材料管理制度定稿

四川友和建筑安装工程有限责任公司物资部材料管理办法（暂行）第一章 总则1.1建筑材料是整个建筑工程造价中的最重要的组成部分。为了加强本公司材料管理，健全材料管理机构，明确材料管理职责，强化施工项目材料成本管理，对于提高工程质量，增强企业的经济效益，具有相当重要的意义。结合本公司实际状况特制定本办法。1.2本公司各施工项目均适用本办法。第二章 材料管理任务、机构、人员、职责2.1材料管理的基本任务2.1.1树立“一切为了施工现场”的服务思想，做好材料的组织协调、信息采集，采供策划、供方评定、价质比选、招标选样、合理运储、及时供应，满足施工，加强材料流通过程的监督控制管理工作，降低材料流通成本。2.1.2 做好材料的进场、验收、保管、出库、拨料、领料管理。2.1.3 跟踪、检查、指导材料的使用状况，参与耗用管理，做到工完场清。2.1.4 做好材料定期盘点和剩余材料的回收利用工作，合理控制材料消耗。2.1.5 努力推广应用新技术、新材料、新思维、新举措。实现降耗增效。2.1.6 组建起一支纪律严明，团结协作，勇于创新，业务过硬的管理队伍。2.2 材料管理机构2.2.1公司设置物材料部为材料物资归口管理机构，配备专业物资管理人员，统领本公司材料、机具、工护具等物资的管理工作。2.2.2材料部为公司的材料主管部门，实行公司材料部-项目部材料工作组二级管理机制。项目部的材料管理部门为施工现场材料工作组，是由材料部派出管理机构并代行管理职权。（见附图一）2.2.3 项目部材料工作组专（兼）职人员的配备数量最低不得少于1人，当工程量较大时，酌情相应增加至23人。2.2.4 材料人员上岗前必须经过专业技术培训，经公司材料部考察审查合格后方能上岗，任何单位和个人不得擅自私招乱雇材料人员。2.3 材料管理职责2.3.1 公司分管总经理建立公司材料供应保证体系，对全公司材料管理工作负领导责任。审定材料合格供方。主持公司所有项目工程主要大宗材料的采购招标、合同评审与签订工作。审批大宗材料（A、B类）采购计划。审批材料部提出的用款计划。审批材料部提出的各项管理举措、各种呈报报表和工作计划。2.3.2 公司材料部在分管总经理的领导下，认真贯彻国家法律、法规和上级的管理制度，建立和完善公司各项材料管理制度并贯彻实施。编制部门年度工作计划。组织材料供方的调查评价及年度复审，建立供方档案，确保公司质量、环境及职业健康安全管理体系在本部门的有效运行。建立健全公司材料供应保障体系，组织材料的公开询价及采购招标，指导监督项目部零星材料（C类）采购，审核其材料的采购价格。建立公司材料消耗统计台帐和材料信息资源库等有关资料档案，按照上级和财务部的要求填报统计报表，协助完成公司成本预算和成本核算工作。指导和监督项目部的材料验收、保管、发放和回收管理工作，定期检查项目部的材料收发存原始记录、凭证、报表和台帐，合理控制材料消耗。审核材料采供资金计划，及时掌握了解资金使用情况。审核材料采购合同条款，做好材料采购合同的洽谈、评审、签订、执行工作。定期组织业务人员进行专业培训，考核本部门员工的工作业绩。及时掌握了解材料供应市场的动态变化。及时更新材料信息资源库。配合工程部参加项目部的图纸会审，提出物资供应方面的意见和建议。配合预算部参加公司新项目的招标询价、取样等工作，及时反映报选品牌的现实状况。2.3.3 项目部材料工作组根据材料需用计划和施工进度，编制采购(供应)计划、加工订货计划。负责权限范围内的采购供应工作。坚持三比四查五勤（三比：比质比价比运输；四查：查图纸查进度查资料查库存；五勤：勤跑勤看勤记勤问勤说）的原则，按计划保质保量低成本组织材料供应，满足施工生产需要。负责现场料具的收、发、保管工作。严格把好收料关，坚持三验制（质量、数量及资料），做到手续完备，账目清楚。严格按计划控制材料消耗，对施工班组的材料使用过程实施监控管理，建立健全各类材料收发原始记录、凭证、报表和台账，及时、准确上报各类报表。负责自购、分包单位采购材料供方的评价、考核工作。负责现场材料的标识与防护，保管措施有力，堆码整齐清洁，达到安全文明施工要求。(8)负责对本项目材料收发情况进行统计入账并按月上报物资部。按材料部的要求及时传递票据和报表。