会议管理办法

.会议管理办法（修订） 为规范和加强公司会议管理，进一步减少文山会海，降低会议成本，提高会议质量和效率，特制定本办法。一、总则（一）精简高效。要坚持精简、务实、节俭、高效的原则，少开会，开短会，求实效，严格控制会议数量、规模、会期，提高会议质量，确保会议效率。（二）形式多样。根据实际需要通过多种方式办会，能不开的会坚决不开，能合并开的会就合并开，能通过电视电话会议形式召开会议一律不集中召开。（三）控制预算。严格实行会议经费预算管理，节约会议费用和参会人员的工作时间。（四）分类管理。公司会议根据形式、规模、内容进行分类管理。二、会议分类公司会议一般分为以下五类：（一）总经理办公会议（二）经营活动分析会议（三）公司工作会议（四）专题会议（五）周工作例会三、会议审批（一）内部会议申请审批程序承办部门将会议申请提交综合部，并填写会议申请单（见附件1），综合部会议管理人员根据申请内容进行审核后，对会议室进行分配，承办部门在相应时间和地点召开会议。如出现会议室使用冲突，应确保重要的会议优先使用。（二）外部会议申请审批程序承办部门填写会议申请单，报公司分管领导、总经理审批，承办部门持审批后的会议申请单到财务部办理相关手续。四、会议组织（一）会议通知1、承办部门负责会议通知的起草，通知应明确告知会议的名称、内容、时间、地点、参加人员范围、应准备的材料、文件和其他要求。2、重要会议一般应提前3天通知，一般会议应提前1天通知。（二）会务工作1、总经理办公会议、公司工作会议、两会（职代会和党代会）、周例会以及经营活动分析会由综合部负责承办，协调会议的接待、会场组织、会议记录等会务工作。2、视频会议由运行维护部负责会议设备、线路的保障工作。3、其它类型会议均由牵头部门负责相关会务工作。 （三）会议材料会议材料由会议牵头部门协调组织。需公司领导出席并讲话的重要会议、重大活动，主办部门应提前将会议议程、会议材料及领导讲话代拟稿报分管领导审核。参会人员要提前阅读会议材料，并准备发言提纲。会议除为公司领导准备纸质材料外，原则上以电子文档形式汇报，不向参会人员分发纸质材料。会议决议经会议主持人审定后，以公司会议纪要形式印发执行。（四）会议内容及与会人员1、总经理办公会议公司总经理办公会议是公司高层决策机构，主要研究公司战略部署、经营决策、规章制度、管理办法、招投标等“三重一大”事项。会议原则上由总经理主持，各副总经理出席，各部门负责人和议题相关部门人员参加。总经理办公会议实行会议议题报审单制度，具体工作流程为：议题申请部门填写会议议题报审单（见附件2）部门负责人审核签字相关部门会签（如有必要）综合部负责人审核是否上会分管领导审核同意总经理批准会议议题报审单送综合部综合部收集议题内容，将材料提交会议用。各有议题部门须在会议召开前两天，将已经审批的会议议题报审单及相关资料送综合部。议题申报部门应就会议议题所涉及内容进行充分调研和论证，认真准备会议材料，提前与公司领导和相关部门沟通，必要时提出一个以上可供决策的方案，并在对各方案进行利弊分析后提出决策建议。综合部对拟上会的议题要进行审核，能通过专题会议等小型会议解决的，不提交总经理办公会议。会议原则上每周三召开，无会议议题不召开，地点固定在六楼行政会议室，会议时间一般不得超过2个小时。2、经营活动分析会议经营活动分析会议是公司每月例行召开的专项会议，研究公司生产经营主要指标完成及变化情况，存在的问题及原因分析、解决措施，经营风险及控制措施等，由公司分管经营的副总经理主持。参会人员为：公司领导，各部门经理和前端部门业务主管以上人员，各县分公司领导、网格经理。