《行政公文培训》PPT课件.ppt

公文写作培训办公室黄炬,一、公文概说（一）公文的含义含义：是法定的组织或个人在公共事务活动中依规范体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体。公文作为一种独特的文体，它的特点是和一般文章比较而言的。各种教材对它的概括有所不同。但一般都是从公文的性质、功能、体裁格式和制作发布等几个方面来概括的。主要有以下5点：,（二）公文的特点,1、以处理公共事务为内容2、有法定的作者3、有规范的体式4、必须履行法定程序才能生效5、对受文者有一定的强制性和约束力,公文的作用可用一句话加以概括，这就是行政工具作用。这是从总体上说的。公文的具体作用，可归纳为5个方面：（三）公文的作用1、规范和准绳作用2、领导和指导作用3、宣传和教育作用4、联系和知照作用5、依据和凭证作用（四）公文的分类为了掌握公文的特点，正确地制作和使用公文，有秩序、高效率地搞好公文处理工作，需要对公文进行科学的分类。目前，人们从实际需要出发，以不同的标准，对公文作了不同的分类。依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。依照办文时限，可分为特急件、急件和平件。以机密程度为标准，可分为绝密件、机密件、秘密件和普通件。以特性作用为标准，可分为行政公文、法规与规章文书、会务文书、经济文书等10类常用文书。,公文的种类简称文种，国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法将国家行政机关的公文分为十三种，命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关单位及人员。有公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令等。如XXX市人民政府令、关于在我国统一实行法定计量单位的命令、国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令。2、决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,决定有两类：指挥性决定，用于对某些方针政策作出决定和对重大事项或行动作出安排等。如1993年11月14日中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定知照性（宣告性）决定，用于表彰先进、处理有关事件与人员、设置机构、任免干部、公布重要事项等。如1983年2月12日国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定。3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发布公告的时限常常很紧急，一般通过广播、电视、报刊等宣传工具迅速发出。4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知：适用批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,6、通报：是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种公文。通报大致可以分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复：适用于答复下级机关的请示事项的一种公文。11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函：是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文（不同意则用“复函”）。函使用范围很广，使用频率很高，平行机关、上下级机关、不相隶属机关均可使用。13、会议纪要：是记载和传达会议情况和议定事项的公文。,(五)公文格式,程式化是公文的特性之一。为了便于公务信息的传递、接受和处理，公文大都具有固定的格式。法定公文的书面文字材料形成了相对固定的格式，请看下表：1、通知格式2、请示格式3、报告格式,1、范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。2、排版规格与印刷装订要求2.1排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。2.2制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。2.3印制要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划2.4装订要求：公文应左侧装订，不掉页。,3公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件；版记：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。3.1.1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。,3.1.2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。3.1.3紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3.1.4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。3.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“通驿20108号”发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线,3.1.6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。3.2主体3.2.1公文标题新办法第十条第六款规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。,标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”标题一般由发文机关、主要内容（事由）、公文种类（文种）3项组成。一般称这种完整的标题为“标准式”标题。如国务院关于中国银行地位问题的通知。按照惯例还有特殊形式的标题：由发文机关和文种，或由事由和文种两部分组成的标题。制作标题要准确、简要、清楚、醒目。拟好标题的关键在于准确简要地概括出公文的主要内容和正确地标明文种。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当,3.2.2主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3.2.3公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3.2.4附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。3.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；成文时间的标识位置见3.2.6。如“二一年十一月二十四日”不能写成2010.11.24或10.11.243.2.6公文生效标识3.2.6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。3.2.6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,3.2.6.3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。3.2.7附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3.3版记3.3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。,3.3.2抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3.3.3印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,3.3.4版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。3.3.5版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。3.4页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。3.5公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角。,4公文的特定格式会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。,5公文格式中应注意的几个问题上行文的标识位置及文头。上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中请示性公文在附注处注明联系人姓名和电话。