配合协作项目部参与施工现场的生产安全、治安消防的管理工作。2.3.4 材料部负责人岗位责任（1）接受主管总经理的指令，对公司材料管理负管理责任。结合本公司的实际状况提出相应的管理措施，及时处置日常工作中存在的问题。（2）制定公司材料管理工作目标和计划。（3）建立健全公司材料供应保障体系。（4）负责组织进行业务人员的专业培训，考核本部门员工的工作业绩。（5）参与大宗材料的采购招标、合同洽谈、合同评审、合同签订等工作，审核采购价格及采购合同。（6）组织材料供方的调查评价及年度复审。（7）审核材料的采购计划、资金计划及各种报表。（8）指导监督项目部零星材料采购，审核材料采购价格。（9）监督、指导项目工作组做好现场材料的运输、验收、保管、耗用、统计等管理工作。（10）负责协调与财务部、工程部、预算部、办公室等部门的协作配合。（11）协同财务部做好材料成本管理，定期进行材料经济活动总结分析工作。（12）接受上级指派的其他工作。2.3.5 材料部内业统计员岗位责任(1)协助部门负责人分解、落实公司经营目标的材料管理指标及编制公司材料系统工作计划。负责材料管理部门质量管理体系的认证贯标的有关工作。(3)负责组建并日常维护物资部的信息资料库(4)分析、整理、建立材料消耗资料和档案，参与编制材料实用消耗定额。(5)负责收集保存本部门各类资料、供方档案、材料合同的日常管理。(6)负责审查项目部材料的收发原始记录、凭证、报表和台帐。复核和汇总项目部上报的月报表，按时交财务部。(7)负责按上级主管部门及公司相关部门的要求填报各类统计报表。(8)收集整理材料消耗报表，建立单个工程项目材料消耗台账（电子版）。 (9)负责建立统计台帐及报表资料档案，及时进行统计分析，找出存在的问题，并提出相应整改措施。负责本部门的文件、票据的收发登记和保管工作。兼管公司总库保管员。接受上级指派的其他工作。2.3.6 材料采购员岗位责任（1）严格遵守公司各项规章管理制度和材料、财务管理制度，恪守财经法规，廉洁奉公，洁身自律，自觉抵制社会上的不良风气。（2）按照上级批准的采购计划（或合同），以“三比四查五勤”采购的基本准则，制定采购方案，向上级口头（或书面）汇报经核准后方可实施。（3）负责按照采购计划的要求，保证项目所需的材料按品种、数量、质量、工期要求及时供应到施工现场。及时交付现场验收。（4）负责收集、整理所采购材料的品质保证资料（如合格证，质量证明书，检测报告等），随附材料一起交付给收料人。（5）按月编制主要材料市场信息价格表，为材料信息库提供更新数据。（6）参与大宗采购材料和招投标材料的询价、取样（资料）、报价等工作。（7）负责建立单个项目的采购金额台帐，妥善保存好材料需用计划。（8）负责所购材料的运送工作，并及时办理验收手续和报销手续。（9）尽量采取“定尺定购”的供货方式，以减少材料损耗。（10）针对大宗材料，要采取“减量后补”的办法。防止施工图与现场实际产生误差，造成浪费。（11）采购任务完成后及时报账。（12）接受上级指派的其他工作。2.3.7材料部现场材料员岗位责任受材料部委派，负责工程项目施工现场材料管理工作。树立“打一备二看三四”的观念，做好现场使用材料的预测工作，及时与采购员衔接，做出堆放场地的规划和装卸人员或设施的安排部署。要求审阅项目部编制材料计划，力求了解计划所包含的内容，发现问题要及时反映到计划编制人。把好材料验收关，负责组织材料进场后的验收工作，做到“勤检查，严把关”杜绝劣质材料进入施工现场。要求不定期地巡施工现场的工作面，加强施工现场监管工作，本着“大材不小用，长材不短用，短材不弃用”的原则，监督、检查、指导施工班组合理使用材料，。发现浪费，乱用，损坏等问题要当场纠正，情况严重者要拍照取证并及时通告项目部主管。（6）认真做好材料入库验收、登记、保管、保养、发放工作。（7）负责搜集材料质保证明资料，及时传递给项目部资料员。（8）负责审核材料原始记录、凭证、台账、报表。（9）做好材料定期盘点和工程竣工后剩余材料的回收工作。（10）负责本项目材料供方供应工作的考核和评价。（11）负责提供材料在施工现场消耗全过程的成本核算资料。 （12）填写材料收发的原始记录，建立健全材料各种台账，负责进场料具的统计工作，按上级要求编报材料报表。