宏达公司行政管理制度手册

精选资料甘肃宏达路桥工程建筑有限公司行政管理制度汇编目 录第一章 考勤管理规定4一、工作时间及考勤管理4二、假期管理5三、加班管理6四、因公出差8第二章 公司员工礼仪守则10一、生活礼仪规范10二、日常工作礼仪11三、会客礼仪规范12第三章 员工奖惩制度14一、目的14二、基本原则14三、职责14四、奖励条件14五、奖励种类与方式16六、奖励执行程序16七、处罚条件17八、违纪处罚的种类与方式17九、警告处分18十、警告处罚措施：19十一、受记过处分条件19十二、记过处罚措施20十三、记大过处分条件20十四、记大过处罚措施：22十五、辞退或开除处分条件22十六、辞退或开除处罚措施：23十七、违纪处罚执行程序：24附：员工奖励流程、员工奖励申请报告25员工处罚流程、员工处罚申请报告25第四章 公文管理制度30一、发文管理30二、收文管理32第五章 车辆管理制度34一、目的34二、车辆管理34三、使用管理34四、工作职责35四、行车安全及维护保养：37五、费用的管理与报销38六、司机考核及待遇40七、附则40第六章 行政办公管理制度41一、总 则41二、档案管理41三、印鉴管理42四、文印管理42五、办公及劳保用品的管理43六、库房管理44七、报刊及邮发管理45八、附则45第七章通讯费用管理规定46第八章会议室管理制度48第九章固定资产管理办法50第十章微机电脑使用与管理制度56第一章 考勤管理规定一、工作时间及考勤管理1. 由于本公司行业的特殊性，在生产旺季不能保证员工享受周双休。因此，公司规定310月份公司本部员工每月可享受4天轮休或事假（有薪），具休轮休时间由办公室临时安排，无特殊情况不得一次性休完。112月份（次年）本部实行轮流值班制，未被安排值班的员工视作休假。全年有薪休假总计天数=104（周双休）+1（元旦）+3（春节）+1（清明）+1（劳动节）+1（中秋节）+1（国庆节），即112天。每天规定工作时间为8小时（不包含加班）。总部作息时间为上午8：0012:00,下午2:006:00。其他部门可根据自身工作性质自行调整。2. 各分公司/项目部可自行制定考勤制度,经公司总经理审批后报公司办公室备案,但规定条款不可与本制度冲突，否则视为无效。3. 本公司考勤管理基本政策是：运用科学、有效的考勤管理，保障组织纪律性，维护公司及员工的权益，调动工作积极性，保证工作计划如期进行。本公司考勤管理遵循公平、公正、合理和实事求是的原则。4. 各部门应有指定人员进行本部员工的考勤工作，及时填写考勤表，并在每月3日前将上月考勤表送交办公室，以便及时计算工资。5. 凡连续旷工超过3天或全年累计旷工超过6天者，公司予以除名处理。6. 本公司提倡在正常工作时间以内完成工作任务，确因特殊原因需要加班的，必须事先获准，否则不予计算。已取得补休的加班，不再计发加班工资。7. 有关考勤中的工资处理和计算，详见在本公司薪酬及福利管理制度。二、假期管理1. 本公司规定员工除享受本规定第一条第一款规定的休假外，还可享受婚丧假、病假、女性员工产假。事假可以计入轮休，但全年休假不得超过112天，超过部分不计发工资。2. 除轮休日外，其它假目均需事先填写假期申请单，经批准后方可休假。3. 调休补休假为有薪假，员工在轮休日或法定休假日因工作未休息而需要在其它日期休息称为调休，因加班而需要用休假相抵称为补休，只适用于副经理级或等同级别（不含此级别）以下级别人员，八小时抵一日，原则上需月内完成。4凡按国家规定的法定结婚年龄办理好结婚登记的员工（试用期已满），可请婚假三天，为有薪假。超过三天按轮休计算。5凡是员工的直系亲属（父、母、配偶或子女）丧亡者，给予丧假三天，为有薪假，超过三天按轮休计算； 凡是员工的亲兄弟姐妹或岳父母或祖父母（外祖父母）丧亡者，给予丧假一天，为有薪假，超过一天按轮休计算。6产假为女性员工因生育所享受的有薪假，申请应符合国家和地方计划生育政策。女性员工分娩前后应停止工作，给予产假九十天，其中产前休假十五天。7员工申请病假须附医务证明，病假一般以轮休相抵，病情严重或需手术治疗者，可凭市以上人民医院出、入院证明，享受住院治疗期间的基本工资。医疗期超过四十天，本年度无年终奖金。试用期的员工不享受医疗期工资。8员工休假办理程序和审批权限规定如下：、申请休假须填写请假单并附证明材料，由员工本人或委托他人具体办理，经批准并做好工作安排后，方可休假，办公室备案。、年假、婚丧假、女性员工产假及计划生育假、医疗期，在呈批前需报办公室审核。、审批权限为： 3天（含）以内，由部门负责人批准；3天（不含）以上由总公司领导批准。对于先休后补办手续的情况，须事先报知所在部门，并于休假后的二个工作日内补办好手续。此情况只限于三日及以内的申请休假。对假满未续假的，也在此条，否则以旷工论。三、加班管理（一）加班限制 1. 公司不提倡加班，只有因领导例外安排或突发事件使员工在正常工作日19:00后仍在工作或在休假日上班的,经部门负责人签字确认,计为加班. 2. 加班须事先填写加班申请单，并经部门负责人批准并报办公室备案。 