请防护措施 在危险复杂的工作环境中考察时需要。 告知末次会议的时间 以便于被审核方安排其余下的时间。,22,现场审核实施（Carrying Out the Audit）,确定审核范围 保持敏感审核，既是科学的又是人性化的。 根据事物发展规律进行趋势和模式判断。 审核管理风险-哪些是危险和关键点？ 被审核方如何定义和解决质量系统中的重要缺陷？ 是否做改进？这些改进有用吗？,23,现场审核实施（Carrying Out the Audit）,必须收集和检测客观的证据。 必须记录具体的不符合项的细节和不可控状态，并附上相关的参考依据。 当有明显的证据发现不符合项，尤其是影响食品安全的不符合项时，必须采取纠正措施。 在客户受影响之前，审核员发现并处理好不符合项，非常重要。,24,审核结论，预报告（Decisions, Preliminary Report）,在末次会议中，需报告对审核发现的评价 在末次会议之前，需首先组织一次审核小组内部会议 在这样的小组内部会议中，可以 ： 再次查阅笔记 检查所有的发现是否基于客观依据 强调不符合项 确定不符合项。确定的不符合项需满足： 可纠正 能防止再发生 给不符合项分级，重大还是一般，需要仔细的考虑。,25,召开末次会议（Hold Closing Meeting）,末次会议的目的 讨论审核发现 末次会议包括如下内容： 相关人员签到。 重申审核目的和范围。 肯定被审核方的配合。 记录回顾。优点和不符合项以及观察项同样重要。,26,报告不符合项。不符合项明确定义，并且与观察项严格区分。 征求受审核方意见，同被审核方商定纠正措施完成时间。 保持团队合作方法。 审核当天，留一份预审核报告给被审核方。,召开末次会议（Hold Closing Meeting）,27,审核报告（Final Report）,报告必须准确，完整，如实反映所有审核发现。 所有使用到的文件复印件也必须包括在报告里。 笔记草稿和速记也是审核报告的一部分。 审核报告应包含管理上的优点。 明确区分不符合项和观察项。 审核报告不应包括在末次会议上没有提及的项目。,28,审核后续活动（Follow-up）,只有审核人员持续跟进，直到供应商完成协定纠正措施，审核才真正结束。 审核员有权力对供应商提出附加的纠正措施，以使其符合要求。 完全结束后，需要签署姓名和日期。,29,记录保存（ Records）,良好的记录保存是唯一切实的证据，证明确实做了考察。 所有文件，包括笔记草稿，检查表，预考察报告，审核记录，和相关法律法规，都必须编制，放于安全的地方。,30,Thank You,