文编码管理制度

文件名称：文件编码管理制度起 草 人：起草日期：审 核 人：审核日期：文件编码：XR-SMP-00001-01审 批 人：批准日期：版本编号：01颁 布 人：生效日期：分发部门：【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。【内容】1、 所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。2、 根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。3、 文件编码原则3.1 系统性。文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。3.2 准确性。文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。3.3 相对稳定性。文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。3.4 可追踪性。根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。3.5 相关一致性。文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。4、 文件编码分类：4.1总概框概框文件记录REC管理性文件SMP技术性文件TS标准操作性文件SOP4.2管理类文件分类管理类文件 SMP文件 管理 WJ人员 管理 RY质量 管理 ZL生产 管理 SC设备 管理 SB物料与产品 管理 WC厂房 管理 CF4.3技术性文件分类技术性文件TS风险 评估FX质量 标准ZL工艺规程 GY验证 标准YZ设备 验证 SB清洁 验证 QJ工艺 验证 GY原料 标准 YL辅料 标准 FL包装 材料 标准 BZ中间 产品 标准ZJP成品 标准 CP4.4标准操作性文件标准操作性文件SOP清洁类 QJ岗位职责GW生产类 SC检验规程JY质量类 ZL设备类 SB包装材料BZ通则 TZ原料 YL辅料 FL中间产品ZJP成品 CP4.5记录类文件分类记录REC人员RY设备SB清洁QJ生产SC物料WL质量ZL库房KF附件FJ财务CW原料YL辅料FL中间产品ZJP成品CP5、 文件编码办法5.1文件编码方式： 如: 部门类别小结编号版号 XYSMPZL0000101 或 部门类别小结小结a编号版号 SCS0PJYTZ0000101 5.2文件编码含义：使用相应字母代表相应的文件类别；a使用相应字母代表该小结的进一步分类； 使用数字表示文件的流水编号；使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次，如01表示第一版。6、 该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。7、 编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。变更记载原文件编码变更原因、依据作废日期