企业公文写作概述.ppt

掌握公文写作技巧提高公文写作水平,国家行政学院许铭桂,2020/5/31,2,一、提高公文写作水平的基本前提,三、企业公文写作的基本过程,二、企业公文写作概述,四、企业公文写作的技巧,六、创新写作思路，提高写作绩效,五、公文处理的流程,2020/5/31,3,（一）学会审美，提高公文写作的兴趣（二）认知角色，提高公文写作自觉性（三）认识自我，提高公文写作的悟性,一、提高公文写作水平的基本前提,2020/5/31,4,2020/5/31,5,（一）学会审美，提高公文写作的兴趣,公文写作的美在于规范与个性的结合简练与全面的结合,2020/5/31,6,（二）认知角色，提高公文写作自觉性,行政人员必须打造的六种功底行政人员必须具备的六种意识,2020/5/31,7,六种功底,政治理论功底。应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。逻辑思维功底。要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。政策法规功底。要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。,2020/5/31,8,企业经营管理功底。要有丰富的企业经营管理知识。一部分是一般的企业经营管理理论知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识。专业技术业务功底。要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。公文写作功底。要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。,2020/5/31,9,“六种意识”,自我意识。应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。信息意识。办公室人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，应将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。超前意识。参与意识和效率观念是办公室人员树立超前意识的前提。要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导面前，成为领导的马前卒，为领导决策提供参考。,2020/5/31,10,创新意识。领导同志给秘书人员以充分的信任和支持，包括在收发文本或文字材料上提要求，而且给秘书在其它方面提供锻炼和创新的机会。机不可失。竞争意识。无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。责任意识。树立较强的责任意识，才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，才能真正提高办公室工作的质量和水平。,2020/5/31,11,（三）认识自我，提高公文写作的悟性,善用路径依赖木桶原理制约学习风格测试,2020/5/31,12,路径依赖,2020/5/31,13,一个人作用的发挥很多时候不是由你的最强项所决定的，而是由你的弱项所左右的。公文写作也是如此。一个不善于克服自己弱点，不善于学习以适应变化的人，永远不能发挥好自己的优势。,木桶原理制约,2020/5/31,14,学习风格测试,实际型理论型反思型行动型,2020/5/31,15,（一）企业公文的基本概念（二）企业公文的文种分类（三）企业公文质量的标准（四）目前企业公文质量问题与影响因素,二、企业公文写作概述,（一）企业公文的基本概念,公文是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料。公文有通用公文和专用公文两大类别。在这里我们重点讲述的是企业中经常使用的通用公文。,企业通用公文是企业机关治理企业的重要工具，也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能。一般企业都有党政工团以及车间、工段等组织机构，每天都要处理大量的通用公文，以保证企业工作的正常运行。,2020/5/31,18,按公文性质分1.规范性文件：办法、规定2.领导指导性文件：指示、批复、决定、决议、通报、通知3.陈述呈请性文件：请示、报告4.商洽性文件：函5.证明性文件：证明、介绍信、合同6.记录性文件：会议纪要、会议记录7.其他文件：计划、总结、规划、简报,（二）企业公文的文种分类,上行公文、下行公文和平行公文三种。如请示、报告就是上行公文，它们是下级往上级报送的文件。指示、批复等就是下行公文，它们是上级给下级下达的文件。公函是平行公文，属平行机关或不相隶属机关之间往来的文件。,按行文传递走向分,（三）企业公文质量的标准,文件质量标准是对文件质量特性的具体化、精细化，它以定量或定性的指标、参数规定了文件的质量水平，使文件质量可被明确比较衡量，也使文件质量控制活动有了具体的目标和依据。,（1）合“法”。,要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定。,公司关于适当降低排污合格标准的请示,公司关于暂时拖欠职工半年工资通知,内容要合法：,形式要合法：,公司发布公告,公司经理号令,（2）求实。,要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；,要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构；,失实的表述：,被告用两只手掐着被害人的脖子，同时用另外一只手猛击被害人的太阳穴致死。,各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断；,各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。