ACCESS数据表的使用.ppt

第3章数据表的使用,3.1向表中添加新记录3.2修改记录3.3删除记录3.4查询表中信息3.5在数据库窗口操作表2.6修改表的结构3.6使用子数据表3.7数据的导入和导出,3.1向表中添加新记录,3.1.1打开表3.1.2输入新记录3.1.3保存记录3.1.4添加新记录,3.1.1打开表,打开表就是在数据表视图中显示出数据表的数据信息。方法一：在数据库窗口中选定要打开的表对象，单击“打开”按钮。方法二：双击要打开的表的表名。方法三：从设计视图窗口单击工具栏上的“数据表视图”按钮切换到数据表视图窗口。【例3.1】：打开“教学管理”数据库中的系科表。假定“教学管理”数据库已经打开。操作步骤：（1）在“教学管理”数据库中，选择“表”对象，再单击“系科”表。（2）单击“打开”按钮或双击“系科”表名。,3.1.2输入新记录,表结构设计好后，可以立即切换到数据表视图输入数据记录。也可以在空数据表或有记录的表中添加一些新记录。【例3.2】：假设学生表是一个只有结构，没有记录的空数据表，按照第2章学生表的记录数据，向学生表中输入记录。操作步骤：,（1）打开“学生”表，当前记录指针（最左列指向右方的三角形）指向第一行，如右图所示。,（2）光标在第一个字段“学号”上，输入数据00150226，再把光标移动到下一个字段“姓名”上，输入数据“王楠”，再把光标移动到下一个字段继续输入，直到把数据输入完毕。如果某个字段暂时不输入数据，可把光标移到下一个字段输入。,说明：在输入第一个数据时，记录指针变成了一个铅笔，表示该记录正在被编辑，同时还会自动出现下一空行，且其左侧按钮上显示“*”标记，表示该行为新记录。如下图所示。,输入记录数据时，注意以下要点：1当输入的数据未填满字段大小长度时，按回车键（也可单击下一个字段或按“Tab”或“”键）将光标移到下一个字段。当字段大小长度被数据填满时，光标停留在该数据后边并发出一响声，提示不能继续输入数据，光标不会自动移到下一个字段。2当光标在自动编号型字段上时，只需将光标移到下一个字段，系统自动为该字段输入一个数据。3日期/时间型数据输入时，可按完整日期输入，也可按简便日期输入，系统会自动按设计表的结构时在格式属性中定义的格式来显示日期数据。如在出生日期字段中输入“2004-08-25”或“04-08-25”，该字段都会显示为“04-08-25”。如果其格式属性定义为“长日期”，则显示为“2004年8月25日”。4“是/否”型数据输入时，在网格中会显示一个复选框（系统默认，也可设为文本框和组合框），选中则表示输入“是（-1）”，不选则表示输入“否（0）”。,5OLE对象型数据输入时，用插入对象的方式来输入声音、图形、图像等多媒体数据，并且可以以嵌入或链接的方式插入。操作方法：将光标移到王楠的“照片”字段上时，网格中出现虚框，选择菜单“插入对象”命令或右键单击“照片”字段，从快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框进行插入,如下图所示。,6超链接型数据输入时，用“插入超链接”对话框来实现。操作方法：将光标移到超链接字段上，选择菜单“插入超级链接”命令或单击工具栏中的超级链接按钮，打开“插入超链接”对话框进行超链接设置，如下图所示。,7备注型字段可输入长度不超过65535的文本字符，如果输入少许字符，同字符型字段数据一样可直接输入。如果要输入长文本字符，可按Shift+F2键，打开“显示比例”文本编辑对话框，如下图所示。在此编辑框中输入数据时，可按Ctrl+Enter键换行，通过“字体”按钮打开“字体“对话框，可设置备注字段的字体和字号等格式。按回车键或按“确定”按钮可关闭对话框。