财务审批管理制度

合肥XX财务部文件 财字【2015】003号 签发人： 财务审批管理制度目 录第一章 总则2第二章 个人借款管理办法2 第三章 预付款管理办法4 第四章 费用报销管理办法5 第五章 材料付款12第六章 设备、模具、基建等分期支付13第七章 其他特定开支事项14第八章 附则14第一章 总则第一条 目的：明确报账时间要求，确保费用及时入账；规范各款项报销付款所附单据要求、明确审批流程及管理责任，指导员工顺畅开展财务审批及报销工作，特制订本制度。第二条 适用范围：本制度主要适用于安徽合肥XX公司。第三条 基本原则：（一）、开支前事先申请（报告）原则，包括但不限于以下方面：出差审批、业务费用审批、用车审批、各类物资采购申请（报告）、项目实施报告等。（二）、及时报账原则，业务完成后应按规定时间取得相关票据、凭证，及时审批入账。（三）、资金预算原则，各部门负责人应提前对本部门经办的月度资金开支计划进行合理预计，并按规定时间向财务部申报；未申报或超申报计划列支的款项，原则上不予支付；特殊情况下需要支付的须报总经理特批支付。第二章 个人借款管理办法第四条 个人借款条件员工办理个人借款时，填写“借支单”。除出差、业务备用、应届毕业生入厂生活费、以及公司同意的员工福利性借款可申请个人借款外，其余情况原则上不允许个人借款。第五条 个人借款限额及审批程序（一）出差借款金额应控制在审定的出差费用预算总额以内（如公司已代为支付部分差旅费时应酌情减少），且原则上不得高于8000元，出差人凭经批准的“出差审批表”办理借款手续。（二）个人确因承办业务需要，可申请临时业务备用金；备用金原则上不超过当月个人工资总额。（三）零星采购、日常业务接待和出差较多的部门可申请采用部门备用金制度，部门申请备用金限额最高不超过1万元（具体金额根据各部门业务范围确定，特殊情况须专题报告），允许部门内部调剂分配使用。已经采用备用金制度的部门，不能同时办理该部门员工个人临时业务备用金借款。部门备用金设专人管理，由部门负责人办理借款手续，部门负责人负连带偿还责任。（四）应届毕业生生活费借款限额为500元，规定在转正后三个月内归还；员工福利性借款标准和还款要求具体按审批意见执行。（五）各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款，否则不予借款。（六）、借款审批程序为：借款人申请部门负责人审核财务部审核总经理批准出纳放款第六条 还款时间要求（一）出差借款还款时间要求出差人必须于出差返回后7个工作日内填单报销冲账，报销金额不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，出差被取消，所借款项必须立即归还。（二）业务备用金借款还款时间要求业务完成后，经办人必须在7个工作日内填单报销，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。因情况变化，原来业务取消，所借备用金必须立即归还。（三）部门备用金借款还款时间要求采用部门备用金制度运作的部门，经办人必须在业务完成后7个工作日内报账，以便财务部核销补充部门备用金；并要求在半年度、年度结束前全部清还，并根据下（半）年度部门业务需要申请下（半）年度部门备用金；部门负责人更换时须在离职前结清部门备用金。第七条 不（迟）还款责任（一）借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部将从其工资中逐月扣回，并每月按尚欠借款余额从应还款日开始（按利率12%）计收利息。（二）如由于借款人自动离职等原因形成坏帐，审批借款的部门负责人负连带清偿责任，并规定从事实确认日起，在15个工作日内清偿，逾期按率12%计息。第三章 预付款管理办法第八条 预付款审批程序因承办某些专项业务，需要预付部分或全部款项（后取得结算发票）而形成预付款。（一）预付款支付要求必须办理事前申报手续，并附送相关报告、合同复印件、协议等。经办人申请款项银行支付时，填写“付款申请单”（注明“预付款”）；现金支付时，填写“借支单”。（二）付款审批程序如下：经办人申请部门负责人审核财务部审核总经理批准出纳付款（三）对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责” 的管理原则，经办人应及时取得发票并到财务部门办理核销手续，财务部门每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部门催促仍无效果的，财务部门则将该笔预付款转为个人借款，并按“不（迟）还款责任”规定处理。 第九条 产生坏帐时责任处罚当预付款产生坏帐时，项目负责人（或付款经办人）负直接责任，并按坏账损失金额5-20%比例扣罚直接责任人，对部门负责人处坏账损失金额5-10%罚款。第四章 费用报销管理办法第十条 支付给公司内部员工个人的填写费用支出报销单（差旅费报销除外），支付给外单位的填写“付款申请单”；第十一条 五项费用五项费用指业务招待费、办公费、邮递电讯费、差旅费、汽车使用费。 （一）、业务招待费1、业务招待费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等。 2、业务招待费开支遵循业务招待开支管理办法，报销时需附上审批后的业务费用审批表原件、合法票据（包括餐饮发票、住宿发票、娱乐费发票、交通费发票等）。报销金额不得超过业务费用审批表上批准的金额；无合法发票原则上不允许报销，特殊情况须打申请说明情况，经部门负责人审核，经总经理批准后方予报销。