集团公司合同管理制度

合同管理制度目 录第一章 总 则第二章 合同分类第三章 合同拟制的前提条件第四章 合同内容第五章 合同的拟制第六章 部门职责第七章 合同审批流程 第八章 合同用章流程第九章 合同的履行及跟踪第十章 合同的变更及解除第十一章 合同争议的处理第十二章 合同归档管理第十三章 附则第一章 总 则第一条、 合同是公司行为的重要表现，是公司对外发生权利义务关系的重要形式。为明确管理重点，细化管理内容，规范集团内各类合同的签署、履行、变更、终止、解除等行为，控制合同法律风险，监督合同实际履行，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条、 本制度适用于集团内各公司对外签订的所有合同协议（不论该文件冠以“合同”、“合约”、“协议”、“意向书”之类的何等名称）。第三条、 合同管理必须遵循以下原则： 1、合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业的相关规定，使得公司的权益能够依法受到保护。2、书面合同原则：公司所签订的合同必须正式签署书面合同以明确双方的权利、义务和责任，但金额在贰仟元以下且能即时结清的合同除外。3、事前签订原则：合同应在经济事项发生前签署，禁止未签署合同即先行履行合同。4、招标原则：凡符合公司招标条件的，需进行招标，具体程序按照招标管理制度实施，拟签订的合同正文及其补充协议，应作为招标文件的附件，投标单位需对其进行确认。5、利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮的现象。第二章 合同分类第四条、 公司合同分类的原则以区分公司主要业务为原则，兼顾合同保管的方便。第五条、 建设工程类合同，包括测绘合同、工程勘察合同、工程设计合同（包括建筑设计、室内装修设计、样板间设计等）、工程监理合同、工程造价咨询合同等委托类合同、建筑、机电安装、装饰、装修、园林环境、主体配套等施工类合同。第六条、 材料采购类合同，包括建筑材料、家具电器及公司固定资产采购等材料采购合同等。第七条、 依据合同标的金额、参考合同交易对象，工程、材料采购类合同可再细分为简易合同、普通合同、大额合同、重大合同四类： 合同分类工程技术合同金额范围材料采购合同金额范围1工程、材料采购类简易合同10万元以下5万元以下2工程、材料采购类普通合同1050万元510万元3工程、材料采购类大额合同50500万元1050万元4工程、材料采购类重大合同500万元以上50万元以上第八条、 销售类合同，包括认购书、商品房买卖合同（预售、现房）及补充协议、存量房买卖合同及补充协议、委托销售代理合同、楼宇按揭（抵押）贷款合同等。第九条、 租赁类合同，包括认租协议、普通商铺租赁合同、餐饮类租赁合同、写字楼租赁合同、住宅租赁合同。按照该类合同是否具有重复使用性可分为批量性合同、个体性合同：1、 批量性合同：是指在销售及租赁前已确定可执行的单方价格，为重复使用而在销售或租赁前预先拟订的合同范本。2、 个体性合同：是指在销售及租赁前未有价格或销售规划，在事件发生时而单独拟订的合同。第十条、 开发经营过程中的其他类合同，包括：1、 营运类合同：含各类设备的维修保养合同，电梯广告、灯箱广告、电信合作、车位租赁等各类收入合同；2、 开发类合同：土地出让合同、土地转让合同、拆迁补偿合同、项目合作协议等；3、 法律事务类合同：常年及专项法律顾问合同、委托代理合同；4、 广告类合同：房地产项目广告、物业广告、公司形象广告、短信、宣传单设计、印刷、喷画制作宣传推广等合同；5、 财务类合同：借款、担保、抵押、保险、审计、评估等合同；6、 行政管理类合同：打印机租赁合同、注册地房屋租赁、文具、固定资产采购、保洁服务协议、旅游合同等；7、 综合事务类合同：公司股权转让、合作等合同。8、 人事管理类合同：劳动合同、劳务合同、培训服务协议、保密协议、招聘服务合同等。9、 物业管理类：前期物业服务协议、物业管理合同类。第三章 合同拟制的前提条件第十一条、 工程、材料类合同拟制前，按照标的金额大小确定是否实施招投标程序，实行招投标的工程须按照公司招标管理方法组织招标，合理选择合作单位，并在规定的时间之内按照招标文件、中标人的投标文件和中标通知书依法订立书面合同。