3. 实行轮班制员工的正常排班不计加班。 4. 公司经营层以上人员不计加班。 5. 有关技术人员的定额加班须部门出具定额加班单，相关部门经理签字确认,并报办公室备案，加班工资每人每月不得超过300元。 6. 部门加班申请单必须每月与考勤表一起报办公室计算考勤。 （二）加班时间计算 1. 加班以半小时为单位计算，不满半小时不计。 2. 正常工作日19:00以后的工作时间方计加班。 3. 公休及节假日加班，最多按八小时计。 （三）加班补休 1. 员工加班后，按照”先调休后补偿”的原则给予1:1补休，但法定节假日及技术人员的定额加班除外。 2. 补休加班假须本人申请（填加班补休单），部门经理签字批准，考勤员作好补休记录并按月报办公室备案。 3. 加班假原则上不能跨年度补休。 （四）加班工资1. 法定节假日加班和技术人员的定额加班发放加班工资。 2. 加班工资发放标准： 、 加班时薪（A）=（结构工资+工龄工资）21.58。、 正常工作日加班工资=A1.5时间、 公休日加班工资=A2时间、 法定节假日加班工资= A3时间四、因公出差1. 员工因公至西峰以外地区，且当天不能往返者，视为出差。2. 因公出差均应事先填写出差审批单。除因工作性质须经常性出差的人员仅须部门经理批准外，其他员工出差均须报主管副总及董事长审批。3. 出差审批单须于出差前交办公室备案，员工出差返回公司后，应按行程和时间整理好相关票据并经部门经理核准后及时到办公室报到，以核实出差天数。4. 财务部凭办公室核实的天数核算出差补贴、差旅费标准并进行报销（报销审批程序详见公司财务部差旅制度）。附件：出差审批单 出 差 审 批 单申请部门： 年 月 日 单位： 天 ￥ 元申 请 人职务预计天数出差任务费用预算长途交通各项补贴出差地点住宿费用应酬费用交通工具其他费用出发时间 月 日 时返回时间月 日 时合 计总经理批 准办公室审核部门负责人审核第二章 公司员工礼仪守则为了使公司员工日常工作，生活行为有所规范，养成良好的工作生活习惯，以形成良好的企业文化，特制定本规范。一、生活礼仪规范（一）职工必须仪表端正、整洁。1、员工头发要经常清洗，男性员工头发不宜太长。2、指甲、胡子不能太长，女性职工涂指甲油尽量用淡色。3、口腔保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食物。4、女性职工化妆不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。（二）工作场所服装应清洁、方便、不追求修饰。1、衬衫的领子与袖口不得有污秽。2、公众场面出现应衣着整齐，并颜色相配、不得肮脏、破损或歪斜松弛。鞋子不能破损，鞋底不能带钉子。3、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装；女性服装不能过分华丽。（三）在公司内职工应保持优雅的姿势和动作。1、站姿：两脚跟着地，脚尖离开约45，腰背挺直、胸膛自然、颈脖伸直、头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然下垂、不耸肩、身体重心在两脚中间。在上级面前，不得把手交叉在胸前。2、坐姿：坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。不能坐着移动椅子。3、公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。4、握手时用普通站姿，并且视对方眼睛;握手时脊背要挺直、不弯腰低头,要大方热情。伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的、异性间应先向男方伸手。5、进入房间,要先轻轻敲门三声、听到应答后再行进入。进入后手轻手关门。如对方正在讲话，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准机会，而且要说：“对不起，打断你们的谈话了”。6、递交物件时，如文件，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如钢笔，要把笔尖向自己，至于刀子剪刀等利器应把刀尖向着自己。7、在走道、走廊行走脚步要轻。不能边走边大声说话，更不能唱歌或吹口哨等。通道、走廊遇到上司或客户要礼让，不能抢行。二、日常工作礼仪（一）正常使用公司的物品和设备，提高工作效率。1、公司物品不能野蛮对待，挪为私用。2、及时清理、整理帐薄和文件，借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处。3、工作台上不能摆放与工作无关的物品。4、公司内以职务称呼上司，同事间称呼如“老张”、“何工”、“卢师傅”、“赵姨”、“刘大姐”、“小杜”等。5、未经同意不能随意翻看同事的文件、资料等。（二）正确、迅速、谨慎地打、接电话。1、至少在第三声电话铃响前提机。