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食品药品监管心得大讲堂公文处理解析,公文处理心得,办公室彭英2013年12月6日,2020/6/7,2,三大误区影响公文质量,事小而略公文无小事事不关己人人有责无知无谓常识性错误,2020/6/7,3,2012年4月6日，中办、国办联合印发了公文处理工作条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行同一天配套施行：新修订出台的党政机关公文格式,2020/6/7,4,现行公文标准,第一章公文格式,第一节公文格式概述,一、公文格式的范畴：公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；,第一节公文格式概述,二、公文格式的种类：根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。,文件格式信函格式,电报格式命令格式,纪要格式,第一节公文格式概述,三、公文格式的基本要求：1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。A4型纸210mm297mm。,第一节公文格式概述,三、公文格式的基本要求：2.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。,第一节公文格式概述,三、公文格式的基本要求：3.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。4.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。5.公文应当双面印刷。6.公文应当左侧装订。,第二节公文的通用格式,版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。,一件完整的公文由三部分组成：,第二节公文的通用格式,一、版头部分1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。,第二节公文的通用格式,一、版头部分2.秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。,第二节公文的通用格式,一、版头部分3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,第二节公文的通用格式,一、版头部分4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。,第二节公文的通用格式,一、版头部分发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。,第二节公文的通用格式,一、版头部分联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。,第二节公文的通用格式,一、版头部分5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。,第二节公文的通用格式,一、版头部分发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号,括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。,第二节公文的通用格式,一、版头部分6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。,第二节公文的通用格式,一、版头部分联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。,第二节公文的通用格式,二、公文主体1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,第二节公文的通用格式,二、公文主体公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。,第二节公文的通用格式,二、公文主体2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。,第二节公文的通用格式,二、公文主体3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。,第二节公文的通用格式,二、公文主体4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。,第二节公文的通用格式,二、公文主体公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。,第二节公文的通用格式,二、公文主体5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。,单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。,如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。,不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；,第二节公文的通用格式,二、公文主体6.成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。,成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。,不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。,第二节公文的通用格式,二、公文主体7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。,第二节公文的通用格式,单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。,第二节公文的通用格式,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。,第二节公文的通用格式,二、公文主体,8.附注:一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。,第二节公文的通用格式,三、版记版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,第二节公文的通用格式,三、版记1.抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。,第二节公文的通用格式,三、版记如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。,第二节公文的通用格式,三、版记2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,第二节公文的通用格式,三、版记3.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,第三节公文的特定格式,一、信函格式公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。,第三节公文的特定格式,二、命令格式命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。,第三节公文的特定格式,三、纪要格式纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。,第三节公文的特定格式,三、纪要格式1.纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。