合同分类工程合同金额范围材料合同金额范围招标与否合同拟制提条件1工程、材料类简易合同10万元以下5万元以下议标已通过工程造价成本预算及采购价的成本预算审核，具备合格的施工方案、品牌规格、工程量清单或采购清单，并提供货比三家的报价资料，按公司流程审批后，由工程总监及材料经理同意后可起草2工程、材料类普通合同1050万元510万元招标：招标小组筛选审定，董事长具否决权；已通过工程造价成本预算及采购价的成本预算审核的，材料品牌、施工工艺、施工方案、施工图纸、工程量清单或采购清单明确，经招标小组筛选或推荐，董事长审定3工程、材料类大额合同50500万元1050万元招标：招标小组推荐，董事长审定4工程、材料类重大合同500万元以上50万元以上第十二条、 营销批量性合同拟制的前提条件：需提交已批复的年度销售计划或项目销售计划、项目平面图、交楼标准，在开售前30天提交房管局最新版的商品房买卖合同，在合同的拟制时要统一以下关联合同的原则及衔接：1、 认购书、房管局买卖合同、买卖合同补充协议；2、 租赁意向书、租赁合同补充协议、租赁备案合同；第十三条、 其他合同拟制的前提条件：按业务需要由我方拟制或由对方提供版本进行个性化修改。第四章 合同内容第十四条、 合同内容一般应包括但不限于以下条款及各条款填写要求：1、当事人的名称或者姓名、住所和联系方式、及公司注册号码或个人身份证号；订立合同的双方必须具有相应的民事权利能力和民事行为能力。签订合同时，一定要审查签约对方主体资格，查验其营业执照（法人）或个人身份证，审查代理人资格，评估对方履约能力及信用，必要时可以进行实地调查，同时名称必须与合同签章一致。 2、标的；合同描述的标的的名称、地址需与政府项目的批准文件相符； 3、数量；合同的数量条款应清晰准确，数量的单位也应清晰，不得有异议； 4、质量；合同的质量条款应根据标的的种类和性质约定，明确约定标的的物理性能或化学成份、规格型号、款式等。质量的描述必须详细，特别是合同有明确要求的，避免笼统地采用“按照国家某某规定执行的字眼”； 5、价款或者报酬；合同的付款条款不仅应约定付款期限，还应约定严格、周密的付款前提条件。若合同约定预付订金（备料款或预付款）的，原则上金额应控制在合同总金额的30以下；合同约定支付定金的，则不得超过合同总金额的20%；价款的大小写应相符，并核查是否按照招标原合同确定的价格填写；履约期限、地点和方式； 6、履行期限、地点和方式；明确合同履行的时间段、时间点及合同履行的地点，并落实操作的可行性，考虑与其他相关合同有无时间的冲突；付款的条件必须可以实现，且容易判断及操作，付款的时间必须明确并有利于公司的资金安排；买卖合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地；在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。 7、违约责任；违约条款需明确，处罚要量化，且要注意对损失的赔付要对等等；违约条款包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等 8、解决争议的方式；合同必须从最有利于维护公司合法权益出发，合理、合法的约定解决合同争议的方式。一般应选择诉讼方式，约定诉讼的，应尽可能约定有利于公司的法院管辖我司所在地法院、工程所在地法院、合同签订地等； 9、其他特殊需要规定的条款：合同要有生效条款，也要有失效的条款；10、合同份数（最少三份，我方二份，对方一份）第十五条、 根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：合同中的保修条款必须包括有保修范围、保修措施、保修期限、保修金设定和使用、结算及支付、违约责任等内容。（一）工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款。（二）涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属条款。（三）涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。 