通话时先问候，并自报公司、部门，对方讲述时要留心听，并记录要点，结束时礼貌道别，待对方挂机后再放下电话筒，禁用免提同客人或上司通话，通话要简明扼要，不得在电话中聊天。2、对不指明的电话，如自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。3、工作时间内不能打私人电话。三、会客礼仪规范（一）接待工作及其要求1、在规定的接待时间内，不迟到、不缺席。2、有客户来访或就餐，马上起来接待并让座，来客接待按顺序进行，不能先接待熟悉客人。3、对事前已通知来的客人要表示欢迎。4、应记住经常来的客人。5、接待客人时应主对、热情、大方、微笑服务。6、接待客人进门时应自己先到走门口，掀起门帘示意客人进入后，自己再进入；出门时同样礼让客人出去后，自己再出门。进门前、出门后自己应走在前面给客人带路。7、集体接待时应自然排队迎客、送客，礼仪同个人规范一样握手欢迎、送别招手道别。8、就餐、会客应让客人坐主位或主位两边，自己本单位人坐下手位置，碰酒打关应让客人先进行，招待客人且不能手舞足蹈，指手是脚，把客人没有招待好把自己喝醉了，给客人应 勤加茶水、饮料和酒，不能够让客人自己斟酒。始终不能忘记我们是在为公司招待客人，使人感觉有明显宾客之分，给客人夹菜时应用公用筷子。（二）介绍和被介绍方式与方法1、直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断，可把年轻的介绍给年长的，在本公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人。就餐也可以按座位顺序把地位低者介绍给地位高者。2、把个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。3、男女间介绍应先把男性介绍给女性，男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。（三）名片的接受和保管1、名片应先递给长辈或上级。2、把自己的名片递出时，应把文字向着对方双手拿出，边递交边清楚说出自己的姓名。3、接对方名片时，应双手去接，将名片收起。4、对收到的名片要妥善保管。第三章 员工奖惩制度一、目的 为强化管理，维护公司各项工作的正常进行，以保障公司和员工的整体利益，同时体现“奖罚分明”的管理理念，激发员工的工作积极性和责任心，公司建立奖惩机制，对有突出贡献的员工实施奖励，同时对员工的过失按不同的情况给予相应的处罚。二、基本原则 公平公正，奖罚分明；有功必赏，树立榜样； 有过必罚，惩前毖后；奖惩及时，宽严适度。三、职责 本制度由公司各部门对员工需要奖惩的行为进行汇总、评价、提报，办公室负责综合调查、评审及具体实施。四、奖励条件 员工如有以下行为，可获公司不同程度的嘉奖：1. 热爱公司，处处为公司着想，维护公司品牌声誉，维护公司利益；2. 热爱本职工作，工作能力强，服务意识、责任心强，按质按量突出完成工作任务者；3. 在对外交往中努力维护或树立良好的公司形象或为公司争得荣誉和利益者；4. 团体协作能力强，对团体成效贡献突出,并获得团体成员的一致好评者;5. 见义勇为、刚正不阿，不畏邪恶，敢于同违法违纪行为做斗争，维护公众利益或公司正常工作秩序，有显著功绩者；6. 保护公共财产，防止或挽救事故有功，使国家、公众、公司和员工利益避免或减少损失者；7. 领导有方，工作开展有显著成效，管理或经营业绩有显著的提高者；8. 在工作中充分发挥自己的创造性，在管理、科研、流程设计、产品或服务设计、工作条件改善等方面，有发明创造、大胆革新或积极提出合理化建议被采用,显著提高工作效率或节约成本显著或给公司带来较大经济利益者;9. 在公司策划、组织重大的经营管理活动中，做出重大贡献者；10. 积极为公司管理或市场开拓出谋划策，开创新局面，成效显著者；11. 处理意外、突发事件果断，使公司避免严重损失或为公司挽回重大损失者；12. 勇于检举某些严重侵害公司利益的行为，使公司避免重大损失或给公司带来较大声誉者；13. 其他应当奖励的情形。五、奖励种类与方式1. 专项性奖励：就某事件中有功人员进行奖励，如创造发明奖、改善奖、服务奖、销售奖等。奖励方式有：通报表扬、记功、奖金等。2. 阶段性奖励：对员工某一时期有功人员进行奖励，如业绩立功奖、优秀员工奖、长期服务奖，奖励方式有：授予荣誉证书、称号、奖金等。 以上奖励方式可单独使用，也可以根据实际情况合并使用，结果将作为人事考核、职务升降、工资调整的重要依据资料。六、奖励执行程序1. 部门填写奖励申请报告并交至办公室。2. 填写人必须在“情况说明”栏中列明实施奖励的原因，并在“奖励依据”栏中指出依据条文，无明确依据的奖励报告无效。3. “情况说明”一栏中应有被奖励员工的签名。4. 奖励报告填写人须于“奖励建议”一栏中明确提出奖励建议。5. 办公室根据公司奖惩制度对奖励申请做出初步审查。6. 当部门建议的奖励所涉及的金额在1000元以内时，经办公室直接报董事长审批后执行。7. 