8查阅向导型数据输入时，从查阅值列表中选择所需的数据即可。,3.1.3保存记录,当一条记录的数据输入完以后，通常把光标移到下一条新记录。这种操作系统会自动保存该记录。无论何时移动到一条不同的记录上，最近操作的记录都被保存并且记录指针从铅笔变成指向右方的箭头。还可通过以下的方法保存记录：方法一：单击表窗口的“关闭”按钮。方法二：选择菜单“记录保存记录”命令。方法三：单击工具栏上的“保存”按钮。方法四：按Shift+Enter键或按Ctrl+S键。注意：当输入的数据违反了数据的有效性规则或数据完整性时，系统将给出错误的提示信息，并且记录不能存盘。,3.1.4添加新记录,在已有记录的表中再添加一些新记录的方法有以下几种：方法一：单击数据表中记录指针为“*”号的行，并输入新记录数据。方法二：选择菜单“插入新记录”命令，并输入新记录数据。方法三：单击工具栏上的新记录按钮，并输入新记录数据。方法四：选择菜单“编辑定位新记录”命令，并输入新记录数据。,3.2修改记录,3.2.1修改记录数据3.2.2替换记录数据,3.2.1修改记录数据,最常用的改错方法是：在数据表视图中把光标移动到有错误的数据上，进行修改即可。【例3.3】：把学生表中学号为00150236的学生的籍贯字段内容“广西”改为“广东”。操作步骤：（1）打开“学生”表，用光标拖动的方式选定学号为00150236的学生的籍贯字段内容“西”，如下图所示。（2）输入“东”即可。,3.2.2替换记录数据,如果要整体替换表中的一批数据，可用菜单命令实现。【例3.4】：把学生表中系号为“15”全部改为“25”。操作步骤：（1）打开学生表，并把光标定在“系号”字段列上。（2）选择菜单“编辑替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如下左图所示，在“查找内容”文本框中输入“15”，在“替换为”文本框中输入“25”，最后单击“全部替换”按钮，打开如下右图所示的对话框，单击“是”按钮执行替换操作，并回到“替换”对话框。（3）单击“关闭”按钮或单击“取消”按钮。,3.3删除记录,删除记录的操作是：先选定记录，再进行删除。【例3.5】：删除学生表中学号为00150236的记录。操作步骤：（1）打开学生表，单击学号为00150236的记录的最左列按钮（行选定器），选定该记录。（2）按Delete键或选择菜单“编辑删除”命令，也可单击工具栏上的删除记录按钮或选择菜单“编辑删除记录”命令，打开一个确认删除记录的对话框。（3）单击“是”按钮或按回车键，删除记录。如果单击“否”按钮，则放弃删除记录。注意：表之间如果建立了关系并且选中了“实施参照完整性”，则不能删除记录（除非同时选中了“级联删除”选项）。否则删除时会出现一个因表包含关系而不能删除的对话框。,3.4查询表中信息,3.4.1浏览记录3.4.2隐藏列或显示列3.4.3冻结列或解冻列3.4.4记录行高和列宽调整3.4.5查找表中数据3.4.6排序记录3.4.7筛选记录,3.4.1浏览记录,打开数据表后，可以通过记录导航按钮在数据表视图中浏览和查看记录。如下图图所示，窗口底部靠左为导航按钮，单击各按钮光标可在记录之间移动指针，窗口的右侧是一个垂直滚动条边，拖动滚动条光标可在各个记录之间移动。,3.4.2隐藏列或显示列,在数据表视图中，可以将暂时不用的字段隐藏起来，需要时再将它显示出来。【例3.6】：打开学生表，把“籍贯”、“系号”、“图片”三个字段隐藏起来，之后重新显示“籍贯”、“系号”列。操作步骤：（1）打开学生表。（2）单击表头“籍贯”字段名，选定该列，然后按住Shift键单击“图片”字段名，选定连续的“籍贯”、“系号”、“图片”三列。（3）选择菜单“格式隐藏列”命令。