合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；因客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。第十六条、 在招投标、协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须写入合同条款。第十七条、 对于总价包干合同，在合同履行过程中如出现标的量（即工程量、采购量等）减少等对公司有利的情况，合同经办部门应及时签订补充协议书。第十八条、 工程、材料类简易合同文本的具体要素：1、具体内容（例如采购、维修、施工、咨询的内容）；内容必须与实际施工、采购的材料一致，且与行业的要求一致；2、合同标的规格、型号、技术要求、数量、总价；必须与行业要求、规范要求一致，且表述清晰，特别是技术要求必须清晰详细表达；3、履约期限（例如到货时间、完工时间、付款时间）、运输、到货方式；4、付款时间和条件（例如“完工”、“收货”、“提供合格证明文件”），款项支付应设置为预付款、结算款、质保金三部分。5、违约条款；6、验收标准的说明，包括工程验收标准及材料验收标准。第十九条、 工程、材料类普通合同、大额合同及重大合同文本的具体要素：1、合同各方完整的法律主体名称；2、合同标的应具备的规格、型号、品牌（单价在5元以下，数量在10个以下的可简化）；3、合计数量、总价、计价清单的依据；4、履约期限（例如到货时间、开工日期成立标志、完工时间）、履约地点、范围；5、施工图纸（方案）、施工组织方案、技术、工艺要求、材料质量、验收标准、维修质保方案、保修时间、价款变更及退货原则、产品保护、运输方法、保险要求、甲供材料领用量、工程分包、技术变更、争议解决制度、索赔与现场签证的程序，工期顺延调整的要求，隐蔽工程和中间验收程序、竣工验收与结算编制核对等。6、结算方式要求、付款条件、付款时间、保修金；款项支付应设置为预付款、进度款（可按实际约定进行细化再分段）、结算款、质保金四部分。7、违约责任（包括迟延罚则）；8、其他配合要求（例如水电费用负担、配合费比例、入场和退场的通知、签收和送货单的样式等）；9、特殊原则：（1）、货物更改扣款原则：供应商无法供应合同清单约定的货品，需更换品牌、型号、规格的，除需征得我司书面同意外，还应扣减变更部分货款的20%。（2）、货期延误扣款原则：如果供货迟于合同原定期限，则按如下原则处理：l 合同总价5万元，罚款500元/天；l 5万元合同总价10万元，罚款1000元/天；l 10万元合同总价40万元，罚款2000元/天；l 40万元合同总价100万元，罚款总价的35/天；l 100万元合同总价，罚款总价的68/天.l （3）、合同价款承包方式确定原则n 由施工单位包设计、包验收的总价包干合同，合同价款不再调整；n 由我司包设计，施工单位包施工的总价包干合同，可以约定5%以内的总价调整；n 综合单价包干合同，按照合同固定单价，工程量按实结算；10、解决争议纠纷的管辖地；（诉讼务必选择在我司注册所在地或合同签订地）11、合同份数（最少六份，我方四份，对方两份）；第二十条、 批量合同文本的具体要素1、 房屋买卖合同文本的具体要素（包括商品房买卖合同及存量房买卖合同）： 当事人的名称或者姓名、住所和联系方式及个人身份证号； 标的基本情况、销售依据、物业服务； 计价方式和价款、付款方式、逾期付款的违约责任； 房屋交付时间、交房条件、资料、验收，延期交房的违约责任； 面积确认及面积差异处理；必须与预售证或产权证相符； 规划、设计变更的处理；必须与预售证或产权证相符； 产权登记、迟延办理的违约责任； 装饰、装修、设备标准及违约责任；在合同中注明该部分为参考信息，我司有在同等标准下替换的权利； 税费的缴纳、物业管理的说明等； 工程质量保修、专项维修资金约定；必须符合国家住建制度及住宅装修要求； 解决争议制度；（约定向项目所在地人民法院起诉）； 联系方式等其他特殊需要规定的条款； 合同份数（最少肆份，我方二份，对方一份，房管局一份）。