《办公自动化技术与应用》-第03章.ppt

第3章 办公中的电子表格设计 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 2 本章内容介绍 本章首先介绍了办公中电子表格设计的基本知识 包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作软件选取的基本原则 电子表格制作中的主要术语 电子表格处理的通用操作 然后分别通过 比赛日程安排表 和 报名登记表 为例 分别介绍了利用Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法 最后 通过 报名信息汇总表 为例 讲解了利用Excel制作电子表格的完整操作流程 包括 文件操作 内容录入 格式编排 页面设置 打印预览 打印操作等 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 3 本章主要知识点 办公常用电子表格的类型电子表格制作的软件选取电子表格操作的主要术语电子表格的通用操作规则文字表格的制作复杂文字表格的制作利用Excel制作表格 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 4 3 1电子表格制作的基本知识 3 1 1电子表格类型划分和制作软件选取1 规则的文字表格用Word中的 插入表格 方法或者直接利用Excel填表完成 2 单元格悬殊的复杂文字表格 利用Word的 绘制表格 方法制作 3 形状虽然很不规则 但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成 适宜于用Excel制作 大的单元格可通过选取单元格区域 然后 合并居中 来实现 4 包含大量数字并且需要进行公式 函数运算的表格最好使用Excel制作 5 数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 5 3 1 2电子表格的常用术语和通用操作1 表格的创建Word中创建表格的方法有插入法 绘制法 Excel无所谓创建表格 因为其工作区域就是一个很大的表格 2 表格整体的缩放与移动对于Word 拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样实现表格整体的缩小和放大 拖动左上角的黑色方框可以实现表格的整体移动 而Excel中选定数据区域进行 剪切 操作即可将其移动到指定位置 整体调整单元格大小可以实现缩小放大 3 表格行高 列宽的调整与斜线表头设置表格行高 列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可实现 当然也可以通过有关菜单项进行精确设置 还可以进行多行行高相等 多列列宽相等的操作 在斜线表头的设置方面 Word2000以后的各个版本都提供了斜线样式 Excel表格中一般不需要斜线表头设置 如果需要 可利用 绘图工具栏 中的直线工具绘制 4 表格中单元格的拆分与合并在Word中专门有 合并单元格 和 拆分单元格 的专门按钮或命令 对于Excel 软件的 格式 工具栏上专门提供了一个 合并居中 按钮 可以使单元格合并同时使单元格文字在合并后的单元格中自动居中 如果合并错误还可以取消合并 但是Excel不能拆分单元格 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 6 5 表格边框与底纹背景的设置表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观 通过软件中的 边框与底纹 工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置 6 表格中单元格 行 列的编辑有时表格需要进行单元格 行 列的添加或删除等编辑操作 通过工具按钮 菜单命令 快捷菜单项很容易实现 需要注意的是 此处删除与清除是有区别的 前者指删除对象 表格中不再存在 而后者是清除内容或者有选择则清除内容 格式 公式等 7 表格单元格中文字的对齐方式设置表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向 格式 工具栏上的段落对齐按钮只能设置水平方向 而垂直方向需要通过选择快捷菜单中的 文字对齐方式 项来进行设置 一般垂直方向要设置为居中 水平方向根据情况需要进行灵活设置 8 表格中的排序与公式计算数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列 不仅可以按行排序 也可以按列排序 对于汉字 不仅可以按照 字典顺序 排序 也可以按照 姓氏笔画 排序 对于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷 高效 9 表格与文本的转换操作在Word中根据需要 可以利用 表格 菜单中的 转换 命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 7 10 拆分与合并表格根据需要 有时候要进行表格的拆分和合并 这在Word的 表格 菜单中有专门的 拆分表格 命令 要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可 3 2利用Word的插入法制作比赛日程安排表本节接着上一章的实例 制作一份 青年歌手大奖赛 的比赛日程安排表 效果如图3 1所示 可以看出 它是一个5列7行的规则文字表格 