2.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“2012X号”。3.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。,第三节公文的特定格式,三、纪要格式4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。5.纪要不加盖印章6.纪要格式可以根据实际制定。,2020/6/7,52,公文格式新国标密级紧急左上角成文日期用数字主题词儿不再标加急特急马上办公文页码不可少公文用纸A4型上行公文不留空版记4号仿宋体涉密公文标份号印章署名要齐全信函格式应简化,小结党政机关公文格式口诀,发文机关标志（居中，小标宋字体）,发文字号（居中，三号仿宋）,距离版心上边缘35,下空2行约20,份号密级和期限紧急程度（顶格依次排列）,公文标题（居中，2号小标宋）,公文正文（首行空两字，3号仿宋体）,主送机关（顶格，3号仿宋体）,下空2行约20,下空1行约10,印章（端正居中下压成文日期）,发文机关署名（以成文日期为准居中）,成文日期（右空4编排，用阿拉伯数字）,附注（请示件标注联系人及联系方式）,抄送机关（左右各空1字）,印发机关（左空1字）,印发日期（右空1字）,版记（内容全部用4号仿宋）,页码（双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字）,第二章行文规则,第一节文种,2020/6/7,57,第二节行文规则,1.“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”这一规定，体现了责权相适应的原则，有助于约束转报机关的行文行为，落实责任。2.“不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”体现了公文主要发往机关、组织，不发个人的原则。3、在其他行文规则中，明确“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”。,2020/6/7,59,第三节行文规则详解,一般不得越级行文越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。,2020/6/7,61,一、上行文规则（一）“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”这样既有利于事项的办理，又有利于上级机关和同级相关机关同时了解情况。,2020/6/7,62,“原则上主送一个上级机关”，主要是为了明确主办机关的责任，防止推诿、扯皮。下级两个机关联合行文时，可以主送两个上级机关。比如，省委、省政府联合向党中央、国务院请示工作时，可以主送党中央、国务院。“不抄送下级机关”，是指向上级机关的“请示、报告、意见”等均不抄送下级机关。,2020/6/7,63,上行文“原则上主送一个上级机关”（办法只对请示作此规定)；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。,2020/6/7,64,行文规则详解（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。”,2020/6/7,65,其目的是为了加强党委、政府的集中统一领导，强化本级党委、政府的责任。另一方面为避免行文升级、升格，属于部门职权范围内的事项，应当直接报送上级主管部门，不再经过本级党委、政府行文，这里体现了党委、政府与其部门的职权划分和责任范围。,2020/6/7,66,（三）“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。”这一行文规则体现了责权相适应的原则，有助于约束转报机关的行文行为，强化和落实其行文责任；提出办理的倾向性意见，供上级机关参考，有利于提高上级机关的办理质量与效率。,2020/6/7,67,（四）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”。一文一事，有利于上级机关审阅、批示和答复。（检验检测中心项目）向上级机关请示问题，应当附有背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。报告中夹带请示事项，作为阅件办理，有可能误事。,2020/6/7,68,（五）“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。,2020/6/7,69,二、下行文规则（一）“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”。,2020/6/7,70,（二）“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”,2020/6/7,71,政府部门除了以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府发布指令性公文。,2020/6/7,72,（三）“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”，凡超越部门职权范围的事项，应报请本级党委、政府行文。,2020/6/7,73,（四）“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”。不这样做，就可能造成工作混乱，让人无所适从，也无法贯彻执行。,2020/6/7,74,三、其它行文规则部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”行文，也可以用“通知行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作和答复审批事项，应当用“函行文。,2020/6/7,75,“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。理由：以确保部门的领导管理政令统一。部门其他内设机构在各自职权范围内可与相应机关的内设机构以“函等形式联系工作。,2020/6/7,76,三、其它行文规则公文撤销和废止管理,条例规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。,2020/6/7,77,2020/6/7,78,第三章写作知识常用文种解析,（一）通知,1文种特征通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。通知的使用范围最广、使用频率最高。,按照通知的内容及作用分为以下四类：（1）指示性通知。主要是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知。（2）转文性通知。上级机关向下转文，必须标注主送机关，说明转文目的，并对受文机关提出执行要求。具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。（3）事务性通知。用来传达、安排事务性工作的通知。如会议通知、机构变动通知，更改名称通知、启用印章通知等。（4）任免通知。上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。,2结构模式,（1）标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。（2）主送机关。要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。,（3）正文A指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语（特殊表述可不用尾语）构成。