2、 租赁合同文本的具体要素（租赁合同包括写字楼、商业物业、居住用房、餐饮及娱乐用房的租赁）： 当事人的名称或者姓名、住所和联系方式及个人身份证号； 租赁的地点、面积和用途； 租赁期限、保证金、租金及递增率、水电及管理费等各类费用标及缴纳方式； 租赁双方的责任及权利； 交楼标准； 场地装修及设施维护的处理； 合同变更、解除和终止； 争议的处理； 其他需要规定的条款；租户放弃优先购买权的约定； 税费的缴纳、物业管理的说明； 合同附件：平面图、水电表抄表清单、钥匙移交确认表 合同份数（最少肆份，我方二份，对方一份，备案机构一份）3、 物业服务合同文本的具体要素： 当事人的名称或者姓名、住所和联系方式及个人身份证号； 物业基本情况、服务内容与质量； 物业服务收费标准及交纳时间； 物业的经营与管理收费标准及方式； 物业共用部位、共用设施设备的承接验收标准及资料； 物业的使用与维护； 双方的权利义务； 专项维修资金的缴存、管理、使用及续筹； 违约责任及其他事项； 诉讼（当地人民法院）及其他需要规定的条款。11 合同份数（最少叁份，我方二份，对方一份）第二十一条、 物业维保合同文本具体要素：1、 当事人的名称或者姓名、住所和联系方式、及个人身份证号；2、维保项目名称、地点及委托内容、委托期限； 3、双方权利及责任； 4、维保费用及付款方式；7、违约责任及解决纠纷制度；（约定向项目所在地人民法院起诉或仲裁）9、其他特殊需要规定的条款。10、合同份数（最少三份，我方二份，对方一份）第二十二条、 个体性合同文本必须具备第十条的基本要素，除国家或行业规定使用标准合同文本外，应优先使用公司现行的范本格式，其次选择使用对方起草的格式文本：1、 对方已有范本的： 借款、担保、抵押、保险、审计、评估等财务类合同； 土地出让合同、拆迁补偿合同、测绘合同等开发类合同； 常年法律顾问合同； 注册地房屋租赁；2、 可由我司草拟范本的： 销售代理、广告、短信、喷画制作宣传推广等策划代理类合同； 文具固定资产采购合同； 公司股权转让类合作合同； 物业管理的电梯广告、车位租赁合同。第五章 合同的拟制第二十三条、 合同标准文本合同标准文本指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。标准条款是合同标准文本的主要条款，是公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款；补充条款在标准文本中为空白部分，由具体业务的合同双方当事人协商加入。合同标准文本（主要是标准条款）由相关业务经办部门起草，报法务会同相关部门共同讨论修改，由法务综合各部门意见确定最终文本后交经办部门，报公司审批后执行，技术性较强的合同（如设计合同等）可由相应技术部门确定最终文本。合同标准条款的确定应本着保护公司利益的原则，从本公司角度充分考虑各种风险。对不宜推行标准文本的业务，应制定合同示范文本。在客观条件发生重大变化、原有标准文本不再适用时，由业务经办部门及时提出，按照本条规定的程序进行修改。第二十四条、 公司已有的合同标准文本有各类施工合同、采购安装类合同、材料采购类合同、装饰装修类合同等工程类合同文本，该类合同文本的经办部门为合同预算部；设计、造价咨询、工程监理等委托类合同文本，该类合同文本的经办部门为工程技术中心；房屋买卖合同及补充协议等合同文本，该类合同文本的经办部门为营运中心；房屋租赁合同、物业服务合同等合同文本，该类合同文本的经办部门为物业中心。第二十五条、 公司签订的合同，有标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。第二十六条、 政府有关部门有强制性规定的，可采用规定的格式合同文本；公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。第二十七条、 非标准合同文本的草拟 由经办部门负责提供合同的初稿、相关合同文本、该合同的基础资料、相关信息和经办部门的意见或建议，由法务草拟该类合同文本后交回经办部分，经办部分针对专业条款及可操作性提出具体的修改意见后，交法务审核，由经办部门报公司审批后再使用。第六章 部门职责第二十八条、 各部门职责：1、 经办部门起草或填写合同，应保证合同条款的真实性、全面性、措词的准确性，主要条款（标的、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式、违约责任等）必须已与签约方协商一致。