除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发公文标题一般冠发文机关名称。公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字公文如有空白页，不标页码。,问题文件：1、标点格式不对2、标题加申请、格式不对3、标题与主送单位间未空行4、成文日期居右5、此页无正文、无联系人6、此页无正文7、发文字号、无联系人8、发文字号不对、无联系人和电话9、附件、联系人格式不对10、附件、日期格式不对11、附件格式不对、有错别字寻衅12、附件格式不对、语言不简练13、附件格式不对14、附件和成文日期格式不对15、附件写了序号16、附件只写了个附字17、盖了印章又写了行文单位18、格式不对、阐述不透彻19、关于佛冈服务区短期外包风味小吃项目20、关于后门区域白云仔服务区减免租金的21、关于梁金山服务区基础设施存在问题的22、会议纪要盖了章、格式不对23、结构层序号不对24、结束语不对25、联系人格式不对26、日期格式不对27、文种、格式不对28、问题分析不具体、格式不对28、无联系人29、印发单位日期格式不对30、语言表述不准确、不通顺31、语言不简练、格式不对32、正文、附件33、字体、格式不对34、关于圣诞、元旦节日气氛的通知,二、公文写作,（一）撰写公文的基本要求：1、明确目的：一方面，内容要有针对性和指导性；另一方面，根据行文目的选准文种和发文对象。2、符合政策：公文实际上是机关贯彻执行党和国家的方针政策的工具，也是把方针政策具体化的书面形式。因此，撰写公文丝毫不能背离党和国家的方针政策。3、注重实效：从文件的效益角度讲，要看行文有无必要，内容是否符合政策和实际，措施办法是否可行，文件是否权威。离开这些，所发文件就是空论。从文件的效率角度讲，文件发得越多，越是费时费事费精力，还耽误别的事情，后果是效率降低，甚至造成一种负效率,4、讲究科学：要做到内容真实、表达准确、行文严谨、格式规范、文风端正简朴晓畅，以适应机关工作的要求。所谓“简”，是指篇幅简短。所谓“朴”，是指文笔朴实。叙事讲究实用，贵在直笔；说理合乎逻辑，贵在平正；说明平实得体，恰如其分。所谓“晓”，是指事实清楚，观点明确，阐述透彻。所谓“畅”，是指行文通畅。要使篇幅简短，语言必须简明，一般应注意以下4个方面：（1）从特定的目的、对象出发，只说最必要的话。要做到“四不说”：众所周知的道理不说；对方已知道或不需要了解的不说；对方无异议的不说；与基本观点无直接关系的不说。,（2）讲究一点简省的方法。如抓主要矛盾，突出重点。在一般情况下，一份公文只是为了解决一个问题。在请示问题时，要坚持一文一事；在报告中，不要夹带请示事项。（3）注意各种公文习惯用语的模式。（4）删除多余的字、句、段,(一)通知的写作批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。会议通知：时间、地点、会名、会期、与会者、议题、议程、交通食宿、联系方式、筹办单位转发和批转性通知：转发非法规性文书不用标点符号，可以越级转发，转发联合的行文时，可保留主办机关，其余可省略。任免通知：注意文题吻合。(二)通报的写作表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况用通报。表扬性（批评）通报：先进人物、典型经验1、先进事迹或先进情况（错误情况）2、典型意义（错误性质）,3、作出表扬决定或提出号召（作出批评）情况通报通报一件事，按时间顺序组织材料，通报几件事，按逻辑顺序。(三)请示、报告请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示正文的写法：开头，先说明请示缘由。简要而充分地说明提出请求的背景或依据。中间，提出请示事项。要把需要上级机关审批的问题写清楚并作出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意见。结尾，以请求语作结。习用的“妥否，请批示”等。求示、求准、求助，内容单一。行文方向：双向，要批复，属问文。表达：语气更谦恭报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告和请示的相同之处在于：1.行文方向一致。均属上行文。2.标题构成相同。一般都只能送一个机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关,报告和请示的不同之处在于：1.行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。2.性质要求不同。报告属陈述性公文，除建议报告外，不需要上级回复；请示则属请求性公文，需要上级机关给予批复回答。3.行文时限不同。请示一般须在事前行文；而报告在事前、事后及事情进行中行文皆可。4.内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，“一事一请示”的原则，而报告则一事数事皆可。5.正文构成不同。请示由请示缘由、请示事项和请求语3部分组成；报告则由报告目的、报告内容和结束语3部分构成。,报告正文的写法：开头，先说明报告目的。要写得简要直陈，集中概括，忌说废话。写完后，即用“现将有关情况报告如下”之类的承启用语转入报告内容。中间，写报告内容。一般要写清工作进行的情况（包括过程、措施、结果或成效），现存在什么问题，有些什么经验教训，以及下一步的打算。这几个方面，是不是都要写，要看具体情况，允许而且应该有所侧重。结尾，写结束语。习用的“特此报告”、“专此报告”等，不能写成请示的结束语“报告当否，请批示”。汇报、反映、答复问题内容较详尽。单向，不要批复，属陈文。语气为汇报的口吻,四)函（商洽函、问答函、请批函）不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。特点：应用广泛，方向平行，灵活简便(五)会议记录与会议纪要会议记录时间上：会上的记录，按时间顺序记载内容上：如实地反映会议的全过程文种上：非正式公文发言人为主语会议纪要会后的整理，按逻辑顺序整理扼要地反映会议的主要精神正式公文“会议”为主语,行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。6、不相隶属机关之间一般用函行文,秘书的职业素养准确：保证文字准确、传达准确、办事准确；快捷：讲究时效，时间要快，效率要高；服务：秘书工作的辅助性决定其要为领导服务、为部门服务，要有很强的服务意识；保密：要严格保守秘密，会议、人事、决策等。规范：写规范化公文，掌握收发文程序,三、收发文处理（一）发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括以下8个程序：草拟审核签发复核缮印用印登记分发,掌握发文要求1、符合政策、法律、法规及上级要求。2、内容真实、形式规范、篇幅短小。3、引文准确。日期要写具体，不得写06年4、结构层次为：一、（一）1.(1)5、核稿严格把关：行文是否必要、政策是否明确、措施是否可行、格式是否正确、文字是否清晰。6、由主要负责人或主持工作的负责人签发。,2、起草公文应当做到：（1）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。（2）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。（3）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（5）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应注明引文的时间、机关、标题、发文字号；使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。（6）文种、格式使用正确。（7）杜绝形式主义和繁琐哲学。,3、公文草拟完成后，应交本部门负责人审核，需要会签的，主办部门应主动、及时会签；部门审核后再至办公室审核，审核的主要重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定，符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定等；然后由主管领导签发。未经办公室审核的公文不得直接送公司领导签发。,（二）收文办理1、收文办理指对收到公文的办理过程，（包括以电子文件交换系统、电子邮件和传真等形式传送的文档）。由办公室拆封、登记、编号和传递，其它各部门一般不接收正式公文。2、掌握收文程序收文办理包括7个程序：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,3、收文处理必须做到准确、及时、安全。4、经统一登记的收文，均扫描进入公司OA系统处理，一般先由办公室提出拟办意见，再呈有关领导批示或传阅或交其他有关部门办理。公司的秘密文件和上级的秘密文件，未经批准不得复印。经批准可复印时要严格掌握印数。公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文正文和有关附件整理退回办公室归档。请看表格样式：文件处理表收文登记表发文登记表,