也可从快捷菜单中选择“隐藏列”命令，即可隐藏选定的三列。（4）选择菜单“格式取消隐藏列”命令，打开“取消隐藏列”对话框，单击“籍贯”和“系号”前的复选框，再单击“关闭”按钮，则重新显示“籍贯”和“系号”列，。,3.4.3冻结列或解冻列,如果想在许多字段中滚动但又要使某些字段始终可见时，就可使用冻结列操作。保持可见的列被冻结在数据表的最左边，而其他字段可水平的滚动出视线。【例3.7】：在学生表中，把“学号”和“姓名”字段冻结起来，把光标在各字段之间进行移动，体会以下其他字段的移进和移出，最后再解冻列。操作步骤：（1）打开学生表，选定连续的“姓名”和“性别”两列。（2）选择“格式冻结列”命令。也可从快捷菜单中选择“冻结列”命令，即可冻结“姓名”和“性别”两列。（3）光标在各字段之间移动时，“姓名”和“性别”列始终在数据表的最左边，而其他字段如“学号”字段移出视线，“系号”字段移进视线。（4）选择“格式取消对所有列的冻结”命令即可解除对“姓名”和“性别”列的冻结。,3.4.4记录行高和列宽调整,创建表时系统采用默认的行高和列宽，但有时由于数据太多不能全部显示出来。因此可以通过拖动鼠标或用菜单命令，调整行高和列宽使数据能显示出来。【例3.8】：在“学生”表中，调整各字段的列宽使其数据完全显示，增加行高和列宽显示数据表。操作步骤：（1）打开学生表，将鼠标移动到表头字段列的分界线上，当鼠标变成水平的双箭头时，按住鼠标左键向左或向右拖动，改变列宽，直到各字段数据完全显示出来。（2）将鼠标移动到行选定器上记录行的分界线上，当鼠标变成垂直的双箭头时，按住鼠标左键向上或向下拖动，改变行高。如果选择“格式行高”命令，可打开“行高”对话框进行精确设置。选择“格式列宽”命令，可打开“列宽”对话框进行精确设置。如果选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框，可设置字体和字号等格式，方法同Word的使用，在此略。,3.4.5查找表中数据,可在数据表视图中查找指定的数据，可选择菜单“编辑查找”命令，打开“查找和替换”对话框，如下图所示。,3.4.6排序记录,在一般情况下，打开数据表时，系统根据主键字段中的值自动对记录进行排序。用户也可以根据需要按指定字段的数据对记录重新排序。如果排序记录的字段上设置了索引，则会加快排序过程。排序分升序和降序。升序规则是按字母顺序（从A到Z）排列英文文本，按拼音字母顺序排列汉字，从最早到最晚排列日期/时间值，从最低到最高排列数字和货币值。降序则相反排列。可以对一个或多个字段进行排序。,【例3.9】：按出生日期字段对学生表中的记录升序进行排序。操作步骤：（1）打开学生表，将鼠标定位在“出生日期”字段列中或选定“出生日期”字段列，如下左图所示。（2）单击工具栏上的升序按钮或选择菜单“记录升序排序”，即可按“出生日期”升序排序，如下右图所示。,另外，可以对一个或多个字段进行排序。对多个字段排序的前提是：多个字段必须相邻，如果不相邻，则需移动使它们相邻，再进行排序。排序时，系统使用从左到右的排序优先权，即记录先按左列字段的值排序，如果字段值相同，再按右边的字段值进行第二次排序，以此类推。【例3.10】：在学生表中，先按“性别”字段升序排序，再按“出生日期”字段升序排序。操作步骤：（1）打开学生表，选定“性别”列，并拖动“性别”列到“出生日期”左边，再选定“出生日期”列。（2）单击工具栏上的升序按钮即可。,3.4.7筛选记录,筛选记录指的是从表中将满足条件的记录查找并显示出来，以便用户查看。筛选与查找有所不同，它所查找到的信息是一个或一组满足条件的记录而不是具体的数据项。筛选并不改变表中的记录数据，可以通过取消筛选来显示原表的所有记录。