合同履约监督管理指引

房地产行业合同履约监督管理指引第一条 如合同内容约定不明或双方理解有分歧时，合同履行主要责任部门应组织相关部门共同研讨，出具意见按权限报批后双方签字盖章确认。需要签订补充协议的，按合同审批程序报批。第二条 合同履行主要责任部门应当收集会议纪要、往来函件、验收记录、票据等文件资料，并按相关制度要求及时整理归档。第三条 合同履行主要责任部门必须督促对方提交项目印章、文件及材料领用有效签收人的授权委托文件，发文及领用材料必须由有效签收人在资料原件上签字，归档。第四条 如对方存在违约行为，合同履行主要责任部门应及时收集照片、施工记录等相关证据，以书面形式明确其违约事实及责任，限期整改并跟踪落实。第五条 如对方拒绝签收文件，合同履行主要责任部门应及时采取特快专递或公证送达的形式送达对方，并保存邮寄回执及相关送达凭证。第六条 如发生重大质量事故造成损失超过20万元时，由监理单位组织相关单位、部门对事故原因及责任进行界定，并形成书面的证据。由地产公司按合同相关约定追究责任单位的违约责任。严禁项目程部自行主持召开事故鉴定会，形成会议纪要，作出对我方不利的结论意见。第七条 合同未履行完毕但可先予接收或部分接收的，应详细记录与合同约定或质量标准不符的内容，双方签字确认。第八条 合同履行主要责任部门收到对方的业务函件后，应登记收函台账，并在合同约定的时限内予以书面回复，并报合约部备案；凡涉及重大质量事故、工期、造价及承包范围变更的重要函件，必须经合同管理部进行审核，并建立重要函件审核台帐。第九条 项目部工程类合同履行中，如收到合作方经济索赔申请，索赔理由明显不成立的，应在收到书面函件7日内驳回相关申请；对方索赔申请应予以适当考虑的，合同履行主要责任部门应在初审的同时收集对方的违约证据，提出初审意见和反索赔方案报地产公司负责人，由地产公司相关部门召开专题会议讨论审核。严禁各项目部在地产公司出具审批意见之前以会议纪要、备忘录、函件等书面形式对索赔进行确认。项目部应严格按照合同约定对施工单位的违约行为实施索赔或反索赔。当履约过程中施工单位违反合同相关约定，工程进度、质量、安全等不能满足要求造成我方损失时，履约责任部门应立即采取措施并收集证据，在7天内向对方提出索赔意向，严格按照合同约定追究对方违约责任。第十条 各项目部对本监管的项目合同履行情况进行监督检查，进行合法有效的维权取证，并负责地产公司履约付款审核工作。第十一条 各项目部依照合同履约关键控制点，对所监管项目的检查每月不少于1次，每次检查应填写合同履约检查记录表，报合同管理部负责人确认后，将存在的问题向履约责任部门反馈并跟踪落实整改情况。第十二条 对合同履行过程存在的突出问题，合约部应发出提示函或建议函，督促合同履行主要责任部门落实整改。特快专递形式取证指引一、 在合同履行过程中向对方发出重要函件而对方拒绝签收时，为留取证据、维护我方权益，由合同履行责任部门采用特快专递的方式邮寄送达。二、 特快专递送达应使用中国邮政的“特快专递”业务（即EMS），不宜使用其它民营速递业务。三、 特快专递邮件详情单的填写要求：A、收件人详情:1、 收件人姓名栏应当准确填写对方单位法定代表人或合同中约定的联系人姓名。2、 收件人联系电话栏应当准确填写对方公司的办公电话及收件人本人的移动电话号码；在邮寄送达前应事先通话测试，确保所填写的电话号码处于正常使用状态。3、 收件人单位名称栏应当填写对方公司营业执照上的全称。4、 收件人地址栏应当是对方公司的实际营业地址（注意该地址可能与其工商登记地址有出入）。如果工商登记地址和其营业地址同时使用的，可以同时邮寄。5、 在“内件品名”空白处，务必清晰填明内装函件的名称及其主要内容，如“对*合同*项目违约要求支付违约金”、“要求于*年*月*日前完成*事项”等；在“信函”、“文件资料”、“物品”的可选项处选择“信函”。B、寄件人详情1、 我方单位名称应填写全称，地址应准确，寄件人应当填写全名并填写有效的联系电话，确保对方及邮递信息的联系和反馈。2、 寄件人应当在交寄时签名并注明邮寄时间。四、 特快专递邮寄送达的函件应当是原件，其格式、内容要求时应当由合约部审核后方可发出。五、 特快专递邮件寄出时，应当向收寄工作人员提出索要对方签收后邮寄回执的明确要求；在预计可能送达的时间拨打11185服务电话，查询邮寄送达情况并做好记录。六、 送达函件应当一式两份，自留一份。对方签收后邮寄回执应当与留存的函件同时保存归档。七、 如特快专递邮寄送达不成，应当根据情况采用其他有效的送达方式。