《公文写作培训提纲》PPT课件.ppt

,全省工商系统公文写作培训,二0一0年十月二十二日萧山,关于文书、公文、文件的概念,文书概念最为广泛，它是一切机关、社会团体、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称，包含了公务文书和私人文书。,文件通常是指中国共产党机关公文处理条例规定的14种党的机关公文和国家行政机关公文处理办法规定的13类14种行政公文。,公文是公务文书的简称，通常指党政机关、社会团体、企事业单位和其它社会组织使用的文书。,因此，三者紧密联系，又互相区别。,今天讲的公文处理主要是指文件的办理。,提纲,一、公文种类；,四、公文的格式与要素标识；,三、公文写作的基本方法；,五、公文处理应注意的事项；,六、公文处理中存在的问题。,二、行文规则；,一、行政机关(事业单位)公文种类及适用范围（之一）,1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。,3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,一、行政机关(事业单位)公文种类及适用范围（之二）,5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,一、行政机关(事业单位)公文种类及适用范围（之三）,10、批复适用于答复下级机关的请示事项。,9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。,12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。,13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,二、行文规则,1.能不发的尽量不发；,（一）确有必要，注重实效的原则,3.能联合发文不要单独发文；,2.能以部门发的不以局名义发文；,存在问题：文件多、文字长。,4.传达上级文件不照搬照抄；,5.文字尽可能精炼，篇幅尽可能短。,二、行文规则,公文中涉及其他部门职责的，或需联合发文的：,（二）主办为主，充分协调的规则,2.意见不一致时，主要负责人要出面协调；,1.主动征求有关部门意见；,存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责人出面少；不说明理由。,二、行文规则,1.不越级受理上行文；不越权行文处理属下级职权范围的事项；下级机关职权范围的事项不应请示上级，不制发与上级规定相悖的公文。,（三）按隶属关系和职权范围行文的规则,2.在发文机关和行文内容上不得超越权限。,3.在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行文的使用对象。,4.在文种的使用上，要注意各文种的适用范围。（函、意见可以上行、下行和平行；通知、纪要可以平行和下行；报告、请示上行；其余文种基本上为平行或下行。）,二、行文规则,1.在规定时限办文或按时回复，不能回复的，要说明理由；,（四）明确时限，按时办文的规则,3.请示上级批准的事项，应提前上报，一般事项不少于两周，紧急事项不少于5个工作日，特别紧急事项，应在文中说明紧急原因和本部门处理的经过。,2.部门之间征求意见或会签文件时，协办部门应在5个工作日内予以回复，特殊情况不能回复的，应主动与主办部门联系，否则为失职，主办部门可视为无意见而继续办文；,存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因。,二、行文规则,1.一般只送一个主送机关；,（五）“请示”应一文一事的规则,3.请示不能同时抄送下级机关。,2.请示问题涉及其他部门的，用抄送形式；,存在问题：一文多事、多头主送。,二、行文规则,1.部门内设机构除办公室外，不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项；,（六）内设机构一般不对外行文的规则,2.部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系，只能信函的形式行文。,存在问题：越权行文，越权审批。,二、行文规则,1.主送党委、政府的请示、意见、报告，必须由发文单位的主要负责人签发；,（七）上行文由主负责人签发的规则,3.特殊情况（主要负责人外出学习、考察或离职）可由主持工作的负责人签发，发文时应随文书面说明情况。,2.主要负责人指单位的正职或主持工作的负责人；,存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签发不说明原因。,三、公文写作的基本方法,（一）公文的主旨。公文的主旨是公文表达的中心思想和基本观点。确立公文主旨应当做到正确、集中、鲜明和新颖。1.正确。符合法律和党和方针政策；符合客观实际。2.集中。一个中心；一般一文一事。3.鲜明。表明态度；达到目的。4.新颖。创新；新情况、新问题，新办法、新举措。,三、公文写作的基本方法,（二）公文的选材。