当部门建议的奖励所涉及的金额超过1000元时，须经办公室审查、调查核实，并出具调查报告后，交董事长办公会议讨论通过后执行。8. 所有奖励申请均须经过董事长审核批准后方可生效。由办公室通知、执行并备案。七、处罚条件 员工必须严格遵守公司的各项规章制度和纪律，不得有下列行为。如有违反，情节严重构成犯罪的，公司将移送司法机关依法处理；尚未构成犯罪的，或者虽然构成犯罪但是依法不追究刑事责任的，公司将给予违纪处罚。1. 散布有损公司声誉的言论； 2. 玩忽职守，贻误工作；对抗公司决议和指令；压制批评，打击报复；3. 弄虚作假，欺骗领导和同事；挥霍公款，浪费公司资财；4. 贪污、盗窃、行贿、受贿或者利用职权为自己和他人谋取私利；5. 泄露公司技术、花款、销售等商业秘密；在对外活动中有损公司荣誉和利益6. 滥用职权，侵犯公司和员工利益，损害公司和员工的关系；7. 参与色情、吸毒、迷信、赌博等活动；违反社会公德，造成不良影响；8. 其他违反法纪或纪律的行为。八、违纪处罚的种类与方式1. 警告：口头警告、书面警告；2. 记过；3. 记大过；4. 辞退或者开除。九、警告处分 员工凡有如下情形之一者，将受公司警告处分(视情节分口头或书面形式)：1. 一周之内累计迟到和早退3次者，或一周之内旷工半天者,一月之内累计迟到和早退6次者;2. 参加会议、培训或重要集体活动态度不端正，影响活动正常进行;3. 上班时间擅自离岗、擅自会客,影响本职工作者; 4. 上班时间未经批准离开工作岗位，影响工作者；5. 工作时间睡觉、大声喧哗、嬉戏玩闹，影响本职工作或妨碍他人工作者;6. 工作时间与同事争执吵闹，影响正常办公秩序者;7. 不事清洁，所在办公台、办公区凌乱不堪，影响公司形象者；8. 多次占用工作电话，或长时间因个人私事占用工作电话，或打私人长途者；9. 随意损伤、损坏公司公共物品、公共场所、办公用品，损失较小者；10. 节约意识不强，浪费公司资源价值较小者；11. 个人人事资料发生变动而向办公室虚报或不主动申报者；12. 个人工作计划性不强，工作没有条理，影响本职工作或影响群体工作，情节轻者；13. 在工作中，言语不文明，对同事、对他人态度恶劣，有损公司形象者。14. 违反社会公德，在公司中造成不良公众影响者；15. 其它过失情节轻微者；十、警告处罚措施：1. 可视情况罚款10-50元。2. 通报批评，以示警诫。3. 试用期员工推迟转正。4. 上述处罚措施可单独使用，也可根据情况合并使用。十一、受记过处分条件 员工凡有如下情形之一者，将受记过处分：1. 一个月内累计迟到或早退超过7次，或累计旷工12天者；2. 不服从上级工作安排，影响工作进程或玩忽职守，造成工作失误，影响公司部分部门的正常运作，影响较大者；3. 言行不当或未经授权擅自向外界发表有关公司或公司产品言论，影响公司形象者；4. 对公司调配命令或有关政策无故拖延或执行不力，延误工作时机，但尚未使公司蒙受重大损失者；5. 对公司造成经济损失3000元以下的事故负有主要责任，或对公司造成损失3000元以上、5000元以下的事故负有次要责任者；6. 因主观因素未能如期完成工作任务，但未对公司整体运作造成重大影响者；7. 包庇、纵容、隐瞒错误，但未造成重大事故或影响者；8. 刻意违反公司颁布的规章制度、通知、通告或文件精神，影响公司运作程序，使公司管理受阻，开展不便者；9. 利用职权，打击报复他人，在公司内造成不良影响者；10. 不事节俭或管理不到位，造成浪费价值在200元以上，2000元以下者；11. 散布谣言或恐吓、威胁他人使之无法安心工作或影响公司正常运作，情节轻者；12. 利用工作之便谋取个人私利，情节轻者；13. 工作中收受客户礼物价值200元以上而故意隐瞒不报者；14. 明知故犯，刻意违反工作程序，影响产品质量或工作效率者；15. 违反公司安全条例，情节严重但尚未对公司或他人造成损失者；16. 携带物品出厂区，拒绝保安人员查询检查且态度恶劣者；17. 一个月内累计警告处罚3次者；18. 其它过失情节较重者。十二、记过处罚措施1. 罚款100-500元，并且照价赔偿所造成的经济损失；2. 通报批评；3. 降级或降职、试用期员工予以辞退。4. 上述处罚措施可分别使用或同时并用。十三、记大过处分条件员工凡有如下情形之一者，将受公司记大过处分：1. 经常迟到或早退，影响部门工作安排，或一个月内累计旷工23天者；2. 违反公司颁布的各种规章制度、通知、通告或文件精神，导致混乱或使其他部门的正常运作受到影响者；3. 对公司调配命令或有关政策无故拖延或阳奉阴违，使公司整体运作计划进行受阻但未造成严重结果者；4. 无正当理由不服从上司工作安排，导致部门工作无法进行；或玩忽职守，造成工作失误，对公司正常运作造成严重影响者；5. 散布未经公司正式公布的消息，动摇人心，制造混乱，图谋不轨者；6. 串通他人，弄虚作假，上报假数据或假工作报告，欺骗上司、同事或有关部门者；7. 未经授权擅自向外界发表有关公司或公司产品的言论，诽谤公司领导，对公司形象造成较大损害者8. 