酒店 文书档案管理制度

文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室管理规定第一条 为了加强公司的文件管理特制定本规定第二条 公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条 公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条 私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条 文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条 文印室对送来打印复印传真的文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条 本规定自年月日起执行行文表发文号保密区分绝对机密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件收发规定第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条 文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条 文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条 属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条 文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送第六条 外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条 传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实往来信函记录表客户或单位:类别日期来去函内容处理人回函日期回函内容去来三.公司报刊邮件函电收发制度第一条 全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条 外发函电要求1、 各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表2、 每天下午点以前公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发信函寄发记录表业务类公共关系采购类总务类 发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条 外来邮件管理1、 外来邮件一律公司收发室签收分发2、 凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、 一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内4、 私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取5、 不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由6、 凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责第四条 报刊订购与收发1、报刊订购（1） 订购时间：上半年下半年（2）订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人2、报刊收发（1） 收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退任（2） 收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任何人不得进入收发室四.公司文件管理规定（一）总则第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理送发公文登记簿日期文号收文单位文别事由附件附本回涵内容表格档案处理工作一览表部门表格档案名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文的管理第四条 公文的签收1、 凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2、 对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要编号的四对口核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号第五条 公文的编号保管1、 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分别交两办办理正常手续2、 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存第六条 公文的阅批与分转1、 凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办2、 一般函电单据等分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理3、 为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天特殊情况例外第七条 文件的传阅与催办1、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容2、 阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3、 阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4、 