,措施必须可行：,凡与本公司有未了经济事宜的单位，务必于年月之日前来本公司办理，逾期概不负责补办。,（3）合体。,首先,文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。,公文文体：,以语体文为原则的应用文体，被强制性规定采用白话文形式兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点。,被强制性规定采用白话文形式；,废止文言文和韵文的原因：,交际面窄，影响沟通效果；,表意不准确；,束缚思想，浪费时间；,破坏严肃气氛。,兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式.,直接表意，不渲染、不用曲笔；,这种文体要求我们：,只表达与解决实际事务和问题有直接应用价值的事与理；,不虚构不夸张，追求从本质到细节的全面真实；,使用通用性强的符号系统表意；,慎用修辞格；,不简单排斥有较强规律性的程式化表达手法和式样等。,其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。,不得体是有害的：,着即批复。（一请示语）,切切！（一报告语）,以迅即批复为要！（一请示语）,（4）简明。,要求尽量用最简洁的文字顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。,古今中外繁文多：,三纸无驴,关于购置茶壶的请示,您是否有如此之好，,不简明的原因是多方面的：,“捣鬼”-如“夹带”、“推卸”,不正当心理,业务不熟练,（5）严谨。,要求公文的结构必须严密有序；,用语务必周密确切不生歧义，没有漏洞。,不严谨的表述：,“默杀”,我们要严厉打击少数犯罪分子。,在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。,A先生和B先生的法律顾问曾来过事故现场。（语调附加语义）,（6）准确。,要求从对公文制发意图与依据的反映，到每项具体内容的表达，从文种的选择，到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。,文种要选准：,没有请示报告,严格区分请示与报告,会议纪要与会议决定不同,会议纪要不同于协议,指示性通知不完全等同于指示,准确选择文种的依据：,一是看作者与主要受文者间的工作关系；,二是看作者的法定权限；,三是看行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。,词语的运用要准确,在此弥留之际，谨表负（腹）心。,国家保护公民的合法收入。国家保护公民的劳动收入。,送子伏法与送子服法,标记符号运用准确,密级,紧急程度,主送机关,标题,附件标记,主题词,抄送机关,（7）规范。,要求公文结构、格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。,公文的结构,公文结构指公文的组织构造，也就是公文的构成，它具有规范性和相对确定性。公文基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分则具有选择性。,公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、成文日期、印章或签署、主题词。,公文各组成部分各有特定的功用，各自的构成也具有规范性。,公文标题的结构,作者,+,事由,+,文种,密级,紧急程度,文头,发文字号,标题,主送机关,份号,正文,返回格式,返回标记准确,正文,附件标记,作者,成文日期,注释,主题词,抄送机关,印发说明,公文格式是指构成公文的数据在载体上排列的规定。,公文格式,我国通用公文格式,纸张规格：国际标准A4型297mm210mm图文区和白边区排序排列式样：从左至右，横写横排，通栏（正文行长与图文区的宽相等）,（8）完整。,要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性。,公文构词完整规范，不滥用简称。,（9）清晰。,要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。,（10）耐久。,要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在。,不耐久的纸张：,新闻纸,草纸（禾本科植物纤维）,耐久性强的纸张：,呈中性（PH值=7）,耐折度、撕裂度、平滑度较高,白度适中,耐久或比较耐久的字迹材料：,墨汁,碳素墨水,蓝黑墨水,黑色、蓝色、红色印刷油墨,不耐久的字迹材料：,铅笔,普通圆珠笔,以化学染料为色素成分的红、绿、纯蓝等墨水,2020/5/31,64,（四）目前企业公文质量问题与影响因素,目前企业公文质量容易存在的问题影响企业公文质量的主要因素,排列图,容易存在的问题,因素分类频率表,影响文件质量的因素,参与文件工作活动过程的人、机构、体制、物质材料、信息材料、资金、设备工具、方法、环境等因素都对文件质量有不同程度的影响，其中尤以人、材料、工作方法、设备工具、环境诸因素更具决定性。,（一）人,人是文件工作活动的主体，因此，人对文件质量具有决定性意义。在一定意义上，文件质量就是对参与文件工作活动过程的人的内在素质修养的综合反映，人的思想观念、工作作风、法律意识、政策水平、文化修养、能力构成及综合运用水平，技术素养、道德品质、心理活动特点等都会直接决定文件的优劣。,（二）材料,材料包括物质材料和信息材料。文件工作活动在一定意义上，就是对材料特别是信息材料的收集、整理、加工处理过程。因此，材料自身的真实可靠程度，有无时效，是否有实际利用价值，是否全面系统，以及数量多寡，是否适宜做有意义的加工处理，都会对文件质量产生直接影响。,（三）工作方法,工作方法就是完成任务所采取的手段，包括解决问题的各种程序、途径、技能、技巧等，工作方法是创造质量的要素之一。,（四）设备工具,设备工具正在越来越多地参与文件工作活动过程，其自身的功能、性能，特别是是否具备稳定优良的使用性能，其可靠、安全、灵活、及时、有效的程度怎样，都影响着文件质量。