（13）做好材料的修旧利废工作。（14）根据实际情况，有权采取必要的措施，确保进场材料的安全，做好现场材料的防火、防潮防盗等工作。（15）参与项目部的日常管理工作。（16）对外协项目的进场材料要求进行登记，退场材料必须验证后放行。第三章 材料计划管理3.1计划的编制时间项目部在项目中标后七天内或开工前七天提出单位工程大宗材料概算计划及采购招标申请，在工程开工后一月内提出单位工程材料需用总(预算)计划，每月28日前提出次月的月度需用计划。3.2大宗主材计划的编制要求大宗重要材料采购计划应包括拟采购招标项目的工程概况（工程名称、地点、建筑面积、结构类型）、材料的品牌（含备选品牌）、品种、规格、数量及材质要求等内容，有特殊要求的还应提出技术参数等资料。3.3计划的审批施工材料需用计划由项目部施工部门根据施工组织设计（方案）编制，分级经现场工长、责任工长、项目经理审核后，报分管总经理审批，材料部门方可按计划限量供应。3.4自用材料计划的编制材料管理过程中所需要的材料、工护具等的需用计划，由材料部负责编制，报分管总经理审批后，材料部门方可采购。3.5追加计划的编制项目材料需用量如出现超计划(或预算)现象，项目部应分析原因，进行责任处理，并及时负责编制增补计划，仍按分级审批原则，报分管总经理批准后，材料部门方可采购。3.6外协加工计划的处置外协加工计划根据经审批后的材料需用计划、施工进度计划及库存等情况编制，报项目经理审批。由材料部协作执行。3.7材料计划编制的内容应清楚写明所需材料名称、规格型号、计量单位、数量、质量标准、环境和安全管理要求、需用时间，做到准确无误。3.8 材料计划变更的处置由于工程变更使原材料需要计划不能满足工程需要时，计划人员必须在材料采购前进行计划的更改，并及时通知材料部修改采购计划。3.9材料计划的动态管理材料部应随时掌握计划完成的动态情况，避免超储积压或者停工待料。3.10材料计划的存档管理物资部应将各类计划按单位工程分类整理，填写编号，装订成册，妥善保管。第四章 材料采购管理4.1 材料的分类.1.1 按采购材料的所占的价值比列和重要程度（即ABC分类法），分为重要材料（A类）、一般材料（B类）、辅助材料（C类）三类。大致分类如下：（详见附图二，注：不同工程项目有不同的类别划分，以所占的比例为划分依据） A类材料，即品种数量少而价值很高的、质量要求高的材料。主要包括：钢材、木材、水泥、电器设备等。 B类材料, 即一般性材料。主要包括：墙地砖、石材、涂料、电器开关、模板、电线电缆、配电箱、架管、扣件、安全防护用品、危险化学品等。 C类材料，即数量很多而价值很低的材料。主要包括：五金、化工产品、日用杂品、工护具、低值易耗品等。4.1.2 按同一品种材料数量分为大宗材料和零星材料两类。 大宗材料：指采购量大、单位价值高、占工程成本较大的材料，主要包括A类和部分B类材料。 零星材料：指大宗材料以外的材料，主要包括C类和部分B类材料。4.2 管辖权限4.2.1公司分管总经理监控A类B类，物资部配合执行。4.2.2物资部监控C类，项目部材料工作组配合执行。4.3 运输管理4.3.1材料采购员应选择合理的运输方式，以较短的里程、较低的费用、较短的时间、安全的措施、文明的装卸来完成材料在空间的转移。4.3.2采购员在制定采购计划时，尽量选择供方送货的运输方式。4.3.3自提材料的运输过程要求特别强调安全，注意装卸过程的安全防护。4.4 现场验收4.4.1进场材料必须严格按照供需双方在合同中约定的内容，按国家或地方(行业)验收规范进行质量、数量、环保、职业健康安全卫生等方面的标准验收和复验。4.4.2 材料验收依据： 材料计划、订货合同及合同约定条件。 经双方确认封存的样品或样本。 材质证明和抽样复验合格证明。4.4.3 材料验收的方式方法。 采购人员必须采购经评定合格的产品。 验收人员必须按验收标准进行验收。甲供材料，重要的设备需由总包单位、业主代表、监理单位、供应单位、使用单位共同验收。 材料使用人员在领用时必须按施工标准要求进行领料验收。 