非蓄意窃取或泄露公司技术、经营、人事档案、财务等机密，且能主动采取补救措施，努力挽回损失或最大限度地减少损失者；9. 违反工作程序，造成严重影响者；10. 故意消极怠工，不按规定时间完成生产或工作任务者；11. 因个人主观因素未能如期完成工作任务，对公司整体运作造成重大影响者；12. 包庇、纵容下属，隐瞒事故，使错误更加严重或事故扩大，负面影响严重者；13. 利用职权，打击报复，或对下属奖罚处理武断、有失公正，影响职员的工作积极性，造成严重负面影响者；14. 对可以预防的事故没有采取有效的预防措施或在事故首次发生时不吸取教训，导致事故重复发生；15. 浪费、挥霍公司资财价值在2000元以上， 5000元以下；16. 对公司造成损失3000元以上， 5000元以下的事故负有主要责任，对造成5000元以上损失的事故负有次要责任者；17. 一个年度内累计记过处罚超过三次者；18. 其它过失情节较重、影响较大或违反公司其他规定，情节严重者。十四、记大过处罚措施：1. 罚款500-1000元并赔偿所造成的经济损失；2. 通报批评；3. 降级、降职，试用期员工予以辞退；4. 上述处罚措施可分开使用，也可同时并用。十五、辞退或开除处分条件 员工凡有如下情形之一者，将受公司辞退或立即开除处分；1. 一个月内连续旷工超过3天，或全年累计旷工超过6天者；2. 玩忽职守，造成重大失误，对公司将来的发展造成严重影响者；3. 寻衅闹事，损害公司或员工关系，影响恶劣者；4. 有盗窃、贪污、敲诈勒索、行贿受贿行为者；5. 以公司名义在外招摇撞骗，损害公司声誉者；6. 染有吸毒、赌博等恶习者；7. 提供虚假学历、职称或从业证书、虚假文件，或弄虚作假，欺骗上司或同事，或私自篡改人事档案、文件资料等，情节极其恶劣、影响极坏者；8. 违反国家法律、法规、条例被传讯，或被公安机关依法拘留审查，追究责任者；9. 在外经营与公司类似或职务上有关的业务，或在其他盈利机构兼职者；10. 未经授权擅自向外界发表有关公司或公司产品的言论，对公司形象造成极坏的负面影响甚至是难以挽回的损失者；11. 有意窃取、泄露公司技术、经营机密，使公司蒙受难以弥补的损失者；12. 散布未经公司正式公布的消息，动摇人心，使公司运作局部失控者；13. 拒不执行公司调配命令或有关政策规定，造成公司管理、经营等运行受阻，情节恶劣，影响极坏者；14. 经长时间或多次工作岗位调整，仍不能胜任或仍不能融合到公司集体中者；15. 违反公司颁布的各种规章制度、通知、通告或文件精神，导致重大事故发生者；16. 对公司造成损失5000元以上的事故负有主要责任者；17. 浪费、挥霍公司资财价值在5000元以上者；18. 任期内累计大过处罚超过3次者；19. 其它过失情节严重，影响极坏的，或严重违反公司其它规章制度，情节极其恶劣负面影响极坏者。十六、辞退或开除处罚措施：1. 罚款1000-3000元，并赔偿一切损失；2. 辞退或立即开除；3. 通报全体员工。4. 上述处罚措施在情节恶劣时可同时并用。十七、违纪处罚执行程序：1. 员工过失行为或事故发生后，员工上司或主管人员应立即展开调查，确认事实后，及时填写处罚申请报告并交至办公室。2. 在处罚申请报告“情况说明”栏中应如实描述情况，并在“处罚依据”栏中指出依据条文（公司奖惩制度），无明确依据的处罚报告无效。3. “情况说明”一栏中应有被处罚人员的签名认可，如当事人拒签，则必须有当时证人的签名证实。4. 如被处罚人员因不认可“情况说明内容”而拒签，应自处罚申请报告开出的三个工作日内向公司办公室提出申诉，经办公室调查确认无误时，拒签的处罚申请报告同样生效5. 处罚报告填写人须于“处罚建议”一栏中提出处罚建议。6. 办公室根据公司奖惩制度对处罚申请报告进行初步审查。7. 当部门建议的处罚建议为警告或记过处分时，经办公室直接报董事长审批后执行。8. 当部门建议的处罚方式为记大过、辞退或立即开除时，经办公室调查、进一步核实，并出具调查意见，交董事长办公会议讨论通过后执行。9. 所有处罚申请均须经过董事长审核准批后方能生效。办公室负责通知、执行并备案。附：员工奖励流程、员工奖励申请报告 员工处罚流程、员工处罚申请报告 员工奖励流程图事件发生部门负责人确定事实，填写奖励申请报告办公室根据奖惩制度初审申请报告办公室报董事长审批或董事长办公会议讨论奖励金额在1000元以内办公室执行、备案记入员工档案奖励金额在1000元以上中 止批准或通过不批准办公室核实并签署意见 员工处罚流程图事件发生部门负责人确定事实，填写处罚申请报告办公室根据奖惩制度初审申请报告办公室报董事长审批或董事长办公会议讨论处罚措施为警告、记过办公室执行、备案记入员工档案处罚措施为记大过或辞退、开除中 止批准或通过不批准办公室调查、核实并签署意见甘肃宏达路桥工程建筑有限公司奖励申请报告员工姓名： 部门： 职务/岗位：情况说明：部门负责人签名： 员工签名： 日期：奖励建议 通报表扬 荣誉称号/证书 记功 晋级 提前转正 奖金 奖品 其他建议措施： 签名：奖励依据 部门经理意见： 签名： 日期：办公室调查核实意见： 签名： 日期：结合董事长办公会议意见，董事长审批： 签名： 日期：甘肃宏达路桥工程建筑有限公司处罚申请报告员工姓名： 部门： 职务/岗位： 进公司日期：情况说明：填写人签名： 当事人签名: 目击人签名(当事人拒签时)： 日期：过失种类 警告 记过 记大过 开除处罚建议 通报批评 罚款 降级 推迟转正 辞退 立即开除 其他建议措施： 签名：处罚依据 部门经理意见： 签名： 日期：办公室调查核实意见： 签名： 日期：结合董事长办公会议意见，董事长审批： 签名： 日期：第四章 公文管理制度一、发文管理（一） 公司级公文1. 