,（五）环境,影响文件质量的环境可分为三个层次，一是社会环境，二是本机关管理环境，三是具体微观的办公环境。,政策性失误,人,设备,工作方法,材料,环境,先签后核,不了解政策,缺乏政策意识,政策不公开,无政策培训,性能不稳定,缺乏维护,真实性差,无鉴别,管理幅度过宽,秩序乱,2020/5/31,74,明确发文主旨收集有关资料，进行调查研究拟出提纲，安排结构落笔起草、拟写正文反复检查，认真修改,三、企业公文写作的基本过程,2020/5/31,75,明确发文主旨,文件的中心内容是什么？根据文件内容，准备采用什么文种？明确文件发送范围和阅读对象。明确发文的具体要求。,总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。,2020/5/31,76,收集有关资料，进行调查研究,一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。,2020/5/31,77,拟出提纲，安排结构,篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。,2020/5/31,78,落笔起草、拟写正文,要观点鲜明，用材得当。要语句简练，交代清楚。,2020/5/31,79,反复检查，认真修改,关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。关于语言的精练。最关键：自己经常犯错的地方,2020/5/31,80,语言使用模式开头结尾模式写作“四维”模式文种要求模式,四、企业公文写作的技巧,2020/5/31,81,语言使用模式,书面式语言：是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。举个例子，比如说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用到“一是、二是”之类的数字用语，这种“一是、二是”的语言表述方式就是书面式语言，书面式语言主要用于“工作报告”、“调研报告”、“工作计划”等文种，“文件”类的公文必须要用书面式语言。,2020/5/31,82,口语式语言：是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。再如“歇后语啊”、新兴网络用语等等。,2020/5/31,83,程式化语言：所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据为了现将有关事宜通知如下”、“为做好特制定”、“现将印发请”、“为加强公司就规定如下”，这类句子就是程式化语言。程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。,2020/5/31,84,开头，是行文的先锋，应开门见山，起局立意，简洁精练，富于概括力，切忌无端戴帽，空洞乏味。主要有以下几种形式：1、根据式。开头交代行文的根据，以保障发文的法定权威性。一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等词。,开头结尾模式,2020/5/31,85,3、原因式。在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和合理性。一般常用“由于”、“鉴于”等。4、引文式。开头先引用文件或领导讲话中的某些句子。5、时间式。开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等。6、事情式。即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰形象。,2、目的式。即在开头交代行文的目的与意图，开宗明义，以使收文机关明确发文机关的意图。一般常用“为”、“为了”等介词标引。,2020/5/31,86,结尾，全文的总结，行文的收束，结尾应简明概括，意尽言止，力摒“弦外之音”，胡乱“穿靴”。,总结式。对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图。展望式。用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬。号召式。,2020/5/31,87,警告式。指令式。要求式。自然式。,2020/5/31,88,写作“四维”模式,公文格式要规范。要素方法要掌握。常见错误要避免。艺术水平要提高。,2020/5/31,89,公文格式要规范。,公文框架格式。标题+主送机关+主体+结尾标题格式发文机关+事由+文种主送单位格式上行文一般是一个主送单位下行文公文要素字号格式公文结尾格式（根据文种要求）,2020/5/31,90,要素方法要掌握。,正文三要素：主旨、依据、分旨类型：主旨：目的主旨、意图主旨；依据：事实依据、理论依据；分旨：方法、事项。除主旨外，为避免重复或负面影响等可省略依据或分旨。写公文之前一定要先审题，找出主旨、依据、分旨。,公文写作的基本要素项目,2020/5/31,91,常见错误要避免,公文标题方面的错误1、标题要素不全。（发文机关事由文种）2、标题不准确。（事由概括不准、文种名称不准确）3、标题不够简要。（事由、批转文件等过于冗长）4、标题不清楚。5、标题中标点符号使用不妥。6、标题与落款矛盾。,2020/5/31,92,时间、数字方面的错误,成文日期的错误使用。结构层次序数乱用。违反公文中数字使用规则。,2020/5/31,93,文字表达方面的错误,语不对体。叙述事实滥用文学语言。轻易造新词。错用、滥用字、词。重复交叉使用。前后矛盾。（长期以来、督促检查执行情况、再接再厉）,2020/5/31,94,公文语句结构方面的错误,句子成分搭配不当。语句位置颠倒。语句成分残缺。语言结构混乱。指代不明。用语叠床架屋。,2020/5/31,95,标点符号方面的错误,标题中的符号使用不妥。数字之间使用不妥。省略号与“等等”的重复使用冒号的不当使用。符号与语气的表达使用。