整个表格从总体上来看宽度大于高度 所以纸张方向应该设置为横向打印 按照上面的原则 可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法来制作该表 下面介绍用Word插入表格法制作该比赛日程安排表 操作步骤如下 1 启动Word 打开一个空文档 2 根据表格形状进行页面设置 将纸张设置为B5 上下左右边界均设置为 2 5厘米 纸张方向为 横向 其余按默认设置即可 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 8 图3 1比赛日程安排表的制作效果 3 制作标题 输入文字 比赛日程安排表 设置字体为黑体 三号 加粗效果 并设置段落对齐方式为 居中 段后距 0 5行 4 插入表格 执行 表格 插入 表格 命令 在出现的如图3 2所示对话框中设置 行数 列数 分别为7和5 其余设置为默认值 设置完毕 单击 确定 按钮 很快得到一个表格框架 效果如图3 3所示 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 9 5 编排文字 首先按照与一般文档中文字录入一样的方法 在各个单元格中输入需要的文字 然后全选表格文字 设置段落对齐方式为 中部居中 接着再将表格表头文字设置为四号 黑体 加粗效果 其余文字设置小四号 默认字体 文字编排结束后的表格在纸张上的页面效果如图3 4所示 图3 2 插入表格 对话框图3 3插入表格的初始效果 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 10 6 对表格进行修饰 在图3 4可以看到 表格在整张纸上大小不太合适 表格有些高度不够 这时可以将光标停在表格上任何位置 向下拖动表格右下角出现的 表格缩放控点 使表格高度加大到适应页面大小 另外 图3 4中表格外边框不太醒目 下面将其设置为粗线效果 操作方法为 在表格内 单击鼠标右键 从弹出的菜单中 选择 边框和底纹 按钮 在出现的对话框中 设置表格外框宽 11 2磅 经过修饰后的表格最终效果如图3 5所示 图3 4输完文字后的表格效果图3 5对表格进行修饰后的最终效果 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 11 3 3利用Word绘制法制作比赛报名登记表本节实例是制作 青年歌手大奖赛 中使用的 用来记录报名者个人信息的报名登记表 效果如图3 6所示 是个形状不太规则的表格 图3 6 表格和边框 工具栏 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 12 本节利用Word的绘制表格法制作这个稍复杂的表格 操作步骤如下 1 制作表格标题启动Word 建立一个新文件 在文档的前3行输入图3 6所示的3行标题文字 并进行适当的字体和段落格式设置 说明 如果开始没有输入标题而直接在纸张最上端就开始绘制表格 可在表格制作完成后 通过拖动表格左上角的 表格移动控点 使之下移 再将表格标题补充上去 2 绘制表格在标题行下面单击要创建表格的位置 选择 表格 绘制表格 命令 随之出现如图3 7所示的 表格和边框 工具栏 同时鼠标指针变为铅笔状 图3 7 表格和边框 工具栏 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 13 拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动 出现矩形表格框 然后按住鼠标左键 使之直线移动 按照表格的形状要求在矩形内绘制行 列框线 出现如图3 8所示效果的表格框架 图3 8利用绘制法制作的表格框架 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 14 3 合并与拆分单元格选中图3 8所示第1行 第1列所在的单元格 单击 表格和边框 工具栏上的 拆分单元格 按钮 将其拆分为3行6列 用同样方法将第3行 第2列所在的单元格拆分为1行3列 将第4行 第2列所在的单元格拆分为1行3列 此时效果如图3 9所示 之后 再选中图3 9所示表格的前4行最后一列所在单元格 单击 表格和边框 工具栏上的 合并单元格 按钮 将其合并成一个单元格 图3 9单元格拆分后的表格框架 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 15 4 表格中文字的编排表格框架建好之后 就可以在单元格中输入文字 文字的对齐方式默认为靠上左对齐 大多数情况下还需要进行设置 设置单元格文字对齐方式时 首先选中相应单元格 单击 表格和边框 工具栏上的 单元格对齐方式 按钮右侧的箭头 从弹出的9种对齐方式中选择需要的方式 使所有单元格文字设置为合适的对齐方式 文字编排完成后的表格效果如图3 10所示 图3 10单元格拆分后的表格框架 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 16 5 调整表格的整体形状为了使表格正好充满整个纸张 可以通过拖动表格右下角的 表格缩放控点 将表格适当放大 然后 再根据表格大小的实际需要 通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适 用同样方法设置列的合适宽度 另外 表格的外框设置还需要设置为粗线效果 首先单击表格左上角的 移动表格 控点 全选表格 然后单击 表格和边框 工具栏上的 粗细 按钮将边框线设置为1 5磅 单击 表格和边框 