B转文性通知主要分二种写法，一是简写式，直接写明转文的原因，依据或目的，提出转文的一般性要求。二是繁写式。在简写式的基础上，强调二点，一是被转公文所涉及工作的重要性，二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。C事务性通知。大致由通知的背景、根据及目的，通知的事项，通知的尾语三部分组成。D任免通知。大致由任免依据和任免事项二部分组成。,（二）报告,1文种特征报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。报告可依据不同的标准进行多角度划分。按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。,2结构模式,（1）标题。通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。（2）报告引据。这部分是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。,（3）报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。,如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。,（4）结尾。报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“特此报告”等，要另起一段，独占一行。,3写作要点,（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。（2）篇幅要简短，用语要精炼。,（3）报告一般采用以下三段式写法：A情况做法问题（意见）；B做法问题今后意见；C情况问题今后意见；D情况原因（责任）下一步打算；E情况原因责任及处理意见；F情况问题建议等。撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。,（三）请示,1文种特征请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：一是批准性请示。即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示。此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。,2结构模式,请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。（1）标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以便上级机关准确了解和把握。,（2）正文。正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。一是请示缘由。二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。写好请示事项，关键在于两点：一要明确，二要具体。写好请示，还应注意要选准角度和行文的逻辑性。,（3）尾部。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否，请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。,3写作要点,（1）请示是党政公文中一个独立的文种。一定要注意报告不能与请示混用。凡是需要上级机关明确答复意见的问题用“请示”，如仅向上级机关报告有关问题而上级机关可以批示也可以不批示的用“报告”。请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准，有两种情况：一是平级单位申请批准，宜用“函”，而不应当使用“请示”；二是非隶属关系单位的申请批准，因为它们之间不存在任何隶属关系，因此，应用“函”而不能使用“请示”。,（2）把握好请示的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。注意其他文种的目的句，通常置于开头，唯独请示是在第二层次之首。请示的结尾用语，按照惯例，通常是“妥否，请批示”及“如无不妥，请批转执行（办理）”等。,（3）做到一文一事。写请示要坚持一文一事，即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组织的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。,公文写作中易混淆的词语,截止与截至“截止”一词偏重于“止(停止或结束)”，意思是到一定期限就停止或结束。如：报到于月日截止(不能用截至)。“截至”则偏重于“至(到)”，意思是截止到某个时候。如：报到日期截至月日；截至目前。,以致与以至“以致”一词用在下半句的开头，表示下文是上述原因所形成的结果(多指不好的结果)。如：小李在公司不好好工作，以致被老板“炒了鱿鱼”。“以至”也是连词，一方面表示在时间、数量、程度、范围上的延伸，如：老张、老李、老王以至看大门的老赵都知道这件事，你却不知道。另一方面用在下半句话的开头，表示由于前半句话所说动作、情况的程度很深而形成的结果。如：大家每天都夜以继日地拼命工作，以至3万双鞋的生产任务提前一周就完成了。,暴发与爆发这两个都是动词，都有“突然、迅速地发生”的含义。“暴发”使用范围较窄，常用于洪水。如：大雨导致山洪暴发。有时指以不正当的手段发财得势，与“户”字连用。如：葛朗台是资产阶级暴发户。“爆发”本义是弹药爆炸，比喻像弹药爆炸一样突然、迅猛地发生。“爆发”使用范围较广，可用于弹药、火山、火势、打雷等自然现象，如：火山爆发。也可用于战争、斗争、革命、起义、暴动等。如：1914年第一次世界大战爆发。“爆发”还可用于形容众人的声音(欢呼声、喊杀声、掌声等)，如：局长话音刚落，同志们便爆发出雷鸣般的掌声。,启用与起用“启用”指的是“开始使用”，用的对象多指物。如：某某印章自月日开始启用。“起用”则有两个含义：提拔任用。重新任用已退职或被免职的官员或职员。“起用”的对象是人。如：刘局长退休后被一私营企业起用。,遏制与遏止这两个都是动词，表示“用强力阻挡住”。“遏制”着重于制，压制住、控制住，不使发作或不使随意活动，对象常是自己的某种情绪(喜怒哀乐)，有时是敌人或某种力量。如：在处理群众集体上访事件时，要有效遏制自己的感情。“遏止”着重于止，使停止，不再进行，对象常是来势凶猛而突然的重大事件，如战争、进攻、暴动、潮流等。如：非法采矿得到了有效遏止。,必须与必需“必需”一词表示一定要有，必不可少，说明事物的特别需要。“必须”一词则表示事理上和情理上的必要性，说明一定要这样做。在更多的情况下，“必须”和“必需”的意思都比“需要”和“必要”更肯定，语气也更强。“必须”还有加强、命令语气的作用。另外，“必需”有构词能力，如：必需品等，而“必须”则不能。,第四章错情分析,第一节常见问题一、该用“请示”的用了“报告”，主送、抄送机关标注不规范，上行文未标注“签发人”，主附件分离，附件不全，缺页、错页、中间有空白页，印制歪斜，等等。,2020/6/7,105,二、涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。未经协商就报文，已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文，多个机关联合行文未会签完毕就报文等。,2020/6/7,106,三、文种错情,缺少文种，如实施方案使用非法定文种，如关于*申请文种重叠，如请示报告生造文种，如关于*情况报告文种作为公文标题，如通知文种混用，常见请示与报告混用同类公文使用不同文种，如信息采用通报错用文种,2020/6/7,107,错情举例,关于请市局领导参加团拜会的报告关于召开案件分析会的请示报告局关于商请解决+有关问题的请示。,2020/6/7,108,谢谢大家,