,2020/5/31,96,公文行文方面的错误,1、越级行文2、未按联合行文关系行文3、上行文主送机关多元化4、一文多头报送5、行文请示抄送下级6、平级之间使用上行或下行文7、公文直接报领导,2020/5/31,97,艺术水平要提高。,明确常用文种，集中精力攻取领会领导意图，达到预期目的掌握党的政策，与法律相一致了解行文对象，取得谅解和支持善于写作短文，以便省时省力,2020/5/31,98,文种要求模式,请示的撰写报告的撰写决议的撰写通知的撰写会议记要的撰写函的撰写合同的撰写简报的撰写,2020/5/31,99,总体结构,1标题。写明发文机关名称、事由与文种。2主送机关。3正文。4发文机关与成文日期。,请示的撰写,2020/5/31,100,正文结构,行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。,2020/5/31,101,撰写要求,第一，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文。,第二，要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。,第三，提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方有问必答。,2020/5/31,102,第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。,第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。,第六，应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。如在写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。,第七，在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。,写请示经常出现的问题大体有以下几点：,、有相当一些同志把请示这个公文名称写成“请示报告”。、关于主送机关的称谓问题。有个别同志喜欢在主送机关后写上某领导同志或其职称。这在不同机关之间的行文中一般是不允许的。它要求只写领导机关或业务主管部门的名称，不必连写领导人姓名及其职务。因为请示问题是向领导机关请示，不是向某个人请示，某个领导人并不一定能代表整个领导机关和一级组织的意见；除本机关外行文，一般不写领导个人。但本机关内部写一般性手抄请示件，直接对主管领导，还是允许的。,、有些请示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理的事情的必要性，同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体。这样的请示很难被批准。、不是一事一请示，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的。因为把几件事情放在一起写，这些事情报到上级领导机关中，可能不属于一个业务部门或单位主管，很容易造成公文旅行或者贻误某些事情的批示。另外，几件事情放在一起请示，有的事情可能批准，有的则可能不被批准，上级不好批复。、有的同志写请示，在行文时限定领导机关几日内批复。这是不礼貌的。作为下级机关，最多只能写“请速批示”，而不能限定时间。当然上级机关接到下级机关的请示件，尽量争取早日批复。,2020/5/31,105,总体结构,（1）标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关与成文日期。,报告的撰写,2020/5/31,106,工作报告,工作报告用于在工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问.正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。,2020/5/31,107,撰拟工作报告时应注意,第一，报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。第二，应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。第三，应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。第四，对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。第五，在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。,总结报告,正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。,2020/5/31,109,在撰拟总结报告时应注意,第一，正文的四个方面内容可以依上述次序展开，也可按工作阶段或工作中涉及的问题逐一展开，每个阶段、每个问题均包含四项内容。在带有综合性的总结报告中后一种展开方式更为适用，并常以一个论点（一条经验，一个规律性的认识）作为先导（主题句），然后引出情况，加以分析，再从正反两方面总结规律，提出新的工作设想。,第二，总结报告的重点在于总结工作规律，以作为今后工作的指导规则，因此，不能只叙述情况，甚至开列流水帐，而一定要有科学的分析和总结。,2020/5/31,110,第三，忌冗长。总结报告很容易写得面面俱到没有重点，这将极大地削弱报告的作用。为此，写作时不要平均使用力量，在一般性的情况、一般的经验教训方面要少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。,第四，忌用虚假材料，忌夸大或缩小事实；忌重复无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑并不为自己所真正认识的“经验”或“教训”。