定义：公司级文件是指以公司名义发出的各种通知、决定、公告等文件，如涉及公司整体经营、管理方面的通知、决定、对各部门重大事项请示的批复等事项，均以公司名义发文；对外部的重要事项，也必须以公司名义发出。2. 格式：（1） 公司级文件实施统一的编号：编号格式为：甘宏建发XXXX YYY号；其中“XXXX”代表年份，“YYY”代表当年发文序号，序号用实数。（2） 公司级文件使用统一的文头及内容格式（详见附件一甘肃宏达路桥工程建筑有限公司文件（范例）。（3） 公司级文件的发放前使用统一格式的发文稿纸进行逐级审批（详见附件二甘肃宏达路桥工程建筑有限公司发文稿纸）。（4） 公司级文件必须盖有公司印章。3. 发文程序及备案：（1） 各部门根据需要，形成发文意向后，即由部门经理或指定人员草拟发文内容，填写发文稿纸注明抄报/送单位，经部门经理签署后，报总经理审批，特殊文件需经理公司董事长审批。（2） 经总经理批准发文后，由办公室根据发文顺序进行统一编号、盖章并予以公布或张贴。（3） 公司发文由办公室负责归档、汇总所有的公司级文件备案，做为公司档案的一部分，以备查阅。（4） 各部门如需查阅公司级文件，由办公室经理根据查阅人的级别批准查阅权限及范围。（二） 部门级公文1. 定义：部门级公文，是指公司内部涉及个别部门的经营、管理事项，如部门内部的通知或决定、部门至公司领导的请示、部门之间有关协调事项、各部门至总公司相关部门或集团内部兄弟公司的协调通知、函件等。2. 格式：（1） 部门级公文均以内部通知单的形式发出，公司各部门必须使用统一格式的内部通知单（详见附件三甘肃宏达路桥工程建筑有限公司内部通知单）。（2） 各部门的内部通知单实施统一的编号：编号格式为：宏字X字YYYY第ZZZ号；其中“X”代表部门简称 “YYYY”代表年份，“ZZZ”代表当年发文序号。各部门编号格式如下：公司总部各部门： 宏字办通字：办公室 宏字财通字：财务部 宏字市通字：市场管理部 宏字安通字：安全质量部 宏字项通字：项目管理部 宏字物通字：物资装备部 宏字房通字：房地产开发公司 宏字酒通字：正洋国际酒店（3） 部门级公文的发放应注明具体负责人、电话。3. 发文程序及备案（1） 部门或个人形成发文意向后，由有关事项负责人草拟文件内容，并按本部门的发文顺序进行编号，经部门经理签署。（2） 如内容为向本公司领导请示，则报有关领导批示。（3） 如内容为向总公司相关部门、集团内部各兄弟公司协调办理有关事项，按总公司有关规定须公司领导审批有效的，报公司领导审批后发出，不须公司领导审批的，由部门经理签署后发出。（4） 如内容为在本公司内部部门之间协调办理有关事项，则由部门经理签署后发出，重要事项确需公司领导批示并协调的，则报公司领导批示后发出。（5） 如内容为本部内部通知，则由部门经理签署后发出。（6） 部门发出的公文，由各部门自行归档备案，以备查阅。二、收文管理（一） 外部来文1. 定义上级来文是指上级部门（有关政府机构或总公司职能部门等）、同级部门（如集团内部其他公司）向本公司发出的文件。2. 处理程序外部来文统一由办公室接收，经办公室审阅后，报总经理批示，经总经理批示后转有关业务归口部门办理。（二） 内部来文1. 定义内部来文是指本公司内部同级的各部门相互行文或各部门向公司领导行文。2. 处理程序（1） 各部门相互之间的行文，由部门之间直接进行。（2） 各部门向公司领导的行文，由部门直接向领导发出，并按领导批示意见办理。（3） 各部门的请示需要批复时，由办公室或归口业务部门草拟批复，按公司级文件发文程序办理。（4） 各部门应对各种来文归档备案，以备查阅。附件一：甘肃宏达路桥工程建筑有限公司文件（范例）附件二：甘肃宏达路桥工程建筑有限公司发文稿纸附件二：甘肃宏达路桥工程建筑有限公司内部通知单第五章 车辆管理制度一、目的为使公司车辆管理有章可循，明确有关车辆的管理、使用、司机工作职责，费用控制等事项，特制定本制度。二、车辆管理1. 公司公务用车由办公室统一管理、调度。2. 公司除客户部追讨话费专用车辆外，其它车辆均实行定人定车，由专职司机驾驶及维护保养，严禁其他人以任何理由操作驾驶车辆，如确因工作需要调换的，办公室负责调配并在用车前后对车况车容进行检查交接。3. 车辆交接时，交接双方须填写车辆交接情况记录表，经交接双方人签字，车队负责人检查并签名认可。4. 车辆的钥匙及随车证件由指定的司机负责保管。5. 