（二）、办公费1、办公费主要指办公家具、办公通讯器材、IT耗材、办公文具、易耗材料等购置费用。办公用品采用年度内一次性招标，各部门按人事行政部要求时间报申领计划，采购部集中采购，凭计划发放。2、办公家具、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料的购置，按低值易耗品管理制度执行。3、报销时附：采购申请、收货验收凭据，发票、非招标定价物资采购，单价超过500元或采购额超过5000元的应附比价资料，首次通过银行转账支付的需附收款人、账户等资料（以下涉及低值易耗品采购的，要求类同）。（三）、邮递电讯费1、邮递电讯费指各部门所属的电话、传真、办公网络等发生的费用及快递费等费用。2、电话费报销时由人事行政部填写费用支出报销单，附电话费发票、话费清单及部门费用分配表。3、月结快递费报销时由人事行政部填写付款申请单，附运输发票、快递单、部门费用分配表。（四）、差旅费1、差旅费指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及路桥费、停车费等。2、差旅费按国内出差管理制度、费用报销管理制度开支和报销。3、出差期间发生的业务招待费另外单独填单，按业务招待费报销规定报销。（五）、汽车使用费1、汽车使用费是指部门日常业务需要，发生的汽车加油费、维修费、保险、保养、洗车、汽车美容等费用。 2、汽车维修、保险、保养、美容等费用开支前需以专项报告报总经理批准。3、汽车加油及报账3.1 加油：经办人填写借支单办理借款手续,借款后2日内经办人需凭加油发票报销冲账。3.2 财务部专设明细科目进行核算，经办人与费用会计每月核对发生额及余额并签名。第十二条 水电费1、水电费指公司日常发生的厂房、仓库、食堂及附属设施的电费、水费。2、水、电费由人事行政部填写付款申请单，附相关缴费依据、收款收据，审批后转账支付。3、水费缴纳由人事行政部经办人办理“临时业务备用金借支”，报销时填写费用支出报销单（附水费发票）冲销借支。第十三条 福利费1、福利费指公司为职工支付的各项福利性支出，包括伙食费、社会保险费、工伤医疗支出及其他福利性支出等。2、伙食费每月由人事行政部填写付款申请单，需附：伙食费收据、费用分配表；（费用分配表按工资表中各部门餐费扣除比例进行分配）。3、社保费每月7日前由人事行政部填写付款申请单，附员工社保明细、费用分配表。4、工伤医疗支出由人事行政部填写费用支出报销单，附发票，并注明公司承担部分和由保险公司赔偿部分。需办理个人借款的按个人借款流程办理。第十四条 运输费用1、运输费用指销售管材所产生的省内外运输费用。2、付款时由销售部填写付款申请单，附运费专用发票（一式两联）或普通发票、运输协议、签收回来的送货单（到付的为我司收货单）、对账单（月结）。第十五条 装卸费 1、指发生在客户方的成品卸货费用；2、由销售部填写付款申请单，附卸货费结算计算表。第十六条 费用报销审批程序业务部门经办人申请部门负责人审核财务部审核总经理批准出纳付款第十七条 报账时间的规定报销人应于费用支出发生后及时报账，最长期限不得超过七个工作日。预付款核销按有关协议、合同规定执行。每迟报一天按报账金额的1%扣罚，超过2个月的单据报销财务不予受理。第十八条 单据报账责任界定（一）报账人的责任和注意事项1、报账人对所报账项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。2、按要求粘贴和填写报账票证，单据必须齐全，否则财务部有责任拒绝办理并退回。（二）部门职能经理的责任1、负责审查费用项目是否按规定经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。2、对报账的内容真实性、完整性、各项附件合法性、完整性负责。3、职能经理的报账由部门负责人审核，部门负责人相应承担上述1、2点责任。（三）部门负责人的责任部门负责人对报账项目的真实性、必要性、合理性、经济性负责。（四）财务部审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、填报准确性、及时性，核对报账内容和开支标准是否符合公司有关规定。2、审查报账项目审批手续的完整性。第十九条 票据取得与粘贴要求 （一）票据1、费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指取得的业务单位发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证是指费用支出报销单、差旅费报销单、出差审批表、专项费用开支前申报（请）表、报告等凭证。2、费用报销的票据是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。（1）费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造凭证；（2）费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据，收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款；（3）费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致；（4）经办人不得授权或示意开票方（收款方）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。（5）特殊情况无发票的，需打申请说明情况，经部门负责人审核，经总经理批准后方予报销。