,2020/5/31,111,调查报告,正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况和问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、措施、步骤等）；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。,2020/5/31,112,撰拟调查报告时应注意,标题可以写成事由、文种两段式的，必要时，还可以用一般文章揭示主要论点的标题再辅以公文标题，如振兴乡镇企业要靠科学技术关于市发展乡镇企业的调查报告；,写导语时，在调查活动规模大、涉及面宽、对象复杂并采用普遍调查方式的情况下，对调查对象的介绍可简略，否则，就应详尽细致，以利于准确反映文件所涉及情况或经验的典型价值；,2020/5/31,113,突出作为公文的调查报告的特点，重在反映“研究”结果，重分析，重提出解决问题的方法措施；可用附件详尽说明有关情况，以简化正文；,语言要精炼、生动活泼，以提高可读性；注意内容的真实准确性，避免因失真给上级决策带来失误或失败。,2020/5/31,114,写报告经常出现的毛病是：,事实不具体，言之无物；表述不清晰，缺乏对材料的认真组织安排；综合性报告常犯堆砌材料的毛病，重点不突出；例行报告往往千篇一律，写不出新意来；有时在报告中带请示内容（请示性报告除外）；请示性报告，所报请审批的意见，有的缺乏可行性。这些常犯的毛病，在写作时应注意避免。,决议的写作,决议的写作十分郑重，其基本格式一般由三个部分组成：标题、通过的会议和日期、正文。标题。有两种标法：一是公文规范标题法，这种标题法使用频率较大，因为这种标题法最能体现决议严肃、郑重的特点。二是事由加文种或会议加文种标题法。通过会议和日期。好在标题之下，注明该决议由什么会议、于什么时间通过，并用括号括上。,2020/5/31,116,正文。正文的写法因决议类型不同而有些差异。关于通过文件的决议，一般先写由什么会议审议，批准什么文件；再写对文件中所反映的工作作出评价，是满意还是不满意；最后对有关问题作出指示或发出号召。关于决定问题的决议，其正文的写法比较简单，往往只有一段文字，写明由什么会议，批准什么问题（事项），有时还指出执行单位。决议的写作一般都没有落款。因为在它的标题和标题之下的注明中，甚至在正文中，已经把发文单位和时间写清楚了，没有必要再写落款。,决议写作中经常出现的主要毛病,决议写作中经常出现的主要毛病是千篇一律，呆板枯燥，例行公务式的文字较多，有特点有生机的文字较少。尤其是在语言表达上缺乏变化，使人读之无味。当然决议的写作应当严肃郑重，不能写得花里胡梢，但文字上讲究一些，在基本符合写作规范的前提下，根据实际情况，写得生动活泼些还是应该的。,2020/5/31,118,通报,（1）标题。写明发文机关名称、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。（2）主送机关。（3）正文。要求写明有关表彰（批评）对象的基本情况、需要表彰或批评的事实或需要引起重视的重要情况、组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出通报的希望与要求。如属情况通报，有时还要写明针对所发生情况的对策。（4）成文日期。,2020/5/31,119,撰写要求,1通报的内容必须具有典型性。2通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。3撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体地叙事与入情入理地分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。,2020/5/31,120,表彰性通报，要求将表彰对象的事迹、先进的工作经验写深写细，有根有据，以便使读者能够从具体而生动的事实中受到教育。批评性通报，除去要求事实准确、是非清楚、观点鲜明、分寸适宜以外，还应特别注意对于公布以后可能产生不良影响的反面事物进行概括叙述。情况通报，应写明通报的情况（事项）、应当采取的对策和希望与要求。做到层次清楚，中心明确，文字简要，所提对策与要求应有明确的针对性和可行性。,2020/5/31,121,写通报经常出现的毛病是语体感不强，主要表现在通报事实，特别是写表扬性通报叙述先进事迹时，往往动用通讯笔法，过多地描写事件过程，甚至象写文学作品那样描写，结果造成了文字繁锁，语体感不强。另外，有的通报前后重复，语言不精练，也有小题大作的倾向，即事实本身容量较小，而写要求与号召时，却生拉硬扯，无限拔高，这是应该注意的。,写通报经常出现的毛病是,2020/5/31,122,通知,（1）标题。写明发文机关名称、事由与文种。,（2）主送机关。,（3）正文。写明制发通知的根据与目的、通知事项，通常用“特此通知”结尾。也可以在结尾处再次明确主题或作必要的说明。,（4）制发机关与成文日期。,各类通知的撰写要点,指示性通知指示性通知亦称布置工作的通知，主要用于：传达上级机关的决定或指示；布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项；上级主管业务部门向下级主管业务部门对口指导业务事项；布置具体工作。,2020/5/31,124,撰拟指示性通知时应注意：此类通知本身不能创造新的规则，而只是转达上级指示并使其具体化。因此，必须在文中指明：行文依据；语气应肯定；内容应具体明确，应使受文者通过阅读公文能对：做什么工作，为何要做，具体怎样做，依照何种要求和标准，以何种方法去做等获得明确的认识，要拿过来就能干，就能有效果；当涉及的问题需要受文者根据自身实际情况做出实事求是的判断处理时，应避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。,2020/5/31,125,国务院关于进行第三次全国工业普查的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：随着经济体制改革的不断深化，我国工业经济的所有制结构、行业结构、产品结构、技术结构、经营方式、组织形式和运行机制等都发生了很大变化。