2、 工程技术中心重点审核工程类合同的工程概况、承包范围、规模、工期、工程进度、所需资料文件、技术指标、设备材料及其配件的供应责任、施工方案、产品质量、技术资料交付时间、验收标准、方式及手段、质量保修范围、质量保证期限、承包方式、付款条件及双方相互协作、意外事件、不可抗力、违约责任等条款。3、 项目管理中心根据实际情况，审核合同上述所有条款的可行性、施工方案、计划和对本公司利益的影响。4、 材料管理中心重点审核采购材料的价格、品牌、型号、规格，到货日期、质量保证及处理质量争端的条款。5、 成本管理部重点审核工程量及价格条款、承包方式、承包范围、验收标准、验收时间、验收方式、签证变更条款的合理性，并审核涉及合同金额的预算书和结算方式。6、 营销部重点把握在销售阶段的策划方案、推广活动、营销活动、广告活动等内容的条款控制，销售、租赁合同金额、合同权利义务、跟踪验收和效果评估、折扣等合同条款的可行性等并提出专业意见。7、 开发管理中心重点审核有关用地、报建、验收等手续、政府部门的相关政策和规定、相关税费的条款、各方责任的合理性、履行期限与方式、风险控制。8、 财务部重点审核合同金额、价款、成本控制、付款方式、付款时间、财务、税费问题的合理性。9、 总经办应审查会签资料是否齐备、会签手续是否完整，重点审核合同主体的适格性、条款的合理性、完整性、准确性、合法性以及对审核后的合同进行最后核对确认。第七章 合同审批流程第二十九条、 工程材料类简易合同的审批（一）、流向：1、材料采购类：预算部提供合同文本 材料管理中心完善 工程技术中心 项目管理中心 财务管理中心 合同管理岗 ，按顺序依次审核，通过后呈董事长审批；2、工程类：预算部提供合同文本 项目管理中心完善 工程技术中心 材料管理中心 财务管理中心 合同管理岗 ，按顺序依次审核，通过后呈董事长审批；（二）工程材料类简易合同的审批时限：每个部门应在合同送达时起的4个工作小时内审核完毕，并送交下一个流向部门；（三）、要求：呈批合同文本同时应当附上：1、项目管理中心、工程管理中心的指引文件（例如工程预算计划、同意签证变更函、工程管理内部请示呈批表、工程事务联系单等）；2、合同对方营业执照复印件或身份证明复印件；第三十条、 工程材料类普通合同、大额合同及重大合同审批（一）、流向：工程材料类的普通合同、大额合同及重大合同，作为工程招标文件的附件之一，按照公司招标管理方法由成本管理部完成内部起草审核后，按需依次交由工程技术总监、项目总监、材料负责人加具专业意见并修改后，交由法务、财务、法务部负责人按顺序依次审核，通过后呈董事长审批后作为发标的合同附件；（二）工程材料类普通合同、大额合同及重大合同审批时限：每个部门应在合同送达时起的6个工作小时内审核完毕，并送交下一个流向部门；（三）、要求：呈批合同文本同时应当附上：1、工程技术管理中心的详细技术方案及图纸；2、项目管理中心根据计划书落实的措施及时间；3、材料公司根据计划书落实的措施及时间；4、造价咨询公司提供的清单及专业意见；5、合同预算部对造价咨询公司进行的双方清单比价分析、经过核对后的造价方案（只交董事长）；6、年前或项目启动前的预算批文；7、合同对方营业执照、税务登记证、资质证书的复印件；8、招标文件（含发标、招标、议标、定标的全过程）；9、已经批准的最后定标文件；第三十一条、 营销、物管类批量合同范本审批（一）、流向：经办部门（营销中心或物管处）完成内部起草审核 开发管理中心 工程管理中心 合同管理岗 财务管理中心 法务部负责人，通过后呈董事长审批定版。（二）、要求：呈批合同文本同时应当附上：1、董事长审批同意的项目租售价目标；2、租售审批流程说明；第三十二条、 开发阶段的其他合同的审批：经办部门起草 各中心总监 合同管理岗 财务管理中心 法务部负责人，按顺序依次审核，通过后呈董事长审批。第三十三条、 以下各类合同及补充协议，直接报财务管理中心、合同管理岗、董事长审批：土地使用权出让、转让合同、征地补偿合同、合资合同、合作开发合同、股权转让合同及其他特殊合同。