文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传5、 两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转6、 按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文（三）发文的管理第八条 发文的规定1、 全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部各群众团体和部门一律不得自行向上向下发送正式文件2、 各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请并将文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文3、 对全厂影响较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条 发文的范围1、 凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2、 厂部下发文件主要用于（1） 公布全厂规章制度（2） 转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件（3） 公布工厂体制机构变动或干部任免事项（4） 公布全厂性的重大生产技术经营管理政治工作生活福利等工作的决定（5） 发布有关奖惩决定和通报（6） 其他有关全厂的重大事项3、 上行文外发文主要用于（1） 对上级机关呈报工作计划请示报告处理决定（2） 同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营管理等事宜4、 在工厂日常生产技术经营管理中有关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件发布5、 凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考可以科室名义用工作简讯发会议纪要6、 各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文（四）发文程序与要求第十条 发文程序规定1、 各单位需要发文应事先向厂部提出申请2、 厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿表格管理登记表申请单位申请年月日表格名称表格编号表格用途备考3、 草拟文稿必须从全厂角度出发做到情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写4、 文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级5、 厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错漏严重内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿6、 经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容质量负责7、 对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重新誊写清楚8、 需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发9、 经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印10、 文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名11、 文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件机要秘书应拒绝盖印分发（五）文件的借阅和清退第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾画等第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作一般为月底一小清季末一中清年终一总清如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者并如实向领导报告第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交保管保密催办检查工作（六）文件的立卷与归档第十五条 文件的归档范围1、凡下列文件统一分别由两办负责归档（1） 上级机关来文包括上级对工厂报告申请的批复（2） 厂部发出的报告指示决定决议通报纪要重要通知工作总结领导发言和生产经营工作的各类计划统计季度年度报表等（3） 厂长办公室厂务会工厂管理委员会中层干部会以及各种专业例会记录（4） 厂一级组织召开的代表大会所形成的报告总结决议发言简报会议记录等（5） 有保存价值的人民来信来访记录及处理结果（6） 参加上级召开的各种会议带回的文件资料及本厂在会上汇报发言材料等（7） 上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告指示记录以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料（8） 反映本厂生产经营活动先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品（9） 工厂日志和大事记（10） 工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料2、业务科室各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室群众团体负责立卷归档第十六条 立卷要求1、 文件立卷应按照内容名称作者时间顺序分门别类地进行整理归档2、 立卷时要求把文件的批复正本底稿主件附件收集齐全保持文件材料的完整性3、 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作重要会议形成的文件材料要及时立卷归档4、 上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向档案馆室移交清单一式两份接交单位各留存一份备查（七）文件的销毁第十七条 对于多余重复过时和无保存价值的文件厂办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续第十八条 经审核同意销毁的文件应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁五.