为了加快建立社会主义市场经济体制，适应加强和改善宏观调控以及建立现代企业制度的要求，根据国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知（国发199442号）的规定，国务院决定进行第三次全国工业普查。现将有关事项通知如下：一、普查的目的。二、普查的对象和主要内容。三、普查的进度安排。四、普查的费用。五、普查的组织与实施。中华人民共和国国务院年月日,2020/5/31,126,知照性通知,正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。,用于知照有关单位需要周知而不需直接执行或办理的事项。,2020/5/31,127,撰拟知照性通知时应注意：制发这类通知主要是在依法依制履行程序手续，为保证其有效性往往需对履行这些法定程序手续的情况予以说明，故此类内容不得随意略去；公文只需受文者了解事项的情况，因此，一般不需对事项加以议论评价，只求明确地反映事项的有关性质、状态，文中一般也不涉及直接的执行要求。,2020/5/31,128,颁发、转发、批转公文的通知,这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。,2020/5/31,129,这三种通知的标题式样与其他公文稍有不同，一般为：（作者）颁发或印发或转发或批转十（原文标题）的通知。,注意事项,必须认真交代这一规范性公文的有效生成过程，特别是在当这一过程本身就是法定的情况下。,转发的对象是自己上级、同级或不相隶属的机关的公文，因此，在评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明原因并预先征得有关方面的同意。,2020/5/31,130,批转的对象应为自己下级的公文，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。,这类通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在“执行”二字之前往往都有一些限定修饰成份，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”“切实遵照”“参照”“参考”“研究”“参酌”“酌情”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。,国务院批转民政部关于调整设市标准的报告的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意民政部关于调整设市标准的报告，现转发给你们试行。新的设本标准由民政部负责解释。中华人民共和国国务院年月日,2020/5/31,132,中共中央关于印发中国共产党党校工作暂行条例的通知各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委、国家机关各部委党组（党委），军委各总部、各军兵种党委、各人民团体党组：现将中国共产党党校工作暂行条例印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况，认真贯彻执行。中共中央年月日,2020/5/31,133,会议通知,一般应包括以下内容：会议名称召开会议的根据与目的会议时间、地点（报到的时间、地点）与会人员差旅费报销办法与会者准备工作与注意事项联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议，还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。,2020/5/31,134,集团总公司关于召开质量工作会议的通知集团所属各公司、各总厂：为进一步加强质量管理工作，定于2000年5月26日召开总公年度质量工作会议，现将有关事项通知如下：一、时间：2000年5月26日上午8：00至下午4：00二、地点：总公司第三会议室。三、与会人员：各公司、各总厂主管质量工作的经理或厂长。四、联系人：王，联系电话：62900756。请准时出席会议，特此通知。附件：集团总公司2000年质量工作会议文件汇编1套集团总公司二年五月二十日,撰写通知经常出现的毛病是因对通知的种类不甚了解，故写出的通知，不管是什么类型的都是一个模式。另外，由于语言表达上功力不够，经常出现“告而不知”的情况，使人难以明白。如果一个企业工作人员连一篇象样的通知都写不好，那是说不过去的。,撰写通知经常出现的毛病,会议纪要,会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后；所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与法定的权威性，因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求，因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。,2020/5/31,137,总体结构,（1）标题。需写明会议名称与文种（纪要），如全国统战工作会议纪要。（2）成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。（3）正文。（4）署名。必要时由与会各方或其代表签具机关名称、职务、姓名等。,2020/5/31,138,议决性会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施要求等。,2020/5/31,139,消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。,2020/5/31,140,撰写要求,第一，公文中的主体部分（议定事项或有关方面的认识和意见）大都采用分条列项的形式。