公文的材料是作者用来表现主旨的事实和依据。分类1.理性材料和事实材料；2.直接材料和间接材料；3.现实材料和历史材料；4.具体材料和概括材料。选材1.围绕主旨选材；2.选择真实、准确的材料；3.选择典型、新颖的材料。,三、公文写作的基本方法,（三）公文的结构。公文的结构就是公文内容的组合和构造。包括开头和结尾、段落和层次、过渡和照应。开头部分。开门见山、直切主题、统领全文、一目了然。1.根据式。简要说明行文的依据。如“根据”、“遵照”等。2.目的式。直叙行文目的。如“为了”、“为”等。3.导语式。简要揭示公文的主旨。常用于请示、报告等。4.表态式。直接表明态度。多用于批复、复函等。5.致意式。多用于礼仪文书。如贺电等。6.综合式。通常是下行文中对上述某几种方法的综合运用。,三、公文写作的基本方法,（三）公文的结构。主体部分。主体部分是正文的核心内容。应紧扣主题，观点明确，段落清楚，层次分明。1.纵向组合结构。一是直叙式。通常按时间先后、以事情发展过程为序纵向展开。用于内容比较单一，叙事性强的文种。二是递进式。按提出问题（翔实、简明）、分析问题（有理有据）、解决问题（明确具体、切实可行）的思路安排结构。常用于论理性较强的文种。2.横向组合结构。一是简单列举式。围绕主旨，逐项逐条并列排出。多用于法律、规章和政策性强的规范性公文。二是总分并列式。按照总分思路展开，并列的各部分按逻辑关系分别围绕主旨阐述一个问题。3.纵横交叉式结构。常用于内容丰富、容量较大、篇幅较长的公文。但应有主有从。,三、公文写作的基本方法,（三）公文的结构。结尾部分。应简洁明快，首尾呼应，言尽意明。1.专用语式。指公文结尾使用规范的专用尾语。如“特此请示，请予批准”、“特此致函，请予支持”等。2.总结式。公文结尾时，对全文作概括和深化，以使读者进一步理解全文，加深印象。多用于篇幅较长的公文以及调查报告、总结等。3.要求式。结尾时再强调行文目的或提出具体要求4.鼓舞式。提出希望，发出号召、鼓舞斗志。多用于决定、通报。5.说明式。对主体部门未尽事宜作必要的补充说明，如生效时间。多用于法规性公文。6.自然结束式。主体部分意尽言止，不另结尾。,三、公文写作的基本方法,（四）公文的用语。公文用语属于应用语体，既应体现庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范的特点。又要符合语法、修辞、逻辑等方面的要求。1.数字的运用。基数（一、二、三），序数（第一，第二，第三），分数（几分之几），倍数（一倍，五倍），概数（多少、若干、以上）。2.简缩语（简语和缩略语）的运用。简语原语的简称，如中共中央、政协等。缩略语即数词缩语，如“三讲”、“三包”。3.模糊词语的运用。如“进一步”、“提高了”，意思清楚，但程度模糊。结尾时再强调行文目的或提出具体要求,三、公文写作的基本方法,（五）公文的起草。关键是要把握四点：1.领会意图，明确目的。根据；解决什么问题；达到什么目的。2.把握内容，确定对象。解决的重点问题；受文的对象、范围；方法、步骤、措施。3.收集材料，构思结构。政策依据；材料选择；草拟提纲；征求意见。4.奋笔疾书，文不厌改。集体起草与统稿；个人起草与勇于负责；修改范围：内容、结构、文字；修改方法：先总后分（先通览后细察、先总体后分层）、诵读法、求请法、暂搁法。,三、公文写作的基本方法,（六）公文的校对。要高度重视公文校对及校对符号的运用。秘书人员应当养成良好的运用公文校对符号的习惯。1.初校；2.复校；3.第一读者；4.校对符号的运用。,四、公文的格式与要素标识,公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主体、版记三部分，由约16项基本要素组成。公文必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。公文格式是否统一、规范，直接反映了单位公文处理水平和工作态度，文秘部门应当切实把好格式关。,四、公文的格式与要素标识,（一）眉首部分1.公文份数序号；2.秘密等级和保密期限；3.紧急程度；4.发文机关标识；5.发文文号；6.签发人。,四、公文的格式与要素标识,（二）主体部分1.公文标题；2.主送机关；3.公文正文；4.附件及说明；5.成文日期；6.印章；7.附注。,四、公文的格式与要素标识,（三）版记部分1.主题词；2.抄送机关；3.印发机关和印发日期。,眉首,正文,正文,版记,眉首,正文,版记,四、公文的格式与要素标识,（三）注意事项1.在公文格式方面，要掌握各个要素的位置和具体要求。要素标识发生错误，就会违背行文规则、违反行文关系，影响行文效果。2.要注意印章位置和用印要求。,四、公文的格式与要素标识,印章的位置和用印要求:只盖一个印章的单一机关发文1.落款处（成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期横向距离右空4字，纵向距离依印章大小而定，其标准为印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内。3.