公司文书管理制度(一)总则第一条 为确保文书事务正常顺利进行促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度第二条 所谓文书是指业务工作上往来公文报告会议决议规定合同书专利许可证书电报各种账簿图表参考书等一切业务用书与公文第三条 全部文书归公司所有并收藏任何个人不得私自占有第四条 必须严格保守文书的机密第五条 文书按下列要点处置或办理凡重要事宜的指示请示汇报报告传达答复等等一律以文书的形式进行所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则必须明确责任即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项事后也必须以文书形式记录下来第六条 文书的管理原则规定如下:1. 文书的收发领取与寄送原则上由总公司总务部负责2. 分公司或分支机构的文书管理另有文书管理细则做出规定(二)文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收并按下列要点处置1、 一般文书予以启封分送各部门2、 私人文书不必开启直接送收信人3、 分送各部门的文书若有差错必须立即退回总务部(三)文书的处理第八条 文书按机密程度可分为以下几类:1. 绝密指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书2. 秘密指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书表表格登记单图表名称联数填制单位移送单位功能内容性质印制日期数量表格编号每月用量产品经理室自存生管部产品说明产品说明规格订定各产品工程分析表工程分析工程标准品检标准品检组品检标准品检标准领退料单领料人自存会计生管领料凭证领退料名称数量凭证原物料库存卡仓库物料管理原物料耗用状况账卡耗用月报表自存会计生管对账控制原物料耗用状况月报库存月报表原物料库存记录制造通知单生管自存业务生产部派工用制造说明原物料说明发工用生产进度表生产进度生产状况表自存程序控制用细步进度产量控制工作表完工报告单自存经理室计算成本原物料工时品质记录每批报告品检日报表品管自存生管品检状况各批品检状况日报品检记录表自存工作表3、机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书4、 普通：指非机密文书如果附有其他调查问卷之类的重要东西则另当别论5、 传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书第九条 普通文书的处理原则如下1、 由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅回答批办以及其他必要的处理或者由其指定下属对文书进行具体处理2、 如果遇到重要或异常事项必须及时与上一级主管取得联系按上级指示办理3、 各种有关联的事项必须与各部门商议后方能予以处置第十条 机密文书的处理原则如下1、 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理2、 指名或亲启文书原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名并由发文者封缄3、 到达的指名或亲启文书原则上由信封上所指名的人开启其他人不得擅自启封如果某主管在职务上有权替代来件所指名者不受本条规定的约束第十一条 文书的阅览原则如下1、 某文书被阅览后阅览者必须签字表示已经阅览完毕如有必要可在文书的空白处填写阅览后的意见并转给或交还文书的主管2、 有必要在各部门传阅的文书必须附上传阅登记簿按传阅登记簿规定栏目填写并最终交还文书主管第十二条 与各部门有关的文书在处理意见上如果存在分歧则由文书的主管部门出面进行协商如果不能协商一致上报或请示上级领导由上级裁决(四)请示审批第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序凡公司经营重要事项都必须经请示获得董事会总裁和常务董事审查裁决和公文批复之后方能实行第十四条 须请示审批事项如下1、 职务及重要人事安排2、 各种制度性规定的变更3、 重要契约的缔结解除与变更4、 诉讼行为5、 与政府机构有关的各种重要的请示回执申请等等6、 土地建筑物以及事务所权利的购买与转让7、 大额馈赠谢礼以及宣传广告费用的开支8、 分支机构的增减与升降9、 预算与决算事宜10、 借款与贷款以及借贷银行的开设与变更11、 重要或高额物品的采购不急用或不需要物品的转让或廉价出售12、 定期或不定期刊物发刊修改与废除以及费用开支的修订13、 有关公司经营的重要计划与企划14、 其他上述未涉及的重要事项第十五条 请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管第十六条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌以便能顺利实施第十七条 请示审批的事项必须以提案文书的方式经主管呈交总部如果事情紧急允许直接以非文书形式请示但事后必须尽快撰写请示提案文书上报第十八条 请示提案文书的内容包括标题正文理由说明和附录提案文书应一式多份分送有关部门如业务部门出版部门总务部门和财务部门等等第十九条 请示提案文书必须编号注明起草者或请示者所属分支机构及部门并签名盖章第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定则以请示提案书副本替代批复返回并请示部门予以执行第二十一条 请示提案原本由总务部保管(五)文书的制作第二十二条 文书制度要领如下1、 文书必须简明扼要一事一议语言措辞力求准确规范2、 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程加以证明必须做出交代必要时附上相关资料与文件3、 必须明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件修改后必须署名第二十三条 文书的起草必须征得主管同意并且在主管有了明确的决定之后进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案必须予以保存第二十四条 重要文书必须经过公证并且在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件第二十五条 文书的署名按下列规定进行1、 公司内文书如果是一般往来文书只需主管署名如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书只需部门署名如果是重要文书按责任范围由总裁副总裁常务董事署名或者署有关部门的主管姓名与职务2、 对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等重要文书一律署总裁职务与姓名如果是总裁委托事项可由指名责任者署名上列规定以外的文书也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名第二十六条 文书的盖章按下列要点进行1、 在正本上必须加盖文书署名者的印章副本可以加盖署名者或所在部门印章2、 如果文书署名者不在可加盖职务或代理者印章并加盖具体执行者印章替代但在这种情况下文书存档前必须加盖署名者印章3、 以部门或公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章第二十七条 总裁与公司印章按下列原则使用1、 在有必要加盖总裁公司印章时必须填写委托申请书经所属部门主管认可并且加盖印章之后向总务部门提出2、 总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请示总裁3、 在需要总裁签字的情况下手续同前4、 经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章5、 一些带有公司字样或总裁职务字样的印章须经主管同意直接向印章保管员申请加盖(六)文书的发送第二十八条 一些需要邮寄或专人递交的文书按下列要点进行发送必要时还须给文秘室以回复或回执调查报告不受本条规定限制1、 文书封面必须明确写清发送或接收单位单位地址以及收件人姓名并且注明快递邮寄面呈或转交等字样2、 公司内部文书原则上不作封缄第二十九条 各部门的邮寄文书必须于发送前在发信登记本与邮资明细账上做好登记并填写表格请印申请单第一联 请印单位存 第二联 存采购单位 第三联 存总务部门请印单位表格名称用途联数及分送单位式 联 第联第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印刷品 依附样印刷现有存量请印数量每月耗量使用年数需校对否需 否(七)文书的整理与保存第三十条 文书按内容进行整理后分为两类保管一类是尚未完结的文书另一类是可以归档的文书第三十一条 全部完结的文书分别按所属部门文件机密程度整理编号和保存年限进行整理与编辑并在文书保存簿上做好登记归档保存第三十二条 制度规定不动产权利书合同书往来公文与特许专利等特别重要的文书由总务部填写重要文书目录后予以保存第三十三条 分公司或分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书直接归主管保存另一类是一般的文书留存各部门保管第三十四条 文书的保存年限如下1、 永久保存文书包括章程股东大会及董事会议事记录重要的制度性规定重要的契约书协议书登记注册文书股票关系书类重要的诉讼关系文书重要的政府许可证书有关公司历史的文书决算书和其他重要的文书2、 保存十年文书包括请求审批提案文书人事任命文书奖金工资与津贴有关文书财务会计账簿传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书3、 保存五年文书指不需要保存十年的次重要文书4、 保存一年文书指无关紧要或者临时性文书如果是调查报告原件则由所在部门主管负责确定保存年限第三十五条 全部重要的机密文书一律存放在保险柜或带锁的文件柜中第三十六条保存期满以及没必要继续保存的经主管决定填写废除理由和日期之后予以销毁机要文书一律以焚烧的方式销毁第三十七条 如果职务或部门划分发生变更或者做出调整则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由以及变更与调整后的结果第三十八条 必须做好重要文件的借阅登记工作并注明归还日期一切借阅都必须出具借阅证第三十九条 在制度难以执行时须与总务部联系由文书主管做出裁定第四十条 本制度自颁布之日起实施六.公司文书制作制度第一条 适应范围凡公司内的公务文件除有特殊规定外一律依照本制度制作发往公司以外的文件除有特殊规定外也适用本制度第二条 名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署有些简单事项的文件应以部门的名义签署第三条 呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件须逐级上报各级主管须在调查核实的基础上写出意见注明需呈报经理的理由然后上报若不需呈报则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称文号年月日第四条 文书格式1、 公务文件应使用楷书尽可能简单准确2、 陈述理由和经过时若正文繁复则将此部分内容作为附件记在另外的文件上第五条 文件编码文件上应有制发单位规定的号码还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日以便处理第六条 书写格式1、 通常在第一行写文号第二行写文件内容的标题另起一行写制发年月日制发者名称再一行写明收文件人的姓名然后再写文件内容2、 在属于提复审报的情况下通常采取在文件末尾处用后记的形式证明在文件末尾隔一行处写下复审件的号码必要事项年月日及复审者姓名3、 由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称必要时要写上号码和年月日第七条 签署应用文件制发者及收件者应注明职务根据情况只署姓名在文件制发者个人或单位的下方盖上制发者个人或制发单位的印章作为文件处理的依据但同时发往多个单位的文件如通知等为了简便多采用印制好的印刷品此时签名或盖印可省略第八条 封签上的记录文件信封上的记录依照以下各条进行1、 在用于普通文件的信封上要写明送达单位的名称同时在左侧写上是否加急挂号等并在其下写上发文号码信封背面写发文单位2、 秘密文件的信封上除要在正面的左侧写上秘外其他参照第一项3、 必须由收文者亲自开启的文件信封上要写姓名并在左侧写上亲启字样4、 机密文件要用二层信封内封上写文件标题外封上的标志参照以上各条在左侧写明秘的字样5、 文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明秘的字样6、 本条第一项中所列内容除有关机密的外简易的文件可依照第二条进行只要在封面左下角用小号字印上单位名即可第九条 文件用纸文件所用纸张另行规定略第十条 墨水文件原则上应用黑色墨水书写在使用墨水时要选用性能较好的纸张文字应清晰可辨第十一条 文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用按以下原则区别使用不同文种1、 提案，不仅仅是发出的指令而且希望将其意见进行广泛讨论2、 承认就有关事务进行认定定期报表发送记录类别：财务会计报表名称类别报告提出日期份数呈送单位日报月报年报1、现金收支表隔日或翌月日1副总经理2、营业报告表隔月初日2自存副总经理3、损益表隔月自存副总经理总经理4、资产负债表5、6、7、8、3、 请求所报内容等候裁定4、 报告关于指示的答复性汇报5、 申请请求对自己或有关事项处理的许可和承认也可用于单方面提出申请第十二条 指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用1、 指示对申请请示及要求的答复2、 传达有关事务上的指令第十三条 电文依靠电信传达的文件要求特别简明避免使用容易误解的文字并省略敬语以使电文简短电报通常在结尾处注明发电单位的代号重要的电信文书在发出电报的同时还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人第十四条 本制度自颁布之日起实施七.公司文书收发制度第一条 范围本公司文件本公司及其事务所之间的书信文件传票小包裹等以及公司外文件的收发分发等均按本制度执行第二条 统管部门文书的收发分布等事务由本公司及各事务所的总务部统一管理第三条 部门文书责任者在部处室中设文书负责人负责本部门内文件的分发保管等工作第四条 文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责第五条 收文的处理收文中除亲启信函挂号信传递证明外其余一般信函应全部拆封拆封后以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处将信封附上用别针别在一起收件室将全部收文的收受日期发文单位发文者姓名文件标题内容概要分发地点等项目登在收文簿上并将文件及收文簿一并交给总务部经销第六条 审核以及分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后对收件室做出分发批示当总务部经理外出时如有事务急需处理可由副经理代理承担上述工作第七条 分发收件室将收文簿及文件分发各部门各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收第八条 处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印并递交有关部门有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示文书负责人据此分发文件给有关工作人员在文书承办量分发量较大的部门可设文书整理簿并据此处理文件第九条 发送文书的发送全部由总务部收件室负责在特殊必要时亦可由适当的业务部办理第十条 部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点姓名并注明是否采用挂号快递等方式文书负责人将本部门文件分类别请示发送第十一条 发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期发送地点发文者名称全名内容等项目登记在发文簿上贴好邮票投递出去第十二条 投递文件投递通常一天三次按以下时间投出：第一次上午十点第二次下午三点第三次下午五点遇有紧急投递的文书可不受上述时间限制第十三条 邮票的收付保管邮票购入付出保管等情况应登记在邮票收付保管明细表并在年末计算出余额与现存邮票数量加以核对第十四条 公司内部的定期专递不利用国家邮政而是通过公司内部定期专递发送的信函文书传票小包裹钱款以及其他物品的收集和递送可依照本制度的有关规定办理对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责第十五条 定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时各部门应在定期专递收文簿上登记其内容一式二页副页留存正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿作为发文单位记录可代替发文簿每天进行整理清点对于收文部门定期专递收发文簿可代替收文簿每天进行整理清点八.公司文书处理制度(一)总则第一条 范围本公司文书处理均按本制度执行在特殊情况下的应急处理事后也须按本制度补齐有关手续第二条 定义本制度所指文书包括以下内容:1. 高层决策文书以及基层下达的文件2. 部门会议文书与转阅文件3. 合同书证券证书和劳动协议书4. 志愿书违约收文往来公文专利证明和注册登记文书5. 收支预算与决算书账本票据凭证各种明细表各种规定与计划书6. 往来书信电报任命书意见书7. 各种报告各种统计表8. 其中与项文书的处理原则上按会议决定处理第三条 类别划分上述文书按机密程度可划分为以下几类:1. 机密文书（1） 绝密（2） 秘密（3） 保密2. 普通文书即机密文书以外的文书3. 其他文书如公开发行的书籍杂志报纸以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的第四条 适用原则表格使用状况调查表送： 送出单位表格管制单位日期年 月 日名称如为新表请简要解释表号如为新表免填作用此表之其他部门表格内容有关事项此表目的及用途是否送出厂外？是 否能否用透明窗信封？是 否对现行程序的影响说明改变或增加之处资料来自何处的注出表号资料送往何处注出表号此表设计将影响其他何表 有何其他表需重加设计 与何表同时参以使用可以取代何种表注出表号何表作废注出表号现有废表之处理销毁 新表未使用前仍继续使用 通知已领出者使用完为止其他处办理填写用铅笔钢笔复写打字其他填写方式如系机械注明名称及型式牌特殊装订所需级边或印刷留纸边使用情形在办公室内用 在工场或库房使用 在室外用复制方法油印其他方法领用情形其他副本数量每日 每周 每月使用此表需增添新设备如需要请注明并估计费用是 否副本送递单位数副本送递单位名称必需用之单位保存时间月年处理时间每月日每月极少每一单位如何填写填写日期及编号等等盖图记等等（1）原234567规格需用量需印连续号码否请说明是 否装订成册是 否年量张 份 份期交货 月数及数量本 册第一次用量使用久暂永久 临时(多久时间)交货日期特殊事项不够填写时请用背面签章申请人 日期 审核人 日期 批准人 日期公司各部门依据本制度保管与处理本部门有关事务文书(二)文书的收发第五条 收发到达本公司的文书原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受所有文书按下列原则处置或送发1、 普通文书全部由接受部门开启或开封启封时编上文书的收发编号注明收发日期在文书登记簿上作好登记由接受部门的主管或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员文书当事人必须签名盖章领取文书但是不涉及特别事项的文书可以简化登记手续2、 绝密文书或亲启文书必须直接送交当事者由文书当事者开封与处 置第六条 制度时间外的处理1、 值班人员能够判定为是紧急重要的文书或者直接写给公司高层领导的文书应立即通知秘书室主任其他次重要文书只需通知收发室的主任并按其指示处理2、 所有到达的文书值班人员都必须一一作好登记于此后第一个工作日早晨转交收发室第七条 收发决定所有文书的接受转交登记与领取事宜都必须由收发室主任做出决定与指示第八条 设立信使在文书的接受与处理过程中各部门间经常需要相互传递文书因此在文书档案室设一名信使来回传递各类文书(三)文书的处理第九条 处理原则文书处理的基本原则是准确与及时并且明确文书处理的责任者第十条 成文原则凡重要的往来交涉都必须形成文书或形成记录即使情况特殊也必须事后追忆形成备忘录第十一条 特例对那些并不重要的事项或者通过电话会面等简单形式处理的事项只需要事后将处理结果的要点记录下来即可第十二条 处理手续领取文书的部门按下列规定及时予以处理1、 凡重要事项或者异常事项应立即向所在部门主管做出报告并逐级向上请示必要情况下必须与其他部门取得联系等候并按照上级指示处理文书中涉及的有关事项2、 如果文书中涉及的事项与其他部门有关必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事3、 在具体处理时如果认为有必要请其他部门做出配合并且其他部门提供配合需要一定的时间在这种情况下应事先征得对方的意见4、 如果事情涉及两个以上的部门并且难以判断由何部门出面主持时应听取其他部门的处理意见第十三条 防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项以防止文书的处理延迟或停顿如发生延迟或停顿现象应立即交文书档案部门处理第十四条 重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件必须存放在带锁的档案文件柜中予以严格保管文件柜的存放必须选择在发生意外时能够安全迅速转移出去放在容易发现的醒目位置(四)文书的制作第十五条 用纸的规格制作文书的用纸除特殊情况外原则上采用规格第十六条 字句文书应以简单明了的文体记述采用标准的简体汉字避免使用艰涩的词句第十七条 文体全部文书一律采用书面文体第十八条 复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本在特别有必要的情况下必须注明包括正本在内共复印多少份送往何部门等等第十九条 署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名特殊情况或有专项指示的情况除外1、 代表公司名义缔结的合同书往来公文公司公告及向政府机构提交的报告全部署名董事会代表2、 对外广告及宣传采用公司名称3、 除此之外的文书署上相关业务部门名称以及部门经理的职务与姓名不重要的文书只需署上经办人姓名(五)文书整理第二十条 编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号表示文书的类别再按符号编辑数字符号给各文书排序以便于检索第二十一条 文书的符号与编号按下列规定使用1、 表示部门名称的符号用部门名称的第一个汉字如制造部门工艺室用制工表示2、 文书类别直接用绝密密等字样表示3、 各种文书按先后顺序用自然数排序编号4、 同一文书或同一名称的文书追加一组自然数用隔开如制工密编号按年度更新第二十二条 填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在文书登记簿上第二十三条 整理文书处理完结之后按文书的符号与编号进行编辑整理将大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行另一类需要经常查阅的文书尽管文书处理已经结束但文书的效用还没有终结仍需要单独整理第二十四条 保管文书整理后大量不重要的文件直接送总务部门保管其他少量的重要文书在一定的期限内由责任部门妥善保管(六)文书的送发与交接第二十五条 主管部门全部文书的发送与交接由总务部负责在特殊情况下公司内文书的送发与交接由相应的部门负责第二十六条 绝密与亲启文书绝密与亲启文书必须加封并在封面上加盖转交邮寄与面呈字样的印章第二十七条 转交邮寄予面呈送交的重要文书必须在封面上加盖转交邮寄与面呈字样印章分别表示可以由专职传递员以外的人员转交或在书信接受者不在的情况下留下文书嘱咐由指定传递者当面呈交的文书可以通过邮寄传递的文书必须由指定传递者当面呈交的文书第二十八条 填写送发登记簿所有送发文书按转交邮寄与面呈分别填写送发登记簿对于面呈文书还必须在相应的备注栏目注明送交过程的要点以及领取文书的当事人签名盖章(七)文书的存档与废除第二十九条 存档由本公司总部的行政室按文书的整理符号与编号进行编辑归档第三十条 编辑行政室按年度把重要的经各部门整理编号的文书进行汇总分编装订成册存入档案会计文书则按会计年度编辑成册一些不太重要的文书不必按文书类别编辑只需按年度汇集成册第三十一条 分编标准存档文书按部门以文书的符号独立分编成册第三十二条 保存期限保存期限按下列规定确定：1、 永久保存凡属于规则指令决议诉讼重要契约证书统计及会计文书以及员工人事劳资文书都归为永久保存文书2、 保存十年类似永久保存文件性质没有必要永久保存的文书合议书志愿书违约书往来公文复命书报告书和重要往来信函等等可以保存十年3、 保存五年保存期从编辑日起算次重要且没必要保存十年的文书可保存五年第三十三条 废除保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书应及时予以废除或销毁废除必须经有关部门合议报总裁认可由文秘室执行如果对废除没有疑义应即刻予以废除或销毁九.公司文书收发作业规范第一条 主管部门本公司所有外来文书都由总务部文秘室统一接受第二条 处理方法文秘室按下列规定处理所到达的文书1、 把公司文书与私人文书区分开来2、 由文秘室直接开启送达的公司文书并在文书的空白处加盖收发印章注明收发日期3、 对于送达各部门且不能开启的估计涉及内容与事项重要的文书以及绝密文书只需在封面上加盖文秘室收发印章注明收发日期收发印章见图第三条 登记凡符合下列规定的文书都必须做好登记（文书接收登记簿格式如下表所示）1、 在一般文书或送交部门的普通文书中如果判定或者未开启也能判断是重要的文书或者夹带重要物品的文书2、 专人传递送达的文书3、 标有绝密或亲启字样的文书第 号收- - -发- 文秘科收发印章图示文书接收登记簿格式序号年月日寄送者姓名重要的事项接收者姓名文书种类签名盖章回复第四条 电报快递文书文秘室必须优先处理电报特快专递类文书不得拖延第五条 公休日到达的文书凡下班后或者缺席工作时间以外到达的文书一律由值班留守人员接收于此后第一个工作日早晨移交文秘室第六条 分发文书的分发按下列要点进行1、 写给各部门的文书经登记后直接分发给各部门的主管2、 重要文书专递文书或者夹有重要物品的文书直接送交文书接受人在接受人不在的情况下嘱托部门主管转交领取文书者必须在登记簿上签名盖章3、 文书中一切夹带或附有的物品必须原样送到当事人手中4、 私人信件直接分送本人在特殊情况下也可由代理者领取在必要情况下让领取者在登记簿上签名盖章第七条 回复各部门在接到文书时应给文秘室一个回复表示那些需要回复的文书已经收到第八条 退回分送给各部门的文书如果出现差错或不是所在部门接收的文书应直接退回文秘室再由文秘室处理第九条 电报电话记录收到电报后在文书登记簿上做好登记接到电话后填写电话记录传票如下表所示但普通的电话不必记录表23-12电话记录传票来电要点来电者来电指名姓名单位地址电话部门姓名接电话时间 月 日 （上 下） 时分 接电话者十.公司重要文件保管处理规定第一条 范围本公司所有重要文件的收藏保管处理一律按本规定拟明事项执行第二条 种类重要文件分为以下四种分别处理:1. 最重要文件日常用2. 最重要文件非日常用3. 一般重要文件日常用4. 一般重要文件非日常用其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考放在办公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件第三条 保管场所在紧急情况下重要文件的收藏保管场所应按照如下规定加以保管但根据文件的性质数量及处理方法的不同亦可作适当变更1、 地下室内贵重物品库应存放对于公司特别重要的材料2、 各业务部门保险柜存放各部室的最重要文件3、 地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分4、 各分公司保险柜存放最重要文件一般重要文件中的日常用部分5、 现场保管在各部室的办公地点以适当的方法整理保管上级对现场保管有特别指示的时候保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管表单填写说明书机密等级甲乙丙