第三十四条、 其他合同的审批：经办部门完成内部起草审核后 合同管理岗 财务管理中心 按顺序依次审核，通过后呈董事长审批。其中，物业公司的设备、工程等维修采购合同金额超过叁万元的，需先提交工程技术管理中心加具相关专业意见。第三十五条、 其他类合同的审批时限一般为合同送达时起的8个工作小时内审核完毕。第三十六条、 合同审批人员如遇出差、请假等，应授权其他人代为审批，如遇公司紧急合同需审批时，不能及时审批的，可先送下一部门审批，合同经办部门应在审批表上注明原因并签名确认，经办部门应电话征求审核部门意见并注明，未审核部门在事后补签。第三十七条、 合同审批过程中对合同文本的修改：合同审核后，由经办部门根据所有部门的修改意见进行修改，在就修改过的合同与对方磋商后出合同正本，在就合同正本做呈批。如与对方磋商不成的，经办部门可根据实际情况提出处理意见。第三十八条、 经办部门对合同的修改时限为4个工作小时，与对方磋商的时限为2个工作日。第三十九条、 磋商过程中，如对方坚决要求修改公司的合同文本，经办人应将对方要求修改的内容和理由书面说明，并送至相关部门审核后呈报公司。第八章 合同用章流程第四十条、 审批定版的合同应先由对方签字盖章。第四十一条、 工程材料类及其他合同在文本审批过程中，已经确定所有合同条文内容，因此由部门经办人作用章呈批，经部门经理、部门总监依次审批通过后，可直接送校对合同档案管理岗盖章。第四十二条、 营销、物管类批量合同，由于文本审批过程中仅确定该类合同范本，具体交易条件及对象尚未确定。因此，批量合同的签署、盖章须遵守如下细则：（一）、签署细则1、认租（购）书的签署，必须根据董事长签批的租售底价，由租售部与合同管理部联合填制已获批印制的空白文本，经部门总监审核通过，交财务中心收款并核对底价后，移送法务部审核。2、租售合同的签署，由合同管理部经办人员根据已经签署的认租（购）书填制完整合同文本，经部门经理、部门总监、财务中心复核后，交法务部主任审批通过后，呈董事长审批。（二）、用章流程经过上述签署流程确定全部条文内容后，由合同管理部经办人员制作用章呈批表，经部门总监签认后，交合同档案管理岗核对盖章。（三）、上述细则仅针对已获批的范本填制过程，经办部门不得在范本上更改或增加任何特殊条款，特殊情况必须增加，需依照大宗合同范本审批流程逐级呈董事长审批。第四十三条、 因特别紧急、特殊需要等签订的合同，由董事长审批后可直接用章。第九章 合同的履行及跟踪第四十四条、 各类合同的履行，均由部门总监负责，部门经理监督，本部门经办人员依约具体执行。对合同履行情况要进行动态管理，发现合同相对人未按照约定履行义务的，应当及时查明原因，督促其按合同约定履行。第四十五条、 合同交底：1、合同交底人：合同交底人分为一级交底人和二级交底人。一级交底人为公司合同管理人员，二级交底人为合同经办部门负责人。一级交底人对二级交底人进行合同交底，二级交底人对合同经办人员进行交底。合同交底向被交底人全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等。第四十六条、 合同的验收：合同相对人履行义务后，应由合同承办部门牵头组织相关人员，按照合同约定或相关管理规定组织验收并形成书面意见，作为合同付款或结算的依据。 1、工程验收：由施工单位填写，并经各负责主体（建设、监理、勘测、设计、施工单位）签字并加盖法人单位公章，项目及工程管理中心加具相关验收意见（包括工程是否已按设计和合同要求施工完毕，各系统的使用功能是否已运行正常，并符合有关规定的要求；施工过程中出现的质量问题是否均已处理完毕，现场是否发现结构和使用功能方面的隐患，工程技术档案、资料是否齐全等），验收小组最后签名确认通过。（上述验收的具体方法及文件详见工程付款验收制度）2、材料验收：甲供材料首次进场时，由材料部牵头组织验收，工程、项目管理中心、施工单位必须到场，验收时标准对照合同条款及封存样品，后续检测取样工作由项目管理中心完成。（上述验收的具体方法及文件详见工程付款验收制度）第四十七条、 合同履行过程中的付款流程：1、工程材料类普通合同、大额合同、重大合同付款，在收到乙方的请款申请后，由项目管理中心按照合同填制工程款项支付审批表，并详细描述施工单位的合同履行情况（包括工程完成总量、工期、工艺等）后提交部门部门总监、材料部、预算部、工程管理中心三级审批后，移交财务中心审核金额，最后呈董事长审批。