工具栏上的 外部框线 按钮 将表格外框设置为粗线效果 至此 本表格全部完成 最终效果如图3 11所示 图3 11最后完成的 报名登记表 表格效果 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 17 3 4利用Excel制作报名信息汇总表我们接着上节实例 当参赛选手将填好的个人报名登记表交来之后 比赛组委会需要对报名人员的信息进行汇总处理 以便总体把握报名的总体情况 为此需要设计一份报名信息汇总表 本节就介绍如何利用Excel软件制作歌手大赛报名信息汇总表 制作好的空白报名信息汇总表 效果如图3 12所示 可以看出 它是一种非常规则的二维表格 按照上面所说的原则 为了提高工作效率 可以考虑利用Excel来制作该表 本书假定读者已经掌握了Excel软件的基础知识和基本操作 所以本节和后续章节关于Excel的基本知识和基本操作不再回顾 而是直接介绍实例表格的处理方法 利用Excel制作该表有很多好处 例如 在Excel中 类似表格中内容的输入 有一定的方法技巧 输入数据后还可以进行数据分析 汇总 统计以及检索 筛选等操作 这些知识将在下章进行详细介绍 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 18 图3 12空白的报名信息汇总表效果 3 4 1表格框架的建立操作时 首先启动Excel 在出现的Book1工作中选择Sheet1工作表双击 更名为 报名汇总表 然后激活该工作表 在A1单元格输入 青年歌手大奖赛选手报名信息汇总表 对于A2 J2单元格 也按照图3 13所示样式分别输入对应表格标题文字 这样表格的基本框架就建立完毕 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 19 图3 13刚建立好还未格式化的表格 3 4 2表格格式的设置上面的表格框架还非常简陋 需要进行格式设置 包括标题居中设置 表格中文字的字体格式和段落格式设置 表格边框线的设置等 1 标题的跨列居中设置因为开始不好确定表格有多少列 所以一般都是先在A1输入标题 待表格格列标题都输入完成后 再进行标题跨列居中设置 本例中操作时 首先选取A1 J1单元格区域 然后单击 格式 工具栏上的 合并居中 按钮进行合并即可 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 20 2 单元格中文字格式的设置在表格单元格中输入的文字 默认情况为左对齐 数字默认效果为右对齐 12号宋体标准字 根据需要 需进一步设置 为醒目起见 首先将表格标题字体设置为黑体 20号字 加粗效果 表格主体中各个列标题文字 对齐方式设置为居中对齐 字号14 加粗效果 默认字体 3 表格边框线的设置虽然从Excel表格中已经看到了有许多细细的线来分开各个单元格 其实这些只是虚框 默认情况下它们是打印不出来的 如果打印的表格需要待上边框线 就必须自行设置 与Word中表格边框线设置方法一样 Excel中边框线设置也是先选取需要设置的单元格或单元格区域 然后选择边框线形和加框线位置即可 本实例操作中 首先选取A2 J22 表头不需要加边框 所以第一行不选 另外 之所以选到22行 目的是通过设置 使将来打印的一张汇总表上能输入20个人的资料 然后使用 格式 工具栏上的 边框 按钮进行设置即可 本步骤操作完之后 报名信息汇总表的整体效果如图3 14所示 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 21 图3 14 报名信息汇总表 表格效果 3 4 3表格的页面设置本实例制作的报名汇总表需要打印 在打印工作表之前 应该先对工作表进行页面设置 主要操作包括纸张大小和方向的设置 页边距大小的设置 页眉 页脚的设置 工作表的设置以及手工插入分页符等 说明 如果一个工作簿中的几个工作表需要相同的页面效果设置 应该首先选择这些工作表 然后进行页面设置 否则页面设置只对当前活动工作表有效 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 22 单击 文件 页面设置 菜单命令 即可打开 页面设置 对话框 该对话框中有4个选项卡 页面 页边距 页眉 页脚 和 工作表 1 页面 选项卡 页面 选项卡格式如图3 15所示 主要的设置内容包括 打印方向 纸张大小 缩放比例 打印质量和起始页码 此处重点对 缩放 分区的设置操作做出说明 利用 缩放比例 选择区 可以实现对工作表的放大或缩小打印 在默认状态下 缩放比例 为100 即正常尺寸 若希望将打印对象整体放大或缩小 可以通过 缩放比例 后面的微调按钮或者在文本框中键入适当的数字 只能在10 400之间 调整 调整为 页宽 页高 选择区可以设定所要打印的全部内容正好以 页输出 指定页数后 Excel会自动计算需要缩小的比例 可以在缩放比例文本框中看到这个百分比 有些时候 打印对象比一页稍微大些或者稍微差一点不到一页 又不知道缩小或者放大多少比例 则可以选择 调整为1页宽1页高 这项功能此时非常实用 2 页边距 选项卡 页边距 选项卡格式如图3 16所示 其中可以进行的操作包括 通过微调按钮设置上 下 左 右的页边距及页眉 页脚区域的大小 还可以通过选取 居中方式 中的 水平 垂直 复选框设置被打印的表格在版心的水平和垂直中央 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 23 图3 15 页面 选项卡图3 16 页边距 选项卡 说明 上 下 左 右的页边距以及页眉 