筛选的方法有：按窗体筛选、按选定内容筛选、内容排除筛选、高级筛选/排序。1按选定内容筛选按选定内容筛选是指先选定表中的字段值，然后在表中查找出包含此值的记录并显示出来。它是筛选中最简单通用、最快速的方法。,【例3.11】：从学生表中的查找出女同学的记录。操作步骤：（1）打开学生表，并将鼠标定位在性别是“女”的字段中。（2）单击工具栏上的按选定内容筛选的按钮，或右键单击“女”字段并从快捷菜单中选择“按选定内容筛选”命令，或选择“记录筛选按选定内容筛选”命令，结果显示出所有“女”同学的记录，。在保存表时，系统会保存筛选，可在下次打开表时，继续使用此次的筛选。操作：选择“应用筛选/排序”命令，即可显示上次保存的筛选结果。如果要重新显示原表中所有的记录，可取消筛选。操作：选择菜单“筛选筛选/排序”命令，即可显示原表中所有的记录。,2按内容排除筛选按内容排除筛选和按选定内容筛选恰好相反，排除那些满足条件的记录，而显示出不满足条件的记录。【例3.12】：从学生表中查找出民族是少数民族的学生的记录。操作步骤：（1）打开学生表，将鼠标定位在民族是“汉”的字段中。（2）选择“记录筛选按内容排除筛选”命令，或右键单击“汉”字段并从快捷菜单中选择“按内容排除筛选”命令，结果显示出所有民族是少数民族的同学的记录。,3按窗体筛选按窗体筛选是在表的一个空白窗体行中输入查找条件，然后找出那些满足条件记录。【例3.13】：从学生表中查找系号为“15”并且民族是少数民族的同学的记录。操作步骤：（1）打开学生，单击工具栏上的按窗体筛选按钮，或选择“记录筛选按窗体筛选”命令，打开按窗体筛选窗口。（2）选“查找”标签，在“民族”字段中输入条件表达式：“”汉”，在系号的下拉列表中选择“15”。在“查找”标签中输入的各表达式之间表示“与”操作，在“或”标签中输入的各表达式之间表示“或”操作。（3）单击工具栏上的应用筛选按钮或选择“筛选应用筛选排序”命令，即可显示系号为“15”并且民族是少数民族的同学的记录。,4高级筛选排序高级筛选排序可以对数据库中的一个或多个表、查询进行筛选，还可以在一个或多个字段上进行排序。它不仅包括按窗体筛选的特征，而且还能为表中的不同字段规定混合的排序次序。【例3.14】：从学生表中的查找出性别为“男”，或系号为“5”或“7”的所有记录。操作步骤：（1）打开学生表，选择“记录筛选高级筛选排序”命令，打开高级筛选窗口。窗口分两部分，上半部分是表、查询对象显示区，下半部分是筛选条件设计区。（2）从学生表中拖动“性别”字段到设计区的字段网格上，在对应的“条件”网格中输入“男”；再拖动“系号”字段到设计区的字段网格上，在对应的“或”网格中输入“5”，再在“5”的下一行输入“7”即可。（3）单击工具栏上的应用筛选按钮或选择“筛选应用筛选排序”命令，即可显示性别为“男”，或系号为“5”或“7”的所有记录。,3.5在数据库窗口操作表,3.5.1表重命名3.5.2复制表3.5.3删除表,3.5.1表重命名,对表进行重命名操作非常简单，可用菜单或快捷菜单实现。【例3.15】：把“教学管理”数据库中的“学生”表重命名为“学生基本信息”表。操作步骤：（1）打开“教学管理”数据库，并选择“表”对象中的“学生”表。（2）在学生表名上单击1次，也可选择菜单“编辑重命名”，或其快捷菜单中选择“重命名”命令。（3）输入“学生基本信息”并按回车键。注意：如果给表重命名，则必须修改所有引用该表的对象（包括查询、窗体和报表）中的表名。,3.5.2复制表,复制表可以完成对已有的表进行全部复制，或只复制表的结构，或把表的数据追加到另一个表的尾部。【例3.16】：把上题的学生基本信息表复制一份，并命名为“学生”表。操作步骤：（1）选择“学生基本信息”表对象。