合同评审管理程序(10-11)

.合同评审管理程序1目的在向顾客承诺要求前，对所有顾客要求包括产品、过程、体系（包括商务、技术、质量、检验、服务等）进行识别、评审，确保对顾客要求做出详细规定，使得设计和下一步工作有充分可靠依据。2适用范围 适用于本公司所有产品的销售合同、质量协议、技术协议、供应商手册、业绩合同、顾客工程技术规范、订单和标书等签订/接收前的评审工作。3职责3.1分管领导负责协调合同评审中各部门的工作。3.2销售公司负责与顾客进行沟通，负责供货合同、供应商手册、订单、标书等文件的初次评审工作，识别并明确顾客所有要求并确认，负责评审工作的组织和实施。3.2.1 质量检验部负责产品检(试)验项目、方法要求的评审。3.2.2产品研究部负责对技术协议（产品配置、产品结构性能）、顾客工程技术规范等评审。3.2.3工艺研究部负责对新产品、改型产品实现过程能力评审。3.2.4生产制造部负责对公司的生产能力能否满足合同要求的评审。3.2.5财务部负责成本价格的评审。3.2.6采购部/生产制造部负责产品使用原材料及外购/协配套件的评审。3.2.7质量保证部负责质量协议、质量改进工具、方法等评审。3.3各职能部门负责本部门与顾客直接签订的协议的评审组织工作。3.3.1质量保证部负责组织质量协议的评审工作。3.3.2产品研究部负责组织技术协议，顾客工程技术规范的评审工作。3.3.3企业管理部负责组织业绩合同的评审工作。4 工作流程图责任部门 工作流程 质量记录顾客信息各职能部门 合同、质量协议、技术协议、供应商手册、业绩合同、 工程规范、订单和标书、市场调研报告产品开发建议/合同等初次评审意见 各职能部门 项目建议书/合同评审记录顾 客 要 求 分 解、传递 各职能部门项目建议书/合同评审记录对商务、技术、质量、检验、服务等条款进行评审各职能部门 技术可行性分析报告 合同评审记录 签 审会 议评 审各职能部门 合同评审表、销售信息反馈单 合 同 签 订各职能部门 合同/订单/协议/标书 合 同 修 订各职能部门 书面修改意见 /电话记录 各职能部门合同实施、跟踪、验证 归 档5 工作程序5.1合同评审准备控制（初次评审）5.1.1接到顾客合同、口头协议或传真订单时，由销售公司或其他相关部门受理人负责将其整理成文，识别顾客特殊要求，与客户进行沟通，征得顾客确认。5.1.2 销售公司根据公司发展方向和营销计划进行市场调研，明确项目的来源、顾客的需求、技术标准及市场定位、市场潜在风险分析等内容，并根据调研结果对顾客要求进行分解，以项目建议书、合同评审记录并附合同草案形式提交产品研究部。a) 产品研究部、工艺研究部按产品实现策划程序对项目建议书内容针对产品结构/性能、产品实现过程能力进行可行性分析，形成技术可行性分析报告；财务部进行成本核算，形成成本分析报告，提交销售公司。质量保证部、质量检验部负责对合同中涉及质量、检验等要求进行评审。b) 针对顾客其他特殊要求由各相关部门进行评审分析并形成书面报告，提交销售公司。c) 销售公司根据需要对每份合同确定评审方式，即签审方式、会议评审方式。5.1.3质量保证部、产品研究部、企业管理部等与顾客直接签订协议（质量协议、技术协议、顾客工程技术规范）时，由各部门负责进行初次评审并传递到相关部门。5.1.4销售公司、质量保证部、产品研究部、企业管理部（以下统称各职能部门）按合同评审方式确定参加评审单位或人员，并填写在合同评审表上。5.2合同评审实施控制5.2.1 合同评审必须在合同签订前进行。5.2.2签审5.2.2.1顾客所需产品为本厂已定型并批量生产的产品，且能按期完成的常规合同或订单实行签审；销售公司负责根据顾客要求填写合同评审表并负责传递，经产品研究部、质量保证部、财务部等相关部门或人员填写评审意见后进行汇总，并写出评审结论由分管领导审批。销售公司负责将顾客订单内容以销售信息反馈单或通过MRP系统传递给相关部门。5.2.2.2 产品研究部、质量保证部负责根据顾客要求对技术协议，质量协议等填写合同评审表并传递给工艺研究部、质量检验部等，由分管领导审批。5.2.3会议评审：在投标及承接金额大（2000万元以上）、新产品开发重大合同（预期实现销售收入1000万元以上）、业绩合同或合同涉及多个部门、指标要求高于我公司现行能力时，实行会议评审。各职能部门负责会同质量、生产、采购、技术、财务等部门的代表组成合同评审小组。必要时请顾客和本公司顾客代表参加。5.2.4评审要求的确定a） 顾客规定的技术指标及要求是否明确合理，包括交付及时率、PPAP、PPM值、质量改进工具、方法的使用等规定；b） 顾客规定的或未作规定的产品和过程中特殊特性的指定；c） 与产品有关的法律法规要求，包括回收、环境的关注；d） 公司履行能力能否满足合同的要求；e） 合同的经济性；f） 产品验收标准和方法以及售后服务规定是否明确。g） 对产品的制造可行性进行评定，各小组成员按照本部门职责对项目时间安排、资源、 生产、开发成本和投资中可能的失效进行风险分析，并形成会议纪要。5.2.5评审结论评审结论应对合同的可行性、经济性、合法性以及采取措施提出明确的意见。评审结论由各职能部门负责人填写，参与评审的部门或人员在合同评审表中签署意见，如对合同内容有疑义，可提交公司管理层评审，评审报告经分管领导批准后执行。5.3 合同的签订5.3.1各职能部门根据合同评审结论和顾客要求编写合同正式文本，也可以在顾客提供的合同上直接编写。5.3.2合同正式文本经法律审定后由公司法人代表委托代理人签订，并加盖法人合同专用章后生效。5.3.3 合同中涉及到的顾客特殊要求由各职能部门在公司内开展培训，以便更好的理解顾客要求。5.4 合同或订单的修订5.4.1 在合同或订单执行中，若合同双方有一方提出修改时，经双方协商，直至达成一致意见，并形成合同修改意见或电话记录，必要时按要求进行评审。5.4.2合同或订单修订后，各职能部门应及时将正式修改合同复印件或修改内容送交相关部门或个人，作为原合同的补充件。5.5合同的实施、跟踪及验证各类合同一经签订，各部门应严格按照合同规定的各种要求执行，对合同规定的各类指标（效益、营运、研发、财务、福利、人才等）进行监控，于年底汇总，提交管理评审。5.6 合同归档各类合同评审记录及相关文件（如电传、电话记录、评审记录等），应随正式合同（含补充件）由各职能部门统一归档保存，保存期限不少于5年。5.7放弃正式评审必须得到顾客授权。6 相关/支持性文件产品实现策划程序技术文件管理程序7 质量记录记录名称保管部门保存期限合同评审表销售公司、产品研究部、质量保证部、企业管理部5年书面修改意见销售公司、产品研究部、质量保证部、企业管理部5年销售信息反馈单销售公司3年项目建议书销售公司、产品研究部5年技术可行性分析报告销售公司、产品研究部5年成本分析报告销售公司、财务部5年合同评审记录 销售公司、产品研究部、质量保证部、企业管理部5年 编制/修订（日期）审核（日期）批准（日期）4.