页脚区域的大小也可以在下面介绍的预览状态下再进行必要的调整 3 页眉 页脚 选项卡 页眉 页脚 选项卡格式如图3 17所示 在打印输出时 每一页最上边打印的主题文字 称之为页眉 打印在最下边的称之为页脚 在 页眉 预览框和 页脚 预览框中可以看到页眉和页脚的效果 如图3 17所示就是设置了 工作表名称 为页眉 第一页共 页 为页脚 这样设置的效果在后面的打印预览视图中将会看到 如果需要修改 还可以选择 自定义页眉 或 自定义页脚 来自定义页眉 页脚的内容和格式 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 24 4 工作表 选项卡 工作表 选项卡格式如图3 18所示 该选项卡设置内容较多 比较重要 并且初学者一般不太注意 下面对其中的内容进行详细解释 它包括的具体项目如下 1 打印区域 在此框中输入要打印的单元格范围区域 2 打印标题 如果想使输出表格的每页都像第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题 只要在 顶端标题行 或 左端标题列 中输入标题所在行号 列号即可 3 打印 区域 此区域中重点介绍一下 网格线 复选框的用处 如果工作表中键入了内容的单元格没有设置边框格式 但是只要在该区域将 网格线 复选框选上 则Excel会根据工作表中的实际情况将键入的内容的单元格的边框设置为默认格式并打印出来 网格线 复选框最好不要选上 打印的表格中 某些单元格需要不同的边框格式时 使用者最好按照实际需要自己设置 图3 17 页眉 页脚 选项卡图3 18 页眉 页脚 选项卡 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 25 4 打印顺序 区域 选择 先列后行 则当数据不能在一页打完时 从第一页向下编排页码并打印 然后移至右边依次向下打印 若选择 先行后列 则相反 3 4 4表格的打印预览制作完一份工作表后 可以使用打印预览命令 在屏幕上先看到要打印出来的结果 在查看的同时 可随时针对打印设置进行检查和修改 直到满意后才将其打印出来 单击 文件 打印预览 菜单命令 或单击 常用 工具栏上的 打印预览 命令按钮 都可以打开 打印预览 视图 如图3 19所示 就是上面的报名汇总表经过页面设置后的打印预览效果 在 打印预览 视图窗口上方 有一排按钮 可以用来进行页面的相应调整 图3 19 打印预览 视图 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 26 3 4 5表格的打印输出打开准备打印的工作表所在的工作薄 并单击对应工作表的标签 使待打印的表格显示出来后 单击 常用 工具栏上的 打印 按钮即可开始打印 如果单击 文件 打印 菜单命令 则会出现 打印 对话框 如图3 20所示 在 打印 对话框中 利用 打印范围 区域选项的设置 可以选择是打印工作表全部内容还是只打印制定页 利用 打印 区域选项的设置 可以实现工作表中部分内容 工作表中全部内容和工作簿中全部工作表中全部内容的打印设置 关于工作表打印的更多操作 下章还会进行更加详细的介绍 图3 20 打印 对话框 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 27 小结在办公事务中 各种办公表格的制作是经常进行的操作 根据办公需要 办公用表格有不同的类型 在制作时它们有不同的方法 要领与技巧 在制作电子表格时 为了达到事半功倍 提高操作效率 必须要掌握一些基本的软件选取原则和表格制作技巧 本章介绍了办公中表格处理的基本知识 通过歌手大奖赛办公业务实践中的3个表格实例 比赛日程安排表 比赛报名登记表 报名信息汇总表 分别说明了规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的具体方法 通过本章的学习 读者应该能够熟练进行办公表格处理工作 对日常工作中各种工作日程表 节假日值班表 报名登记表 销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练制作 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 28 习题一 简答题1 设计电子表格首先关键确定什么 建立表格一般有哪几种方法 2 请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则 3 在Word中如何利用插入法来制作表格 4 在Word中如何利用工具栏来绘制表格 5 Word和Excel表格中单元格内容的居中对齐 水平 垂直两种方向 如何操作 6 在Excel表格中 如何取消网格线的显示 7 在Excel表格中 如何进行页面设置和打印操作 二 应用题1 请自行将本章的实例文档全部操作一遍 2 观察习题图3 1的表格效果 模仿制作 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 29 习题图3 1 3 根据本章所讲原则 自己确定利用Excel或Word制作习题图3 2样式的表格 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 30 习题图3 2 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 31 4 请模仿习题图3 3的表格样式制作个人求职简历表 个人求职简历表 办公自动化实用技术 电子教案 水利水电出版社 32 习题图3 3