车辆的必须按总公司要求集中停放于指定场所，严禁乱停乱放，凡不按规定地点停放者，从严处罚，如造成全部后果由司机自行承担。三、使用管理6. 公司所有车辆由办公室统一调度（公司领导专车、部门专用车除外）。凡无经办公室签署的派车单，司机不得擅自出车。7. 部门专用车辆原则上专车专用，遇公司特殊情况用车，办公室可以调度使用。8. 车辆调度首先保证各部业务工作用车，各部经理在审批用车申请时应充分考虑成本效益，对用车的必要性严格把关，如有公车私用现象，一经发现，将视情节予以处罚。9. 各部门如须用车应提前填写用车申请单交办公室秘书，用车申请单必须有部门经理签字批准。10. 各部用车过程中，应注重计划性及守时性，接人载物做到即装即走，避免跑空车或拖延时间。11. 长途用车（跨地区用车），用车部门应提前12天办理用车申请手续，以便车队安排司机、车辆。本地区用车，应提前半天办理用车申请手续。12. 如遇特殊情况来不及办理用车申请手续，车队可酌情予以安排 用车，用车人事后必须补办用车申请手续，出车司机应跟进落实。13. 司机接到出车通知后，应按指定时间、指定路线行驶。用车人员在用车过程中不得以任何理由强迫司机违反交通规则和道路管理规定，如出现上述情况，司机有权拒绝执行。14. 员工如因特殊情况需要用私人用车，须经办公室审批，凡未经许可。使用公司车辆办理个人私事者，一经发现，从严处罚。四、工作职责（一） 车队负责人职责：1. 对司机进行技术培训和监控司机日常工作。2. 检查车辆的维修保养状况。3. 审核车辆维修及有关报销费用的申请。4. 检查考核车队司机技术能力。5. 办理车辆各种证件及审查手续。（二）司机职责1. 司机服从办公室车队负责人的安排、调度，遵守公司劳动纪律及各项规章制度。2. 认真做好出车日志，记录当日出车情况。包括出车时间、出车任务、用车部门、目的地、往返时间、公里数、行车车况、事故状况等。如发生费用，还应注明费用用途、金额。出车日志每月月底交办公室审核，如发现有未做详细记录者，每次处以20元罚款。3. 司机出车前及返回后，必须向办公室报到。4. 注重公司形象，仪容、仪表必须符合公司的形象要求：干净、整齐、大方。5. 上班时间在没有出车或完成出车任务回公司时，必须随时待命或检查保养车辆，不得擅自离开。6. 司机在驾驶车辆时，违章被吊扣驾驶证不能超过半个月，在半个月时间内，完成公司交办的其他任务；超过半个月不能出车者，不发放绩效工资，如因司机自身原因造成的违章罚款，款费自付，影响严重者作开除处理。7. 无出车任务的，严禁在车内开空调休息。四、行车安全及维护保养：1. 司机应遵守交通规则，严守操作规程。未经办公室同意不得将车辆交给他人驾驶。2. 司机因违章操作使用而造成车辆机件损坏的，维修费自理。3. 每天出车前，认真检查车辆各部件的紧固锣柱及轮胎气压、冷却水、灯光、转向、制动器是否符合安全要求，发现问题及时处理。4. 司机出车中，出现违章被交警处罚，罚款自付，手续自理，因本人责任造成被交警拖车的，自付拖车、停车场保管费。5. 发生交通事故造成经济损失，除本人协商处理外，经公司处理如下：a、 造成500元以下（含500元）经济损失的事故，全责的按100%赔偿，主责按80%，同责按50%，次责按30%。b、 造成500元以上5000元以下的经济损失事故，全责按50%，主责按40%，同责按30%，次责按20%。c、 5000元以上的经济事故，根据公安交警、保险公司处理不同情况按责任大小确定司机赔偿责任。6. 因司机违章或发生事故造成恶劣社会影响导致公司声誉受损的，作开除处理。7. 每月至少安排车辆进行一次吸尘、打腊、上光等维护工作。8. 每月全车打黄油两次，经常检查底盘各部位锣丝的松动，有问题司机及时保养，以防止底盘各部件的早期磨损。9. 每行驶三千公里，清冼空气滤清器一次，每行驶五千公里，进行一次“一保作业”，每行驶一万公里进行一次“二保作业”。10. 车辆的维护及保养工作由车队负责人协同办公室进行不定期抽查，并根据检查结果做出奖罚。五、费用的管理与报销（一） 油费、路桥费、停车费报销1 每天出车前后由司机抄录实际公里数，将出车地点及路桥费、停车费、违章罚款、修理费用和其它费用，准确数字记录于出车日志上，报销时上交办公室审核，有关票据必须由用车人签字证明，否则一律不予报销。2 车队负责人为司机设立平均每千公里用油量，行车公里数与费用标准核算，每月汇总比较。3 油费、路桥费、停车费报销报销程序如下：司机填报销单用车人在票据上签字证明总经办审核签字总经理审核签字交财务部审核报销车队负责人审核登记填报销单（二） 保险、年审等固定手续及费用管理1. 由车队负责人对车辆建立档案，对各种车辆的保险、年审等情况做出记录，及时为各种车辆办理有关手续。2. 对于车辆保险、年审、养路费、各种证件的办理所发生的费用，由车队负责人提出申请，经办公室审核后，报总经理批准。3. 经总经理批准后，由车队负责人进行有关手续的办理，办理完毕后，根据有关政府部门的票据，经办公室审核后，报总经理批准，财务部报销。 （三） 修理费申请程序申请报告修理厂估价车队负责人审核1000元以下总经办审批1000元以上总经理审批月结车队负责人审核月结报表司机修理监督总经办签发维修单司机验收总经办审核总经理批准1 公司所有车辆实行定点维修，维修厂家的选择由车队负责人根据候选厂家的技术设备，资信、价格等条件择优选取并报办公室审定。2 车辆每次修理均须事先提交申请报告，详细写明需修理项目、修理原因、预计费用等情况。3 如修理费用在1000元以下，经车队负责人审核，办公室批准后，即可于指定维修点进行维修。4 如修理费用在1000元以上，则经车队负责人审核、办公室审批并报总经理批准后，方可于指定维修点进行维修。在维修过程中，负责司机必须进行全过程监督，修理后，必须对修理单上所有修理项目的费用进行核算、签名认可并写明修理结果。5 对于超过1000元以上的维修，维修完毕后，必须由车队负责人进行检查，确定维修结果并上报办公室。6 车辆公出外地发生故障时，司机应及时向办公室汇报，获批准后，方可进行必须的维修，返回公司后及时补交维修报告。7 有特殊故障或定点维修厂无法修复时，如须送特约维修厂维修的，须经车队负责人确认并经办公室批准后，方可送修。8 若事故的发生与司机出车前未检查及时排除/保养有关，导致维修费用增加的，将视情况确定司机承担维修费用的比例。9 所有修理费用由公司与修理点进行月结，月结报表必须经车队负责人审核，办公室审核并公司总经理批准。10 修理申请及费用月结程序如下：六、司机考核及待遇1. 司机的考核工作由办公室及车队负责人共同进行，办公室负责司机日常考勤、工作态度表现的考核，车队负责人负责司机技术、维修保养、安全卫生方面的考核，车队负责人由办公室直接考核。2. 司机考核的具体标准及评分等级见月度司机考核表。3. 有关司机考核结果的运用见总公司司机工资方案中有关规定执行。4. 司机的工资待遇、月度、年度奖金、补助及其他待遇按总公司司机工资方案中有关规定执行。七、附则1. 本制度由办公室负责修订及时解释。2. 本制度经总经理批准后于颁布之日起正式实施。第六章 行政办公管理制度一、总 则第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。二、档案管理第三条 归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条 档案的借阅与索取：1.董事长、总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2.公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续；3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因办公室主任批准方可摘录和复制。第六条 档案的销毁：1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。三、印鉴管理第七条 公司印鉴由办公室主任负责保管。第八条 公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。四、文印管理第十二条 公司公文的打印工作由办公室负责，各部门的文件打印统一通过网络联接至公司大办公室打印机打印。大办公室打印机和复印机指定专人专管，各部室打印、复印文件或其他资料须签字登记，记录文件名称、打印部门、打印人、打印份数，以备月底核算分摊办公费用。第十三条 打印、复印纸张提倡“双面使用、节约用纸”的原则，对于内部使用或不重要的文件及资料尽量用废纸文印，减少资源浪费。五、办公及劳保用品的管理第十四条 办公用品的购发：1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交办公室；2.办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室，各部室负责人签字确认；3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用；4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。第十五条 劳保用品的购发：劳保用品的配给，由办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。六、库房管理第十六条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十七条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十八条 物资入库后，应当日填写帐卡。第十九条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。第二十条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。第二十一条 严格管理帐单资料，