反映有关各方认识和意见的内容，既可以逐一介绍围绕同一问题形成的各种具体意见，也可以按发言次序，以发言人为单位逐个将各个方面的主要意见集中予以反映。,第二，要记实。即实事求是地反映情况，特别是要注意，只要不是与会各方共同正式确认的就一定不要写成议定事项。,第三，要纪“要”。,第四，有些会议纪要既有议定事项又需要反映有关各方在一些问题上的不同意见，这时应注意严格区分议定与非议定事项并相应做出有利于读者明确的处理，以各种唤起读者警觉的方式提示其注意两者间的区别。,主要是把握不住中心，突出不了中心，往往把会议中所涉及到的事情与材料都罗列进去，特别是在写工作会议纪要和座谈会议纪要时，这种毛病更为严重，所以，写会议纪要之前，一定要认真了解召开会议的目的，会议所要解决的中心问题，吃透会议的基本精神，写作时紧紧把握会议的中心去写，凡与会议有关的就写，关系大的就重点写，无关的就不写。以避免面面具到，中心不突出。即脱离会议的实际情况写纪要，甚至会议尚末召开，会议纪要就写出来了。把会议没有讨论的问题，会议末形成的意见强加给会议。这是绝对不允许的。为了避免失实，有些会议把写出来的会议纪要草稿，打字印刷，发给会议代表传阅、修改，这种做法值得提倡。,【写会议纪要经常犯的毛病：】,2020/5/31,142,函,函的主要特点是：灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格限制；内容也较单纯，一般为一函一事；三是同样具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为有强制性影响。,2020/5/31,143,（1）标题。要求写明发文机关、事由与文种（函或复函），有时也可省略发文机关。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关和成文日期。,2020/5/31,144,依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；格式正规、郑重、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活些（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函；依行文主动与否，函又有发函、复函之别。作者主动发出向对方提出询问和请求的是发函，应对方要求回答问题，答复请求的是复函。,2020/5/31,145,发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。,2020/5/31,146,复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求或致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。,撰写要求,第一，行文郑重，体现平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人，同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是个人时，一般毋用“敬礼”等词。第二，表达应概括、简约、明了。第三，正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼词语等在函中的应用频率较高，如“为盼”“为感”“为荷”“是荷”“谨致谢忱”“盼复”“候复”“请示复”等，使用时应正确加以选择，以有分寸地正确而贴切地表达意图。,2020/5/31,148,合同,合同是一种证明性文件，是由当事双方（或两方以上）为共同达到基本目的，明确相互的责任、权利、利益关系而签订的书面契约。,2020/5/31,149,合同的内容,合同的必备条款由三部分组成：一是法律规定的合同的必备条款；二是合同性质决定的必备条款，如买卖合同中的标的物、数量、质量和价款或酬金，运输合同的标的物、运达时间、地点和运费等；三是当事人要求必须具备的条款，如双方当事议定的违约责任等。合同的性质不同，必备条款也不同。,2020/5/31,150,（一）标的合同的标的指合同当事人权利、义务所共同指向的对象。标的可以是货物、劳务，也可以是工程项目、货币或智力成果。标的是合同双方当事人权利、义务的依据，没有它，合同就不能成立。（二）数量和质量数量和质量是确定合同标的的具体条件和标准。数量和质量不明确、具体，标的就不明确，合同就无法履行。（三）价款或酬金价款或酬金是合同当事人一方交付产品、提供劳务或完成工作后，另一方以货币形式（有时表现为实物）偿付的代价。（四）期限合同的期限包括合同的成立、终止、履行等方面的时间限制。合同期限应明确具体。（五）违约责任违约责任可由双方当事人自行商定，但不得违反有关法律法规的规定。,一般结构格式,标题：合同的标题一般由签约各单位的名称，事由和文种构成，如与关于小区建筑安装合同；有时可略去各方单位名称和事由，只标出合同种类，如建筑安装合同培训合同技术转让合同等。编号：编号即合同号，由代字及顺序号组成，如“商字号”。编号位于标题以下居中位置上。当事双方名称：为撰写便利，当事双方名称常以“甲方”，“乙方”代之。通常在正文中第一次出现这些单位的名称后以圆括号标注。正文：正文主要有以下内容：订约目的；标的；各方权利、义务、利益、责任；违约责任及承担方式；合同期限；履行地点及方式；文件份数及保管方式；对附件的说明（名称、效力）；仲裁机关；不同文本的效力等。,签署、用印：双方当事人签署姓名并加盖印章，位于正文以下。双方分别占几行或几行的左、右半部。鉴证机关用印：业务主管机关，工商行政管理机关或其他公证机关对合同的合法性、可行性、真实性进行审查、核实后，加盖印章。签约日期：位于作者签署或印章之下或编号的右侧。附件：附件可附在正件之后，也可单独成文，用于对有关方面的细节作出规定和说明。其他需说明的事项位于文件尾部。,2020/5/31,153,撰写合同的基本要求,第一，合同的内容，形式以及签订程序必须符合法律法规的规定，违法合同无效。