（二）票据粘贴要求1、报销单和票据必须按要求填写和粘贴。填写报销单字迹要正楷、工整，内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等），计算要正确，经办人要在票据背面签名；票据必须分类按顺序粘贴，不得混贴；粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右均匀粘贴；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减（不得破坏票面反应业务的信息）或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回形针。2、发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。若报账人与借款人不一致，应特别注明“核销人借款”字样，并由被核销借款人确认。第二十条 对违纪报账人员和审批责任人处罚规定（一）报账人徇私舞弊、弄虚作假，违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人处以违规报销金额50%-100%的罚款。（二）职能经理（主管）在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，职能经理承担直接管理责任，对职能经理予以违规报销金额5%-20%的罚款。（三）部门负责人对报销人和职能经理因违规造成的损失承担相应管理责任，处以违规报销金额5%-15%的罚款。（四）出纳、会计等财务部审核人员审核不严，致使公司造成损失的，审核人员承担相应稽核和会计监督责任，对审核人员处以损失金额5%-15%的罚款。第五章 材料付款第二十一条 材料付款（一）材料供应商月度数量对账1、盘点结束后3个工作日，供应商将对账单传真或扫描发送至采购部,并转交财务部签收确认。对账单要求按公司统一格式填写，加盖供应单位财务章或公章。采购部负责督促供应商提供对账单，由于供应商不(晚)传对账单导致发票晚于15日后传递至财务部的，到期款顺延后一个月支付。2、盘点结束后3个工作日，仓库将寄售物料对账单交给财务部材料会计签收。3、财务部材料会计在收到对账单后4个工作日将供应商提供的对账单和仓库提供的对账单核对完毕并签字确认，并返回给采购部。4、采购部将确认后的对账单回传给供应商确认。5、采购部提供供应商对账联系方式，财务对账期间有异议的，直接与供应商核实,采购部协助查找对账差异。（二） 采购单价确定非联动物料价格发生变更的, 采购部应在确定价格后的3个工作日内将采购价格变动审批表提交财务部审核；对每月联动物料价格，采购部应在联动周期结束后3个工作日内（联动区间为月末的，1个工作日内），将采购价格变动审批表提交财务部审核；涉及新定价或价格上涨的采购价格变动审批表，由采购部报总经理批准后报财务部备案。（三） 供应商开票及发票入账1、次月10日前，采购部通知供应商开具发票。2、次月15日前，采购部将供应商发票交至财务部。因供应商原因迟于15日递交发票的，到期款顺延一个月支付。3、发票审批入账：采购部负责填写“付款申请单”，附供应商发票、供应商对账单，外购入库单“供应商结算联”（财务联）。审批流程：采购员申请采购经理审核应付会计审核财务经理审核总经理批准（四） 材料付款1、每月3日前，应付会计根据“当月到期的发票额及上期未付余额”编制“材料供应商到期款明细表”。2、每月5日前，财务经理同采购部经理共同编制“材料供应商月度付款计划”，并交总经理批准。3、财务部应付会计根据审批的“材料供应商月度付款计划”填写“出款通知单”，经财务经理审核、总经理批准后，出纳支付。第六章 设备、模具、基建等分期支付第二十二条 设备、模具付款（一）、付款计划申报与审批由业务部门根据实际需求申报月度付款计划，经财务部审核，报总经理批准。（二）、业务部门根据月度付款计划填写“付款申请单”（预付款须注明预付比例）；1、预付款首次支付，附购买合同原件和复印件各1份；2、验收付款，需附合同复印件、验收报告（验收时），付款比例达到70%及以上时，业务部门申请付款前还需取得供应商开具的增值税全额发票复印附后（特殊情况下无法取得的需请示总经理同意后方予付款）。3、尾款支付，需附合同复印件、发票复印件、验收报告；未取得供应商全额发票的，不予支付尾款。（三）、业务部门应在收到发票后及时交到财务部入账，说明具体合同号，如属固定资产、模具类的应注明使用部门和使用年限。第二十三条 装修、基建类款项1、业务部门按审批后的月度付款计划提交“付款申请单”，后附：预付款附项目审批报告、合同；进度款增附工程进度确认表，尾款增附竣工验收报告和发票；2、经办部门收到发票后及时交到财务部入账。第七章 其他特定开支事项第二十四条 电脑、办公管理固定资产采购：需附采购审批表、发票、验收报告，采购经办人和资产使用人均要求在发票背面签名。第二十五条 办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购：附采购申请表、发票、常用物资外购入库单（采购非常用物资，由采购经办人和使用部门在发票背面签名确认收货及领用，不入仓库、不打印外购入库单）；第二十六条 月度工资薪金：附工资薪金审批表。第二十七条 还贷及利息支出由财务部负责填单报批后支付。第二十八条 增值税、所得税及其他税费：由财务部凭国家税务局、地方税务局开出的相关税收缴款书（表）填单报批后付款；第八章 附则第二十九条 本制度由合肥XX财务部负责制定、修改、解释。第三十条 本制度自即日起执行。发：送：各部门 呈：总经理第 14 页 共 14 页