《会议管理技能培训》PPT课件.ppt

会议管理技能培训,课程目标,了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧,一、会议的意义 二、会议的目的和种类 三、会议的效率与规范 四、成功会议的决策,大 纲,（一）集思广益,一、会议的意义,集思广益图,一、会议的意义,（二）增强组织性,一、会议的意义,一、会议的意义,一、会议的意义,（三）帮助群体沟通,开会绝大多数情况下都是一种群体沟通，会议这种方 式是任何方式都无法代替的。这种方式最直接、直观、最 符合人类原本的沟通习惯。,一、会议的意义,沟通 传达资讯 协调矛盾或监督员工 达成协议于解决问题 资源共享 头脑风暴，开发创意 激励士气,二、会议的目的和种类,（一）会议的目的,二、会议的目的和种类,二、会议的目的和种类,（二）会议的种类,二、会议的目的和种类,（二）会议的种类,二、会议的目的和种类,会议的三种致命伤 主持人的技能 会议的地点 会议的准备工作,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,（一）效率不高的原因,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,（一）效率不高的原因,（二）高效会议的八大特征：,只在必要时才召开 事先已经好好筹划过 拟订和分发好议程表 遵守时间,三、会议的效率和规范,一切按计划执行 请最有经验和有才能的人出席 做出评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人,三、会议的效率和规范,（二）高效会议的八大特征：,三、会议的效率和规范,会议规范包含三个部分： 1.时间安排的规范 2.会议规范 3.固定的会议流程规范,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,1.会议的时间安排规范,8：009：00发言欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析 9：0010：00 是和一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机 10：0012：00或13：0015：00适合集思广益。大家利用头脑风暴法，不断向出新点子，新方法。 15：0017：00最好不安排会议,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,2.会议规范：指大家达成共识的会议守责,会议安排人负责协调大家的时间，已找出最适宜所有与会人参加的开会时间 会议应有书面通知、议程表及相关资料 准时开始和结束的前提。根据可以接受的方式制定对迟到者的惩罚措施，如唱歌、捐钱等 鼓励发表不同意见 会议结束当天或第二天，与会者应拿到会议记录 在刚刚结束完培训的一至三个月内，开会时请第三方监控，以保证质量，第三方可以由培训师或人力资源部担任,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,3.固定会议流程规范,一个中心：指整个会议的议程 两个基本点：会议的一头一尾,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,如何作开场白 合理分配发言时间 如何掌握议事进度 达成决议 圆满结束会议,四、成功的会议策略,如何作开场白,简洁、系统，有明确宗旨的谈话。 内容包括开会的目的、时间安排、议事方式、纪律规则等,四、成功的会议策略,四、成功的会议策略,合理分配发言时间,主持人发言时间应掌握20/80 尽量保持每个人发言机会均等 尽量形成一种互动的会议气氛,四、成功的会议策略,如何掌握议事进度,语言方式： 例：面对滔滔不绝的发言者 非语言方式 ：眼神、手势 达成决议：,四、成功的会议策略,（1）彼得.德鲁克决议法,用“足够多”的时间检视困难所在，并 使与会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 聘雇有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 寻求个与会者对各提案的认同 对提案作适当的修正妥协 确认仪式结果 组成或指定议案执行的监督单位,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,（2）四种群体决策,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,（3）四种团队决策法,团队决策之一：头脑风暴,无拘无束地提意见，追求数量 将点子记在大家看得见的地方 供大家参考/启发 鼓励结合他人的想法提出新构思 与会者不分职位高低，平等议事 不允许在点子汇集阶段批评或 反驳别人,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之二：德尔非法专家群体决策法,特点：让专家以匿名群众的身份参与问题地解决，靠专门的工作小组协调，通过信函交流，避免面对面讨论带来的消极影响 具体步骤： 由工作小组明确具体问题的内容，并涉及一系列问题解决的调查表 将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密 处理这一轮征询意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之三：思想转化法,就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案。通常人们总是觉得例行做法是唯一合理的方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意向不到的发明或发现。 这是突破思维模式进行决策方式,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之四：异地思想法,特点： 让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事务的干扰，到另外一个地方去专门研究一些问题 参与决策的人离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中的上下级界线及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，作出高水平的决策,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,要想圆满结束会议，需要做到以下三点： 预留5-7钟作总结 确定工作分配妥当 准时结束会议,圆满结束会议,四、成功的会议策略,小结,会议的成功需要高明的策略，从会议的开始直至会议的 结束，每一步都需掌握得恰到好处，只有这样才能让会议 的高效变得万无一失! 希望你每一次会议都硕果累累！,