材料人员应做好验收时间、场地、人员、资料、计量器具、装卸机械等准备工作； 实物验收：凭证验收，查看所到货物与材料计划、采购合同约定条款一致；随货同行的材质证明等相关资料齐全，复印件须加盖供方鲜章，内容满足施工要求和管理需要。目测检查材料外观，外包装完好无损。按照不同材料采用不同的验收方法进行严格的点数、检斤和检尺，计算准确。进口材料须按照国家有关规定进行报关、商检、检疫后，按本办法有关规定进行质量验证。按规定必须复验的材料，由项目相关部门根据相关要求进行取样复验。第五章 票据管理5.1 本公司物资部使用的入库单出库单调拨单均采用四联单填制，要求经办人填写通用名称、标准符号和法定计量单位，书写字迹工整，数据准确无误，不得涂改。5.2入库单作为各级材料库验收材料使用，其流程如下：1. 第一联（黑色）存根联，为项目部现场材料库做账的原始凭证，由项目部现场材料员（收货人）留存备查。2. 第二联（红色）收料凭据联：供货送料单位（人）领取，为供货送料单位（人）向公司财务部结帐的依据，或者是公司采购员报帐的依据。3.第三联（绿色）财务记账联：由物资部负责提取并转送财务部留存，为核算项目成本的依据和供货送料单位（人）向公司财务部结帐时的对照凭据。3.1.当供货送料单位（人）向公司财务部结帐时，需要同时提供供货送料单位（人）开具的送货清单为附件，该送货清单上必须有收货人的批注，批注内容有：与之配套的入库单编号；该批材料的合格证，质保书等资料交付妥否的记载；其他需要记载的事项（如数量短缺，品质缺陷，几何尺寸的负差等）4.第四联（蓝色）物资部统计联：由物资部收集归档，为进行项目耗用台账统计核算依据以及作为物资部资料库的采集数据。特别说明：如果送料人说提供的资料不齐全或不符合时，收料人不得开具入库单，可以打白条暂收，待送料人把资料补齐后才能开具入库单。5.3出库单作为各级材料库发放材料使用，其流程如下：第一联（黑色）：发料人存根，为发料库做账的原始凭证。第二联（红色）：收料人存根，为收料库或领用人的收料依据。第三联（绿色）：送物资部留存，为核算统计的依据。第四联（蓝色）：送财务部留存，为核算项目成本的依据。5.4调拨单作为各级材料库之间调剂材料使用，其流程如下：5.4.1作为各级材料库之间调剂材料使用.5.4.2第一联（黑色）：调出库留存，作为发料单位的依据，为调出库做账的原始凭证。5.4.3第二联（红色）：调入库留存，作为调入单位入库做账的原始凭证。5.4.4第三联（绿色）：财务部留存。送物资部为核算统计依据，登记入台账后，由物资部转送财务部留存，为核算各个项目成本的依据。5.4.5要求在办理物资交付时，一并将所调拨物资的材质证明等文件资料交割清楚。5.5票据使用规定5.5.1所有票据由物资部统一编号发放。使用人须在物资部验号登记领用。5.5.2整本使用完后，全套保留在单位工程材料耗用档案内，待完工后交回材料部集中归档保存。5.5.3所有票据不得有缺失页码，凡是填错作废的页码必须保存在原位置。5.5.4要求经办人使用黑色笔和蓝色复写纸整套填写。5.5.5所有涉及到数字冲减的单据必须用红色字和红色复写纸整套填写。5.5.6各联票据的书写格式必须一致，禁止出现“一票多式”现象。5.5.7备注栏里要注明有关资料的交付情况。5.5.8所有票据必须有上级负责人签名才能视为有效。5.5.9不符合上述规定的票据均视为废票，不能办理财务报销或结算手续。第六章 材料合同管理6.1 材料合同主要有购销合同、加工订货合同、运输合同以及租赁合同等，归口管理部门为公司材料部。6.2 合同签订的原则和要求，应遵守国家合同法规和公司合同管理办法。6.3 对A、B类材料，都应签订书面合同。所签合同应采用标准文本。6.4 合同签约前，经办人持合同文本和供方资质材料送材料部审核，供方资质材料应包括工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品生产许可证、产品质量检测报告及环境安全证明材料等（复印件加盖供方鲜章）。6.5合同文本应使用工商管理部门的标准格式文本，合同条款应包括供货产品名称、规格型号、质量标准、环境和职业建康安全管理要求、交货方式与时间、验收方法、价格、数量、金额、付款方式及违约责任的处理等内容。6.6 所有材料合同，必须经公司总经理签批、办公室盖章后方可有效。