会议一般每月10日左右召开，如遇节假日或特殊情况则顺延。会议发言次序为财务部、市场营销部、集团客户事业部、客户服务部等部门。会议发言部门要提前做好充分准备，掌握详实的第一手资料，发言的重点是分析问题，并提出解决问题的具体措施。每个部门发言时间原则上不超过15分钟，总体会议时长不得超过3个小时。3、工作会议会议主要研究、部署、落实年度工作任务和目标，参会人员为：公司领导、各部门经理、县分公司总经理。会议一般每年召开二次，年初召开年度工作会议，半年召开年中工作会议。4、专题会议会议主要研究生产经营等重要的专项工作。会议由公司总经理或分管领导主持，参会人员为：议题涉及的部门经理及相关人员，可根据工作需要邀请其他分管领导出席。公司专题会议不定期召开，会议时间不得超过2个小时。5、周工作例会周工作例会包括公司周例会和分管领导部门例会以及部门周例会。公司周例会内容为汇报各阶段重点工作安排及推进情况（每月第一周主要汇报本月工作安排及主要措施，第二、三、四周汇报月度工作计划执行情况与存在问题），会议时间不得超过一个半小时。分管领导周例会内容为通报近期工作开展情况，安排部署下阶段工作；参会人员为公司分管领导和所辖部门经理，一般每周五召开。部门周例会参会人员为部门全体员工，一般每周一召开。（五）会议签到管理公司召开的重要会议均实行签到制，签到采用桌签、签到表和主持人点名三种方式。（六）会议纪律管理1、参加会议人员应严格遵守会议纪律，不迟到、不早退。参加公司大型会议应提前10分钟进入会场，中小型会议应提前5分钟进入会场，并在指定位置就座。因特殊原因无法准时到会或中途提前退场时，须向会议主持人请假。对无故迟到、早退、缺席者，将按照公司员工劳动纪律有关规定处理。2、参加重要会议或重大活动，与会代表原则上应着正装。3、会议期间，参会人员应将通信工具关闭或置于静音状态。4、与会人员应严格遵守保密管理规定，不得泄漏会议内容。（七）会议事项管理1、各类会议都应有会议纪要（记录），周例会、专题会和总经理办公会议的会议纪要（记录）由综合部负责撰写，其他会议由牵头部门负责组织。2、加强各类会议的宣传报道工作。工作会、月度经营分析会等重大事项由综合部安排专人进行新闻宣传报道工作，及时通报会议情况。3、强化对会议议定事项的督办落实工作。会议结束后，主办部门应做好会议议定事项的督办工作。原则上总经理办公会议决议的督办由综合部负责，其它类会议的督办由主办部门负责，重要事项由综合部协同相关部门督办。五、会议经费（一）严格实行预算管理和归口管理，建立健全会议接待报批、审核制度，接待标准列入报批内容，先审批、后使用，谁批准、谁负责，任何人不得擅自提高接待标准。（二）会议费用由会议主办部门在会议结束一周内结算，结算时应附带发票和参会人员名单，经综合部审核后方可办理相关账务报销手续。（三）公司内部会议一律不准赠送礼品，会场不得摆放花草、香烟、茶歇、矿泉水和纸笔等，一般性会议不允许印制会议材料。六、会议服务（一）公司工作会、月度经营分析会、生产经营培训会议由综合部负责，相关业务部门协办。其他会议的后勤服务由承办部门指定专人负责。（二）根据会议规模和规格指定摄影摄像人员及其他相关人员。七、附则（一）本办法由公司综合部负责解释。（二）本办法自印发之日起试行，原有会议管理办法同时废止。附件1会议申请单 年 月 日申请部门会议时间会议名称会议内容参会人员合计 人。费用预算宿 费备注：餐 费会议室费其它费用总 计申请部门意见综合部意见财务部意见分管领导意见总经理意见附件2会议议题报审单年 月 日议题申报部门议题内容本部门审核意见 有关部门会签意见 综合部审核意见 分管领导审批意见 总经理审批意见 备 注.