酒店D0017(186-188)

财务制度与程序FINANCE POLICY & PROCEDURES制度POLICY合同及协议的管理规定编号REF. NO.执行职位POSITION RESPONSIBLE酒店会计人员涉及部门DEPT.CONCERNED筹建期所有部门目的 OBJECTIVE：财务部统一管理酒店各部门的协议与合同，特制订管理规定。执行程序PROCEDURES：一、 酒店是独资企业，并聘请酒店管理公司进行管理，经济合同的签订一般是管理公司按照国际惯例进行草拟并代表酒店进行签订。但属于酒店公司的对外投资贷款等合同由董事会主办。各种经济合同及协议管理规定如下：1. 属于投资类的合同，由董事会办公室草拟打印，经对外谈判，双方同意签字后交董事会保管执行，并办理有关的批准手续。2. 属于贷款类的合同，先由董事会财务提出申请，报请董事会会议做出决议，然后与有关银行或金融机构联系，洽谈后签订贷款全同并办理有关申贷手续。3. 属于重大改造工程合同，主要由项目经理与承包或承建单位共同草拟全同，价询三家，报经董事会批准后由财务总监、执行总经理代表酒店签字。4. 凡属于经营或维修、改造合同必须将草拟的合同文本连同有关资料报财务总监审核，由执行总经理代表酒店对外签约。生效的合同由财务部保管、监督实施。5. 失效合同由财务部秘书进行清理、装订、与有关会计档案一起保存。6. 任何人查阅有关合同，要不得董事会办公室或在财务部办理有关借阅手续。二、 总出纳办公室安全制度1. 总出纳办公室禁止无关人员入内，财务人员在工作中要认真履行各项财务制度。2. 办公室人员要认真检查门、窗是否牢固，存放现金及重要票据必须使用保险柜，并定期变更密码。保险柜和办公室的钥匙要专人妥善保管，下班时保险要锁好，密码打乱。3. 存放备用金现金不得超过银行规定的限额，因特殊原因滞留超额现金时，必须经部门领导和保卫部同意，并采取保安措施。4. 清点上交现金时要二人以上在场，发现问题业应立即报告有关领导和保卫部。5. 必须按时取出并清点收入保险箱内的现金，不得超时不点，确保钱款安全。6. 取送现金必须通知警卫人员护送，并使用安全包和专车。取送时要做到车等人，无关人员不得搭车。7. 加强对现金支票和其它票据的管理，坚持严格检验制度，防止被盗、被骗。8. 金库内不得存放易燃易爆物品和各种杂物，保证金库绝对安全。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE186三、 会计凭证及帐簿的管理1、 会计凭证管理会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记帐簿的依据，酒店的会计凭证主要有原始凭证和记帐凭证两种。因此，酒店的付款凭证主要以付款顺序编制凭证登记号，借贷方的内容通过科目代号来表示。收付款凭证则以酒店内部编号入帐。审核会计的记帐凭证工作十分重要。首先要审核凭证的真实性、及时性；其次要检查其表示经济业务的合理、合法性。既要审核记帐凭证业的内容是否与原始凭证相符，又要检查所出帐的会计科目代号，以及金额有无差错。酒店的会计凭证在完成经济业务手续和记帐之后就成为企业重要的会计档案和历史资料。酒店的会计凭证是由财务部各个有关小部门按照一定的顺序号，或按公司名称分类存档。并在封面上登记记帐凭证的日期，号码等。年终，登记编制清单，封存在箱子里归入会计档案室，各有关小部门均需建立登记本。并归入档案室外的有关会计资料登记在本，以备今后查询。酒店对会计凭证的保管期限按现行的会计制度进行保管，保管期满需要销毁时，须开列清单经有关部门批准。2、 帐簿的管理规定酒店财务记帐工作是依据会计凭证通过电脑系统处理来完成的。因此，它的帐簿实际上就是打印出来的电脑报表（以表代帐）。由于电脑记帐要求会计科目必须用品位数字代码来代替，因此，酒店会计科目中只有一级会计科目。同一科目下的明细帐按代码进行完成。因此，总帐做平行登记实际是将应收款、日审、应付款本月每一科目的发生额及余额直接转到相应的科目中进行汇总。电脑记帐可将所有会计资料存在磁盘上保存。由于会计记帐簿都存在磁盘上，因此，磁盘保管十分重要，酒店的所有有关会计资料的磁盘都按一定的编号专人保管，存放在保险柜中，会计帐簿的保管十分重要，虽然它可以通过电脑能打印出多份来。但由于电脑内存有限，不能保留时间过长的资料，必须存到磁盘上。因此，保管好每项月的帐簿十分必要。，酒店帐簿的保管与会计记帐凭证的保管雷同。同时还要定期打印出所有帐表，按类别装订成册，至少一式2份，由财务各个小部门的专人负责保管。尤其是对应定期保存的帐表、应列出清单，由专人保管。对历史帐簿的查阅，应办理有关借阅手续。四、 会计报表1、 会计报表是按月、季、年度等会计报告期，正确及时地反映经济成果。它是酒店在某一时期或年度终了的经济活动总结。编制会计报表一定要确保填列政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE1872、 数字真实正确，内容项目完整，逻辑关系清楚，说明合理，上报及时。3、 在编制会计报表要按照规定做好报表说明。内部报表要定期做好分析，为改善经营管理提供数据。4、 所有通过电脑完成的报表必须打印至少一式二份，按类进行装订，并要有专人负责保管。对于需要长期保存报表，要登记造册，按年度分类装订，妥善保管。查阅时要有借阅手续。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE188