机关公文主题词标引基本知识.doc

文秘知识/写作指导 机关公文主题词标引基本知识 公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的国务院公文主题词表。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。一、什么叫主题词、主题词表和检索语言(一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。(二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。(三)公文主题词表。公文主题词表是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。(四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。检索语言又分为分类语言和主题语言。分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。三、公文主题词表的体系结构公文主题词表由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。（一）范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。（二）字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。