2、工程材料类简易合同、开发阶段其他合同、综合合同的付款，由合同经办人员填制请款呈批表，完成部门内部经理、总监两级审批后，移交财务中心审核金额，最后呈董事长审批（如属预算内的物业公司简易合同，最后呈物业总经理审批即可）。3、营销物业类合同属于收益类合同，不适应本条付款流程。第四十八条、 在合同履行过程中，如需书面通知对方，除对方代表当场签字外，应以特快专递的形式送达对方，回执单据由档案管理员随合同原件妥善保存。第四十九条、 各经办部门应根据实际情况，以约定、或半年度、年度、项目终结为终点，对期间内的合同履行情况进行跟踪清理汇总，发现履行问题，应及时在部门内依层级呈批处理方式，如部门内部无法解决，可申请法务协助处理，由总经办跟踪，采取与对方协商变更、解除合同或中止履行、要求对方提供担保等合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。第五十条、 合同履行过程中，如据实需要变更原合同约定内容，应当采取补充协议形式局面变更，由合同经办部门拟制补充协议文本后，经部门经理、部门总监督、财务总监、合同管理岗、法务部负责人审查通过后，呈董事长审批。呈批同时应当附上条款变更说明，及变更发生背景的相关文件资料。第五十一条、 如出现特别情形，需要解除已签合同，由经办部门呈批解除事由和解除方式，经部门经理、部门总监督、财务总监督、合同管理岗、审查通过后，呈董事长审批。呈批同时应当附上解除事项发生背景的相关文件资料。第十章 合同的变更及解除第五十二条、 合同履行过程中，如据实需要变更原合同约定内容，应当采取补充协议形式局面变更，由合同经办部门拟制补充协议文本后，经部门经理、部门总监督、财务总监、合同管理岗审查通过后，呈董事长审批。呈批同时应当附上条款变更说明，及变更发生背景的相关文件资料。第五十三条、 如出现特别情形，需要解除已签合同，由经办部门呈批解除事由和解除方式，经部门经理、部门总监督、财务总监督、合同管理岗、审查通过后，呈董事长审批。呈批同时应当附上解除事项发生背景的相关文件资料。第十一章 合同争议的处理第五十四条、 违约事项与争议报告：在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门总监报告并知会法务人员，由法务人员与外聘法律顾问商议后并与经办部门共同商议解决制度后上报公司。第五十五条、 对于重大疑难的案件，确需聘请律师代理的，由法务负责与外聘律师的沟通。第五十六条、 对于合同产生的争议事项，首先应在各部门的共同协助下，依据有关法律和证据与对方协商解决。第五十七条、 经双方协商不成时，经办部门、法务人员及法律顾问协商一致出具书面意见，陈述利害关系，提出解决制度，如合同中没有约定仲裁条款的，可直接向法院诉讼。如没有外聘律师代理的情况下，由经办部分配合法务人员共同准备案件资料并出庭应诉。第十二章 合同归档管理第五十八条、 公司合同管理实行统一归口管理，合同管理部门为法务部。第五十九条、 公司所签合同，实行统一编号管理。合同编号规则：所有合同文本均应以项目、部门、类别、年限为划分标准，按照签订顺序依次编号，即按照“项目名称+部门+合同类别+年份+数字编号”的形式；如属于补充协议，则在原合同的编号后继续编“补”字号。第六十条、 合同签订后，合同经办人应在三个工作日内及时将合同材料原件（包括合同文件、合同会审单、招标文件、技术方案、投标报告、补充协议、纠纷裁决结果等一切与合同有关的资料），移交合同管理员统一管理，复印件送财务中心备案。第六十一条、 对于已经履行完毕的合同，合同履行过程中的工程联系单、工程签证单、变更记录、竣工验收证书、竣工资料、结算书、以及一切往来文书、特快专递回执等资料，送交合同管理员存档。第六十二条、 合同管理员应对已签合同进行逐份登记，并依号装订成册。第六十三条、 已经执行完毕的合同则需注明“存档”标记，并注明日期，按照公司档案管理规定移交档案管理员进行归档；档案管理员应建立健全的合同档案、台帐及借阅程序，并严格执行。第十三章 附则第六十四条、 本制度由公司法务部 负责解释。第六十五条、 本制度自 年 月 日起实行。22