（2）单击工具栏上的复制按钮，或选择“编辑复制”命令，或直接按Ctrl+C键。（3）单击工具栏上的粘贴按钮，或选择“编辑粘贴”命令，或直接按Ctrl+V键，打开“粘贴表方式”对话框，如下图所示。（4）在“表名称”文本框中输入“学生”，并选中“粘贴选项”中“结构和数据”，最后单击“确定”按钮。,“粘贴选项”中的“只粘贴结构”表示只复制表的结构而不复制记录数据；“结构和数据”表示复制整个表；“将数据追加到已有的表”表示将记录数据追加到另一已有的表的后边，这对数据表合并很有用。,3.5.3删除表,删除表可以把不需要的表进行删除。【例3.17】：把“学生基本信息”表删除。操作步骤：（1）选择“学生基本信息”表对象。（2）单击Delete键，或选择“编辑删除”命令，或从其快捷菜单中选择“删除”命令，打开是否删除表的对话框，单击“是”按钮执行删除。,3.6使用子数据表,3.6.1展开与折叠子数据表3.6.2删除子数据表3.6.3插入子数据表,3.6.1展开与折叠子数据表,表间创建关系后，在主表的数据表视图中能看到左边新增了带有“+”号的一列，说明有子表。可以通过单击“+”号或“”来展开与折叠子数据表，也可以选择菜单来展开与折叠子数据表。【例3.18】：“教学管理”数据库中已建立了学生表和选课表的关系，打开父表学生表，并全部展开其子表选课表的记录数据，最后再全部折叠子数据表。操作步骤：（1）打开“教学管理”数据库窗口，打开学生表。（2）选择“格式子数据表全部展开”命令，全部展开其子表记录数据。（3）选择“格式子数据表全部折叠”命令，全部折叠子表。,3.6.2删除子数据表,删除子数据表是删除在父数据表视图中的“+”号列，即不能显示子表的记录，但并不表示删除表间的关系，从关系窗口中仍可看到表之间的关系。【例3.19】：删除学生表的子表。操作步骤：（1）打开“教学管理”数据库窗口，打开学生表。（2）选择“格式子数据表删除”命令，数据表视图中的“+”号消失，即删除了子数据表，,3.6.3插入子数据表,两个表无论是否创建了关系，都可以选择“插入子数据表”命令来使用子数据表。如果两表没有建立关系，此操作可帮助建立表间的关系，再使用子数据表。【例3.20】“教学管理”数据库中已建立了学生表和选课表的关系，请先在关系窗口中删除它们之间的关系，然后再打开学生表，并在学生表中使用选课表。操作步骤：（1）打开“教学管理”数据库窗口，单击工具栏上的关系按钮，打开“关系”窗口。（2）右键单击学生表和选课表之间的连线，从快捷菜单中选择“删除”命令，关闭“关系”窗口。,（3）打开学生表，选择“插入子数据表”命令，打开“插入子数据表”对话框。（4）选择选课表，链接主、子字段为“学号”，单击“确定”按钮，打开“是否现在创建一个关系”对话框，单击“是”按钮，返回“学生”数据表窗口，左边出现“+”号列，单击“+”，可显示子表的记录。,3.7数据的导入和导出,3.7.1导入表3.7.2导出表3.7.3链接表,3.7.1导入表导入表就是将其他格式的源数据文件导入，成为当前数据库的一个新表。这种操作与3.7.3将要介绍的链接表不同，源数据文件的修改不会反映在当前数据库的表中。【例3.21】把Excel创建的名为“教学评估.XLS”的文件导入到“教学管理”数据库中，成为该数据库的一个表对象。,3.7.2导出表导出表就是将当前数据库的对象导出生成其他格式的数据文件。图3-53选择导出格式【例3.22】把“教学管理”数据库中的“学生”表导出，生成一个名为“学生基本信息表”的文本文件。,3.7.3链接表链接表就是将源数据文件链接到当前数据库，在当前数据库中对数据的修改会保存到源数据文件中，同时对源数据文件的修改也会反映到数据库中。【例3.23】把名为“联系人.XLS”的文件链接到“教学管理”数据库中。,