下套方式：适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。加盖时印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。4.中套方式：适用于印章下弧有文字的印章。印章的中心线压在成文日期上。二O一O年五月十日二O一O年五月十日,四、公文的格式与要素标识,印章的位置和用印要求两个印章的位置和用印要求联合行文的用印：两个单位联合行文应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3MM。二O一O年五月十日,四、公文的格式与要素标识,印章的位置和用印要求三个以上印章的位置和用印要求三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上；印章每排最多3个；最后1排的1个或2个，应居中排布；成文日期标识在最后1排印章之下空一行的位置，右空2字。省工商局省消保委省质监局省食监局省卫生厅二O一O年五月十日,五、公文处理时应注意的几个事项,（一）防止请示与报告不分。为防止请示、报告不分的现象，需要对请示、报告的联系与区别加以界定。1、联系：同属上行文，都是下级机关行文。不能用于平行或不相隶属关系机关的行文。2、区别：一是两者的作用不同；二是行文时间不同；三是内容和结构不同；四是上级机关处理的方法不同。,五、公文处理时应注意的几个事项,（二）注意函与批复的运用。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，函具有与其他主要文种一样的法定效力。批复使用于答复下级机关的请示事项。只适用与上级对下级行文。平行关系和不相隶属关系机关、部门之间行文，只能选用“函”和“复函”文种，不得用“请示”和“批复”文种。,五、公文处理时应注意的几个事项,（三）正确使用意见文种。“意见”是新增加的文种，适用于对重要问题提出见解和处理方法。意见可平行、下行和上行。1.“意见”上行时，应按照请示性公文的程序和要求处理。上级机关一般应予以答复。2.“意见”下行时，有明确要求的，下级机关应遵照执行；无要求的，下级机关参照执行。3.“意见”平行时，发文机关提出的意见仅供对方参考。注意“意见”与“报告”的区别以及与其他文种的重叠。,五、公文处理时应注意的几个事项,（四）首页必须显示正文。为防止变造公文，要求公文的首页必须显示正文，当发文机关、主送机关较多，以至首页不能显示正文时，可以采取以下办法变通：1.公文标题中可以不标明发文机关；2.将主送机关移至版记部分置于抄送之上；3.适当缩小发文机关标识中发文机关的字体；4.适当缩小首页的字距、行距。采取以上办法中1种就可以达到目的，则不应采取两种方法。,五、公文处理时应注意的几个问题,（五）印章应与正文同处一面。为了防止伪造公文，公文落款（印章）必须与正文同处以面，不应再采取“此页无正文”的办法处理。采取的方法主要是加大或缩小公文的字距和行距。,五、公文处理时应注意的几个问题,（六）联合行文的会签、用印、排序和发文字号。1.一般由主办机关先签署意见，协办单位依次会签；一般不使用复印件会签。2.行政机关联合向上行文，由主办单位加盖印章即可。3.行政机关行文，主办机关排列在前；行政机关与同级或相应单位联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。4.联合行文标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可协商确定，但只标注1个机关的发文字号。,六、公文处理中存在的主要问题,近年来，全省工商系统制发的公文总体比较规范，公文质量有了明显提高，但也存在一些问题，主要有：1.公文尤其是请示类公文未经单位主要负责人签发或主持工作负责人签发，并且未按一文一事的原则上报；2.报告与请示未严格加以区分，有的报告等非请示性公文中夹带请示事项；3.有的单位越级报送公文；4.同一公文既通过OA系统上报又通过纸质上报，造成处理困难或重复；,六、公文处理中存在的主要问题,5.以文件简单转发文件普遍存在；6.向上级抄送文件随意；7.下级单位文件会签时不细致，导致事后上级被动；8.OA系统下发的公文接收不及时；9.标有密级的文件通过OA系统或传真形式上报；10.公文格式不规范问题突出。,发文机关的标识使用不规范,1.非请示文件头；2.附注位置不对；3.没空二字;,4.签发人没用楷体字;5.日期后没空四字,印章位置不对;6.印发日期使用不规范.,1.应用行政文件;2.附注前应空二字;,3.成文日期印章位置不符.,1.文件标题不规范;2.应为正文主要内容,不是附件;3.抄送单位错误;,4.印章位置不符;5.党委行政文件混同.,1.标题不规范;2.抄送前没空二字;,3.主送单位称呼不规范;4.成文日期位置不符.,1.应为具体名单详见附件;2.附件3.附注没有;4.主题词相当不规范;,5.成文日期标注不符.,1.主送机关称呼不规范;2.主题词相当不规范;3.抄送单位前应空二字;,4.成文日期印章位置不符;5.不宜抄送领导个人;6.印发时间标注不符.,谢谢！,