第二，合同中的各项协议必须是双方自愿达成。即使是行政合同，行政机关也不得以行政命令强迫当事人签订。第三，各项协议的规定必须明确、具体、准确、肯定。数字一般用汉字大写，文件的制成材料务必耐久。第四，标的的规定必须明确、细致，价款、酬金的规定必须周到详尽。,简报的写作,一是业务工作简报。如经济工作简报、内部参考等。主要是某条战线、某个企业、某个单位用以反映日常业务工作情况的文字材料，以向上级领导机关反映业务工作情况、动态、问题、经验为主。二是中心工作简报。如股改工作简报、等。这类简报是围绕一项中心工作发出的，也是为开展该项中心工作服务的。主要反映该项中心工作进展情况、思想动态、带有倾向性的问题和有关经验以及典型材料等。三是会议简报。如计划工作会议简报、职工代表大会简报等。不是任何一个会议都出简报，只有那些中、大型的重要会议才出简报。主要用于反映会议进程、动态、代表的建议、发言摘要、大会的工作报告和会议总结等。,简报又同新闻中的消息非常类似，具有“快”、“简”、“准”、“新”、“活”等特点。所谓“快”，即迅速及时，有时比报刊上的消息还快，事情发生之后马上予以反映。所谓“简”，即简明扼要，短小精悍。简报不简就不成为其“简报”了。所谓“准”，即事实上要准确无误。人员、地名、时间、地点等，都要真实可靠。根据其它材料编写的简报，要说明“据材料反映”字样。所谓“精”，即在材料选择上要精当、典型。所谓“新”，即反映情况时，要以“新”见长，反映最近发生的新情况、新动向、新事物、新问题、新经验，尤其是要抓住萌芽状态的事情加以反映。所谓“活”，即在表达形式上要灵活多样。应一事一反映，也可以作综合反映，还可以作专题反映，有时还可以加编者按语。,【篇章结构】简报的写作有固定的格式，它由报头、标题、正文和报尾四部分组成。报头。一般是固定的。由简报名称、简报编制单位、发简报时间和期号组成。其样式如下：简报第期渤海石油编2004年月日,报头中的简报名称，是什么类型的简报就写什么名称。如业务工作简报：经济工作简报；又如会议简报：计划会议简报；中心工作简报：股改工作简报。简报名称用大字套红印刷。期号写“第期”，也可以只用阿拉伯数字表示。编写单位，业务工作简报一般写（单位名称）办公室编，会议简报一般写（会议名称）秘书处编；中心工作简报一般写（中心工作）办公室编。报头与标题之间用一红线隔开。报头一般占简报的1/3或2/5的比例。标题。简报的标题自由灵活，可用新闻标题法，也可以用文章标题法，还可以用公文标题法。,正文。简报的正文一般由开头、主体和结语组成。开头是简报的起始语，同一般文章写法大体相同，应简明而漂亮，有一定吸引力。主体写所反映的主要内容，既要写得充实、具体，又要注意言简意赅、短小精悍。结语是简报的收事。有时用一句话把尾煞住。有的简报无结语。报尾。正文之后是报尾。在简报末页，一般在两条平行横线之间，注明“抄报”、“抄送”和“下发”单位，或者写明什么级别。,2020/5/31,159,写简报经常犯的毛病有三,一是不简，二是不实，三是不新。所谓不简，即篇幅太长，材料取舍不当，或者过多的叙述事情发生的过程，把一些不应写入简报的内容也写进去了。有的还运用很多描写手法，失去了文体感。所谓不实，即所写的内容失实，有的望风捕影，有的胡篇瞎造，有的无限拔高，有的移花接木，有的添枝加叶，有的以偏概全，有的“合理想象”，乃至闹出了笑话。所谓不新，即所反映的内容失去了时间性，把一些陈旧的、没有指导意义，缺乏典型的材料堆积到简报中去。这些毛病都违背了简报的特点和写作要求。是简报写定用中所不允许的。,2020/5/31,160,公文处理的主要过程创制公文传递公文办理公文处置办毕公文收文处理的一般过程发文处理的一般过程公文质量管理的一般过程,五、公文处理的流程,签收,外收文登记,启封,内收文登记,分办,拟办,批办,承办,注办,组织传阅,催办,处置办毕公文,立卷,销毁销毁,暂存,摘编,清退,归档,收文处理的一般过程,拟稿,会商,核稿,签发,缮印,用印或签署,分装,发出,立卷,销毁,暂存,注发,处置办毕公文,归档,发文处理的一般过程,办毕公文的处置,一、处置办毕公文的主要活动,清退销毁暂存立卷归档,文件质量管理基本过程,质量管理过程就是一个发现问题、分析问题、解决问题的过程。可分为计划（Plan）、实施（DO）、检查（check）、处理（Action）4个阶段，总计8个具体步骤。这4个阶段，8个步骤构成一个循环过程，被称为PDCA循环，又称戴明循环。,第一步：,发现问题，即经过调研统计分析或有关反映和示警信号找出质量问题，确认质量状况。,第二步：,分析原因，即找出产生质量问题的原因。,政策性失误,人,设备,工作方法,材料,环境,先签后核,不了解政策,缺乏政策意识,政策不公开,无政策培训,性能不稳定,缺乏维护,真实性差,无鉴别,管理幅度过宽,秩序乱,第三步：,找出关键性原因。,返回要因图,第四步：,制订纠正偏差的措施，即针对对文件质量影响最大的因素采取对策。对策中应包括解决问题的方法、组织保障、执行人、具体步骤和措施、完成时间、检验效果的手段等。,第五步：,执行对策，动手解决实际问题。,第六步：,检查效果，寻找问题。,第七步：,总结经验，并将其纳入标准。,第八步：,总结教训，找出遗留问题转入下一个循环。,四、提高文件质量的主要途径,1强化全员质量意识，确立质量第一思想，更新文件质量控制观念。2加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能。3加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质。必须形成科学的培训制度，使人人（包括各级领导）都能得到有效的思想教育、政策法律教育和基本技能、专业技能、文件技能的训练。应坚持不作文件培训不上岗不换岗的制度。,4.科学分工，明确岗位质量责任。5稳定文件工作人员队伍。6建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制。7提高文件标准化程度。8.提高文件工作程序化水平。针对文件工作重复发生的性质，充分建立和实施各种工作程序，可以更好地顺应工作规律，为创造优质