6.7合同原件公司至少应留二份，材料部、财务部各留一份，统一编号后，由各自部门归档保管。第七章 材料盘点与报表管理制度7.1坚持月度盘点制度和有帐即查见物即盘的原则，清点帐面数与实存数，若有差异即盈亏数必须查出原因，要求给予书面说明。7.2每月最后一日为月度盘点基准日，月度盘点采用异动盘点形式。月度盘点完成后应填制XX库物资月度盘点表（最好使用电子版）， 在每月3日前上报材料部、财务部。7.3每年最后一日为年度盘点基准日，凡是帐内帐外材料、已领未用材料、在途材料，废旧物资均应盘点。年度盘点完成后应填制XX库物资年度盘点表（最好使用电子版）， 在次年初7日前上报材料部、财务部。7.4项目完成后要求进行最终彻底盘点，填制XX库物资耗用汇总表（最好使用电子版），经项目经理审签后。在完工后15日内上报材料部、财务部。7.5上述报表如果采用纸质呈报时为一式三份，填报单位、材料部、财务部各存一份。第八章 仓库管理制度8.1入库材料要按不同材料的类别、品种、规格、质量、环境和安全管理要求分区域存放。8.2入库的主要材料要求设置标识牌。8.3库房、料棚、库区应采取防火、防潮、防盗的措施，要求场地整齐清洁。8.4重要的材料和设备，还应采取专库（区）存放，必要时派人值守。8.5库管员要定期检查库存材料，按照技术保管要求及时进行保养，达到“十不”要求：不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变、不坏、不混、不漏、不爆。如发现有变质损坏、超贮积压、受潮锈蚀等情况应及时向主管报告，并积极采取防损措施。8.6对易燃易爆、危险化学品进行专库（区）存放，要求设置醒目的警示标识，并采取相应的防爆、防火、防盗、防毒等措施，配备必要的安全防护器材，必要时派专人看守，发现安全隐患要及时处置并上报。8.7搬运材料和设备应配备相适应的运输工具和有一定专业知识或有经验的人员，确保人员、材料在搬运过程中的安全。8.8 按照相关要求填制库存报表和盘点表。第九章 信息管理与保密制度9.1信息资源是企业的无形资产，每一个企业成员都有保守企业秘密的义务。材料部门处于了解和掌握企业经济信息的重要地位，所以要求材料人员必须严格遵守信息管理与保密制度。9.2材料部门信息保密的范围： 正在招投标过程中的项目名称以及清单中所涉及到的材料类型和品牌。 在供应商比选过程中所涉及到清单内的材料品牌、数量，价格等信息。在供应商比选过程中不得向他人透露任何各方的谈判过程和操作细节。在没有确立供应关系之前，不得向对方提供有关财务信息资料。在其他对外经济活动中不得透露材料部门资源信息库内的资料。材料部门掌握的供货合同、加工协议、各种材料统计报表等内容。9.3不准在私人交往和通讯中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准通过其他任何方式传递企业秘密。9.4 泄露企业秘密，尚未造成严重后果或经济损失者，给予警告；故意或过失泄露企业秘密，造成严重后果或重大经济损失者，予以经济处罚并辞退。第十章 材料管理考核奖惩10.1材料管理考核 10.1.1为加强材料管理，降低工程成本，提高企业经济效益，督促项目部及材料人员严格执行材料管理规章制度，公司将结合季度项目成本检查，对项目部材料管理进行检查考核评比。10.1.2材料管理考核主要指标项目成本检查（材料管理）得分。施工项目材料成本降低率。根据相应人员的岗位责任制和出勤记录。现场材料人员的施工日志和项目工作总结。其他材料人员的一周工作计划和年度工作总结。其他相关协作部门的考评意见。10.2奖惩10.2.1考核成绩同经济效益挂钩，奖罚分明。对成绩优秀者给予物质奖励或通报表彰，对成绩落后者给予经济处罚或通报批评。10.2.2对违纪违规给公司带来重大经济损失者，将由有关部门追究当事人的法律责任，并赔偿经济损失。第十一章 附则11.1本材料管理办法由四川友和公司材料部制定并负责解释。11.2本材料管理办法为暂行办法，在以后的工作实践中要求不断地总结经验教训，并收集其他部门的反馈意见进行修改，以致其日臻完善。11.3 本办法经公司总经理批准后，从2011年 8 月1日起执行。附图一：附图二：14