《掌控时间技巧》PPT课件.ppt

掌控时间技巧,课程目标,明确时间的概念了解时间管理的误区具备时间管理的能力,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,“不能管理时间，便什么都不能管理”,杜拉克,“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间管理”就是“自我”管理；,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在,EDWARDWCARTER是BRORDWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。,案例：老王的故事,延误,原因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延，没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天下属生病，代出席会议上司紧急命令一些电话,突发事件紧急事件被打扰,3、下班回家,交通堵塞,4、看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、没有带一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,时间管理学的演变,第一代,第二代,第三代,第四代,优点：重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；人际关系较佳时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：没有严格的组织架构；因忽略组织规划而疲于应付；最重要的事就是眼前的事,优点：准时赴约做答应做的事通过制定目标与规划，能完成较多事因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：实现更多目标，却未必满足真正的需求最重要的事就是时间表上的事,优点：能将价值观化为目标与行动能发挥短、中、长期目标的效果效率提高，时间与自我更具管理技巧缺点：价值观未必符合自然法则最重要的事因急迫性与价值观而定,优点：集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事讲求多方面平衡改变思想而非改变行为,时间的特性,供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,四个影响时间效率的因素,人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统,请完成时间管理练习,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,请完成时间管理能力自测题,时间管理的误区,工作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不够进取意识不强,时间管理的误区,时间大盗有：打扰（电话或没有预约）重要性次序无所调整没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力,走出误区,1积极2通盘考虑3按顺序做事4提前准备,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,时间管理的原则,明确目标有计划、有组织地进行工作分清工作的轻重缓急合理地分配时间,明确你的价值观,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。,练习中的价值观：健康看牙医，洗澡，等等家庭给家里打电话，等等友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等爱情准备烛光晚餐，等等工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等金钱夜间兼职的面试，等等兴趣看演唱会，等等,明确我们的目标,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。,第一步,请你写下你觉得重要并想要拥有的东西（你“要的”可能是有形的资产（如一栋房子）或无形资产（如一个美满的家庭）确定上面所列项目中最重要的五项,第二步：贡献与成就,当我发白日梦时，我看见自己做什么？如果没有时间及资源的限制，我会选择做什么？什么是我未来对别人最重要的贡献？我有什么已发展或未发展的才能？有什么事是我应该去做，但往往用不同的借口而放弃不干的？,第三步：回顾有影响的人士,哪几位是在你一生中，对你有正面影响的典范？为什么他们对你有这么重大的影响？这些人士有哪些卓越的品质或贡献是你所仰慕的？还有哪些性格特征是你平日最佩服的？,第四步：生命中留下的影响,角色贡献宣言家庭角色工作角色职业角色生活角色,潜意识训练,有计划有组织地进行工作,墨菲定律“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等）“如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任“何时做”准备时间、起止时间、进度安排“涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”成本、费用、代价“应变措施”考虑应付意外的对策,制定计划的一般过程,1.围绕最终目标，明确当前目标范围要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度2.根据SMART原则，制定初步目标要点：使当前目标逐步成为好的工作目标针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则3.根据历史数据，现实情况，修订目标要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准,制定计划的一般过程,5.制定相应行动方案要点：分析实现目标所需解决的问题针对点：考虑怎样做、技术路线问题6.落实责任人、奖惩要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确相应的奖惩措施针对点：责任到位；奖罚分明7.制订进度表要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等针对点：约束条件8.分配资源要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量针对点：资源保证9.审定计划要点：评价计划的完整性和可行性针对点：计划与最终目标的必然联系,分清工作的轻重缓急,优先矩阵二维分法,优先级排序,优先矩阵紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。,紧急,不紧急,重要,不重要,危机急迫的问题有期限压力的计划,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,优先矩阵,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,优先级排序,第二种分类发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。,拿出时间管理练习，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。对比现在的排序和上次的排序，两者有什么区别吗？,合理地安排时间,帕累托原则确保最关键的20%的活动具有最高的优先级避免将时间花在琐碎的多数问题上,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,时间管理的工具,年度时间规划周工作安排表日工作计划表,年度时间规划,我希望在这一年过去以后得到什么？除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？这一年中有哪几个关键的任务？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,周工作安排表日工作计划表,问问自己,1你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？2你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？3开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。4每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？5你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？6你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？7你每天花多少时间保护自己的健康？,我们要做的事情,1计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；2了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；4投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。,课程内容,时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议,怎么办？,利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间学习并演练终止谈话的技巧增加授权，把电话转交给被授权处理,电话打扰,建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作,没有计划，怎么办？,目标的设定,明确自己的价值观,设定目标,制定阶段性步骤,把握今日：最重要时刻,长期,中期,短期,-,价值观列举,做事有效率追求卓越专业能力强乐观进取服务他人节俭身体健康慷慨,诚实虚心请教主持正义整齐清洁追求真实领导地位经济基础稳固忠实,自食其力爱家笃信宗教操守创意团队精神知识丰富自我期许,如何有效地做每日计划：,温习所写下的价值观及目标订立日事项项衡量执行事项所需的时间预测可能的障碍将事件依轻重缓急排列,怎么办？,清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法；先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权,条理不清,同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯；,认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序,无力拒绝,缺乏自律,会议耗时,把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法控制会议议题，要求大家不要离题一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论,怎么办？,决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化,当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式,资料不全,文件繁杂,征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责,权责混淆,这样办！,掌控好时间就等于延长生命,